كيفية استخدام إدارة الطاولات لترتيبات الجلوس

تُعد إدارة الطاولات ميزة قوية تساعدك على تنظيم ترتيبات الجلوس لفعاليتك. يمكنك إنشاء طاولات بحدود للسعة، وتعيين الضيوف عبر السحب والإفلات، وتمكين الضيوف من رؤية تعيين طاولتهم مباشرةً في دعوتهم.

هذه الميزة متاحة حاليًا ضمن الإصدار التجريبي (Beta) ومتوفرة للفعاليات التي تم تفعيل دعوات RSVP لها.

تفعيل إدارة الطاولات

قبل أن تتمكن من إنشاء طاولات، تحتاج إلى تفعيل الميزة:

1. انتقل إلى لوحة تحكم فعاليتك على dashboard.fotify.app
2. اختر فعاليتك ثم انقر "RSVP" من الشريط الجانبي
3. انتقل إلى تبويب "Details"
4. ابحث عن "Table Management" ضمن قسم إعدادات الفعالية
5. قم بتبديلها إلى ON

بعد التفعيل، سيظهر تبويب جديد باسم "Tables" في تنقل RSVP.

إنشاء الطاولات

إضافة طاولة جديدة

1. انقر تبويب "Tables"
2. انقر "Create Table"
3. املأ تفاصيل الطاولة:
   • Table Number - رقم فريد للطاولة (مطلوب)
   • Alias - اسم ودي اختياري مثل "VIP" أو "Family" أو "Friends"
   • Capacity - الحد الأقصى لعدد المقاعد في هذه الطاولة
4. انقر "Create"

خصائص الطاولة

Property	Required	Description
Number	Yes	مُعرّف فريد (1، 2، 3، إلخ)
Alias	No	اسم ودي يظهر للضيوف
Capacity	Yes	الحد الأقصى للمقاعد المتاحة

تعديل الطاولات

لتعديل طاولة:

1. اعثر على بطاقة الطاولة في تبويب Tables
2. انقر أيقونة Edit (القلم)
3. حدّث التفاصيل
4. انقر "Save"

حذف الطاولات

1. انقر أيقونة Delete (سلة المهملات) على بطاقة الطاولة
2. أكّد الحذف

إذا كان هناك ضيوف مُعيّنون إلى الطاولة، فسيتم نقلهم إلى مجموعة غير المعيّنين.

تعيين الضيوف إلى الطاولات

استخدام السحب والإفلات

أسهل طريقة لتعيين الضيوف هي السحب والإفلات:

1. اعثر على الضيوف في قسم "Unassigned" أعلى الصفحة
2. اسحب بطاقة الضيف إلى الطاولة المطلوبة
3. أفلت الضيف فوق بطاقة الطاولة

ستعرض الطاولة إشغالها الحالي (مثلًا: "6/8 seated").

استخدام نافذة التعيين (Assign Modal)

لتعيين عدة ضيوف بسرعة أكبر:

1. انقر زر "Assign" على بطاقة الطاولة
2. ابحث عن الضيوف بالاسم داخل النافذة
3. انقر على الضيوف لتحديدهم
4. انقر "Assign Selected"

إزالة التعيينات

لإلغاء تعيين ضيف من طاولة:

1. اعثر على الضيف ضمن طاولته المعيّنة
2. اسحبه مرة أخرى إلى منطقة "Unassigned"
3. أو انقر زر X بجوار اسمه

إدارة أسماء الضيوف بشكل فردي

عندما يؤكد الضيوف الحضور (RSVP) مع عدة أشخاص ضمن مجموعتهم (مرافقين)، تحتاج إلى معرفة اسم كل شخص لأغراض تعيين الطاولات. هناك طريقتان لجمع هذه الأسماء:

الخيار 1: يقوم المنظّم بإدخال الأسماء مسبقًا

إذا كنت تعرف مسبقًا من هم أفراد مجموعة كل ضيف:

1. انتقل إلى تبويب "Guests"
2. اعثر على الضيف الذي لديه عدة أشخاص في مجموعته
3. انقر أيقونة Users (أيقونة الأشخاص) بجوار اسمه
4. أضف الاسم الأول واسم العائلة لكل شخص في المجموعة
5. انقر "Save"

يفيد ذلك عندما تكون قد جمعت الأسماء مسبقًا عبر وسائل أخرى (مكالمات هاتفية، رسائل بريد إلكتروني، إلخ).

