Neu: Gäste-Selbstregistrierung – ein Link für alle deine Event-RSVPs

RSVPs für Events zu verwalten, bedeutete traditionell zwei Wege: mühsam jeden Gast manuell hinzuzufügen und personalisierte Einladungen zu verschicken, oder externe Tools zu nutzen, die nicht in dein Event-Management integriert sind. Heute freuen wir uns, Registration Form vorzustellen – eine Funktion, die dir das Beste aus beiden Welten bietet.

Die traditionelle RSVP-Herausforderung

Fotifys personalisiertes RSVP-System ist leistungsstark: Jeder Gast erhält einen einzigartigen Link mit bereits ausgefülltem Namen, wodurch das Nachverfolgen von Antworten einfach und persönlich wird. Doch was ist mit Szenarien, in denen Personalisierung nicht praktikabel ist?

• Offene Events, bei denen du die Gästeliste im Voraus nicht kennst
• Große Veranstaltungen, bei denen das manuelle Hinzufügen von 500 Gästen nicht machbar ist
• Community-Events, die über Social Media beworben werden
• Unternehmensveranstaltungen, bei denen sich Mitarbeitende selbst registrieren sollen
• Gemischte Events, bei denen enge Freunde persönliche Einladungen erhalten, Kolleginnen und Kollegen sich aber selbst registrieren können

Registration Form löst diese Herausforderungen elegant.

So funktioniert es

Ein Link, unbegrenzt viele Gäste

Aktiviere Registration Form im Tab Event Details, und Fotify erzeugt eine öffentliche, eindeutige URL für dein Event. Jeder mit diesem Link kann sich selbst registrieren – kein vorheriges Hinzufügen erforderlich.

Teile ihn überall:

• In sozialen Medien posten
• In E-Mail-Newslettern einbinden
• Auf deiner Website oder Event-Seite hinzufügen
• Auf Flyer drucken – am besten mit QR-Code
• In Gruppenchats teilen

Intelligenter Registrierungsablauf

Wenn Gäste deinen Registrierungslink aufrufen, sehen sie:

1. Deine Event-Details – Name, Datum, Uhrzeit und Ort
2. Deine Einladungsnachricht – eine individuelle Begrüßung oder dein Standardtext
3. Ein simples Registrierungsformular – zur Erfassung ihrer Angaben

Nach der Registrierung erhalten Gäste eine Bestätigung mit einem Link zu ihrer persönlichen Einladungsseite – inklusive aller Event-Details, Programm, Standortkarte und mehr.

Erlebnis individuell gestalten

Du bestimmst, welche Informationen Gäste angeben:

• Immer erforderlich: Vorname und Nachname
• Optional zuschaltbar: E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Begleitpersonen: 0–10 zusätzliche Gäste pro Registrierung erlauben
• Benutzerdefinierte Felder: Alle von dir konfigurierten Zusatzfragen erscheinen im Formular

Wenn du Table Management aktiviert hast, werden Gäste mit Begleitpersonen aufgefordert, die Namen aller Teilnehmenden anzugeben – perfekt für die Platzierung.

Das Beste aus zwei Welten

Hier zeigt Registration Form seine Stärke: Du kannst beide Ansätze gleichzeitig nutzen.

Beispiel für eine gemischte Strategie

Du planst eine Hochzeit? So könnte ein typisches Vorgehen aussehen:

1. Engste Familie und Trau-Team – Füge sie manuell hinzu und verschicke personalisierte Einladungen mit Namen
2. Kolleginnen, Kollegen und erweitertes Netzwerk – Teile den Registrierungslink in Social Media oder in einer Unternehmensankündigung

Beide Gasttypen erscheinen in derselben, einheitlichen Gästeliste. Selbst registrierte Gäste sind mit einem Kennzeichen „Selbst registriert“ markiert, damit du sie leicht erkennst.

Flexibilität, wenn du sie brauchst

Starte mit personalisierten Einladungen für bekannte Gäste und aktiviere dann Registration Form, wenn du öffnen möchtest. Oder umgekehrt – beginne mit offener Registrierung und deaktiviere sie, sobald du die Kapazität erreicht hast.

Zentrale Funktionen

Anpasbare URL

Du willst keinen zufälligen Code im Link? Passe ihn an:

• Standard: fotify.app/r/abc123xyz
• Benutzerdefiniert: fotify.app/r/smithwedding2026

Das System prüft die Verfügbarkeit in Echtzeit, während du tippst.

