Misafir Listenizi Nasıl Yönetirsiniz
RSVP panonuzdaki Misafirler sekmesi, etkinliğinize katılan tüm kişileri eklediğiniz, yönettiğiniz ve takip ettiğiniz yerdir. İster misafirleri tek tek ekliyor olun ister bir e-tablo üzerinden yüzlercesini içe aktarıyor olun, Fotify misafir listenizi düzenli tutmayı kolaylaştırır.
Misafir Listesine Erişme
- dashboard.fotify.app adresinden etkinlik panonuza gidin
- Etkinliğinizi seçin ve kenar çubuğunda "RSVP" seçeneğine tıklayın
- "Misafirler" sekmesine tıklayın
Henüz bir RSVP davetiyesi oluşturmadıysanız önce RSVP Davetiyenizi Nasıl Oluşturursunuz içeriğine göz atın.
Yanıt durumları ve işlem düğmeleriyle birlikte eksiksiz misafir listenizi göreceksiniz.
Misafir Listesini Anlama
Durum Filtreleri
Üst kısımdaki sekmeleri kullanarak misafirlerinizi yanıt durumuna göre filtreleyin:
| Filtre | Açıklama |
|---|---|
| Tümü | Listenizdeki her misafir |
| Kabul Edildi | Katılacağını onaylayan misafirler |
| Reddedildi | Katılamayan misafirler |
| Yanıtlanmadı | Henüz yanıt vermemiş misafirler |
| Katıldı | Etkinlikte giriş (check-in) yapan misafirler (QR katılım etkinleştirildiğinde) |
Misafir Bilgisi Sütunları
Tablo, her misafir için temel bilgileri gösterir:
- Ad - Misafirin tam adı
- E-posta - E-posta adresi (varsa)
- Cep telefonu - SMS/WhatsApp için telefon numarası
- Misafir - Grubundaki kişi sayısı (artı-birler dahil)
- Onaylandı - Katılacağını onayladığı kişi sayısı
- Durum - RSVP yanıtı (Kabul Edildi, Reddedildi, Yanıtlanmadı)
- İşlemler - Hızlı işlem düğmeleri
Sıralama ve Arama
- Arama - Ad veya e-postaya göre misafir bulmak için arama çubuğunu kullanın
- Sıralama - Listeyi sıralamak için herhangi bir sütun başlığına tıklayın (ör. ada, duruma göre)
Misafirleri Tek Tek Ekleme
Tek bir misafir eklemek için:
- "Misafir Ekle" düğmesine tıklayın
- Misafir bilgilerini doldurun:
- Ad - Misafirin adı (zorunlu)
- Soyad - Misafirin soyadı
- E-posta - Dijital davetiyeler için e-posta adresi
- Cep telefonu - + ile uluslararası formatta telefon numarası (ör. +14155551234)
- Misafir Sayısı - Grubundaki kişi sayısı (varsayılan: 1)
- SMS Dili - Bu misafirin SMS mesajları için varsayılan dili geçersiz kılın
- "Misafir Ekle" düğmesine tıklayın
Telefon Numarası Formatı
SMS ve WhatsApp özelliklerinin çalışması için telefon numaraları uluslararası E.164 formatında olmalıdır:
- Ülke kodu ile birlikte + ile başlamalıdır
- Boşluk, tire veya parantez olmamalıdır
- Örnekler: +14155551234 (ABD), +34612345678 (İspanya), +4915112345678 (Almanya)
Birden Fazla Misafiri İçe Aktarma (CSV Yükleme)
Büyük misafir listeleri için hepsini tek seferde bir CSV dosyasıyla içe aktarın.
