Colaboradores de eventos: da a los clientes acceso completo a sus eventos sin compartir tu suscripción
Como profesional de eventos, estás constantemente gestionando múltiples clientes y eventos. Ya seas un fotógrafo de bodas que trabaja con decenas de parejas, un organizador de eventos corporativos que coordina con equipos de marketing o el dueño de un espacio que colabora con distintos organizadores, un reto se mantiene constante: ¿cómo dar a los clientes acceso a su evento sin comprometer tu flujo de trabajo ni compartir toda tu cuenta?
La función de Colaboradores de eventos de Fotify resuelve este problema de forma elegante. Agrega clientes como colaboradores para darles acceso de gestión completo a su evento específico, mientras tú mantienes el control total de tu suscripción y del resto de tus eventos.
El problema del uso compartido tradicional de eventos
Antes de los colaboradores, los profesionales de eventos se enfrentaban a opciones frustrantes:
- Compartir credenciales de acceso: un riesgo de seguridad que da a los clientes acceso a todo
- Enviar actualizaciones manualmente: consume tiempo y crea cuellos de botella en la comunicación
- Crear cuentas separadas para cada cliente: caro y difícil de gestionar
- Compartir pantalla o enviar capturas: torpe y no permite autonomía al cliente
Ninguna de estas soluciones respeta la necesidad de control del profesional ni el deseo del cliente de tener acceso en tiempo real.
Cómo funcionan los colaboradores de eventos
Con la función de colaboradores de Fotify, puedes invitar a cualquier persona a ayudar a gestionar un evento específico simplemente introduciendo su correo electrónico. La persona invitada recibe un email y puede aceptarlo incluso si aún no tiene una cuenta en Fotify.
Una vez aceptada la invitación, los colaboradores pueden:
- Ver y descargar todas las fotos en tiempo real a medida que los invitados las suben
- Aprobar o rechazar fotos para el carrusel en vivo
- Editar la configuración del evento como fechas, descripciones y marca
- Acceder al carrusel en vivo para ver lo que se muestra
- Gestionar la lista de invitados y hacer seguimiento de las confirmaciones (RSVP)
- Descargar el álbum de fotos completo
Lo que los colaboradores no pueden hacer:
- Eliminar el evento
- Quitar al propietario del evento
- Acceder a tus otros eventos o a la configuración de tu cuenta
Esto brinda a los clientes la autonomía que desean mientras protege tu flujo de trabajo profesional.
Casos de uso reales
Fotógrafos de bodas
Como fotógrafo de bodas, puedes crear decenas de eventos al año con tu suscripción a Fotify. Con los colaboradores, puedes:
- Agregar a la pareja para que vea las fotos a medida que las subes
- Incluir al wedding planner que necesita gestionar el carrusel en vivo
- Invitar al videógrafo para coordinar contenidos
- Permitir que la pareja apruebe fotos para la presentación en la recepción
La pareja se siente involucrada y obtiene acceso en tiempo real a sus recuerdos, mientras tú mantienes tu suscripción profesional y tu flujo de trabajo en todos tus clientes.
Organizadores de eventos corporativos
Gestionar eventos corporativos suele implicar coordinar con múltiples partes interesadas:
- Agregar al equipo de marketing para que descargue fotos y publique en redes al instante
- Incluir al responsable de comunicaciones para flujos de aprobación
- Invitar al coordinador del espacio para ayudar a gestionar el carrusel en vivo
- Permitir que el cliente personalice la marca del evento con su logotipo y colores
Todos se mantienen alineados sin cadenas de correos interminables ni esperas por transferencias de archivos.
