Jak korzystać z centrum planowania: wspólny budżet, dostawcy, decyzje, dokumenty i lista zadań

Centrum planowania to miejsce, w którym organizatorzy wydarzenia planują je razem. Działa obok listy gości, zaproszenia i galerii zdjęć, więc liczby, które pokazuje, są aktualne: koszty na gościa idą za potwierdzonymi RSVP, a wszyscy, którzy pomagają organizować wydarzenie, widzą ten sam budżet, tych samych dostawców i tę samą listę zadań.

Ma sześć zakładek, pokazanych jako rząd przycisków pod tytułem strony:

Przegląd — budżet w skrócie: prognozowana suma, zapłacone, do zapłaty, najbliższe terminy płatności, kto za co płaci i postęp listy zadań.
Budżet — kategorie, pozycje budżetu, ceny z umów i harmonogram płatności z terminami.
Dostawcy — wszyscy, z którymi pracujesz, ich status i godzina przyjazdu w dniu wydarzenia.
Decyzje — pytania z opcjami, na które organizatorzy głosują i które komentują, a potem zamieniają w pozycje budżetu.
Dokumenty — umowy, wyceny, faktury i inspiracje powiązane z dostawcami i pozycjami budżetu.
Lista zadań — zadania z terminami i osobami przypisanymi, dodane z szablonu dla Twojego typu wydarzenia.

Centrum planowania jest dostępne od planu Professional wzwyż oraz w każdym wydarzeniu prowadzonym w ramach subskrypcji wydarzeń. W pozostałych planach możesz je otworzyć i przejrzeć wszystkie zakładki na przykładowych danych (pokazujemy wtedy oznaczenie „Podgląd na przykładowych danych”), więc zobaczysz, jak działa, zanim przejdziesz na wyższy plan.

Kto może z niego korzystać

Organizator wydarzenia i każdy współpracownik wydarzenia, który przyjął zaproszenie, ma pełny dostęp do centrum planowania. Para planująca wesele, gospodarz i współgospodarz albo zespół firmowy — wszyscy mogą edytować ten sam budżet, głosować w tych samych decyzjach i odhaczać tę samą listę zadań. Współpracownicy dostają też e-maile z przypomnieniami o płatnościach i zadaniach.

Goście nigdy nie widzą centrum planowania. Nic w nim nie jest połączone z zaproszeniem ani z albumem ze zdjęciami.

Jak otworzyć centrum planowania

Zaloguj się na dashboard.fotify.app.
Upewnij się, że w przełączniku wydarzeń u góry strony wybrane jest właściwe wydarzenie.
Kliknij Planowanie w lewym pasku bocznym (ikona portfela). Centrum planowania otworzy się na zakładce Przegląd.
Zakładki przełączasz, klikając Przegląd, Budżet, Dostawcy, Decyzje, Dokumenty albo Lista zadań pod tytułem strony. Czerwona liczba na zakładce oznacza, że coś wymaga uwagi: płatności po terminie na Budżet, otwarte decyzje na Decyzje, zadania po terminie na Lista zadań.

Wszystko, co edytujesz w centrum planowania, otwiera się w panelu bocznym po prawej stronie. Każdy panel ma na dole przyciski Anuluj i Zapisz; zamkniesz go bez zapisywania przyciskiem Anuluj albo znakiem X w rogu.

Krok 1: Skonfiguruj centrum planowania

Gdy pierwszy raz otworzysz Planowanie dla wydarzenia, zobaczysz kartę Skonfiguruj centrum planowania.

W polu Szablon kliknij jedną z czterech opcji: Wesele, Impreza / urodziny, Firma / konferencja albo Inne wydarzenie. Szablon doda kategorie budżetu, etykiety płatników i listę zadań z terminami. Wszystko możesz później zmienić albo usunąć.
Na liście Waluta wybierz walutę wydarzenia. Jedna waluta na wydarzenie; kwoty zapisujemy z dokładnością do grosza. Możesz ją zmienić później w ustawieniach budżetu (zobacz „Zmiana waluty, oczekiwanej liczby gości, celu i płatników” poniżej).
W polu Oczekiwana liczba gości wpisz, ilu gości się spodziewasz. Ta liczba służy do kosztów na gościa, dopóki RSVP nie potwierdzą liczby gości.
Opcjonalnie wpisz Cel budżetowy. Przegląd pokaże, jak daleko jesteś od celu.
Zostaw zaznaczone Dodaj listę zadań z szablonu, z terminami liczonymi od dnia wydarzenia, aby dostać listę zadań z terminami odliczanymi wstecz od daty wydarzenia.
Kliknij Utwórz centrum planowania. Centrum otworzy się na zakładce Przegląd.