الخيار 2: يقدّم الضيوف الأسماء أثناء RSVP

إذا لم تُدخل الأسماء مسبقًا، فسيُطلب من الضيوف إدخالها عند الرد على دعوتهم:

1. يفتح الضيف رابط الدعوة المخصّص له
2. عند تأكيد الحضور لعدة أشخاص، يُطلب منه إدخال اسم كل شخص
3. يتم حفظ الأسماء تلقائيًا وتظهر في لوحة التحكم
4. بعدها يمكنك تعيين كل شخص مُسمّى إلى الطاولات

هذا هو النهج الموصى به لأنه يضمن معلومات دقيقة ومحدّثة.

أيقونة Users في قائمة الضيوف

في تبويب Guests، ستجد أيقونة Users (تبدو كشخصين) لأي ضيف لديه عدة حضور ضمن مجموعته. انقر هذه الأيقونة لـ:

• عرض جميع الأفراد المُسمّين في المجموعة
• إضافة الأسماء أو تعديلها يدويًا
• معرفة أي الأسماء جاء من الضيف مقابل الأسماء التي أدخلتها أنت مسبقًا

كيف تعمل الأسماء

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	تظهر الأسماء فورًا في تبويب Tables للتعيين
Guest provides names during RSVP	تتم مزامنة الأسماء تلقائيًا بعد ردّ الضيف
Names not provided	يظهر الضيوف كـ "Guest of [Primary Name]" في Tables
Mixed approach	يمكنك إدخال بعض الأسماء مسبقًا، ويُكمل الضيف الباقي أثناء RSVP

نصائح لجمع الأسماء

• في حفلات الزفاف، اترك للضيوف إدخال أسمائهم لتجنّب أخطاء الإملاء
• في الفعاليات المؤسسية، أدخل الأسماء مسبقًا من قاعدة بيانات الموظفين
• حامل RSVP الأساسي يكون مُدرجًا دائمًا تلقائيًا
• يمكن تعيين كل شخص مُسمّى إلى طاولة مختلفة

إشعارات طاولة الضيف

بمجرد تعيين الضيوف إلى الطاولات، سيشاهدون تلقائيًا تعيين طاولتهم في دعوتهم.

ما الذي يراه الضيوف

عندما يفتح الضيف دعوته بعد تعيينه إلى طاولة:

• يتم عرض رقم الطاولة المعيّنة له
• إذا لم يتم تعيينه بعد، فسيظهر له "To be announced"

متى يظهر ذلك

يظهر قسم تعيين الطاولة في دعوة الضيف فقط عندما:

• تكون إدارة الطاولات مفعّلة للفعالية
• يكون الضيف قد قبل الدعوة (حالة RSVP هي Accepted أو Attended)

يمكنك إعادة ترتيب مكان ظهور هذا القسم باستخدام إعدادات ترتيب الأقسام في تبويب Invitation.

عرض إحصاءات الجلوس

يعرض رأس تبويب Tables إحصاءات رئيسية:

Stat	Description
Tables	إجمالي عدد الطاولات التي تم إنشاؤها
Capacity	إجمالي عدد المقاعد عبر جميع الطاولات
Seated	عدد الضيوف الذين تم تعيينهم إلى طاولات
Unseated	الضيوف الذين ما زالوا ضمن مجموعة غير المعيّنين

استخدم هذه الإحصاءات لمعاينة تقدّم ترتيبات الجلوس بسرعة.

