Sådan bruger du Table Management til bordplan

Table Management er en effektiv funktion, der hjælper dig med at organisere bordplanen til dit arrangement. Opret borde med kapacitetsgrænser, tildel gæster med træk-og-slip, og lad gæster se deres bordplacering direkte i deres invitation.

Denne funktion er i øjeblikket i Beta og er tilgængelig for arrangementer med RSVP-invitationer aktiveret.

Sådan aktiverer du Table Management

Før du kan oprette borde, skal du aktivere funktionen:

1. Gå til dit event-dashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg dit arrangement, og klik på "RSVP" i sidebjælken
3. Gå til fanen "Details"
4. Find "Table Management" i afsnittet Event Settings
5. Slå den TIL

Når funktionen er aktiveret, vises en ny fane "Tables" i din RSVP-navigation.

Oprettelse af borde

Tilføj et nyt bord

1. Klik på fanen "Tables"
2. Klik på "Create Table"
3. Udfyld bordoplysningerne:
   • Table Number - Et unikt nummer for bordet (påkrævet)
   • Alias - Et valgfrit, brugervenligt navn som "VIP", "Familie" eller "Venner"
   • Capacity - Maksimalt antal pladser ved dette bord
4. Klik på "Create"

Bordegenskaber

Property	Required	Description
Number	Yes	Unik identifikator (1, 2, 3 osv.)
Alias	No	Venligt navn vist til gæster
Capacity	Yes	Maksimalt antal tilgængelige pladser

Redigering af borde

Sådan ændrer du et bord:

1. Find bordkortet i fanen Tables
2. Klik på ikonet Edit (blyant)
3. Opdater oplysningerne
4. Klik på "Save"

Sletning af borde

1. Klik på ikonet Delete (skraldespand) på bordkortet
2. Bekræft sletningen

Hvis der er gæster tildelt bordet, flyttes de til puljen uden tildeling.

Tildeling af gæster til borde

Brug af træk og slip

Den nemmeste måde at tildele gæster på er med træk og slip:

1. Find gæster i afsnittet "Unassigned" øverst
2. Træk et gæstekort til det ønskede bord
3. Slip gæsten på bordkortet

Bordet viser sin aktuelle belægning (f.eks. "6/8 seated").

Brug af Assign-modal

Til hurtigere tildeling af flere gæster:

1. Klik på knappen "Assign" på et bordkort
2. Søg efter gæster efter navn i modalvinduet
3. Klik på gæster for at vælge dem
4. Klik på "Assign Selected"

Fjern tildelinger

Sådan fjerner du en gæst fra et bord:

1. Find gæsten ved deres tildelte bord
2. Træk dem tilbage til området "Unassigned"
3. Eller klik på knappen X ved siden af deres navn

Administration af individuelle gæstenavne

Når gæster RSVP’er med flere personer i deres gruppe (plus-ones), skal du vide, hvem hver person er, for at kunne lave bordplanen. Der er to måder at indsamle disse navne på:

Mulighed 1: Arrangøren udfylder navnene på forhånd

Hvis du allerede ved, hvem der er med i hver gæsts gruppe:

1. Gå til fanen "Guests"
2. Find gæsten med flere personer i deres gruppe
3. Klik på ikonet Users (person-ikon) ved siden af deres navn
4. Tilføj fornavn og efternavn for hver person i gruppen
5. Klik på "Save"

Dette er nyttigt, når du allerede har indsamlet navne på andre måder (telefonopkald, e-mails osv.).

Mulighed 2: Gæster angiver navne under RSVP

Hvis du ikke udfylder navne på forhånd, bliver gæster bedt om at angive dem, når de svarer på deres invitation:

1. Gæsten åbner deres personlige invitationslink
2. Når de RSVP’er med flere deltagere, bliver de bedt om at indtaste hver persons navn
3. Navnene gemmes automatisk og vises i dit dashboard
4. Du kan derefter tildele hver navngiven person til borde

Dette er den anbefalede tilgang, da den sikrer korrekte og opdaterede oplysninger.

Users-ikonet i gæstelisten

I fanen Guests ser du et Users-ikon (ligner to personer) for enhver gæst, der har flere deltagere i sin gruppe. Klik på dette ikon for at:

• Se alle navngivne personer i gruppen
• Tilføje eller redigere navne manuelt
• Se hvilke navne der kommer fra gæsten vs. er udfyldt af dig

Sådan fungerer navne

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	Navne vises med det samme i fanen Tables til tildeling
Guest provides names during RSVP	Navne synkroniseres automatisk efter gæstens svar
Names not provided	Gæster vises som "Guest of [Primary Name]" i Tables
Mixed approach	Du kan udfylde nogle, og gæsten udfylder resten under RSVP

Tips til navneindsamling

• Til bryllupper bør gæster selv angive deres navne for at undgå stavefejl
• Til firmaarrangementer kan du udfylde på forhånd ud fra din medarbejderdatabase
• Den primære RSVP-indehaver er altid automatisk inkluderet
• Hver navngiven person kan tildeles forskellige borde

Gæsters visning af bordplacering

Når du har tildelt gæster til borde, kan de automatisk se deres bordplacering i deres invitation.

