كيفية إنشاء دعوة رقمية بنظام تأكيد الحضور (RSVP)
يتيح لك نظام Fotify الرقمي لتأكيد الحضور (RSVP) إنشاء دعوات جميلة وتتبع ردود الضيوف في مكان واحد. لا مزيد من الدعوات الورقية أو التتبع اليدوي — يمكن للضيوف الرد فورًا من أي جهاز.
يرشدك هذا الدليل خلال إنشاء أول دعوة RSVP لك.
قبل أن تبدأ
ستحتاج إلى:
- حدث موجود بالفعل على Fotify (اطّلع على كيفية إنشاء أول حدث لك إذا لم تنشئ واحدًا بعد)
- تاريخ ووقت الحدث
- موقع/مكان الحدث
- موعد نهائي لاستلام الردود
الخطوة 1: الوصول إلى قسم RSVP
- انتقل إلى لوحة تحكم الحدث لديك على dashboard.fotify.app
- اختر حدثك من القائمة
- انقر "RSVP" في الشريط الجانبي الأيسر
إذا لم تقم بإعداد RSVP بعد، فسترى رسالة: "RSVP Not Set Up" مع تعليمات لإنشاء دعوتك.
الخطوة 2: تعيين تاريخ الحدث
يُعد تاريخ الحدث مطلوبًا لإنشاء دعوتك. قم بتعبئة:
- Day - اختر يوم الشهر
- Month - اختر الشهر
- Year - اختر السنة
- Event Time - حدِّد وقت بدء الحدث
سيتم عرض هذا التاريخ والوقت بشكل بارز على دعوتك الرقمية حتى يعرف الضيوف بالضبط متى يجب عليهم الوصول.
الخطوة 3: تعيين موقع الحدث
أدخل المكان الذي سيُقام فيه الحدث. يمكن أن يكون هذا:
- اسم المكان (مثال: "The Grand Ballroom")
- عنوانًا كاملًا (مثال: "123 Main Street, New York, NY")
- معلمًا معروفًا (مثال: "Central Park, New York")
يظهر الموقع على دعوتك الرقمية ويساعد الضيوف على معرفة أين يتوجهون. يمكنك إضافة إرشادات أكثر تفصيلًا لاحقًا عند تخصيص دعوتك.
الخطوة 4: تحديد الموعد النهائي لتأكيد الحضور (RSVP)
اختر التاريخ الذي يجب على الضيوف الرد بحلوله:
- Day - اختر يوم الموعد النهائي
- Month - اختر شهر الموعد النهائي
- Year - اختر سنة الموعد النهائي
نصائح لاختيار الموعد النهائي:
- اجعله قبل الحدث بـ 1–2 أسبوع على الأقل
- بالنسبة لحفلات الزفاف، يُعد 4–6 أسابيع قبل الموعد أمرًا شائعًا
- امنح نفسك وقتًا كافيًا لإنهاء ترتيبات الضيافة وتوزيع المقاعد وغيرها من التجهيزات
بعد انتهاء الموعد النهائي، يمكن للضيوف الاستمرار في عرض الدعوة لكن لن يتمكنوا من إرسال ردود جديدة.
الخطوة 5: إنشاء دعوتك
بمجرد تعبئة جميع الحقول المطلوبة:
- راجع تاريخ الحدث والموقع والموعد النهائي لتأكيد الحضور
- انقر زر "Create Invitation"
- أصبحت دعوتك الرقمية جاهزة الآن!
بعد الإنشاء، سيتم نقلك إلى لوحة تحكم RSVP.