İçe Aktarma Nasıl Yapılır
- "Misafir Listesi Yükle" düğmesine tıklayın
- CSV dosyanızı gerekli formatta hazırlayın (aşağıya bakın)
- Dosyanızı sürükleyip bırakın veya seçmek için tıklayın
- "Misafir Listesi Yükle" düğmesine tıklayın
CSV Formatı
CSV dosyanız şu sütunları içermelidir:
| Sütun | Zorunlu | Açıklama |
|---|---|---|
| Name | Evet | Misafirin adı |
| LastName | Hayır | Misafirin soyadı (boş olabilir) |
| Hayır | E-posta adresi (boş olabilir) | |
| Phone | Hayır | + ve ülke kodu ile E.164 formatında telefon |
| Guests | Hayır | Gruptaki misafir sayısı (varsayılan: 1) |
| SmsLocale | Hayır | SMS için dil kodu (en, es, fr, de, it, pt, vb.) |
Örnek CSV
Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar
CSV İçe Aktarma İpuçları
- Şablon dosyası almak için "Örnek İndir" seçeneğine tıklayın
- E-posta ve telefon isteğe bağlıdır - yoksa boş bırakın
- Desteklenen SMS dilleri: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
- SmsLocale boşsa, misafir SMS’i etkinliğinizin varsayılan dilinde alır
Misafir İşlem Düğmeleri
Her misafir satırında hızlı yönetim için işlem düğmeleri bulunur:
| Simge | İşlem | Açıklama |
|---|---|---|
| Kalem | Düzenle | Misafir bilgilerini değiştirin (ad, e-posta, telefon, misafir sayısı, durum) |
| Göz | Görüntüle | Değişiklik yapmadan tüm misafir bilgilerini görün |
| Kopyala | Mesajı Kopyala | Misafirin adı ve benzersiz RSVP bağlantısı ile kişiselleştirilmiş davetiyeyi kopyalayın |
| Zarf | E-posta | Önceden doldurulmuş davetiye ile e-posta istemcisini açın (e-posta varsa) |
| Önceden doldurulmuş mesajla WhatsApp Web’i açın (telefon varsa) | ||
| Çöp Kutusu | Sil | Misafiri listeden kaldırın (onay gerektirir) |
Mobil Görünüm
Mobil cihazlarda işlem düğmelerine, her misafir kartının sağ alt kısmındaki menü (üç nokta) üzerinden erişebilirsiniz.
Misafirlere Davetiye Gönderme
Misafirleri ekledikten sonra, onlara kişiselleştirilmiş RSVP bağlantılarını göndermeniz gerekir.
Seçenek 1: Kopyalayıp Yapıştırma
- Bir misafir için Kopyala simgesine tıklayın
- Kişiselleştirilmiş mesaj (adı ve benzersiz bağlantısı ile) kopyalanır
- Seçtiğiniz e-posta, SMS veya mesajlaşma uygulamasına yapıştırın
Seçenek 2: WhatsApp ile Doğrudan
- WhatsApp simgesine tıklayın (yalnızca telefon numarası olan misafirlerde görünür)
- WhatsApp Web, önceden doldurulmuş davetiye mesajıyla açılır
- Mesajı doğrudan gönderin
WhatsApp Takibi
- WhatsApp üzerinden mesaj gönderdiğiniz misafirlerde hafif yeşil bir arka plan görünür
- Bu, davetiyeyi kimin aldığını takip etmenize yardımcı olur
- Bu takip geçmişini temizlemek ve yeniden başlamak için "Gönderilenlerin Tümünü Sıfırla" seçeneğini kullanın
Misafir Listenizi Dışa Aktarma
Eksiksiz misafir listenizi CSV dosyası olarak indirin:
- Sağ üstteki "CSV İndir" düğmesine tıklayın
- Dosya, tüm misafir bilgilerini ve yanıtlarını içerir
- Excel, Google Sheets veya herhangi bir e-tablo uygulamasında açın
Şunlar için faydalıdır:
- Oturma düzeni planları oluşturma
- Listeyi tedarikçilerle paylaşma (catering, mekan)
- Misafir verilerinizi yedekleme
- Yanıt oranlarını analiz etme
Misafir Yanıtlarını Yönetme
Bir Yanıtı Düzenleme
Bir misafir RSVP’sini değiştirmek için sizinle iletişime geçerse:
- O misafir için Düzenle (kalem) simgesine tıklayın
- Durumunu güncelleyin (Kabul Edildi, Reddedildi)
