הכירו את Table Management: פשטו את סידורי ההושבה באירוע שלכם
תכנון סידורי הושבה לחתונות, ארוחות ערב עסקיות או כל אירוע בישיבה יכול להיות אחד התהליכים הגוזלים ביותר זמן עבור מארגנים. לכן אנחנו שמחים להשיק את Table Management – תכונה חדשה שהופכת את ניהול ההושבה באירוע שלכם לפשוט כמו גרירה ושחרור.
האתגר בהושבה לאירועים
כל מארגן אירועים מכיר את המאבק: גיליונות נתונים עם שמות אורחים, פתקיות על תרשימים מודפסים, אינסוף דיונים על מי יושב איפה. השיטות המסורתיות מועדות לטעויות, גוזלות זמן וקשות לעדכון כשיש שינויים של הרגע האחרון.
Table Management של Fotify פותרת את הבעיות הללו בכך שהיא משלבת את ההושבה ישירות בתוך תהליך ה-RSVP.
כיצד Table Management פועלת
צרו את השולחנות שלכם
התחילו בהגדרת פריסת המקום בצורה דיגיטלית:
- הוסיפו שולחנות עם מספרים ייחודיים ושמות ידידותיים אופציונליים ("שולחן VIP", "שולחן משפחה")
- הגדירו מגבלות קיבולת כדי שלא תחרגו בשיבוצים
- סדרו מחדש שולחנות כך שיתאימו לפריסת המקום
שיבוץ אורחים בגרירה ושחרור
הממשק האינטואיטיבי הופך את השיבוץ לפשוט:
- ראו את כל האורחים שלא שובצו במקום אחד
- גררו כרטיסי אורחים אל השולחנות המיועדים להם
- ראו את מוני הקיבולת מתעדכנים בזמן אמת
- חפשו וסננו כדי למצוא אורחים מסוימים במהירות
מעקב אחר שמות פרטניים
עבור אורחים שמביאים פלוס-אחד, תוכלו כעת לעקוב אחרי כל אדם בנפרד:
- תנו שם לכל אדם בקבוצת האורחים
- שייכו בני משפחה לשולחנות שונים בעת הצורך
- שמרו על מעקב מי באמת מגיע
הודעה אוטומטית לאורחים
כאן מתרחש הקסם: ברגע שאתם משייכים אורח לשולחן, הוא יראה את השיבוץ שלו ישירות בהזמנה הדיגיטלית. אין אימיילים נפרדים ואין בלבול בכניסה.
אורחים שעדיין לא שובצו יראו הודעה ידידותית בסגנון "יעודכן בהמשך", כך שהם יודעים שאתם עובדים על זה.
תכונות עיקריות
סקירה ויזואלית של ההושבה
כרטיסיית השולחנות מעניקה מבט-על על כל סידור ההושבה:
- סרגל סטטיסטיקה המציג סך שולחנות, קיבולת, מספר היושבים ומספר הלא-משובצים
- כרטיסי שולחן המציגים תפוסה במבט אחד
- תגיות אורחים שמראות מי שובץ היכן
ניהול קיבולת חכם
אל תדאגו יותר ממילוי-יתר של שולחן:
- הגדירו קיבולת מרבית לכל שולחן
- מחוונים ויזואליים מראים מתי שולחן מלא
- מנגנון שמונע שיבוצים שעוברים את המגבלה
העברה מחדש בקלות
תוכניות משתנות, וגם סידורי ההושבה יכולים:
- גררו אורחים בין שולחנות
- החזירו אורחים לסטטוס לא-משובץ בלחיצה אחת
- עדכנו שיבוצים בכל רגע, אפילו במהלך האירוע
ייצוא לספקים
שתפו את תוכנית ההושבה עם מנהלי המקום:
- ייצאו את כלל השיבוצים לקובץ CSV
- הדפיסו כרטיסי הושבה מתוך הנתונים
- צרו תרשימי הושבה פיזיים
מושלם לכל אירוע בישיבה
חתונות
ניהול השולחנות זוהר במיוחד בחתונות, שבהן ההושבה קריטית:
- הפרידו בין משפחות הכלה והחתן
- צרו שולחן ראשי לחתן, כלה ושושבינים
- נהלו דרישות תזונתיות לפי שולחן
- התמודדו באלגנטיות עם שינויים של הרגע האחרון ב-RSVP
אירועים עסקיים
לארוחות ערב חברה וגאלות:
- ארגנו לפי מחלקה או צוות
- צרו שולחנות VIP ומנהלים
- נהלו הושבת לקוחות בצורה אסטרטגית
- ייצאו עבור צוות האירוע
חגיגות חברתיות
ארוחות יום הולדת, ימי נישואין ואירועי ציון דרך:
- שמרו קבוצות חברים יחד
- התאימו עצמכם לדינמיקה משפחתית
- איזנו את הרכב השולחנות
מתחילים
Table Management נמצא כעת בגרסת בטא וזמין לכל האירועים עם הזמנות RSVP מופעלות.
כיצד מפעילים
- עברו למדור ה-RSVP של האירוע שלכם
- פתחו את כרטיסיית הפרטים
- הפעילו את "Table Management"
- התחילו ליצור שולחנות בכרטיסיית "שולחנות" החדשה
טיפים מקצועיים
- צרו את כל השולחנות תחילה לפני תחילת השיבוצים
- השתמשו בכינויים כמו "VIP" או "משפחה" לצורך ההתמצאות שלכם (האורחים רואים רק מספרי שולחנות)
- ייצאו באופן קבוע כדי לשתף עדכונים עם המקום
- בדקו את מספר הלא-משובצים כדי לוודא שלכולם יש מקום
מה הלאה
זה רק ההתחלה עבור Table Management. אנחנו כבר מתכננים שדרוגים:
- מעצב ויזואלי של מפת הושבה
- הצעות הושבה אוטומטיות
- מעקב אחר מגבלות תזונתיות לפי שולחן
- אינטגרציה עם כלי תכנון מקומות פופולריים
התחילו לארגן כבר היום
Table Management זמין כעת בלוח הבקרה של Fotify. אם אתם מתכננים אירוע בישיבה, הפעילו את התכונה וחוו עד כמה פשוטים יכולים להיות סידורי ההושבה.
התחילו עם Table Management והורידו את הלחץ מסידורי ההושבה.
יש לכם משוב על Table Management? נשמח לשמוע! התכונה נמצאת בבטא, והקול שלכם יעזור לנו לשפר אותה עוד יותר.
גלו את הפתרונות שלנו
גלו כיצד Fotify יכולה לשדרג את האירועים שלכם