Sådan sender du e-mailinvitationer

Send smukt designede e-mailinvitationer, save-the-dates og påmindelser til dine gæster direkte fra dit Fotify-dashboard. Tilpas udseendet og indholdet af hver e-mail med dine egne billeder, beskeder, farver og skrifttyper — og følg derefter åbninger, klik og svar i realtid.

Kom godt i gang

1. Gå til dit eventdashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg dit event, og klik på "RSVP" i sidepanelet
3. Klik på fanen "Email"

Før du sender e-mails, skal du sikre dig, at du har tilføjet gæster til din liste med gyldige e-mailadresser.

Køb af e-mailkreditter

E-mailinvitationer bruger et kreditbaseret system. Du skal købe kreditter, før du kan sende:

1. I fanen Email kan du se de tilgængelige kreditpakker
2. Vælg en pakkestørrelse, og klik på "Buy Credits"
3. Gennemfør betalingen via Stripe
4. Kreditter tilføjes til dit event med det samme

Kreditter er pr. event og kan ikke overføres mellem events. Du kan til enhver tid købe flere kreditter.

Typer af e-mailskabeloner

Fotify tilbyder tre e-mailtyper, som hver er designet til en bestemt fase af dit event:

Save the Date

En teaser-meddelelse, der sendes tidligt for at fortælle gæsterne, at dit event er på vej. Der er ingen RSVP-knap — kun en besked om, at en "formel invitation kommer snart". Perfekt til at sende uger eller måneder før eventet.

Invitation

Den primære e-mail med alle eventdetaljer og en RSVP-knap, der linker direkte til hver gæsts personlige RSVP-side. Dette er den vigtigste e-mail, du sender for at indsamle svar.

Reminder

En opfølgning til gæster, der endnu ikke har svaret. Indeholder et nedtællingsbadge, der viser hvor mange dage der er til eventet, samt en besked om, at de ikke har svaret. Sendes kun til gæster med RSVP-status "Not Answered".

Tilpasning af dine e-mails

Klik på "Configure" på et hvilket som helst skabelonkort for at åbne editoren. Du kan tilpasse:

Indhold

Felt	Beskrivelse
Organizer Name	Dit navn eller din organisation (vises i eventdetaljer)
Event Name	Navnet på dit event
Subject Line	Tilpasset e-mail-emnelinje (lad være tom for standarden)
Title / Headline	Hovedoverskriften (f.eks. "You're Invited!")
Custom Message	En personlig besked til dine gæster. URL'er konverteres automatisk til klikbare links
Button Text	Tilpasset CTA-knaptekst (ikke tilgængelig for Save the Date)
Reply-to Email	Hvor gæsters svar sendes hen (standard er din kontos e-mail)

Billeder

• Cover Image — Et hero-billede, der vises øverst i e-mailen. Klik på upload-området, eller træk en fil ind for at tilføje et.
• Additional Images — Ekstra billeder, der vises i e-mailens brødtekst. Klik på +-knappen for at tilføje flere.

Billeder uploades til sikker cloud-lagring og indlejres med langtidsholdbare URL'er, så de vises pålideligt i alle e-mailklienter.

E-mailstil (tema)

Vælg mellem 8 visuelle temaer, der matcher dit events stil:

Tema	Bedst til
Fotify Dark	Standard mørkt tema med magenta- og guldaccenter
Elegant Ivory	Bryllupper og formelle events — cremefarver med seriffonte
Modern Slate	Firmaevents — mørk marineblå med indigaccenter
Romantic Rose	Bryllupper og romantiske events — bløde pinktoner med seriffonte
Garden Green	Udendørs events — frisk grøn med smaragdfarvede accenter
Midnight Blue	Gallaer og aftenevents — dyb lilla med violetaccenter
Warm Sunset	Uformelle fejringer — varme toner med orange accenter
Minimal White	Rent og professionelt — hvid med sorte accenter

Vælg et tema, og klik på "Preview" i editoren for at se, hvordan det ser ud, før du gemmer.

Forhåndsvisning og test

Forhåndsvisning

Klik på "Preview" på et hvilket som helst skabelonkort (eller inde i editoren) for at se præcis, hvordan e-mailen vil se ud. Forhåndsvisningen bruger dit gemte indhold, dine billeder og det valgte tema. Brug sprogdropdownen til at forhåndsvise på forskellige sprog.

Send test-e-mail

Klik på "Send Test" for at sende en test-e-mail til din egen e-mailadresse. Test-e-mails:

• Er gratis og forbruger ikke kreditter
• Indeholder et [TEST]-prefix i emnelinjen
• Bruger eksempeldata for gæster (f.eks. "John Doe" som gæstenavn)

Send altid en test, før du laver din første masseudsendelse, så du kan sikre, at e-mailen ser korrekt ud i din indbakke.

