Collaboratori dell'evento: concedi ai clienti pieno accesso ai loro eventi senza condividere il tuo abbonamento
Come professionista degli eventi, gestisci continuamente più clienti ed eventi. Che tu sia un fotografo di matrimoni che segue decine di coppie, un event planner aziendale che coordina con i team marketing, o il titolare di una location che collabora con vari organizzatori, una sfida resta costante: come dare ai clienti accesso al loro evento senza compromettere il tuo flusso di lavoro né condividere l'intero account?
La funzione Collaboratori dell'evento di Fotify risolve elegantemente il problema. Aggiungi i clienti come collaboratori per dare loro pieno accesso alla gestione del loro evento specifico, mentre tu mantieni il pieno controllo del tuo abbonamento e degli altri eventi.
Il problema della condivisione tradizionale degli eventi
Prima dei collaboratori, i professionisti degli eventi si trovavano davanti a diverse opzioni frustranti:
- Condividere le credenziali di accesso - Un incubo per la sicurezza che dà ai clienti accesso a tutto
- Inviare aggiornamenti manualmente - Richiede tempo e crea colli di bottiglia nella comunicazione
- Creare account separati per ogni cliente - Costoso e difficile da gestire
- Condividere lo schermo o inviare screenshot - Macchinoso e non permette autonomia al cliente
Nessuna di queste soluzioni rispetta sia l'esigenza di controllo del professionista sia il desiderio del cliente di un accesso in tempo reale.
Come funzionano i collaboratori dell'evento
Con la funzione collaboratori di Fotify, puoi invitare chiunque ad aiutarti a gestire un evento specifico semplicemente inserendo il suo indirizzo email. La persona invitata riceve un'email e può accettare anche se non ha ancora un account Fotify.
Una volta accettato l'invito, i collaboratori possono:
- Visualizzare e scaricare tutte le foto in tempo reale man mano che gli ospiti le caricano
- Approvare o rifiutare le foto per il carosello in tempo reale
- Modificare le impostazioni dell'evento come date, descrizioni e branding
- Accedere al carosello in tempo reale per vedere cosa viene mostrato
- Gestire la lista degli invitati e monitorare le conferme di partecipazione (RSVP)
- Scaricare l'intero album fotografico
Cosa i collaboratori non possono fare:
- Eliminare l'evento
- Rimuovere il proprietario dell'evento
- Accedere agli altri tuoi eventi o alle impostazioni dell'account
Questo dà ai clienti l'autonomia che desiderano, proteggendo al contempo il tuo flusso di lavoro professionale.
Casi d'uso reali
Fotografi di matrimonio
Come fotografo di matrimoni, potresti creare decine di eventi all'anno con il tuo abbonamento Fotify. Con i collaboratori, puoi:
- Aggiungere la coppia così da poter vedere le foto man mano che le carichi
- Includere il wedding planner che deve gestire la visualizzazione live
- Invitare il videografo per coordinare i contenuti
- Lasciare che la coppia approvi le foto per lo slideshow del ricevimento
La coppia si sente coinvolta e ha accesso in tempo reale ai propri ricordi, mentre tu mantieni il tuo abbonamento professionale e il flusso di lavoro per tutti i clienti.
Organizzatori di eventi aziendali
Gestire eventi aziendali spesso significa coordinarsi con più stakeholder:
- Aggiungere il team marketing per scaricare subito le foto per i social
- Includere il responsabile comunicazione dell'azienda per i flussi di approvazione
- Invitare il coordinatore della location per aiutare a gestire la visualizzazione live
- Consentire al cliente di personalizzare il brand dell'evento con logo e colori
Tutti restano allineati senza interminabili catene di email o attese per il trasferimento dei file.
