Jak zarządzać listą gości

Karta Guests na Twoim panelu RSVP to miejsce, w którym dodajesz, zarządzasz i śledzisz wszystkich uczestników wydarzenia. Niezależnie od tego, czy dodajesz gości pojedynczo, czy importujesz setki pozycji z arkusza kalkulacyjnego, Fotify ułatwia utrzymanie porządku na liście gości.

Uzyskiwanie dostępu do listy gości

1. Przejdź do panelu wydarzenia na stronie dashboard.fotify.app
2. Wybierz wydarzenie i kliknij "RSVP" na pasku bocznym
3. Kliknij kartę "Guests"

Jeśli nie utworzono jeszcze zaproszenia RSVP, najpierw zapoznaj się z artykułem How to Create Your RSVP Invitation.

Zobaczysz pełną listę gości wraz ze statusami odpowiedzi i przyciskami akcji.

Zrozumienie listy gości

Filtry statusu

Filtruj gości według statusu odpowiedzi, używając kart u góry:

Filtr	Opis
All	Wszyscy goście na Twojej liście
Accepted	Goście, którzy potwierdzili udział
Declined	Goście, którzy nie mogą uczestniczyć
Not Answered	Goście, którzy jeszcze nie odpowiedzieli
Attended	Goście, którzy zostali odprawieni na wydarzeniu (gdy włączona jest obecność przez QR)

Kolumny informacji o gościu

Tabela wyświetla kluczowe informacje o każdym gościu:

• Name - Imię i nazwisko gościa
• Email - Adres e-mail (jeśli podano)
• Cellphone - Numer telefonu do SMS/WhatsApp
• Guests - Liczba osób w ich grupie (w tym osoby towarzyszące)
• Confirmed - Ile osób potwierdziło udział
• Status - Odpowiedź RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
• Actions - Przyciski szybkich akcji

Sortowanie i wyszukiwanie

• Search - Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć gości po imieniu lub adresie e-mail
• Sort - Kliknij nagłówek dowolnej kolumny, aby posortować listę (np. według imienia, statusu)

Dodawanie gości pojedynczo

Aby dodać jednego gościa:

1. Kliknij przycisk "Add Guest"
2. Uzupełnij dane gościa:
   • Name - Imię gościa (wymagane)
   • Last Name - Nazwisko gościa
   • Email - Adres e-mail do zaproszeń cyfrowych
   • Cellphone - Numer telefonu w formacie międzynarodowym z + (np. +14155551234)
   • Number of Guests - Ile osób w ich grupie (domyślnie: 1)
   • SMS Language - Nadpisz domyślny język wiadomości SMS dla tego gościa
3. Kliknij "Add Guest"

Format numeru telefonu

Aby funkcje SMS i WhatsApp działały, numery telefonów muszą być w międzynarodowym formacie E.164:

• Zacznij od +, a następnie podaj numer kierunkowy kraju
• Bez spacji, myślników ani nawiasów
• Przykłady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Hiszpania), +4915112345678 (Niemcy)

Importowanie wielu gości (przesyłanie CSV)

W przypadku dużych list gości zaimportuj je wszystkie jednocześnie za pomocą pliku CSV.

Jak zaimportować

1. Kliknij "Upload Guest List"
2. Przygotuj plik CSV w wymaganym formacie (patrz niżej)
3. Przeciągnij i upuść plik lub kliknij, aby go wybrać
4. Kliknij "Upload Guest List"

Format CSV

Twój plik CSV musi zawierać te kolumny:

Column	Required	Description
Name	Yes	Imię gościa
LastName	No	Nazwisko gościa (może być puste)
Email	No	Adres e-mail (może być pusty)
Phone	No	Telefon w formacie E.164 z + i numerem kierunkowym kraju
Guests	No	Liczba gości w grupie (domyślnie: 1)
SmsLocale	No	Kod języka dla SMS (en, es, fr, de, it, pt, itd.)

Przykładowy plik CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

Wskazówki dotyczące importu CSV

• Kliknij "Download Example", aby pobrać plik szablonu
• E-mail i telefon są opcjonalne — pozostaw puste, jeśli nie są dostępne
• Obsługiwane języki SMS: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
• Jeśli pole SmsLocale jest puste, gość otrzyma SMS w domyślnym języku wydarzenia

Przyciski akcji dla gości

Każdy wiersz gościa zawiera przyciski akcji do szybkiego zarządzania:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modyfikuj dane gościa (imię, e-mail, telefon, liczba gości, status)
Eye	View	Zobacz wszystkie informacje o gościu bez wprowadzania zmian
Copy	Copy Message	Skopiuj spersonalizowane zaproszenie z imieniem gościa i unikalnym linkiem RSVP
Envelope	Email	Otwórz klienta poczty e-mail z wstępnie uzupełnionym zaproszeniem (jeśli podano e-mail)
WhatsApp	WhatsApp	Otwórz WhatsApp Web z wstępnie uzupełnioną wiadomością (jeśli podano telefon)
Trash	Delete	Usuń gościa z listy (wymaga potwierdzenia)

Widok mobilny

Na urządzeniach mobilnych przyciski akcji są dostępne w menu (trzy kropki) w prawym dolnym rogu każdej karty gościa.

Wysyłanie zaproszeń do gości

Po dodaniu gości musisz wysłać im spersonalizowane linki RSVP.

