Sådan administrerer du din gæsteliste
Fanen Gæster i dit RSVP-dashboard er stedet, hvor du tilføjer, administrerer og følger alle deltagere til dit arrangement. Uanset om du tilføjer gæster én ad gangen eller importerer hundredvis fra et regneark, gør Fotify det nemt at holde din gæsteliste organiseret.
Sådan får du adgang til gæstelisten
- Gå til dit arrangement-dashboard på dashboard.fotify.app
- Vælg dit arrangement, og klik på "RSVP" i sidepanelet
- Klik på fanen "Guests"
Hvis du ikke har oprettet en RSVP-invitation endnu, kan du først se Sådan opretter du din RSVP-invitation.
Du vil se din komplette gæsteliste med svarstatusser og handlingsknapper.
Forstå gæstelisten
Statusfiltre
Filtrér dine gæster efter svarstatus ved hjælp af fanerne øverst:
| Filter | Beskrivelse |
|---|---|
| All | Alle gæster på din liste |
| Accepted | Gæster, der har bekræftet, at de deltager |
| Declined | Gæster, der ikke kan deltage |
| Not Answered | Gæster, der endnu ikke har svaret |
| Attended | Gæster, der har checket ind til arrangementet (når QR-deltagelse er aktiveret) |
Kolonner med gæsteoplysninger
Tabellen viser vigtige oplysninger for hver gæst:
- Name - Gæstens fulde navn
- Email - E-mailadresse (hvis angivet)
- Cellphone - Telefonnummer til SMS/WhatsApp
- Guests - Antal personer i deres selskab (inkl. ledsagere)
- Confirmed - Hvor mange personer de har bekræftet deltager
- Status - Deres RSVP-svar (Accepted, Declined, Not Answered)
- Actions - Hurtige handlingsknapper
Sortering og søgning
- Search - Brug søgefeltet til at finde gæster efter navn eller e-mail
- Sort - Klik på en kolonneoverskrift for at sortere listen (f.eks. efter navn eller status)
Tilføj gæster enkeltvis
Sådan tilføjer du en enkelt gæst:
- Klik på knappen "Add Guest"
- Udfyld gæsteoplysningerne:
- Name - Gæstens fornavn (påkrævet)
- Last Name - Gæstens efternavn
- Email - E-mailadresse til digitale invitationer
- Cellphone - Telefonnummer i internationalt format med + (f.eks. +14155551234)
- Number of Guests - Hvor mange personer der er i deres selskab (standard: 1)
- SMS Language - Tilsidesæt standardsproget for denne gæsts SMS-beskeder
- Klik på "Add Guest"
Telefonformat
For at SMS- og WhatsApp-funktioner kan virke, skal telefonnumre være i internationalt E.164-format:
- Start med + efterfulgt af landekode
- Ingen mellemrum, bindestreger eller parenteser
- Eksempler: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Tyskland)
Importér flere gæster (CSV-upload)
Til store gæstelister kan du importere dem alle på én gang ved hjælp af en CSV-fil.
Sådan importerer du
- Klik på "Upload Guest List"
- Klargør din CSV-fil i det krævede format (se nedenfor)
- Træk og slip din fil, eller klik for at vælge den
- Klik på "Upload Guest List"
CSV-format
Din CSV-fil skal indeholde disse kolonner:
| Kolonne | Påkrævet | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Name | Ja | Gæstens fornavn |
| LastName | Nej | Gæstens efternavn (kan være tomt) |
| Nej | E-mailadresse (kan være tom) | |
| Phone | Nej | Telefon i E.164-format med + og landekode |
| Guests | Nej | Antal gæster i selskabet (standard: 1) |
| SmsLocale | Nej | Sprogkode til SMS (en, es, fr, de, it, pt osv.) |
Eksempel på CSV
Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar
Tips til CSV-import
- Klik på "Download Example" for at hente en skabelonfil
- E-mail og telefon er valgfrie – lad felterne være tomme, hvis de ikke er tilgængelige
- Understøttede SMS-sprog: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
- Hvis SmsLocale er tom, modtager gæsten SMS på dit standardsprog for arrangementet
Handlingsknapper for gæster
Hver gæsterække har handlingsknapper til hurtig administration:
| Ikon | Handling | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Pencil | Rediger | Redigér gæsteoplysninger (navn, e-mail, telefon, gæster, status) |
| Eye | Vis | Se alle gæsteoplysninger uden at foretage ændringer |
| Copy | Kopiér besked | Kopiér personlig invitation med gæstens navn og unikke RSVP-link |
| Envelope | Åbn e-mailklient med forudfyldt invitation (hvis e-mail er angivet) | |
| Åbn WhatsApp Web med forudfyldt besked (hvis telefon er angivet) | ||
| Trash | Slet | Fjern gæsten fra listen (kræver bekræftelse) |
Mobilvisning
På mobile enheder er handlingsknapperne tilgængelige via en menu (tre prikker) nederst til højre på hvert gæstekort.
Send invitationer til gæster
Når du har tilføjet gæster, skal du sende dem deres personlige RSVP-links.