تصدير تعيينات الطاولات

قم بتصدير مخطط الجلوس الكامل لديك:

1. انقر "Export" في تبويب Tables
2. قم بتنزيل ملف CSV الذي يحتوي على جميع تعيينات الطاولات
3. افتحه في Excel أو Google Sheets

يتضمن التصدير:

• رقم الطاولة والاسم المستعار
• أسماء الضيوف المعيّنين لكل طاولة
• السعة والإشغال الحالي

يُعد ذلك مفيدًا من أجل:

• طباعة بطاقات الأماكن
• مشاركة المعلومات مع فريق المكان
• إنشاء مخططات جلوس ورقية

نصائح لإدارة الطاولات

التخطيط للتوزيع

• أنشئ جميع الطاولات قبل بدء التعيينات
• حدّد سعات واقعية بناءً على موقع الفعالية
• استخدم الأسماء المستعارة لتسهيل التعرّف ("Bride's Family"، "Groom's Family")

تعيين أكثر كفاءة

• استخدم ميزة البحث للعثور على ضيوف محدّدين
• عيّن أفراد العائلة معًا
• راجع عدد غير المعيّنين بانتظام لضمان عدم نسيان أي شخص

قبل الفعالية

• تحقّق من أن جميع الضيوف الذين قبلوا الدعوة تم تعيينهم
• صدّر البيانات وشاركها مع منسّقي المكان
• تأكّد مرة أخرى من عدم تجاوز حدود السعة

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكنني تعيين الضيوف قبل أن يؤكدوا الحضور (RSVP)؟ ج: نعم، يمكنك تعيين أي ضيف في قائمتك إلى طاولة بغض النظر عن حالة RSVP الخاصة به.

س: ماذا يحدث إذا تجاوزت سعة الطاولة؟ ج: يمنع النظام تعيين عدد من الضيوف أكبر مما تسمح به سعة الطاولة.

س: هل يمكن لضيوف نفس RSVP الجلوس على طاولات مختلفة؟ ج: نعم! عند إضافة الأسماء الفردية للضيوف ضمن المجموعة، يمكن تعيين كل شخص إلى طاولة مختلفة.

س: هل سيتم إشعار الضيوف عندما أقوم بتعيينهم إلى طاولة؟ ج: يرى الضيوف تعيين طاولتهم عند عرض دعوتهم. لا يتم إرسال إشعار منفصل.

س: هل يمكنني تغيير التعيينات بعد بدء الفعالية؟ ج: نعم، يمكنك تعديل تعيينات الطاولات في أي وقت من لوحة التحكم.

س: ماذا لو اعتذر ضيف بعد أن تم تعيينه؟ ج: يبقى تعيينه موجودًا لكنه لن يُعرض لأنه اعتذر. يمكنك إزالته يدويًا.

س: هل هناك حد لعدد الطاولات التي يمكنني إنشاؤها؟ ج: لا يوجد حد لعدد الطاولات. أنشئ العدد الذي يتطلبه موقعك.

س: هل يمكنني طباعة مخططات الجلوس؟ ج: قم بتصدير ملف CSV واستخدمه لإنشاء مخططات جلوس في أداة التصميم المفضّلة لديك أو تطبيق جداول البيانات.

س: كيف أجمع أسماء المرافقين (plus-ones)؟ ج: لديك خياران: إدخال الأسماء مسبقًا باستخدام أيقونة Users في تبويب Guests، أو السماح للضيوف بإدخال الأسماء بأنفسهم عند RSVP. إذا لم تُدخل الأسماء مسبقًا، فسيُطلب من الضيوف تقديمها أثناء ردّ RSVP.

س: أين توجد أيقونة Users لإدارة أسماء الضيوف؟ ج: في تبويب Guests، ابحث عن الأيقونة التي تحتوي على شكل شخصين بجوار صف كل ضيف. تظهر لجميع الضيوف، وتتيح لك إدارة الأسماء الفردية ضمن مجموعتهم.