Afsendelse af e-mails

Send til alle gæster

1. I afsnittet "Send Emails" klikker du på knappen for den e-mailtype, du vil sende (Save the Date, Invitation eller Reminders)
2. Der åbnes en bekræftelsesdialog, som viser hvor mange gæster der vil modtage e-mailen
3. Markér eventuelt "Send only to guests who haven't responded" for kun at målrette afventende RSVP'er
4. Vælg standardsprog for gæster uden et specifikt sprog valgt
5. Klik på "Send"

E-mails sættes i kø og sendes i baggrunden. Du kan overvåge leveringsstatus i statistikafsnittet.

Send til enkelte gæster

I tabellen Guest Email Status viser hver gæsterække de tilgængelige send-handlinger:

• Send-ikon (pink) — Send en invitation til denne gæst
• Klokke-ikon (blå) — Send en påmindelse til denne gæst (kun for gæster, der ikke har svaret)

Send igen til en gæst

Hver gæst kan modtage én manuel gensendelse pr. skabelontype for at forhindre spam. Efter den første afsendelse og én gensendelse blokeres yderligere afsendelser til den gæst.

E-mailstatistik

Statistikafsnittet viser realtidsmålinger:

Måling	Beskrivelse
Guests with Email	Samlet antal gæster, der har en e-mailadresse
Sent	E-mails, der er sat i kø og sendt
Delivered	E-mails, der er bekræftet leveret til modtagerens indbakke
Opened	E-mails, der er åbnet af modtageren (kræver åbningstracking)
Clicked	Modtagere, der klikkede på RSVP-knappen
Failed	E-mails, der er bounced eller ikke kunne leveres

Kreditlinje

Under statistikken viser kreditlinjen:

• X / Y used — Hvor mange kreditter du har brugt ud af det samlede antal
• Z remaining — Kreditter, der stadig er tilgængelige

Bemærkning om tracking af åbninger og klik

Tracking af åbninger og klik bygger på teknikker, der ikke er 100% præcise:

• Åbningstracking bruger et lille usynligt billede (tracking-pixel). Nogle e-mailklienter blokerer billeder som standard (f.eks. Outlook desktop og mange virksomheds-e-mailsystemer), så åbninger kan forblive uregistrerede. Omvendt indlæser nogle klienter som Apple Mail Privacy Protection automatisk billeder i baggrunden, hvilket kan oppuste antallet af åbninger.
• Kliktracking fungerer ved at føre links gennem en trackingserver. Det er generelt pålideligt, men nogle sikkerhedsbevidste e-mailklienter eller virksomheders firewalls kan forhåndshente links automatisk, hvilket kan registrere falske klik.

Brug derfor åbne- og klikmålinger som retningsgivende indikatorer snarere end præcise tal. Antallet af leveringer er den mest pålidelige måling — hvis en e-mail blev leveret, har gæsten modtaget den, selv hvis åbningen ikke blev registreret.

Tabel over gæsters e-mailstatus

Tabellen viser hver gæst og deres e-mailstatus. Brug værktøjerne over tabellen til at finde bestemte gæster:

Søgning

Skriv et navn eller en e-mailadresse for straks at filtrere listen.

Filtre

• RSVP Status — Filtrér efter Pending, Accepted, Declined eller Attended
• Email Status — Filtrér efter Has Email, No Email, Sent, Not Sent, Delivered, Opened eller Bounced
• Klik på "Clear filters" for at nulstille

Tabelkolonner

Kolonne	Beskrivelse
Name	Gæstens fulde navn
Email	E-mailadresse (eller "No email" hvis den mangler)
RSVP	Aktuelt svar: Pending (grå), Accepted (grøn), Declined (rød), Attended (grøn)
Save Date	Leveringsstatus for save-the-date e-mailen
Invitation	Leveringsstatus for invitationse-mailen
Reminder	Leveringsstatus for påmindelses-e-mailen
Actions	Send-/påmindelsesknapper for kvalificerede gæster

Ikoner for e-mailstatus

• Clock — Afventer eller sat i kø
• Send arrow — Sendt til udbyder
• Green check — Leveret
• Purple envelope — Åbnet
• Blue pointer — Klikket
• Red X — Bounced eller mislykkedes
• Red ban — Spamklage

Understøttelse af flere sprog

E-mailinvitationer understøtter 17 sprog: Engelsk, spansk, fransk, tysk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, russisk, tyrkisk, arabisk, hebraisk, hindi, japansk, koreansk, kinesisk og dansk.

Sådan fungerer sprogvalg

1. Hver gæst kan få angivet en messaging locale i gæstelisten (kan redigeres, når du tilføjer eller redigerer en gæst)
2. Ved afsendelse modtager gæster e-mails på deres specifikke locale
3. Gæster uden angivet locale modtager e-mailen på det standardsprog, du vælger ved afsendelse

E-mails på arabisk og hebraisk gengives automatisk højre-til-venstre (RTL).