Propietarios de espacios
Si gestionas un espacio que alberga diversos eventos:
- Agrega a cada organizador como colaborador en su evento específico
- Permite que personalicen la configuración sin acceder a tu cuenta principal
- Da a parejas o clientes corporativos acceso directo a las fotos
- Mantén la supervisión mientras empoderas a tus clientes
Estudios de fotografía
Los estudios con varios fotógrafos en plantilla pueden:
- Crear eventos dentro de la suscripción
- Agregar al fotógrafo asignado como colaborador
- Incluir al cliente para acceso en tiempo real
- Mantener todos los eventos organizados en una sola cuenta
Colaboradores vs. miembros del equipo: cuándo usar cada uno
Fotify ofrece dos formas de compartir acceso: Colaboradores y Miembros del equipo. Aquí cuándo usar cada uno:
| Escenario | Usar colaboradores | Usar miembros del equipo |
|---|---|---|
| Dar a un cliente acceso a su boda | Sí | No |
| Agregar a tu socio a todos los eventos | No | Sí |
| Incluir a un proveedor puntual (DJ, florista) | Sí | No |
| Incorporar a un nuevo empleado | No | Sí |
| Permitir que un cliente corporativo apruebe fotos | Sí | No |
| Trabajar con un asistente de fotografía recurrente | No | Sí |
Usa colaboradores cuando alguien necesita acceso solo a un evento específico.
Usa miembros del equipo cuando alguien necesita acceso continuo para crear y gestionar múltiples eventos.
Configurar colaboradores: paso a paso
Comenzar con colaboradores lleva menos de un minuto:
- Abre tu evento en el panel de Fotify
- Haz clic en Colaboradores en el menú del evento
- Haz clic en "Agregar colaborador"
- Introduce su correo electrónico
- Haz clic en "Enviar invitación"
Eso es todo. La persona recibirá un email con instrucciones para aceptar la invitación. Si no tiene una cuenta de Fotify, se le pedirá crear una gratuita.
Puedes ver el estado de cada colaborador (Pendiente o Aceptado) y eliminar a cualquiera en cualquier momento haciendo clic en el icono de papelera.
Beneficios para tu negocio
Ahorra tiempo en la comunicación con clientes
En lugar de atender solicitudes constantes de actualizaciones o enviar archivos manualmente, da a los clientes acceso directo. Podrán revisar cuando quieran sin interrumpir tu trabajo.
Mejora la satisfacción del cliente
A los clientes les encanta sentirse involucrados. El acceso en tiempo real a las fotos de su evento genera entusiasmo y confianza. No se quedan esperando sin saber qué ocurre.
Mantén el control profesional
Tu suscripción, tus reglas. Los colaboradores solo ven los eventos a los que los invitas. La configuración de tu cuenta, los eventos de otros clientes y la información de facturación permanecen privados.
Escala tu negocio
Con los colaboradores, puedes gestionar más eventos sin aumentar proporcionalmente la carga de comunicación. Cada cliente obtiene acceso de autoservicio, liberándote para enfocarte en lo que haces mejor.
Sin costo adicional
Los colaboradores no necesitan su propia suscripción a Fotify. Crean una cuenta gratuita para aceptar la invitación, por lo que cualquiera puede participar independientemente de su configuración técnica.
Preguntas frecuentes
¿Los colaboradores pueden agregar a otros colaboradores?
Sí, los colaboradores pueden invitar a otras personas para ayudar a gestionar el evento. Esto es útil cuando tu cliente necesita incorporar a miembros de su propio equipo.
¿Hay un límite de colaboradores que puedo agregar?
No. Agrega tantos colaboradores como necesites. No hay tarifa por colaborador.
¿Qué pasa si un colaborador comete un error?
Como propietario del evento, siempre tienes el control total. Puedes deshacer cambios, eliminar al colaborador o ajustar la configuración según sea necesario.
¿Puedo agregar colaboradores a cualquier evento?
Los colaboradores están disponibles para eventos creados con un plan de suscripción. Si utilizas el modelo de suscripción de Fotify (Event Starter o Event Professional), puedes agregar colaboradores a todos tus eventos.
¿Los colaboradores reciben notificaciones?
Los colaboradores reciben el email inicial de invitación. A partir de ahí, pueden revisar el panel en cualquier momento para ver las novedades.
Empieza a colaborar hoy
Los colaboradores de eventos transforman la forma en que trabajas con tus clientes. No más compartir credenciales de manera incómoda, no más solicitudes constantes de actualizaciones y no más cuellos de botella en tu comunicación.
Dales a tus clientes el acceso que desean mientras mantienes el control profesional que necesitas. Inicia tu suscripción a Fotify y experimenta la diferencia de una colaboración verdadera.
¿Organizas eventos para clientes? La función de colaboradores de Fotify está incluida en todos los planes de suscripción. Ver precios o explorar todas las funciones.
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