كيفية إدارة قائمة الضيوف

علامة تبويب الضيوف في لوحة تحكم RSVP هي المكان الذي تقوم فيه بإضافة جميع حضور فعاليتك وإدارتهم وتتبعهم. سواء كنت تضيف الضيوف واحدًا تلو الآخر أو تستورد مئات الأسماء من جدول بيانات، تجعل Fotify تنظيم قائمة ضيوفك أمرًا سهلًا.

الوصول إلى قائمة الضيوف

1. انتقل إلى لوحة تحكم فعاليتك على dashboard.fotify.app
2. حدِّد فعاليتك ثم انقر "RSVP" في الشريط الجانبي
3. انقر علامة تبويب "Guests"

إذا لم تكن قد أنشأت دعوة RSVP بعد، فاطّلع أولًا على كيفية إنشاء دعوة RSVP الخاصة بك.

ستظهر لك قائمة الضيوف كاملة مع حالات الرد وأزرار الإجراءات.

فهم قائمة الضيوف

عوامل تصفية الحالة

قم بتصفية الضيوف حسب حالة الرد باستخدام علامات التبويب في الأعلى:

عامل التصفية	الوصف
All	جميع الضيوف في قائمتك
Accepted	الضيوف الذين أكدوا حضورهم
Declined	الضيوف الذين لا يمكنهم الحضور
Not Answered	الضيوف الذين لم يردّوا بعد
Attended	الضيوف الذين قاموا بتسجيل الحضور في الفعالية (عند تفعيل حضور QR)

أعمدة معلومات الضيف

يعرض الجدول معلومات أساسية لكل ضيف:

• Name - الاسم الكامل للضيف
• Email - عنوان البريد الإلكتروني (إن وُجد)
• Cellphone - رقم الهاتف لاستخدام SMS/WhatsApp
• Guests - عدد الأشخاص في مجموعته (بما في ذلك المرافقين)
• Confirmed - عدد الأشخاص الذين أكد أنهم سيحضرون
• Status - ردّ RSVP الخاص به (Accepted, Declined, Not Answered)
• Actions - أزرار إجراءات سريعة

الفرز والبحث

• Search - استخدم شريط البحث للعثور على الضيوف حسب الاسم أو البريد الإلكتروني
• Sort - انقر على أي عنوان عمود لفرز القائمة (مثلًا حسب الاسم أو الحالة)

إضافة الضيوف بشكل فردي

لإضافة ضيف واحد:

1. انقر زر "Add Guest"
2. املأ تفاصيل الضيف:
   • Name - الاسم الأول للضيف (مطلوب)
   • Last Name - اسم العائلة للضيف
   • Email - عنوان البريد الإلكتروني للدعوات الرقمية
   • Cellphone - رقم الهاتف بالصيغة الدولية مع + (مثلًا: +14155551234)
   • Number of Guests - عدد الأشخاص في مجموعته (الافتراضي: 1)
   • SMS Language - تجاوز اللغة الافتراضية لرسائل SMS لهذا الضيف
3. انقر "Add Guest"

تنسيق رقم الهاتف

لكي تعمل ميزات SMS وWhatsApp، يجب أن تكون أرقام الهاتف بصيغة E.164 الدولية:

• ابدأ بـ + متبوعًا برمز الدولة
• بدون مسافات أو شرطات أو أقواس
• أمثلة: +14155551234 (الولايات المتحدة)، +34612345678 (إسبانيا)، +4915112345678 (ألمانيا)

استيراد عدة ضيوف (رفع ملف CSV)

للقوائم الكبيرة، يمكنك استيرادها دفعة واحدة باستخدام ملف CSV.

كيفية الاستيراد

1. انقر "Upload Guest List"
2. جهّز ملف CSV بالتنسيق المطلوب (انظر أدناه)
3. اسحب ملفك وأفلِته، أو انقر لاختياره
4. انقر "Upload Guest List"

تنسيق CSV

يجب أن يتضمن ملف CSV هذه الأعمدة:

العمود	مطلوب	الوصف
Name	Yes	الاسم الأول للضيف
LastName	No	اسم العائلة للضيف (يمكن تركه فارغًا)
Email	No	عنوان البريد الإلكتروني (يمكن تركه فارغًا)
Phone	No	رقم الهاتف بصيغة E.164 مع + ورمز الدولة
Guests	No	عدد الضيوف في المجموعة (الافتراضي: 1)
SmsLocale	No	رمز اللغة لرسائل SMS (en, es, fr, de, it, pt, etc.)

