Presentamos Gestión de Mesas: simplifica la distribución de asientos de tu evento
Planificar la distribución de asientos para bodas, cenas corporativas o cualquier evento con asientos asignados puede ser una de las tareas más laboriosas para los organizadores. Por eso nos entusiasma presentar Gestión de Mesas, una nueva función que hace que organizar los asientos de tu evento sea tan sencillo como arrastrar y soltar.
El desafío de la distribución de asientos en eventos
Todo organizador conoce la lucha: hojas de cálculo con nombres de invitados, notas adhesivas sobre diagramas en papel, idas y vueltas interminables para decidir quién se sienta dónde. Los métodos tradicionales son propensos a errores, consumen tiempo y son difíciles de actualizar cuando surgen cambios de última hora.
La función Gestión de Mesas de Fotify resuelve estos problemas integrando la distribución de asientos directamente en tu flujo de trabajo de RSVP.
Cómo funciona Gestión de Mesas
Crea tus mesas
Empieza configurando digitalmente el plano de tu recinto:
- Añade mesas con números únicos y nombres descriptivos opcionales ("Mesa VIP", "Mesa Familiar")
- Establece límites de capacidad para no sobreasignar
- Reordena las mesas para que coincidan con el plano de tu recinto
Asigna invitados con arrastrar y soltar
La interfaz intuitiva hace que asignar sea muy fácil:
- Ve todos los invitados sin asignar en un solo lugar
- Arrastra las tarjetas de invitados a sus mesas asignadas
- Observa cómo los conteos de capacidad se actualizan en tiempo real
- Busca y filtra para encontrar invitados específicos rápidamente
Registra nombres individuales
Para invitados que llevan acompañantes, ahora puedes registrar a cada persona de forma individual:
- Pon nombre a cada persona del grupo del invitado
- Asigna a miembros de una familia a distintas mesas si es necesario
- Lleva el control de quiénes asistirán realmente
Notificación automática a invitados
Aquí es donde ocurre la magia: una vez que asignas a un invitado a una mesa, verá su asignación directamente en su invitación digital. Sin correos por separado, sin confusiones en la entrada.
Los invitados que aún no han sido asignados verán un amable mensaje de "Por anunciar", para que sepan que estás trabajando en ello.
Características clave
Vista visual de la distribución
La pestaña Mesas te ofrece una vista de conjunto de toda tu distribución de asientos:
- Barra de estadísticas con total de mesas, capacidad, asignados y sin asignar
- Tarjetas de mesa que muestran la ocupación de un vistazo
- Chips de invitados que indican dónde está asignado cada uno
Gestión inteligente de la capacidad
No vuelvas a preocuparte por sobreocupar una mesa:
- Establece la capacidad máxima para cada mesa
- Indicadores visuales muestran cuando las mesas están completas
- Evita asignaciones que excedan los límites
Reasignación sencilla
Los planes cambian, y tu seating también:
- Arrastra invitados entre mesas
- Devuelve invitados a sin asignar con un clic
- Actualiza asignaciones en cualquier momento, incluso durante el evento
Exportar para proveedores
Comparte tu plan de asientos con coordinadores del recinto:
- Exporta todas las asignaciones a CSV
- Imprime tarjetas de sitio a partir de los datos
- Crea planos de asientos físicos
Perfecto para cualquier evento con asientos asignados
Bodas
La gestión de mesas brilla en las bodas, donde la distribución de asientos es crucial:
- Separa a las familias de la novia y del novio
- Crea una mesa principal para el cortejo nupcial
- Gestiona requisitos dietéticos por mesa
- Gestiona con facilidad los cambios de último momento en el RSVP
Eventos corporativos
Para cenas de empresa y galas:
- Organiza por departamento o equipo
- Crea mesas VIP y ejecutivas
- Gestiona estratégicamente el seating de clientes
- Exporta para el personal del evento
Celebraciones sociales
Cenas de cumpleaños, aniversarios y eventos especiales:
- Mantén juntos a los grupos de amigos
- Acomoda las dinámicas familiares
- Equilibra la composición de las mesas
Cómo empezar
Gestión de Mesas está actualmente en Beta y disponible para todos los eventos con invitaciones con RSVP habilitadas.
Cómo activarlo
- Ve a la sección RSVP de tu evento
- Abre la pestaña Detalles
- Activa "Gestión de Mesas"
- Empieza a crear mesas en la nueva pestaña Mesas
Consejos pro
- Crea todas las mesas primero antes de comenzar las asignaciones
- Usa alias como "VIP" o "Familia" para tu propia referencia (los invitados solo ven números de mesa)
- Exporta con regularidad para compartir actualizaciones con tu recinto
- Revisa el conteo de sin asignar para asegurarte de que todos tengan un asiento
Qué sigue
Esto es solo el comienzo para Gestión de Mesas. Ya estamos planificando mejoras:
- Diseñador visual de planos de asientos
- Sugerencias automáticas de asientos
- Seguimiento de restricciones dietéticas por mesa
- Integración con herramientas populares de planificación de eventos y recintos
Empieza a organizar hoy
Gestión de Mesas ya está disponible en tu panel de Fotify. Si estás organizando un evento con asientos asignados, habilita la función y descubre lo simple que puede ser la distribución de asientos.
Comienza con Gestión de Mesas y quítale el estrés a la distribución de asientos.
¿Tienes comentarios sobre Gestión de Mesas? ¡Nos encantará escucharte! Esta función está en Beta y tus aportes nos ayudan a hacerla aún mejor.
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