Sådan opretter du din digitale RSVP-invitation

Fotifys digitale RSVP-system gør det muligt at oprette smukke invitationer og holde styr på gæsternes svar samlet ét sted. Ikke flere papirinvitationer eller manuel registrering – gæsterne kan svare med det samme fra enhver enhed.

Denne guide fører dig igennem oprettelsen af din første RSVP-invitation.

Før du går i gang

Du skal bruge:

• En eksisterende Fotify-begivenhed (se Sådan opretter du din første begivenhed, hvis du ikke har oprettet en endnu)
• Dato og tidspunkt for din begivenhed
• Sted/lokation for din begivenhed
• En frist for, hvornår du skal have svar

Trin 1: Gå til RSVP-sektionen

1. Gå til dit begivenheds-dashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg din begivenhed fra listen
3. Klik på "RSVP" i venstre sidepanel

Hvis du ikke har opsat RSVP endnu, vil du se en besked: "RSVP Not Set Up" med instruktioner til at oprette din invitation.

Trin 2: Angiv dato for din begivenhed

Begivenhedsdatoen er påkrævet for at oprette din invitation. Udfyld:

• Dag – Vælg dagen i måneden
• Måned – Vælg måneden
• År – Vælg året
• Tidspunkt for begivenheden – Angiv, hvornår din begivenhed starter

Denne dato og dette tidspunkt vil være tydeligt vist på din digitale invitation, så gæsterne ved præcis, hvornår de skal ankomme.

Trin 3: Angiv lokation for din begivenhed

Indtast, hvor din begivenhed finder sted. Det kan være:

• Et stednavn (f.eks. "The Grand Ballroom")
• En fuld adresse (f.eks. "123 Main Street, New York, NY")
• Et vartegn (f.eks. "Central Park, New York")

Lokationen vises på din digitale invitation og hjælper gæsterne med at finde det rigtige sted. Du kan tilføje mere detaljerede anvisninger senere, når du tilpasser din invitation.

Trin 4: Angiv din RSVP-svarfrist

Vælg den dato, hvor gæster senest skal svare:

• Dag – Vælg fristens dag
• Måned – Vælg fristens måned
• År – Vælg fristens år

Tips til valg af svarfrist:

• Sæt den mindst 1-2 uger før din begivenhed
• Til bryllupper er 4-6 uger før ofte normalt
• Giv dig selv nok tid til at færdiggøre catering, bordplan og andre aftaler

Når fristen er overskredet, kan gæster stadig se invitationen, men de vil ikke kunne indsende nye svar.

Trin 5: Opret din invitation

Når du har udfyldt alle de påkrævede felter:

1. Gennemgå din begivenhedsdato, lokation og RSVP-svarfrist
2. Klik på knappen "Create Invitation"
3. Din digitale invitation er nu klar!

Efter oprettelsen bliver du ført til RSVP-dashboardet.

Dit RSVP-dashboard

Når din invitation er oprettet, vil du se RSVP-dashboardet med alt, du skal bruge for at administrere svar:

Faner i dashboardet

• Event Details – Se og redigér din begivenhedsdato, svarfrist og invitationsstatus
• Invitation – Tilpas dit invitationsdesign og del den med gæster
• Guests – Se den fulde liste over gæster og deres svar
• SMS – Send SMS-påmindelser til gæster

Svarstatistik

På et øjeblik kan du se fire nøgletal:

• Confirmed Invitations – Antal gæster, der har sagt ja
• Declined Invitations – Antal gæster, der ikke kan deltage
• Total Guests – Samlet antal inviterede (inklusive plus-ones)
• Total Confirmed Guests – Faktisk antal personer, der deltager

Hurtige indstillinger

Fra fanen Event Details kan du hurtigt:

• Change the RSVP Deadline – Forlænge eller forkorte svarperioden
• Set Invitation Status – Skifte mellem Active (modtager svar) eller Paused

Hvad er det næste?

Når du har oprettet din grundinvitation, kan du:

• Tilpas din invitation – Tilføje billeder, farver, musik, program, ønskeliste og meget mere
• Tilføje gæsteinformation – Inkludere dresscode, overnatning, transport og ofte stillede spørgsmål
• Dele med gæster – Sende via link, e-mail, SMS eller QR-kode
• Følge svar – Holde øje med, hvem der kommer, hvem der ikke kan, og hvem der endnu ikke har svaret

Se vores komplette guide: Sådan tilpasser du din RSVP-invitation for alle tilpasningsmuligheder.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Kan jeg redigere dato, lokation eller frist efter, at invitationen er oprettet? A: Ja! Du kan opdatere disse oplysninger når som helst i RSVP-indstillingerne. Gæster, som allerede har svaret, vil se de opdaterede oplysninger.

Q: Skal jeg opsætte RSVP, før jeg kan bruge fotodeling? A: Nej, RSVP og fotodeling er uafhængige funktioner. Du kan bruge den ene, den anden eller begge afhængigt af din begivenhed.

Q: Hvad sker der, hvis en gæst forsøger at svare efter fristen? A: Efter fristen kan gæster stadig se invitationen, men svarformularen vil være deaktiveret. Du kan forlænge fristen, hvis det er nødvendigt.

Q: Kan jeg have forskellige RSVP-frister for forskellige gæstegrupper? A: I øjeblikket er der én RSVP-frist pr. begivenhed. Ved mere komplekse arrangementer kan du overveje at oprette separate begivenheder for forskellige gæstegrupper.

Q: Er den digitale invitation mobilvenlig? A: Ja! Invitationen ser godt ud på telefoner, tablets og computere. Gæster kan svare fra enhver enhed.

Q: Skal gæster oprette en konto for at svare? A: Der kræves ingen konto. Gæster indtaster blot deres navn og svar – det er hurtigt og nemt.

Q: Kan jeg se, hvem der har set invitationen, kontra hvem der har svaret? A: RSVP-dashboardet viser svarstatistik, herunder samlet antal svar, deltager, deltager ikke og afventende svar.

Q: Hvad hvis jeg ikke kender det præcise tidspunkt for min begivenhed endnu? A: Du kan indtaste et omtrentligt tidspunkt og opdatere det senere, når det er fastlagt. Invitationen vil automatisk vise det opdaterede tidspunkt.

Q: Kan jeg oprette en invitation uden en fysisk lokation? A: Ja, lokationsfeltet er fleksibelt. Til virtuelle begivenheder kan du indtaste "Online Event" eller "Virtual" og tilføje mødelinks i invitationsdetaljerne senere.

Q: Hvordan sender jeg invitationen til mine gæster? A: Efter du har oprettet invitationen, får du et delbart link. Send det via SMS, e-mail, sociale medier, eller inkluder en QR-kode på trykte materialer.