مثال على CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

نصائح لاستيراد CSV

• انقر "Download Example" للحصول على ملف قالب
• البريد الإلكتروني ورقم الهاتف اختياريان — اتركهما فارغين إذا لم يكونا متوفرين
• لغات SMS المدعومة: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
• إذا كان SmsLocale فارغًا، سيتلقى الضيف رسائل SMS باللغة الافتراضية للفعالية

أزرار إجراءات الضيف

يحتوي كل صف ضيف على أزرار إجراءات للإدارة السريعة:

الأيقونة	الإجراء	الوصف
Pencil	Edit	تعديل تفاصيل الضيف (الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف، الضيوف، الحالة)
Eye	View	عرض جميع معلومات الضيف دون إجراء تغييرات
Copy	Copy Message	نسخ دعوة مخصصة تتضمن اسم الضيف ورابط RSVP الفريد الخاص به
Envelope	Email	فتح عميل البريد الإلكتروني مع دعوة مُعبأة مسبقًا (إذا تم توفير البريد الإلكتروني)
WhatsApp	WhatsApp	فتح WhatsApp Web مع رسالة مُعبأة مسبقًا (إذا تم توفير رقم الهاتف)
Trash	Delete	إزالة الضيف من القائمة (يتطلب تأكيدًا)

عرض الهاتف المحمول

على الأجهزة المحمولة، يمكن الوصول إلى أزرار الإجراءات عبر قائمة (ثلاث نقاط) في أسفل يمين بطاقة كل ضيف.

إرسال الدعوات إلى الضيوف

بعد إضافة الضيوف، تحتاج إلى إرسال روابط RSVP المخصصة لهم.

الخيار 1: النسخ واللصق

1. انقر أيقونة Copy للضيف
2. يتم نسخ الرسالة المخصصة (مع اسمه والرابط الفريد)
3. الصقها في البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو تطبيق المراسلة الذي تفضله

الخيار 2: WhatsApp مباشرة

1. انقر أيقونة WhatsApp (تظهر فقط للضيوف الذين لديهم أرقام هاتف)
2. سيتم فتح WhatsApp Web مع رسالة دعوة مُعبأة مسبقًا
3. أرسل الرسالة مباشرة

تتبع WhatsApp

• سيظهر للضيوف الذين راسلتهم عبر WhatsApp خلفية خضراء خفيفة
• يساعدك ذلك على تتبع من تلقّى الدعوة
• استخدم "Reset All Sent" لمسح سجل التتبع هذا والبدء من جديد

تصدير قائمة الضيوف

قم بتنزيل قائمة الضيوف كاملة كملف CSV:

1. انقر "Download CSV" في أعلى اليمين
2. يتضمن الملف جميع معلومات الضيوف وردودهم
3. افتحه في Excel أو Google Sheets أو أي تطبيق جداول بيانات

يفيد ذلك في:

• إنشاء مخططات الجلوس
• مشاركة القائمة مع المورّدين (متعهدو الطعام، مكان الفعالية)
• عمل نسخة احتياطية من بيانات الضيوف
• تحليل معدلات الاستجابة

إدارة ردود الضيوف

تعديل رد

إذا تواصل معك ضيف لتغيير رد RSVP الخاص به:

1. انقر أيقونة Edit (القلم) لذلك الضيف
2. حدّث حالته (Accepted, Declined)
3. عدّل عدد الضيوف المؤكدين عند الحاجة
4. احفظ التغييرات

عرض تفاصيل الرد

انقر أيقونة View (العين) للاطلاع على:

• معلومات الضيف الكاملة
• رد RSVP الخاص به
• أي تعليقات قام بإرسالها
• ردود الحقول المخصصة

حذف الضيوف

لإزالة ضيف:

