Come gestire la tua lista invitati
La scheda Ospiti nel tuo pannello RSVP è il luogo in cui aggiungi, gestisci e tieni traccia di tutti i partecipanti al tuo evento. Che tu stia aggiungendo gli invitati uno per uno o importandone centinaia da un foglio di calcolo, Fotify ti aiuta a mantenere la lista invitati ben organizzata.
Accedere alla lista invitati
- Vai al dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
- Seleziona il tuo evento e fai clic su "RSVP" nella barra laterale
- Fai clic sulla scheda "Guests"
Se non hai ancora creato un invito RSVP, consulta prima Come creare il tuo invito RSVP.
Vedrai la tua lista invitati completa con gli stati di risposta e i pulsanti di azione.
Comprendere la lista invitati
Filtri di stato
Filtra gli invitati per stato di risposta usando le schede in alto:
| Filtro | Descrizione |
|---|---|
| All | Tutti gli invitati nella tua lista |
| Accepted | Invitati che hanno confermato la partecipazione |
| Declined | Invitati che non possono partecipare |
| Not Answered | Invitati che non hanno ancora risposto |
| Attended | Invitati che hanno effettuato il check-in all’evento (quando la presenza tramite QR è abilitata) |
Colonne con le informazioni dell’invitato
La tabella mostra le informazioni principali per ciascun invitato:
- Name - Nome completo dell’invitato
- Email - Indirizzo email (se fornito)
- Cellphone - Numero di telefono per SMS/WhatsApp
- Guests - Numero di persone nel loro gruppo (incluse eventuali persone aggiuntive)
- Confirmed - Quante persone hanno confermato che parteciperanno
- Status - Risposta RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
- Actions - Pulsanti di azione rapida
Ordinamento e ricerca
- Search - Usa la barra di ricerca per trovare invitati per nome o email
- Sort - Fai clic su qualsiasi intestazione di colonna per ordinare l’elenco (ad es. per nome, stato)
Aggiungere invitati singolarmente
Per aggiungere un singolo invitato:
- Fai clic sul pulsante "Add Guest"
- Compila i dettagli dell’invitato:
- Name - Nome dell’invitato (obbligatorio)
- Last Name - Cognome dell’invitato
- Email - Indirizzo email per inviti digitali
- Cellphone - Numero di telefono in formato internazionale con + (ad es., +14155551234)
- Number of Guests - Quante persone nel loro gruppo (predefinito: 1)
- SMS Language - Sovrascrive la lingua predefinita per i messaggi SMS di questo invitato
- Fai clic su "Add Guest"
Formato del numero di telefono
Per far funzionare le funzionalità SMS e WhatsApp, i numeri di telefono devono essere in formato internazionale E.164:
- Inizia con + seguito dal prefisso internazionale
- Nessuno spazio, trattino o parentesi
- Esempi: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spagna), +4915112345678 (Germania)
Importare più invitati (caricamento CSV)
Per liste invitati molto grandi, importale tutte insieme usando un file CSV.
Come importare
- Fai clic su "Upload Guest List"
- Prepara il file CSV nel formato richiesto (vedi sotto)
- Trascina e rilascia il file, oppure fai clic per selezionarlo
- Fai clic su "Upload Guest List"
Formato CSV
Il file CSV deve includere queste colonne:
| Colonna | Obbligatoria | Descrizione |
|---|---|---|
| Name | Sì | Nome dell’invitato |
| LastName | No | Cognome dell’invitato (può essere vuoto) |
| No | Indirizzo email (può essere vuoto) | |
| Phone | No | Telefono in formato E.164 con + e prefisso internazionale |
| Guests | No | Numero di invitati nel gruppo (predefinito: 1) |
| SmsLocale | No | Codice lingua per SMS (en, es, fr, de, it, pt, ecc.) |
Esempio CSV
Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar
Suggerimenti per l’importazione CSV
- Fai clic su "Download Example" per ottenere un file modello
- Email e telefono sono facoltativi: lascia vuoto se non disponibile
- Lingue SMS supportate: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
- Se SmsLocale è vuoto, l’invitato riceve gli SMS nella lingua predefinita del tuo evento
Pulsanti di azione per gli invitati
Ogni riga dell’invitato include pulsanti di azione per una gestione rapida:
| Icona | Azione | Descrizione |
|---|---|---|
| Pencil | Edit | Modifica i dettagli dell’invitato (nome, email, telefono, invitati, stato) |
| Eye | View | Visualizza tutte le informazioni dell’invitato senza apportare modifiche |
| Copy | Copy Message | Copia un invito personalizzato con il nome dell’invitato e un link RSVP univoco |
| Envelope | Apre il client email con l’invito precompilato (se l’email è stata fornita) | |
| Apre WhatsApp Web con un messaggio precompilato (se è stato fornito il telefono) | ||
| Trash | Delete | Rimuove l’invitato dalla lista (richiede conferma) |
Visualizzazione mobile
Sui dispositivi mobili, i pulsanti di azione sono accessibili tramite un menu (tre puntini) in basso a destra di ciascuna scheda invitato.
Inviare inviti agli invitati
Dopo aver aggiunto gli invitati, devi inviare loro i link RSVP personalizzati.