Szablony dodają następujące kategorie budżetu:

Szablon	Kategorie
Wesele	Sala, Catering i napoje, Foto i wideo, Muzyka i rozrywka, Kwiaty i dekoracje, Stroje i uroda, Zaproszenia i papeteria, Transport, Wynajem, Tort i desery, Obrączki i prezenty, Upominki dla gości, Ceremonia i celebrans, Rezerwa
Impreza / urodziny	Sala, Jedzenie i napoje, Muzyka i rozrywka, Dekoracje, Foto i wideo, Tort i desery, Zaproszenia, Upominki i prezenty, Wynajem, Rezerwa
Firma / konferencja	Sala, Catering, Technika i produkcja, Prelegenci i artyści, Marketing i oznakowanie, Podróże i noclegi, Foto i wideo, Gadżety i druk, Obsługa, Rejestracja i technologia, Rezerwa
Inne wydarzenie	Sala, Jedzenie i napoje, Rozrywka, Dekoracje, Foto i wideo, Inne, Rezerwa

Krok 2: Zbuduj budżet

Kliknij zakładkę Budżet. Każda kategoria to zwijany blok; kliknij jej nazwę, aby rozwinąć albo zwinąć należące do niej pozycje budżetu.

Dodawanie pozycji budżetu

Rozwiń kategorię, do której należy koszt (na przykład Sala).
Kliknij + Dodaj pozycję budżetu na dole kategorii. Otworzy się panel Dodaj pozycję budżetu.
Wpisz Nazwa (na przykład „Wynajem Villa Aurora”).
Sprawdź listę Kategoria; zmień ją, jeśli pozycja należy gdzie indziej.
Wpisz kwotę Szacowane — Twoje przypuszczenie, zanim dostaniesz wycenę.
Gdy masz podpisaną wycenę, wpisz Cena z umowy. Po uzupełnieniu zastępuje ona szacunek we wszystkich sumach.
Zaznacz To jest koszt na gościa przy cateringu, otwartym barze, wynajmie i wszystkim, co wycenia się od osoby. Wpisane kwoty są wtedy liczone na gościa i automatycznie mnożone przez liczbę gości (zobacz niżej).
W polu Kto płaci wybierz jedną ze swoich etykiet płatników (na przykład Partner 1, Partner 2, Wspólnie) albo zostaw Nieprzypisane.
W polu Dostawca wybierz dostawcę, który to realizuje, albo zostaw Bez dostawcy.
Dodaj Notatki, jeśli chcesz zapamiętać coś na temat wyceny.
Kliknij Zapisz.

Edytowanie i usuwanie pozycji budżetu

Aby edytować, kliknij ikonę ołówka po prawej stronie pozycji, zmień pola i kliknij Zapisz.
Aby usunąć, kliknij ikonę kosza po prawej stronie pozycji i potwierdź. Usunięcie pozycji usuwa także jej płatności.

Prognoza, zapłacone i pozostałe

Każda pozycja pokazuje Szacowane, Umówione i Zapłacone; każda kategoria i Przegląd sumują je do:

Prognoza — ile pozycja będzie kosztować: cena z umowy, jeśli jest, w przeciwnym razie szacunek, pomnożone przez liczbę gości w pozycjach liczonych na gościa. Prognoza nigdy nie spada poniżej kwoty już zapłaconej.
Zapłacone — suma płatności oznaczonych jako zapłacone.
Do zapłaty — prognoza minus zapłacone.

Zakładka Przegląd porównuje prognozowaną sumę z Twoim celem budżetowym i dzieli ją według kategorii oraz płatników.