1. انقر أيقونة Delete (سلة المهملات)
2. أكّد الحذف

لحذف عدة ضيوف:

• حدّد الضيوف باستخدام مربعات الاختيار
• انقر "Delete all (X)" لإزالة الضيوف المحددين

نصائح لإدارة قائمة الضيوف

قبل فعاليتك

• أضف جميع الضيوف قبل إرسال الدعوات
• تحقّق مرة أخرى من أن أرقام الهاتف بالصيغة الدولية
• استخدم استيراد CSV للقوائم الكبيرة لتوفير الوقت
• عيّن لغة SMS المناسبة للضيوف الدوليين

تتبع الردود

• تحقق من عامل تصفية Not Answered بانتظام للمتابعة
• استخدم تتبع WhatsApp لمعرفة من تلقّى الدعوات
• صدّر القائمة بشكل دوري لتتبع التقدم

المتابعة

• للضيوف الذين لم يردّوا، استخدم زري Copy أو WhatsApp لإرسال تذكيرات
• فكّر في استخدام ميزة SMS لإرسال تذكيرات جماعية

الأسئلة الشائعة

س: هل هناك حد لعدد الضيوف الذين يمكنني إضافتهم؟ ج: تعتمد حدود الضيوف على خطة Fotify الخاصة بك. راجع تفاصيل خطتك لمعرفة الحدود المحددة.

س: هل يمكنني إضافة ضيوف بعد إرسال الدعوات؟ ج: نعم! يمكنك إضافة ضيوف جدد في أي وقت. فقط تذكّر أن ترسل لهم رابط دعوتهم.

س: ماذا يحدث إذا حذفت ضيفًا قام بالرد بالفعل؟ ج: سيتم حذف رده نهائيًا. وإذا حاول استخدام رابط تأكيد الحضور (RSVP) القديم، فلن يعمل بعد الآن.

س: هل يمكنني تغيير حالة تأكيد الحضور (RSVP) للضيف يدويًا؟ ج: نعم، استخدم زر Edit لتحديث حالة أي ضيف يدويًا، مثلًا عندما يتصل لتأكيد الحضور بدلًا من استخدام النموذج عبر الإنترنت.

س: لماذا لا أرى زر WhatsApp لبعض الضيوف؟ ج: يظهر زر WhatsApp فقط للضيوف الذين تم حفظ رقم هاتف لهم. أضِف رقم هاتفهم لتفعيل هذه الميزة.

س: ما الفرق بين عمودَي "Guests" و"Confirmed"؟ ج: يشير "Guests" إلى عدد الأشخاص الذين دعوتهم ضمن تلك المجموعة. بينما يشير "Confirmed" إلى عدد الأشخاص الذين قال الضيف إنهم سيحضرون فعليًا عند الرد.

س: هل يمكنني استيراد الضيوف من جهات اتصال Google أو تطبيق آخر؟ ج: صدِّر جهات اتصالك كملف CSV من تطبيق جهات الاتصال لديك، ثم نسّقه ليتوافق مع متطلبات CSV في Fotify واستورده.

س: كيف أعرف الضيوف الذين أرسلت لهم الدعوات بالفعل؟ ج: الضيوف الذين تم التواصل معهم عبر WhatsApp يظهرون بخلفية خضراء. وبالنسبة للطرق الأخرى، فكّر في استخدام SMS Language أو نظام ملاحظات للتتبع.

س: هل يمكن للضيوف تأكيد الحضور (RSVP) دون إضافتهم إلى القائمة أولًا؟ ج: بالنسبة للدعوات المخصصة، يجب إضافة الضيوف إلى قائمتك أولًا حتى يحصلوا على رابط تأكيد حضور (RSVP) فريد. ومع ذلك، إذا فعّلت ميزة نموذج التسجيل، يمكن للضيوف التسجيل ذاتيًا باستخدام رابط عام — وسيتم إضافتهم تلقائيًا إلى قائمة الضيوف لديك عند إكمال النموذج.

س: ماذا يحدث إذا رفعت ملف CSV يحتوي على ضيوف مكررين؟ ج: سيقوم النظام بإشعارك بوجود مكررات. يمكنك اختيار تخطيها أو تحديث السجلات الموجودة.