Opcja 1: Kopiuj i wklej

1. Kliknij ikonę Copy przy wybranym gościu
2. Spersonalizowana wiadomość (z imieniem i unikalnym linkiem) zostanie skopiowana
3. Wklej ją do e-maila, SMS-a lub aplikacji komunikacyjnej według własnego wyboru

Opcja 2: Bezpośrednio przez WhatsApp

1. Kliknij ikonę WhatsApp (widoczną tylko dla gości z numerem telefonu)
2. Otworzy się WhatsApp Web z wstępnie uzupełnioną wiadomością zaproszenia
3. Wyślij wiadomość bezpośrednio

Śledzenie WhatsApp

• Goście, do których wysłano wiadomość przez WhatsApp, będą mieć subtelne zielone tło
• Pomaga to śledzić, kto otrzymał zaproszenie
• Użyj "Reset All Sent", aby wyczyścić historię śledzenia i zacząć od nowa

Eksportowanie listy gości

Pobierz pełną listę gości jako plik CSV:

1. Kliknij "Download CSV" w prawym górnym rogu
2. Plik zawiera wszystkie informacje o gościach oraz ich odpowiedzi
3. Otwórz go w Excelu, Google Sheets lub dowolnej aplikacji arkusza kalkulacyjnego

Jest to przydatne do:

• Tworzenia planów usadzenia
• Udostępniania listy usługodawcom (catering, miejsce wydarzenia)
• Tworzenia kopii zapasowej danych gości
• Analizowania wskaźników odpowiedzi

Zarządzanie odpowiedziami gości

Edytowanie odpowiedzi

Jeśli gość skontaktuje się z Tobą, aby zmienić swoje RSVP:

1. Kliknij ikonę Edit (ołówek) przy tym gościu
2. Zaktualizuj status (Accepted, Declined)
3. W razie potrzeby dostosuj liczbę potwierdzonych gości
4. Zapisz zmiany

Wyświetlanie szczegółów odpowiedzi

Kliknij ikonę View (oko), aby zobaczyć:

• Pełne informacje o gościu
• Jego odpowiedź RSVP
• Wszelkie przesłane komentarze
• Odpowiedzi w polach niestandardowych

Usuwanie gości

Aby usunąć gościa:

1. Kliknij ikonę Delete (kosz)
2. Potwierdź usunięcie

Aby usunąć wielu gości:

• Zaznacz gości za pomocą pól wyboru
• Kliknij "Delete all (X)", aby usunąć wybranych gości

Wskazówki dotyczące zarządzania listą gości

Przed wydarzeniem

• Dodaj wszystkich gości przed wysłaniem zaproszeń
• Dokładnie sprawdź, czy numery telefonów są w formacie międzynarodowym
• Korzystaj z importu CSV przy dużych listach, aby oszczędzić czas
• Ustaw odpowiedni język SMS dla gości z zagranicy

Śledzenie odpowiedzi

• Regularnie sprawdzaj filtr Not Answered, aby wysyłać przypomnienia
• Korzystaj ze śledzenia WhatsApp, aby widzieć, kto otrzymał zaproszenia
• Okresowo eksportuj listę, aby monitorować postępy

Wysyłanie przypomnień

• Dla gości, którzy jeszcze nie odpowiedzieli, użyj przycisków Copy lub WhatsApp, aby wysłać przypomnienia
• Rozważ użycie SMS feature do masowych przypomnień

Najczęściej zadawane pytania

P: Czy istnieje limit liczby gości, których mogę dodać? O: Limity gości zależą od Twojego planu Fotify. Sprawdź szczegóły planu, aby poznać konkretne ograniczenia.

P: Czy mogę dodawać gości po wysłaniu zaproszeń? O: Tak! Możesz dodawać nowych gości w dowolnym momencie. Pamiętaj tylko, aby wysłać im link do zaproszenia.

P: Co się stanie, jeśli usunę gościa, który już odpowiedział? O: Jego odpowiedź zostanie trwale usunięta. Jeśli spróbuje użyć starego linku RSVP, nie będzie on już działał.

P: Czy mogę ręcznie zmienić status RSVP gościa? O: Tak, użyj przycisku Edit, aby ręcznie zaktualizować status dowolnego gościa — na przykład gdy potwierdza telefonicznie zamiast korzystać z formularza online.

P: Dlaczego nie widzę przycisku WhatsApp dla niektórych gości? O: Przycisk WhatsApp pojawia się tylko dla gości, którzy mają zapisany numer telefonu. Dodaj numer telefonu, aby włączyć tę funkcję.

P: Jaka jest różnica między kolumnami "Guests" i "Confirmed"? O: "Guests" to liczba osób, które zaprosiłeś w ramach danej grupy. "Confirmed" to liczba osób, które gość zadeklarował jako faktycznie uczestniczące w odpowiedzi.

P: Czy mogę importować gości z Kontaktów Google lub innej aplikacji? O: Wyeksportuj kontakty do pliku CSV z aplikacji kontaktów, a następnie dostosuj format do wymagań CSV Fotify i zaimportuj.

P: Skąd mam wiedzieć, którym gościom wysłałem już zaproszenia? O: Goście, do których wysłano wiadomość przez WhatsApp, mają zielone tło. W przypadku innych metod rozważ użycie pola SMS Language lub systemu notatek do śledzenia.

P: Czy goście mogą potwierdzić RSVP bez wcześniejszego dodania do listy? O: Nie, goście muszą zostać dodani do Twojej listy, aby otrzymać unikalny link RSVP. Każdy link jest spersonalizowany, aby dokładnie śledzić odpowiedzi.

P: Co się stanie, jeśli prześlę CSV z zduplikowanymi gośćmi? O: System poinformuje Cię o duplikatach. Możesz zdecydować, czy je pominąć, czy zaktualizować istniejące wpisy.