Mulighed 1: Kopiér og indsæt
- Klik på ikonet Copy for en gæst
- Den personlige besked (med deres navn og unikke link) kopieres
- Indsæt i e-mail, sms eller den beskedapp, du foretrækker
Mulighed 2: WhatsApp direkte
- Klik på ikonet WhatsApp (kun synligt for gæster med telefonnumre)
- WhatsApp Web åbner med en forudfyldt invitationsbesked
- Send beskeden direkte
WhatsApp-sporing
- Gæster, du har skrevet til på WhatsApp, vil have en diskret grøn baggrund
- Det hjælper dig med at holde styr på, hvem der har modtaget deres invitation
- Brug "Reset All Sent" til at rydde denne sporingshistorik og starte forfra
Eksportér din gæsteliste
Download din komplette gæsteliste som en CSV-fil:
- Klik på "Download CSV" øverst til højre
- Filen indeholder alle gæsteoplysninger og deres svar
- Åbn i Excel, Google Sheets eller et hvilket som helst regnearksprogram
Dette er nyttigt til:
- Udarbejdelse af bordplaner
- Deling af listen med leverandører (catering, venue)
- Backup af dine gæstedata
- Analyse af svarprocenter
Administrér gæsters svar
Redigering af et svar
Hvis en gæst kontakter dig for at ændre deres RSVP:
- Klik på ikonet Edit (blyant) for den pågældende gæst
- Opdatér deres status (Accepted, Declined)
- Justér antallet af bekræftede gæster om nødvendigt
- Gem ændringer
Se svaroplysninger
Klik på ikonet View (øje) for at se:
- Fuldstændige gæsteoplysninger
- Deres RSVP-svar
- Eventuelle kommentarer, de har indsendt
- Svar på brugerdefinerede felter
Sletning af gæster
Sådan fjerner du en gæst:
- Klik på ikonet Delete (skraldespand)
- Bekræft sletningen
Sådan sletter du flere gæster:
- Vælg gæster ved hjælp af afkrydsningsfelterne
- Klik på "Delete all (X)" for at fjerne de valgte gæster
Tips til administration af gæstelisten
Før dit arrangement
- Tilføj alle gæster, før du sender invitationer
- Dobbelttjek, at telefonnumre er i internationalt format
- Brug CSV-import til store lister for at spare tid
- Angiv passende SMS-sprog til internationale gæster
Sporing af svar
- Tjek filteret Not Answered regelmæssigt for at følge op
- Brug WhatsApp-sporing til at se, hvem der har modtaget invitationer
- Eksportér listen med jævne mellemrum for at følge fremdriften
Opfølgning
- For gæster, der ikke har svaret, kan du bruge knapperne Copy eller WhatsApp til at sende påmindelser
- Overvej at bruge SMS-funktionen til masse-påmindelser
Ofte stillede spørgsmål
Q: Er der en grænse for, hvor mange gæster jeg kan tilføje? A: Gæstegrænser afhænger af din Fotify-plan. Se dine planoplysninger for specifikke grænser.
Q: Kan jeg tilføje gæster efter, at jeg har sendt invitationer? A: Ja! Du kan tilføje nye gæster når som helst. Husk blot at sende dem deres invitationslink.
Q: Hvad sker der, hvis jeg sletter en gæst, der allerede har svaret? A: Deres svar fjernes permanent. Hvis de forsøger at bruge deres gamle RSVP-link, vil det ikke længere virke.
Q: Kan jeg ændre en gæsts RSVP-status manuelt? A: Ja, brug knappen Edit til manuelt at opdatere en gæsts status, f.eks. når de ringer for at bekræfte i stedet for at bruge onlineformularen.
Q: Hvorfor kan jeg ikke se WhatsApp-knappen for nogle gæster? A: WhatsApp-knappen vises kun for gæster, der har et gemt telefonnummer. Tilføj deres telefonnummer for at aktivere denne funktion.
Q: Hvad er forskellen på kolonnerne "Guests" og "Confirmed"? A: "Guests" er, hvor mange personer du inviterede i det selskab. "Confirmed" er, hvor mange gæsten angav, faktisk deltager, da de svarede.
Q: Kan jeg importere gæster fra Google Kontakter eller en anden app? A: Eksportér dine kontakter som en CSV-fil fra din kontaktapp, formatér den derefter, så den matcher Fotifys CSV-krav, og importér den.
Q: Hvordan ved jeg, hvilke gæster jeg allerede har sendt invitationer til? A: Gæster, der er kontaktet via WhatsApp, vises med en grøn baggrund. For andre metoder kan du overveje at bruge SMS Language eller et notatsystem til at holde styr på det.
Q: Kan gæster RSVP’e uden først at blive tilføjet til listen? A: Nej, gæster skal tilføjes til din liste for at modtage deres unikke RSVP-link. Hvert link er personligt for at kunne spore svar præcist.
Q: Hvad sker der, hvis jeg uploader en CSV med dublerede gæster? A: Systemet giver dig besked om dubletter. Du kan vælge at springe dem over eller opdatere eksisterende poster.
Var denne artikel nyttig?