Einführung von Table Management: Vereinfachen Sie die Sitzordnung Ihrer Events

Die Planung der Sitzordnung für Hochzeiten, Geschäftsessen oder jede andere Veranstaltung mit Sitzplätzen kann eine der zeitaufwendigsten Aufgaben für Organisatorinnen und Organisatoren sein. Deshalb freuen wir uns, Table Management vorzustellen – eine neue Funktion, mit der Sie die Sitzplätze Ihres Events so einfach wie per Drag-and-Drop organisieren.

Die Herausforderung bei Sitzordnungen

Jede Event-Planerin und jeder Event-Planer kennt das: Tabellen mit Gästelisten, Haftnotizen auf Papierplänen, endlose Abstimmung darüber, wer wo sitzt. Traditionelle Methoden sind fehleranfällig, zeitaufwendig und schwer zu aktualisieren, wenn es zu kurzfristigen Änderungen kommt.

Fotifys Table Management löst diese Probleme, indem die Sitzplatzvergabe direkt in Ihren RSVP-Workflow integriert wird.

So funktioniert Table Management

Tische anlegen

Beginnen Sie damit, Ihre Location digital zu planen:

• Tische hinzufügen mit eindeutigen Nummern und optionalen sprechenden Namen („VIP‑Tisch“, „Familientisch“)
• Kapazitätsgrenzen festlegen, damit nie zu viele Plätze vergeben werden
• Tische neu anordnen, um Ihren Saalplan abzubilden

Gäste per Drag-and-Drop zuweisen

Die intuitive Oberfläche macht die Zuweisung mühelos:

1. Alle nicht zugewiesenen Gäste an einem Ort sehen
2. Gastkarten auf die vorgesehenen Tische ziehen
3. Zuschauen, wie sich Kapazitätsanzeigen in Echtzeit aktualisieren
4. Suchen und filtern, um bestimmte Gäste schnell zu finden

Einzelne Namen nachverfolgen

Bei Gästen mit Begleitpersonen können Sie nun jede Person einzeln erfassen:

• Jede Person einer Gästebegleitung benennen
• Familienmitglieder bei Bedarf auf unterschiedliche Tische verteilen
• Genau nachhalten, wer tatsächlich teilnimmt

Automatische Benachrichtigung der Gäste

Hier passiert die Magie: Sobald Sie einem Gast einen Tisch zuweisen, sieht er oder sie die Platzzuordnung direkt in der digitalen Einladung. Keine separaten E-Mails, keine Verwirrung am Eingang.

Gäste, die noch nicht zugewiesen wurden, sehen den freundlichen Hinweis „Wird noch bekannt gegeben“, damit sie wissen, dass Sie daran arbeiten.

Zentrale Funktionen

Visuelle Sitzübersicht

Die Registerkarte „Tabellen“ bietet Ihnen einen Überblick aus der Vogelperspektive über die gesamte Sitzordnung:

• Statistikleiste mit Gesamtzahl der Tische, Kapazität sowie Zahlen zu platzierten und nicht platzierten Gästen
• Tischkarten mit Auslastung auf einen Blick
• Gast-Chips, die zeigen, wer wo sitzt

Intelligentes Kapazitätsmanagement

Nie wieder Sorge vor Überbuchungen eines Tisches:

• Maximale Kapazität pro Tisch festlegen
• Visuelle Hinweise zeigen an, wenn Tische voll sind
• Verhindert Zuweisungen, die Limits überschreiten würden

Einfache Neuzuweisung

Pläne ändern sich – und Ihre Sitzordnung ebenso:

• Gäste zwischen Tischen per Drag-and-Drop verschieben
• Gäste mit einem Klick wieder in „Nicht zugewiesen“ verschieben
• Zuweisungen jederzeit aktualisieren – sogar während des Events

Export für Dienstleister

Teilen Sie Ihren Sitzplan mit Location- und Eventkoordinatoren:

• Vollständige Zuweisungen als CSV exportieren
• Platzkarten aus den Daten drucken
• Physische Sitzpläne erstellen

Perfekt für jede Veranstaltung mit Sitzplätzen

Hochzeiten

Table Management spielt seine Stärken bei Hochzeiten aus, bei denen die Sitzordnung entscheidend ist:

• Familien von Braut und Bräutigam getrennt platzieren
• Einen Ehrentisch für die Hochzeitsgesellschaft anlegen
• Besondere Ernährungsbedürfnisse pro Tisch verwalten
• Kurzfristige RSVP-Änderungen souverän bewältigen

Firmenevents

Für Firmenessen und Galas:

• Nach Abteilung oder Team organisieren
• VIP- und Management-Tische erstellen
• Kundensitzplätze strategisch planen
• Export für das Eventpersonal

Private Feiern

Geburtstagsessen, Jubiläen und Meilenstein-Events:

• Freundesgruppen zusammenhalten
• Familiendynamiken berücksichtigen
• Tischzusammensetzungen ausbalancieren

Erste Schritte

Table Management befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist für alle Events mit aktivierten RSVP-Einladungen verfügbar.

Aktivierung

1. Wechseln Sie zum RSVP-Bereich Ihres Events
2. Öffnen Sie die Registerkarte „Details“
3. Aktivieren Sie „Table Management“
4. Erstellen Sie Tische in der neuen Registerkarte „Tabellen“

Profi-Tipps

• Erstellen Sie zuerst alle Tische, bevor Sie mit den Zuweisungen beginnen
• Verwenden Sie Aliasnamen wie „VIP“ oder „Familie“ für Ihre eigene Referenz (Gäste sehen nur Tischnummern)
• Exportieren Sie regelmäßig, um Ihre Location auf dem Laufenden zu halten
• Prüfen Sie die Anzahl der nicht zugewiesenen Gäste, damit jede Person einen Platz hat

Wie es weitergeht

Das ist erst der Anfang für Table Management. Wir planen bereits Verbesserungen:

• Visueller Sitzplan-Designer
• Automatische Sitzvorschläge
• Erfassung von Ernährungseinschränkungen pro Tisch
• Integration in gängige Planungstools für Locations

Heute noch loslegen

Table Management ist ab sofort in Ihrem Fotify-Dashboard verfügbar. Wenn Sie ein Event mit Sitzplätzen planen, aktivieren Sie die Funktion und erleben Sie, wie einfach Sitzordnungen sein können.

Jetzt mit Table Management starten und den Stress aus der Sitzplanung nehmen.

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Haben Sie Feedback zu Table Management? Wir würden uns sehr freuen! Diese Funktion befindet sich in der Beta-Phase, und Ihr Input hilft uns, sie noch besser zu machen.