- Gerekirse onaylanan misafir sayısını ayarlayın
- Değişiklikleri kaydedin
Yanıt Ayrıntılarını Görüntüleme
Şunları görmek için Görüntüle (göz) simgesine tıklayın:
- Tüm misafir bilgileri
- RSVP yanıtı
- Gönderdikleri yorumlar
- Özel alan yanıtları
Misafirleri Silme
Bir misafiri kaldırmak için:
- Sil (çöp kutusu) simgesine tıklayın
- Silme işlemini onaylayın
Birden fazla misafiri silmek için:
- Onay kutularını kullanarak misafirleri seçin
- Seçili misafirleri kaldırmak için "Tümünü sil (X)" seçeneğine tıklayın
Misafir Listesi Yönetimi için İpuçları
Etkinliğinizden Önce
- Davetiyeleri göndermeden önce tüm misafirleri ekleyin
- Telefon numaralarının uluslararası formatta olduğunu tekrar kontrol edin
- Zaman kazanmak için büyük listelerde CSV içe aktarmayı kullanın
- Uluslararası misafirler için uygun SMS dilini ayarlayın
Yanıtları Takip Etme
- Takip etmek için Yanıtlanmadı filtresini düzenli olarak kontrol edin
- Davetiyeyi kimin aldığını görmek için WhatsApp takibini kullanın
- İlerlemeyi takip etmek için listeyi periyodik olarak dışa aktarın
Hatırlatma Gönderme
- Yanıt vermeyen misafirler için, hatırlatma göndermek üzere Kopyala veya WhatsApp düğmelerini kullanın
- Toplu hatırlatmalar için SMS özelliğini kullanmayı değerlendirin
Sık Sorulan Sorular
S: Ekleyebileceğim misafir sayısında bir sınır var mı? C: Misafir sınırları Fotify planınıza bağlıdır. Belirli limitler için plan detaylarınızı kontrol edin.
S: Davetiyeleri gönderdikten sonra misafir ekleyebilir miyim? C: Evet! İstediğiniz zaman yeni misafir ekleyebilirsiniz. Sadece davetiye bağlantısını onlara göndermeyi unutmayın.
S: Daha önce yanıt vermiş bir misafiri silersem ne olur? C: Yanıtı kalıcı olarak silinir. Eski RSVP bağlantısını kullanmaya çalışırsa artık çalışmaz.
S: Bir misafirin RSVP durumunu manuel olarak değiştirebilir miyim? C: Evet, çevrimiçi formu kullanmak yerine telefonla onay verdiklerinde olduğu gibi, herhangi bir misafirin durumunu manuel olarak güncellemek için Düzenle düğmesini kullanın.
S: Bazı misafirlerde WhatsApp düğmesini neden göremiyorum? C: WhatsApp düğmesi yalnızca telefon numarası kaydedilmiş misafirlerde görünür. Bu özelliği etkinleştirmek için telefon numarasını ekleyin.
S: "Misafir" ve "Onaylandı" sütunları arasındaki fark nedir? C: "Misafir", o grupta kaç kişiyi davet ettiğinizi belirtir. "Onaylandı" ise misafirin yanıt verirken gerçekte kaç kişinin katılacağını söylediğidir.
S: Google Kişiler’den veya başka bir uygulamadan misafir içe aktarabilir miyim? C: Kişilerinizi kişi uygulamanızdan CSV olarak dışa aktarın, ardından Fotify’ın CSV gereksinimlerine uygun olacak şekilde biçimlendirip içe aktarın.
S: Hangi misafirlere davetiye gönderdiğimi nasıl anlarım? C: WhatsApp ile iletişime geçilen misafirler yeşil arka planla görünür. Diğer yöntemler için, takip amacıyla SMS Dili veya bir not sistemi kullanmayı değerlendirin.
S: Misafirler, önce listeye eklenmeden RSVP yapabilir mi? C: Hayır, misafirlerin benzersiz RSVP bağlantısını alabilmesi için önce listenize eklenmesi gerekir. Her bağlantı, yanıtları doğru şekilde takip etmek için kişiselleştirilmiştir.
S: Yinelenen misafirler içeren bir CSV yüklersem ne olur? C: Sistem yinelenen kayıtlar konusunda sizi bilgilendirir. Bu kayıtları atlamayı veya mevcut kayıtları güncellemeyi seçebilirsiniz.
Bu makale yardımcı oldu mu?