Liczba gości w pozycjach na gościa

Liczba gości używana do kosztów na gościa to:

Liczba gości potwierdzonych w RSVP (zaakceptowane i zameldowane grupy), jeśli takie są.
W przeciwnym razie liczba z pola Oczekiwana liczba gości w Twoich ustawieniach.

W miarę napływania RSVP prognozowana suma zmienia się sama. Karta Liczba gości w Przeglądzie mówi, czy jest to Potwierdzona przez RSVP, czy Oczekiwana (brak RSVP).

Dodawanie, zmiana nazwy i usuwanie kategorii

Aby dodać kategorię, kliknij Dodaj kategorię w prawym górnym rogu zakładki Budżet, wpisz Nazwa kategorii i kliknij Zapisz.
Aby zmienić nazwę, kliknij ikonę ołówka obok nazwy kategorii, zmień nazwę i kliknij Zapisz.
Aby usunąć, kliknij ikonę kosza obok nazwy kategorii i potwierdź. Kategorię można usunąć dopiero wtedy, gdy nie ma w niej pozycji; najpierw przenieś je albo usuń.

Zmiana waluty, oczekiwanej liczby gości, celu i płatników

Na zakładce Budżet kliknij Ustawienia w prawym górnym rogu. Otworzy się panel Ustawienia.
Aby zmienić walutę, zastąp 3-literowy kod w polu Waluta (na przykład EUR, GBP, PLN). Kwoty są tylko opisywane nową walutą, a nie przeliczane: pozycja na 1 000 pozostaje 1 000 w nowej walucie.
W tym samym panelu zmienisz Oczekiwana liczba gości albo Cel budżetowy.
W sekcji Płatnicy edytuj nazwę na miejscu, kliknij ikonę kosza, aby usunąć płatnika, albo kliknij + Dodaj płatnika, aby dodać kolejnego (maksymalnie 8). Płatnicy to osoby albo grupy, które mogą wziąć na siebie koszt: partnerzy, rodziny, firma.
Kliknij Zapisz.

Krok 3: Zaplanuj płatności i odbieraj przypomnienia

Każda pozycja budżetu ma własny harmonogram płatności.

Dodawanie płatności

Na zakładce Budżet kliknij link z płatnościami pod pozycją (widnieje na nim Brak płatności, 1 płatność, 2 płatności...). Płatności tej pozycji rozwiną się pod nią.
Kliknij + Dodaj płatność. Otworzy się panel Dodaj płatność z nazwą pozycji w tytule.
Wpisz Etykieta (Zaliczka, Druga rata, Dopłata...).
Wpisz Kwota.
Wybierz Termin. To dzień kalendarzowy w strefie czasowej miejsca wydarzenia. Wszyscy organizatorzy dostają e-mail tydzień i dzień wcześniej.
Pole Kto płaci domyślnie przejmuje płatnika pozycji; zmień je, jeśli tę ratę płaci ktoś inny.
Zaznacz Już zapłacone, gdy zapisujesz płatność dokonaną w przeszłości.
Kliknij Zapisz.

Oznaczanie płatności jako zapłaconej

Zaznacz pole wyboru przed płatnością. Kwota Zapłacone przy pozycji oraz Przegląd zaktualizują się natychmiast. Odznacz, aby cofnąć.

Edytowanie i usuwanie płatności

Kliknij ikonę ołówka po prawej stronie płatności, aby ją zmienić, albo ikonę kosza, aby ją usunąć (potwierdź w oknie dialogowym).

E-maile z przypomnieniami

Fotify wysyła e-maile do organizatora i do każdego współpracownika, który przyjął zaproszenie:

tydzień przed terminem niezapłaconej płatności oraz
dzień przed terminem.

Każda płatność jest przypominana maksymalnie dwa razy. Oznaczenie płatności jako zapłaconej albo zmiana jej terminu resetuje przypomnienia. E-mail zawiera listę wszystkich płatności i zadań, których termin nadchodzi, z linkiem z powrotem do centrum planowania. Karta Najbliższe płatności w Przeglądzie pokazuje tę samą listę; kliknij na niej Otwórz budżet, aby przejść do zakładki Budżet.

Krok 4: Trzymaj dostawców w jednym miejscu

Kliknij zakładkę Dostawcy. To Twój katalog wszystkich, z którymi pracujesz.