Proprietari di location
Se gestisci una location che ospita vari eventi:
- Aggiungi ogni organizzatore dell'evento come collaboratore sul suo evento specifico
- Consenti loro di personalizzare le impostazioni senza accedere al tuo account principale
- Dai a coppie o clienti corporate accesso diretto alle foto
- Mantieni la supervisione mentre dai autonomia ai clienti
Studi fotografici
Gli studi con più fotografi nello staff possono:
- Creare gli eventi con l'abbonamento
- Aggiungere il fotografo assegnato come collaboratore
- Includere il cliente per l'accesso in tempo reale
- Tenere tutti gli eventi organizzati sotto un unico account
Collaboratori vs. membri del team: quando usare l'uno o l'altro
Fotify offre due modalità di condivisione dell'accesso: Collaboratori e Membri del team. Ecco quando usare ciascuno:
| Scenario | Usa Collaboratori | Usa Membri del team |
|---|---|---|
| Dare a un cliente l'accesso al suo matrimonio | Sì | No |
| Aggiungere il tuo socio a tutti gli eventi | No | Sì |
| Includere un fornitore occasionale (DJ, fiorista) | Sì | No |
| Inserire un nuovo dipendente | No | Sì |
| Consentire a un cliente aziendale di approvare le foto | Sì | No |
| Collaborare con un assistente fotografico abituale | No | Sì |
Usa i Collaboratori quando qualcuno ha bisogno di accesso solo a un evento specifico.
Usa i Membri del team quando qualcuno necessita di accesso continuativo per creare e gestire più eventi.
Configurare i collaboratori: passo dopo passo
Iniziare con i collaboratori richiede meno di un minuto:
- Apri il tuo evento nella dashboard di Fotify
- Clicca su Collaboratori nel menu dell'evento
- Clicca su "Aggiungi collaboratore"
- Inserisci il suo indirizzo email
- Clicca su "Invia invito"
Fatto. La persona riceverà un'email con le istruzioni per accettare l'invito. Se non ha un account Fotify, le verrà chiesto di crearne uno gratuito.
Puoi vedere lo stato di ogni collaboratore (In attesa o Accettato) e rimuovere chiunque in qualsiasi momento cliccando sull'icona del cestino.
Vantaggi per la tua attività
Risparmia tempo nella comunicazione con i clienti
Invece di gestire continue richieste di aggiornamenti sulle foto o inviare file manualmente, dai ai clienti l'accesso diretto. Possono controllare quando vogliono senza interrompere il tuo flusso di lavoro.
Migliora la soddisfazione del cliente
I clienti amano sentirsi coinvolti. L'accesso in tempo reale alle foto del loro evento crea entusiasmo e fiducia. Non restano più al buio chiedendosi cosa stia succedendo.
Mantieni il controllo professionale
Il tuo abbonamento, le tue regole. I collaboratori vedono solo gli eventi a cui li inviti. Le impostazioni dell'account, gli eventi degli altri clienti e le informazioni di fatturazione restano private.
Fai crescere la tua attività
Con i collaboratori, puoi gestire più eventi senza aumentare proporzionalmente il carico di comunicazione. Ogni cliente ha accesso self-service, lasciandoti libero di concentrarti su ciò che fai meglio.
Nessun costo aggiuntivo
I collaboratori non hanno bisogno del proprio abbonamento Fotify. Creano un account gratuito per accettare l'invito, rendendo facile per chiunque partecipare indipendentemente dalla propria configurazione tecnica.
Domande frequenti
I collaboratori possono aggiungere altri collaboratori?
Sì, i collaboratori possono invitare altre persone ad aiutare a gestire l'evento. È utile quando il tuo cliente vuole coinvolgere i propri membri del team.
Esiste un limite a quanti collaboratori posso aggiungere?
No, aggiungine quanti ne hai bisogno. Non c'è alcun costo per collaboratore.
E se un collaboratore commette un errore?
In quanto proprietario dell'evento, hai sempre il controllo totale. Puoi annullare le modifiche, rimuovere il collaboratore o regolare le impostazioni secondo necessità.
Posso aggiungere collaboratori a qualsiasi evento?
I collaboratori sono disponibili per gli eventi creati con un piano in abbonamento. Se utilizzi il modello in abbonamento di Fotify (Event Starter o Event Professional), puoi aggiungere collaboratori a tutti i tuoi eventi.
I collaboratori ricevono notifiche?
I collaboratori ricevono l'email di invito iniziale. Dopodiché, possono consultare la dashboard in qualsiasi momento per vedere gli aggiornamenti.
Inizia a collaborare oggi
I collaboratori dell'evento trasformano il modo in cui lavori con i clienti. Niente più condivisione imbarazzante di credenziali, niente più richieste costanti di aggiornamenti e niente più colli di bottiglia nella comunicazione.
Dai ai tuoi clienti l'accesso che desiderano mantenendo il controllo professionale di cui hai bisogno. Avvia il tuo abbonamento Fotify e scopri la differenza che fa la vera collaborazione.
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