Afmeld og fravalg

Hver e-mail indeholder et afmeldingslink i sidefoden. Når en gæst klikker på det:

• Afmeldes vedkommende med det samme fra alle event-e-mails for det pågældende event
• Deres status vises som fravalgt i din gæsteliste
• Der kan ikke sendes flere e-mails til den adresse for dette event

Du skal respektere fravalg. Forsøg på at omgå afmeldingssystemet kan medføre, at din e-mailfunktion bliver deaktiveret.

Bedste praksis

Før afsendelse

• Send altid en test-e-mail først for at tjekke formatering, billeder og links
• Angiv organizer name og event name — de vises tydeligt i e-mailen
• Upload et cover image — e-mails med billeder har højere engagement
• Vælg et tema der matcher dit events stil og formalitetsniveau

Timing af dine e-mails

• Send Save the Date uger eller måneder før eventet
• Send Invitations 3–6 uger før eventet
• Send Reminders 1–2 uger før eventet til dem, der ikke har svaret
• Brug "Send only to non-answered"-til/fra for at undgå at sende e-mails til gæster, der allerede har svaret

Håndtering af svar

• Overvåg statistikkerne Opened og Clicked for at vurdere engagement
• Følg op med gæster, der fik leveret e-mailen, men ikke åbnede den (de kan have overset den)
• Brug filtre til hurtigt at finde gæster efter RSVP-status eller e-mailleveringsstatus
• Hold øje med bounced e-mails — det kan indikere forkerte e-mailadresser

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvad koster e-mailkreditter? A: E-mailkreditter sælges i pakker til forskellige prisniveauer. Se fanen Email i dit eventdashboard for de seneste priser og pakkestørrelser.

Q: Kan jeg sende e-mails uden at købe kreditter? A: Test-e-mails er gratis og kræver ikke kreditter. Men afsendelse til faktiske gæster kræver købte kreditter.

Q: Hvad sker der, hvis jeg løber tør for kreditter midt i en afsendelse? A: Masseafsendelsen stopper, når kreditterne er opbrugt. E-mails, der allerede er sat i kø, bliver stadig leveret. Du kan købe flere kreditter og sende til de resterende gæster.

Q: Kan jeg tilpasse e-maildesignet ud over temaerne? A: Du kan tilpasse indholdet (titel, besked, billeder, CTA-tekst, emnelinje) og vælge mellem 8 visuelle temaer. E-mailens layoutstruktur er fast for at sikre pålidelig visning på tværs af alle e-mailklienter.

Q: Hvorfor kan jeg ikke se tracking af åbninger/klik? A: Tracking af åbninger og klik skal være aktiveret i dit e-mailudbyders domæneindstillinger. Kontakt support, hvis du har brug for hjælp til at aktivere dette. Bemærk også, at nogle e-mailklienter blokerer tracking-pixels eller forhåndshenter links, så disse målinger er omtrentlige — se trackingforbeholdet i Statistik-afsnittet ovenfor.

Q: Hvad sker der, hvis en e-mail bouncer? A: Hard bounces (ugyldige e-mailadresser) registreres, og gæsten markeres. Soft bounces (midlertidige problemer som fuld postkasse) kan løse sig ved genforsøg.

Q: Kan en gæst modtage den samme e-mailtype to gange? A: Hver gæst kan modtage én første afsendelse plus én manuel gensendelse pr. skabelontype. Dette forhindrer spam og beskytter dit afsenderomdømme.

Q: Virker e-mails sammen med RSVP-systemet? A: Ja. Invitation- og reminder-e-mails indeholder en personlig RSVP-knap, der linker direkte til hver gæsts individuelle RSVP-side. Når en gæst svarer via linket, opdateres deres status i dit dashboard i realtid.

Q: Kan jeg sende til kun de gæster, der ikke har svaret? A: Ja. Når du sender masse-e-mails, skal du markere indstillingen "Send only to guests who haven't responded" i bekræftelsesdialogen. Det virker for alle e-mailtyper, ikke kun påmindelser.

Q: Hvilke sprog understøttes? A: 17 sprog: Engelsk, spansk, fransk, tysk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, russisk, tyrkisk, arabisk, hebraisk, hindi, japansk, koreansk, kinesisk og dansk. Arabisk og hebraisk gengives automatisk højre-til-venstre.

Q: Hvorfor blev min e-mailfunktion deaktiveret? A: Hvis indholdet i dine e-mails bliver markeret af vores automatiske moderationssystem (pga. spam, stødende indhold eller brud på politikker), deaktiveres funktionen midlertidigt. Kontakt support@fotify.app for at løse problemet.

Q: Kan e-mailkreditter refunderes? A: E-mailkreditter kan ikke refunderes og kan ikke overføres mellem events. Se vores Refund Policy for detaljer.

Priser kan variere afhængigt af dit land og din valuta. Se de seneste priser på pricing page.