Dodawanie dostawcy

Kliknij Dodaj dostawcę w prawym górnym rogu. Otworzy się panel Dodaj dostawcę.
Wpisz Nazwa dostawcy (wymagane) oraz Kategoria (catering, fotografia, kwiaty...).
Wybierz Status:
- Zapytanie — odezwałeś się do nich.
- Wycena — masz cenę.
- Zarezerwowany — umowa jest podpisana.
- Opłacony — wszystko rozliczone.
Uzupełnij Osoba kontaktowa, Telefon, E-mail i Strona internetowa, jeśli je masz.
Ustaw Przyjazd w dniu wydarzenia na datę i godzinę, o której dostawca ma być na miejscu, w czasie lokalnym miejsca wydarzenia. Drukujemy je w harmonogramie dnia.
Dodaj Notatki i kliknij Zapisz.

Edytowanie, filtrowanie i usuwanie dostawcy

Kliknij ikonę ołówka na karcie dostawcy, aby go edytować, a potem Zapisz.
Użyj listy Filtruj według statusu u góry (Wszystkie statusy, Zapytanie, Wycena, Zarezerwowany, Opłacony), aby zawęzić listę.
Kliknij ikonę kosza na karcie dostawcy i potwierdź, aby go usunąć. Powiązane z nim pozycje budżetu i dokumenty pozostają; tracą jedynie powiązanie.

Dostawców można wiązać z pozycjami budżetu, opcjami decyzji i dokumentami, więc z każdej pozycji budżetu widać, kto ją realizuje.

Harmonogram dnia PDF

Kliknij Harmonogram dnia PDF u góry zakładki Dostawcy, aby pobrać jeden dokument z planem wydarzenia z Twojego zaproszenia oraz godzinami przyjazdu i danymi kontaktowymi wszystkich dostawców — gotowy do wysłania do miejsca wydarzenia i do dostawców. Przycisk jest nieaktywny, dopóki nie masz przynajmniej jednego dostawcy.

Krok 5: Decydujcie razem na tablicy decyzji

Kliknij zakładkę Decyzje. Służy do wyborów, których dokonujecie wspólnie: która sala, zespół czy DJ, bufet czy dania serwowane.

Tworzenie decyzji

Kliknij Nowa decyzja w prawym górnym rogu. Otworzy się panel Nowa decyzja.
Wpisz Pytanie (na przykład „Którą salę powinniśmy zarezerwować?”) i opcjonalnie trochę treści w polu Kontekst.
Uzupełnij Opcja 1, Opcja 2 i kolejne: każda opcja ma tytuł, Cena, Plusy, Minusy, Link i Dostawca. Kliknij Dodaj opcję, aby dodać kolejne (maksymalnie 10).
Kliknij Zapisz. Decyzja pojawi się na liście ze statusem Otwarta.

Głosowanie i dyskusja

Kliknij kartę decyzji, aby ją otworzyć.
Kliknij Głosuj pod opcją, którą wolisz. Możesz zagłosować na jedną opcję w decyzji; kliknij Cofnij głos, aby go wycofać albo zagłosować na inną opcję. Karta pokazuje, ile głosów ma każda opcja, oraz Twój głos przy Twojej.
Przewiń do sekcji Dyskusja na dole, wpisz treść w polu Dodaj komentarz i kliknij Opublikuj. Autor komentarza i organizator mogą go usunąć ikoną kosza.
Kliknij Dodaj opcję wewnątrz decyzji, aby dodać opcje później, albo ikonę kosza obok opcji, aby ją usunąć.

Wybór zwycięzcy

Otwórz decyzję i kliknij Wybierz pod zwycięską opcją. Otworzy się potwierdzenie Wybierz „...”.
W polu Dodaj do budżetu jako wybierz kategorię budżetu, aby utworzyć pozycję budżetu z ceną z umowy równą cenie opcji, powiązaną z jej dostawcą. Dostawca zostaje przy tym oznaczony jako Zarezerwowany. Wybierz Nie dodawaj pozycji budżetu, jeśli chcesz tylko zapisać wybór.
Kliknij Potwierdź wybór. Decyzja przechodzi do grupy Zdecydowane i pokazuje Wybrano: ....