Opzione 1: Copia e incolla
- Fai clic sull’icona Copy per un invitato
- Il messaggio personalizzato (con il loro nome e il link univoco) viene copiato
- Incollalo nell’email, in un SMS o nell’app di messaggistica che preferisci
Opzione 2: WhatsApp diretto
- Fai clic sull’icona WhatsApp (visibile solo per gli invitati con numero di telefono)
- WhatsApp Web si apre con un messaggio di invito precompilato
- Invia il messaggio direttamente
Tracciamento WhatsApp
- Gli invitati a cui hai scritto su WhatsApp avranno uno sfondo verde tenue
- Questo ti aiuta a tenere traccia di chi ha ricevuto l’invito
- Usa "Reset All Sent" per cancellare questa cronologia di tracciamento e ricominciare da zero
Esportare la tua lista invitati
Scarica la tua lista invitati completa come file CSV:
- Fai clic su "Download CSV" in alto a destra
- Il file include tutte le informazioni degli invitati e le loro risposte
- Aprilo in Excel, Google Sheets o qualsiasi applicazione per fogli di calcolo
Questo è utile per:
- Creare piani di assegnazione dei posti
- Condividere la lista con i fornitori (catering, location)
- Eseguire un backup dei dati degli invitati
- Analizzare i tassi di risposta
Gestire le risposte degli invitati
Modificare una risposta
Se un invitato ti contatta per cambiare il proprio RSVP:
- Fai clic sull’icona Edit (matita) per quell’invitato
- Aggiorna il suo stato (Accepted, Declined)
- Se necessario, modifica il numero di invitati confermati
- Salva le modifiche
Visualizzare i dettagli della risposta
Fai clic sull’icona View (occhio) per vedere:
- Informazioni complete dell’invitato
- La loro risposta RSVP
- Eventuali commenti inviati
- Risposte ai campi personalizzati
Eliminare invitati
Per rimuovere un invitato:
- Fai clic sull’icona Delete (cestino)
- Conferma l’eliminazione
Per eliminare più invitati:
- Seleziona gli invitati usando le caselle di spunta
- Fai clic su "Delete all (X)" per rimuovere gli invitati selezionati
Suggerimenti per la gestione della lista invitati
Prima dell’evento
- Aggiungi tutti gli invitati prima di inviare gli inviti
- Verifica che i numeri di telefono siano in formato internazionale
- Usa l’importazione CSV per liste grandi per risparmiare tempo
- Imposta la lingua SMS appropriata per gli invitati internazionali
Tracciare le risposte
- Controlla regolarmente il filtro Not Answered per fare follow-up
- Usa il tracciamento WhatsApp per vedere chi ha ricevuto gli inviti
- Esporta periodicamente la lista per monitorare i progressi
Fare follow-up
- Per gli invitati che non hanno risposto, usa i pulsanti Copy o WhatsApp per inviare promemoria
- Valuta l’utilizzo della funzionalità SMS per promemoria di massa
Domande frequenti
D: C’è un limite al numero di invitati che posso aggiungere? R: Il limite degli invitati dipende dal tuo piano Fotify. Consulta i dettagli del tuo piano per i limiti specifici.
D: Posso aggiungere invitati dopo aver inviato gli inviti? R: Sì! Puoi aggiungere nuovi invitati in qualsiasi momento. Ricorda solo di inviare loro il link di invito.
D: Cosa succede se elimino un invitato che ha già risposto? R: La sua risposta viene rimossa in modo permanente. Se prova a usare il vecchio link RSVP, non funzionerà più.
D: Posso modificare manualmente lo stato RSVP di un invitato? R: Sì, usa il pulsante Modifica per aggiornare manualmente lo stato di qualsiasi invitato, ad esempio quando confermano telefonicamente invece di usare il modulo online.
D: Perché non vedo il pulsante WhatsApp per alcuni invitati? R: Il pulsante WhatsApp appare solo per gli invitati per cui è stato salvato un numero di telefono. Aggiungi il loro numero di telefono per abilitare questa funzione.
D: Qual è la differenza tra le colonne "Invitati" e "Confermati"? R: "Invitati" indica quante persone hai invitato in quel gruppo. "Confermati" indica quante persone l’invitato ha detto che parteciperanno effettivamente quando ha risposto.
D: Posso importare invitati da Google Contatti o da un’altra app? R: Esporta i tuoi contatti come file CSV dalla tua app dei contatti, poi formattalo in modo che corrisponda ai requisiti CSV di Fotify e importalo.
D: Come faccio a sapere a quali invitati ho già inviato gli inviti? R: Gli invitati contattati tramite WhatsApp hanno uno sfondo verde. Per altri metodi, valuta di usare la Lingua SMS o un sistema di note per tenerne traccia.
D: Gli invitati possono confermare (RSVP) senza essere prima aggiunti alla lista? R: Per gli inviti personalizzati, gli invitati devono essere prima aggiunti alla tua lista per ricevere il loro link RSVP univoco. Tuttavia, se attivi la funzionalità Modulo di registrazione, gli invitati possono registrarsi autonomamente tramite un link pubblico: verranno aggiunti automaticamente alla tua lista invitati quando completano il modulo.
D: Cosa succede se carico un CSV con invitati duplicati? R: Il sistema ti avviserà della presenza di duplicati. Potrai scegliere se saltarli o aggiornare le voci esistenti.
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