Sådan bruger du tilstedeværelsesverificering

Siden Tilstedeværelsesverificering er et dedikeret værktøj til sikkerhedspersonale og modtagere, der skal verificere gæster ved indgangen til dit arrangement. Ved hjælp af scanning af QR-koder eller manuel opslag kan du hurtigt bekræfte gæstens identitet og holde styr på, hvem der er ankommet.

Denne guide er til sikkerhedspersonale og eventpersonale, der bruger verifikationssiden ved indgangen til arrangementet.

Opsætning af tilstedeværelsesverificering

Før denne funktion kan bruges, skal arrangøren aktivere den i RSVP-indstillingerne. Se afsnittet Attendance Settings i tilpasningsguiden for detaljer.

For arrangører

Gå til dit RSVP-dashboard, og klik på fanen Invitation
Rul ned til Attendance Settings
Aktivér "QR Code Access" for at slå gæsteverificering til
Angiv en adgangskode (minimum 6 tegn)
Klik på "Copy Link" under Security Staff Access for at få URL'en til verifikationssiden
Del linket og adgangskoden med dit sikkerhedsteam

Adgang til verifikationssiden

For sikkerhedspersonale

Åbn verifikationslinket, som du har fået af arrangøren
Indtast den adgangskode, du har fået
Klik på "Verify Password"

Når du er logget ind, ser du den primære verifikationsgrænseflade med en grøn "Live"-indikator, der viser, at du er forbundet.

Log ud

Klik på den røde "Logout"-knap for at afslutte din session. Du skal indtaste adgangskoden igen for at få adgang til siden.

Forstå grænsefladen

Verifikationssiden har to hovedfunktioner:

Start Scanning QR Code

Klik på denne blå knap for at aktivere din enheds kamera og scanne gæsters QR-koder.

Guest List

Klik på den lilla "Guest List"-knap for at se og søge i alle bekræftede gæster. Tallet i parentes viser, hvor mange gæster der er på listen.

Verificering af gæster med QR-koder

Den hurtigste måde at verificere gæster på er ved at scanne deres QR-koder.

Sådan scanner du

Klik på "Start Scanning QR Code"
Tillad kameratilgang, når du bliver bedt om det
Peg din enheds kamera mod gæstens QR-kode
Scanneren registrerer og læser automatisk koden
Gæsteoplysninger vises på skærmen

Efter scanning

Når en gyldig QR-kode scannes, ser du et grønt kort med:

Gæstens navn
Status (f.eks. "Ready to attend")
Confirmed Guests - Antal personer i deres gruppe
"Mark as Attended"-knap - Klik for at registrere deres ankomst
"Scan Another"-knap - Fortsæt til næste gæst

Luk scanneren

Klik på "Close Camera" for at stoppe scanningen og vende tilbage til hovedskærmen.

Manuel gæsteopslag

Hvis en gæst ikke har sin QR-kode, kan du slå vedkommende op manuelt.

Søg efter gæster

Klik på "Guest List" for at åbne gæstepanelet
Brug søgefeltet til at finde gæster efter:
- Navn
- E-mail
- Telefonnummer
Listen filtreres, mens du skriver

Oplysninger i gæstelisten

Listen viser:

Column	Description
Name	Gæstens navn
Status	RSVP-svar (ACCEPTED, DECLINED osv.)
Guests	Antal personer i deres gruppe

Klik på en gæst for at se vedkommendes detaljer og markere tilstedeværelse.

Markering af gæster som ankommet

Når du verificerer en gæst (via QR-scanning eller manuelt opslag):

Gennemgå deres oplysninger på det grønne bekræftelseskort
Bekræft antallet af gæster i deres gruppe
Klik på "Mark as Attended" for at registrere deres ankomst

Gæsten er nu markeret som ankommet i systemet, og arrangøren kan se dette i sit dashboard.

Scan flere gæster

Når du har markeret tilstedeværelse, kan du klikke på "Scan Another" for hurtigt at behandle den næste gæst i køen.

Seneste aktivitet

Nederst på skærmen ser du en log over Recent Activity, som viser:

Gæstens navn
Verifikationsstatus
Tidsstempel

Det hjælper dig med at følge de seneste check-ins og sikre, at du har behandlet gæsterne korrekt.

Tips til arrangementsdagen

Før arrangementet

Test verifikationssiden og din enheds kamera
Sørg for god belysning ved indgangen til QR-scanning
Hav adgangskoden gemt og klar
Oplad din enhed helt

Under arrangementet

Hold siden åben – "Live"-indikatoren viser, at du er forbundet
Brug QR-scanning for hastighed, når det er muligt
Brug manuelt opslag, når gæster ikke kan finde deres QR-kode
Tjek gæsteantallet for at bekræfte gruppens størrelse

Håndtering af problemer

Gæst ikke fundet: Bed dem om at stave deres navn eller oplyse deres e-mail
QR-koden kan ikke scannes: Prøv manuelt opslag i stedet
Forkert antal gæster: Bekræft med gæsten, før du markerer tilstedeværelse
Forbindelsen mistet: Opdater siden, og log ind igen

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvor får gæster deres QR-koder? A: Gæster modtager en unik QR-kode, når de RSVP'er. Den er inkluderet i deres bekræftelse og kan tilgås via deres RSVP-link.

Q: Hvad hvis en gæst møder op, som ikke står på listen? A: De har muligvis ikke RSVP'et eller kan være en plus-one. Tjek med arrangøren, eller bed gæsten om at RSVP'e på stedet, hvis det er muligt.

Q: Kan flere medarbejdere bruge verifikationssiden samtidig? A: Ja, flere enheder kan være logget ind med den samme adgangskode. Det er nyttigt ved arrangementer med flere indgange.

Q: Virker dette offline? A: Nej, der kræves en internetforbindelse for at verificere gæster og registrere tilstedeværelse. "Live"-indikatoren bekræfter, at du er forbundet.

Q: Hvad sker der, hvis jeg markerer den forkerte gæst som ankommet? A: Kontakt arrangøren – vedkommende kan se og administrere tilstedeværelsesregistreringer fra sit dashboard.

Q: Kan jeg se, hvem der allerede er ankommet? A: Arrangøren kan se tilstedeværelsesstatus i sit dashboard. Verifikationssiden viser din log over seneste aktivitet.

Q: Skal jeg bruge en særlig app? A: Nej, verifikationssiden fungerer i enhver mobilbrowser. Der kræves ingen installation af app.

Q: Hvad hvis kameraet ikke vil åbne? A: Kontrollér, at du har givet kameratilladelser i dine browserindstillinger. Prøv at opdatere siden eller bruge en anden browser.

Q: Kan gæster checkes ind mere end én gang? A: Systemet sporer tilstedeværelse, så en ny scanning af en gæst vil vise, at vedkommende allerede er markeret som ankommet.

Q: Hvad er tallet "Confirmed Guests"? A: Det viser, hvor mange personer gæsten har angivet vil deltage (inklusive dem selv og eventuelle plus-ones).