لوحة تحكم RSVP الخاصة بك
بمجرد إنشاء دعوتك، ستظهر لك لوحة تحكم RSVP وبها كل ما تحتاجه لإدارة الردود:
علامات تبويب لوحة التحكم
- Event Details - عرض وتحرير تاريخ الحدث والموعد النهائي وحالة الدعوة
- Invitation - تخصيص تصميم الدعوة ومشاركتها مع الضيوف
- Guests - الاطّلاع على القائمة الكاملة للضيوف وردودهم
- SMS - إرسال تذكيرات عبر الرسائل النصية إلى الضيوف
إحصاءات الردود
بنظرة سريعة، سترى أربعة مؤشرات رئيسية:
- Confirmed Invitations - عدد الضيوف الذين أكدوا الحضور
- Declined Invitations - عدد الضيوف الذين لا يستطيعون الحضور
- Total Guests - إجمالي عدد الأشخاص المدعوين (بما في ذلك المرافقون)
- Total Confirmed Guests - العدد الفعلي للأشخاص الذين سيحضرون
إعدادات سريعة
من علامة تبويب Event Details، يمكنك بسرعة:
- Change the RSVP Deadline - تمديد أو تقصير فترة استقبال الردود
- Set Invitation Status - التبديل بين Active (قبول الردود) أو Paused
ما الخطوة التالية؟
بعد إنشاء دعوتك الأساسية، يمكنك:
- تخصيص دعوتك - إضافة صور وألوان وموسيقى وجدول فعاليات وقائمة هدايا والمزيد
- إضافة معلومات الضيوف - تضمين قواعد اللباس والإقامة والمواصلات والأسئلة الشائعة
- مشاركة الدعوة مع الضيوف - الإرسال عبر رابط أو بريد إلكتروني أو SMS أو رمز QR
- تتبع الردود - متابعة من سيحضر، ومن لا يستطيع الحضور، ومن لم يرد بعد
اطّلع على دليلنا الكامل كيفية تخصيص دعوة RSVP الخاصة بك لمعرفة جميع خيارات التخصيص.
الأسئلة الشائعة
س: هل يمكنني تعديل التاريخ أو الموقع أو الموعد النهائي بعد إنشاء الدعوة؟ ج: نعم! يمكنك تحديث هذه التفاصيل في أي وقت من إعدادات RSVP. وسيشاهد الضيوف الذين سبق لهم الرد المعلومات المُحدَّثة.
س: هل أحتاج إلى إعداد RSVP قبل استخدام مشاركة الصور؟ ج: لا، إن RSVP ومشاركة الصور ميزتان مستقلتان. يمكنك استخدام واحدة منهما أو الأخرى أو كليهما بحسب احتياجات الحدث.
س: ماذا يحدث إذا حاول ضيف تأكيد الحضور بعد انتهاء الموعد النهائي؟ ج: بعد الموعد النهائي، لا يزال بإمكان الضيوف عرض الدعوة، لكن نموذج الرد سيكون معطّلًا. ويمكنك تمديد الموعد النهائي إذا لزم الأمر.
س: هل يمكنني تعيين مواعيد نهائية مختلفة لتأكيد الحضور لمجموعات ضيوف مختلفة؟ ج: حاليًا، يوجد موعد نهائي واحد لتأكيد الحضور لكل حدث. في الأحداث المعقدة، فكّر في إنشاء أحداث منفصلة لمجموعات الضيوف المختلفة.
س: هل الدعوة الرقمية مناسبة للهواتف المحمولة؟ ج: نعم! تبدو الدعوة رائعة على الهواتف والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر. ويمكن للضيوف الرد من أي جهاز.
س: هل يحتاج الضيوف إلى إنشاء حساب لتأكيد الحضور؟ ج: لا يلزم إنشاء حساب. كل ما على الضيوف فعله هو إدخال اسمهم وردّهم — الأمر سريع وسهل.
س: هل يمكنني معرفة من شاهد الدعوة مقارنةً بمن قام بالرد؟ ج: تعرض لوحة تحكم RSVP إحصاءات الردود بما في ذلك إجمالي الردود، والحضور، وعدم الحضور، والردود المعلّقة.
س: ماذا لو لم أعرف الوقت الدقيق للحدث بعد؟ ج: يمكنك إدخال وقت تقريبي وتحديثه لاحقًا بعد تأكيده. ستعرض الدعوة تلقائيًا الوقت المُحدَّث.
س: هل يمكنني إنشاء دعوة دون موقع فعلي؟ ج: نعم، حقل الموقع مرن. بالنسبة للفعاليات الافتراضية، يمكنك إدخال "Online Event" أو "Virtual" وإضافة روابط الاجتماع لاحقًا ضمن تفاصيل الدعوة.
س: كيف أرسل الدعوة إلى ضيوفي؟ ج: بعد إنشاء الدعوة، ستحصل على رابط قابل للمشاركة. أرسله عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو ضمّنه كرمز QR على المواد المطبوعة.
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