Hvad gæster ser

Når en gæst åbner deres invitation efter at være blevet tildelt et bord:

• Deres tildelte bordnummer vises
• Hvis de endnu ikke er tildelt, ser de "To be announced"

Hvornår det vises

Afsnittet med bordplacering vises kun i gæstens invitation, når:

• Table management er aktiveret for arrangementet
• Gæsten har accepteret invitationen (RSVP-status er Accepted eller Attended)

Du kan ændre rækkefølgen for, hvor dette afsnit vises, via Section Order settings i fanen Invitation.

Visning af statistikker for bordplan

Overskriften i fanen Tables viser vigtige statistikker:

Stat	Description
Tables	Samlet antal oprettede borde
Capacity	Samlet antal pladser på tværs af alle borde
Seated	Antal gæster tildelt borde
Unseated	Gæster, der stadig er i puljen uden tildeling

Brug disse statistikker til hurtigt at få overblik over din bordplan.

Eksport af bordtildelinger

Eksportér din komplette bordplan:

1. Klik på "Export" i fanen Tables
2. Download CSV-filen med alle bordtildelinger
3. Åbn den i Excel eller Google Sheets

Eksporten indeholder:

• Bordnummer og alias
• Gæstenavne tildelt hvert bord
• Kapacitet og aktuell belægning

Dette er nyttigt til:

• Udskrivning af bordkort
• Deling med personalet på stedet
• Oprettelse af fysiske bordplaner

Tips til Table Management

Planlægning af dit layout

• Opret alle borde, før du begynder at tildele
• Sæt realistiske kapaciteter baseret på dit venue
• Brug aliaser til nem identifikation ("Brudens familie", "Gommens familie")

Effektiv tildeling

• Brug søgefunktionen til at finde specifikke gæster
• Tildel familiegrupper sammen
• Tjek antallet uden tildeling regelmæssigt for at sikre, at ingen overses

Før arrangementet

• Bekræft, at alle accepterede gæster er tildelt
• Eksportér og del med venue-koordinatorer
• Dobbelttjek, at kapacitetsgrænser ikke overskrides

Ofte stillede spørgsmål

Q: Kan jeg tildele gæster, før de RSVP’er? A: Ja, du kan tildele enhver gæst på din liste til et bord uanset deres RSVP-status.

Q: Hvad sker der, hvis jeg overskrider et bords kapacitet? A: Systemet forhindrer dig i at tildele flere gæster, end bordets kapacitet tillader.

Q: Kan gæster fra samme RSVP sidde ved forskellige borde? A: Ja! Når du tilføjer individuelle navne for gæster i en gruppe, kan hver person tildeles forskellige borde.

Q: Får gæster besked, når jeg tildeler dem et bord? A: Gæster kan se deres bordplacering, når de åbner deres invitation. Der sendes ikke en separat notifikation.

Q: Kan jeg ændre tildelinger, efter arrangementet er startet? A: Ja, du kan ændre bordtildelinger når som helst fra dashboardet.

Q: Hvad hvis en gæst afslår efter at være blevet tildelt? A: Deres tildeling forbliver, men vil ikke blive vist, da de har afslået. Du kan fjerne dem manuelt.

Q: Er der en grænse for, hvor mange borde jeg kan oprette? A: Der er ingen grænse for antallet af borde. Opret så mange, som dit venue kræver.

Q: Kan jeg udskrive bordplaner? A: Eksportér CSV-filen, og brug den til at lave bordplaner i dit foretrukne designværktøj eller regnearksprogram.

Q: Hvordan indsamler jeg navne til plus-ones? A: Du har to muligheder: udfyld navne på forhånd ved hjælp af Users-ikonet i fanen Guests, eller lad gæsterne selv indtaste navnene, når de RSVP’er. Hvis du ikke udfylder navnene på forhånd, bliver gæsterne bedt om at angive dem under deres RSVP-svar.

Q: Hvor er Users-ikonet til at administrere gæstenavne? A: I fanen Guests skal du kigge efter ikonet med to person-silhuetter ved siden af hver gæsterække. Det vises for alle relevante gæster og giver dig mulighed for at administrere individuelle navne i deres gruppe.