Jeśli zmienisz zdanie, otwórz decyzję i kliknij Otwórz ponownie. Utworzona przez nią pozycja budżetu pozostaje; usuń ją z zakładki Budżet, jeśli nie jest już potrzebna. Aby usunąć całą decyzję, otwórz ją i kliknij ikonę kosza w nagłówku panelu.

Krok 6: Przechowuj umowy, wyceny i inspiracje

Kliknij zakładkę Dokumenty.

Przesyłanie dokumentu

Przeciągnij pliki na obszar Przeciągnij pliki tutaj albo kliknij, aby je przesłać, kliknij go, aby wybrać pliki, albo kliknij Prześlij w prawym górnym rogu.
Akceptowane pliki: PDF, obrazy, Word, Excel i tekst, do 25 MB każdy. Powiadomienie potwierdzi Przesłano dokumenty.
Każde wydarzenie ma limit miejsca na dokumenty planowania, zależny od jego planu; pasek u góry zakładki pokazuje, ile go wykorzystano.

Oznaczanie dokumentu

Kliknij ikonę ołówka na dokumencie. Otworzy się panel Edytuj dokument.
Zmień Nazwa pliku, jeśli chcesz.
Wybierz Typ: Umowa, Wycena, Faktura, Inspiracja albo Inne.
Powiąż dokument z polem Dostawca i Pozycja budżetu, aby podpisana umowa leżała przy pozycji, do której należy.
Kliknij Zapisz.

Pobieranie, filtrowanie i usuwanie

Kliknij Pobierz przy dokumencie, aby otworzyć krótko ważny link do oryginalnego pliku. Pliki są prywatne, widoczne tylko dla organizatorów.
Użyj listy Filtruj według typu u góry, aby pokazać tylko umowy, wyceny, faktury, inspiracje albo pozostałe pliki.
Kliknij ikonę kosza i potwierdź, aby usunąć dokument.

Dokumenty są usuwane razem z pozostałymi plikami wydarzenia, gdy kończy się okres dostępu do galerii.

Krok 7: Pracuj z listą zadań

Kliknij zakładkę Lista zadań. Zadania są pogrupowane na Po terminie, W tym tygodniu, Później i Bez terminu, a u góry jest pasek postępu, na którym widnieje na przykład Gotowe: 3 z 12.

Ukończenie zadania

Zaznacz pole wyboru przed zadaniem. Ukończone zadania znikają z listy; zaznacz Pokaż ukończone u góry, aby zobaczyć je w grupie Ukończone, i odznacz zadanie, aby je otworzyć ponownie.

Dodawanie zadania

Kliknij Dodaj zadanie w prawym górnym rogu. Otworzy się panel Dodaj zadanie.
Wpisz tytuł w polu Zadanie.
Wybierz Termin (opcjonalnie) i dodaj Notatki.
W polu Przypisane do wybierz organizatora albo dowolnego współpracownika, który przyjął zaproszenie, albo zostaw Nieprzypisane.
Kliknij Zapisz.

Kliknij ikonę ołówka przy zadaniu, aby je edytować, albo ikonę kosza, aby je usunąć.

Dodawanie zadań z szablonu

Na liście u góry zakładki Lista zadań wybierz szablon: Wesele, Impreza / urodziny, Firma / konferencja albo Inne wydarzenie.
Kliknij Dodaj zadania z szablonu. Dodajemy tylko te zadania, których jeszcze nie masz, a powiadomienie mówi, ile ich było.

Zadania z szablonu mają terminy odliczane wstecz od dnia wydarzenia: szablon wesela umieszcza na przykład „Zarezerwuj salę” 11 miesięcy wcześniej, a „Potwierdź godziny przyjazdu ze wszystkimi dostawcami” 3 dni przed.

Wszyscy organizatorzy dostają e-mail dzień przed terminem zadania.

Eksporty

W prawym górnym rogu zakładki Budżet:

Kliknij CSV, aby pobrać wszystkie pozycje budżetu z kategorią, dostawcą, płatnikiem oraz kwotami szacowaną, z umowy, prognozowaną, zapłaconą i pozostałą.
Kliknij Płatności CSV, aby pobrać wszystkie zaplanowane i zapłacone płatności z terminem i statusem.
Kliknij PDF, aby pobrać podsumowanie budżetu do druku, pogrupowane według kategorii.