Spam-Schutz

Das Registrierungsformular enthält eine Turnstile-Verifizierung, um Bots und automatisierte Spam-Einreichungen zu verhindern – so erhältst du nur echte Anmeldungen.

E-Mail-Bestätigungen

Wenn du E-Mail-Adressen anforderst, erhalten registrierte Gäste automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit:

• Bestätigung ihrer Registrierung
• Link zu ihrer persönlichen Einladungsseite
• Allen deinen Event-Details

Sofortige Aktualisierung der Gästeliste

Selbst registrierte Gäste erscheinen sofort in deiner Gästeliste mit:

• „Akzeptiert“-Status (bestätigt durch die Registrierung)
• Kennzeichnung „Selbst registriert“ zur einfachen Identifikation
• Allen von ihnen angegebenen Informationen

Link-Verwaltung

Musst du den alten Link ungültig machen? Klicke auf Neu generieren, um sofort einen neuen zu erstellen. Bereits registrierte Gäste behalten ihre Plätze, neue Registrierungen benötigen jedoch den neuen Link.

Perfekte Anwendungsfälle

Corporate Events

Firmenfeier? Townhall-Meeting? Team-Event?

1. Registration Form aktivieren
2. Link in der unternehmensweiten E-Mail teilen
3. Zusehen, wie sich Mitarbeitende selbst registrieren
4. Gästeliste für Catering und Logistik exportieren

Community-Treffen

Du veranstaltest ein Straßenfest, ein Vereins-Meetup oder eine Community-Feier?

1. Erstelle dein Event mit allen Details
2. Teile den Registrierungslink auf Community-Boards und in sozialen Medien
3. Lass Interessierte sich selbst anmelden
4. Nutze Begleitpersonen, um Familien zu berücksichtigen

Hybride Events

Für Events mit VIP-Gästen und offenem Teilnehmerkreis:

1. VIPs manuell mit personalisierten Einladungen hinzufügen
2. Registrierungslink für die allgemeine Teilnahme teilen
3. Alle in einer einheitlichen Gästeliste verwalten
4. Bei Bedarf Tische zuweisen

Last-Minute-Ergänzungen

Selbst wenn du hauptsächlich personalisierte Einladungen nutzt, halte Registration Form als Backup bereit:

• Gast hat seinen Link verloren? Gib ihm die Registrierungs-URL
• Freund möchte jemanden mitbringen? Teile den Registrierungslink
• Jemand muss am Eventtag schnell hinzugefügt werden? Er oder sie kann sich selbst registrieren

Erste Schritte

Die Funktion Registration Form ist ab sofort für alle Events mit RSVP-Einladungen verfügbar.

So aktivierst du sie

1. Wechsle in den RSVP-Bereich deines Events
2. Öffne den Tab Event Details
3. Finde den Abschnitt Registration Form
4. Schalte ihn ein

Dein Registrierungslink erscheint sofort. Passe den URL-Code an, konfiguriere erforderliche Felder und beginne mit dem Teilen.

Profi-Tipps

• Zuerst testen – Registriere dich selbst, um die Gästeansicht zu erleben
• Eigene Nachricht setzen – Verfasse eine Begrüßung speziell für die Registrierungsseite
• Begleitpersonen durchdacht konfigurieren – 0 für strikte Kopfzahl, 1–10 für Flexibilität
• Registrierungen im Blick behalten – Prüfe regelmäßig deine Gästeliste, besonders nach breiterem Teilen
• Bei voller Auslastung deaktivieren – Deaktiviere Registration Form, sobald die Kapazität erreicht ist

Wie geht es weiter

Das ist erst der Anfang für Registration Form. Wir planen bereits Erweiterungen:

• Registrierungsgrenzen und automatisches Schließen
• Wartelisten-Management
• Genehmigungs-Workflows für selektive Events
• Integration mit Ticketing-Systemen

Starte noch heute mit Anmeldungen

Registration Form ist jetzt in deinem Fotify-Dashboard verfügbar. Ob du ein offenes Community-Event planst oder ein Backup für personalisierte Einladungen möchtest – aktiviere die Funktion und vereinfache deinen RSVP-Prozess.

Jetzt mit Registration Form starten und erleben, wie einfach Event-Registrierung sein kann.

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Hast du Feedback zu Registration Form? Wir freuen uns darauf! Dein Input hilft uns, Fotify für Event-Organisierende weltweit noch besser zu machen.