U góry zakładki Dostawcy kliknij Harmonogram dnia PDF, aby pobrać opisany wyżej harmonogram dnia wydarzenia.

Korzystanie z centrum planowania przez asystenta AI

Jeśli podłączyłeś asystenta AI, takiego jak Claude albo ChatGPT, do Fotify, może on zrobić za Ciebie większość powyższych rzeczy:

skonfigurować centrum planowania z szablonu oraz zmienić jego walutę, oczekiwaną liczbę gości, cel budżetowy i płatników;
odczytać przegląd budżetu i cały budżet;
dodawać, aktualizować i usuwać pozycje budżetu oraz dodawać i aktualizować płatności (w tym oznaczać je jako zapłacone);
wyświetlać, dodawać i aktualizować dostawców;
wyświetlać decyzje, tworzyć nowe wraz z opcjami i wybierać zwycięzcę (z pozycją budżetu albo bez niej);
wyświetlać, dodawać i aktualizować zadania z listy zadań (w tym je kończyć).

Poproś go na przykład: „dodaj zaliczkę 2 000 zł z terminem 1 października do pozycji z salą”, „które płatności mam w tym miesiącu?” albo „przełącz budżet na euro”. Przesyłanie dokumentów i głosowanie w decyzjach odbywa się w panelu.

Najczęściej zadawane pytania

P: Które plany obejmują centrum planowania? O: Jest dostępne od planu Professional wzwyż oraz w każdym wydarzeniu utworzonym w ramach subskrypcji wydarzeń. W pozostałych planach możesz otworzyć centrum i przejrzeć je na przykładowych danych, a karta z ofertą prowadzi do planu, który je odblokowuje.

P: Czy mój partner też może edytować budżet? O: Tak. Zaproś go jako współpracownika wydarzenia. Współpracownicy, którzy przyjęli zaproszenie, mają w centrum planowania taki sam dostęp jak Ty i dostają e-maile z przypomnieniami.

P: Czy mogę zmienić walutę po skonfigurowaniu centrum? O: Tak. Na zakładce Budżet kliknij Ustawienia, zastąp 3-literowy kod w polu Waluta i kliknij Zapisz. Działa każdy kod waluty ISO (EUR, GBP, PLN, CZK, ILS...). Istniejące kwoty zachowują swoje liczby i są jedynie opisane nową walutą, więc jeśli to możliwe, zmień ją przed wpisaniem wycen.

P: Dlaczego prognozowana suma zmieniła się sama? O: Pozycje liczone na gościa są mnożone przez potwierdzoną liczbę gości. Gdy więcej gości zaakceptuje zaproszenie, catering i inne koszty na gościa odpowiednio rosną. Karta Liczba gości w Przeglądzie pokazuje, czy liczba pochodzi z RSVP, czy z oczekiwanej liczby gości.

P: Kiedy wysyłane są e-maile z przypomnieniami? O: Tydzień i dzień przed terminem niezapłaconej płatności oraz dzień przed terminem zadania. Przypomnienia trafiają do organizatora i do każdego współpracownika, który przyjął zaproszenie, w jego własnym języku.

P: Czy goście cokolwiek z tego widzą? O: Nie. Centrum planowania jest widoczne wyłącznie dla organizatorów wydarzenia.

P: Co dzieje się z dokumentami po zakończeniu wydarzenia? O: Są usuwane razem ze zdjęciami wydarzenia, gdy kończy się okres dostępu do galerii w Twoim planie. Wcześniej pobierz wszystko, co chcesz zachować.

P: Czy mogę wyeksportować budżet do arkusza kalkulacyjnego? O: Tak. Na zakładce Budżet kliknij CSV, aby pobrać wszystkie pozycje, albo Płatności CSV, aby pobrać wszystkie płatności, a także PDF, aby dostać podsumowanie do druku.

P: Dlaczego przycisk Harmonogram dnia PDF jest nieaktywny? O: Potrzebuje przynajmniej jednego dostawcy. Dodaj pierwszego dostawcę na zakładce Dostawcy, a przycisk stanie się dostępny.