Einführung von Table Management: Vereinfachen Sie Ihre Sitzordnungen

Die Planung der Sitzordnung für Hochzeiten, Firmenessen oder jede Veranstaltung mit Sitzplätzen kann für Organisatoren eine der zeitaufwendigsten Aufgaben sein. Deshalb freuen wir uns, Ihnen Table Management vorzustellen – eine neue Funktion, mit der Sie die Sitzplätze per Drag-and-drop ganz unkompliziert organisieren.

Die Herausforderung bei Sitzordnungen

Jeder Event-Organisator kennt das Problem: Tabellen mit Gästelisten, Klebezettel auf Papierplänen, endloses Hin und Her darüber, wer wo sitzt. Herkömmliche Methoden sind fehleranfällig, zeitintensiv und schwer zu aktualisieren, wenn es kurzfristige Änderungen gibt.

Fotifys Table Management löst diese Probleme, indem die Sitzplanung direkt in Ihren RSVP-Workflow integriert wird.

So funktioniert Table Management

Tische anlegen

Beginnen Sie damit, das Layout Ihrer Location digital abzubilden:

• Tische hinzufügen mit eindeutigen Nummern und optional sprechenden Namen („VIP-Tisch“, „Familientisch“)
• Kapazitätsgrenzen festlegen, damit Sie nie zu viel zuweisen
• Tische neu anordnen, um Ihrem Location-Layout zu entsprechen

Gäste per Drag-and-drop zuweisen

Die intuitive Oberfläche macht Zuweisungen mühelos:

1. Alle nicht zugewiesenen Gäste auf einen Blick sehen
2. Gästekarten an die vorgesehenen Tische ziehen
3. Zusehen, wie sich die Kapazitätszähler in Echtzeit aktualisieren
4. Suchen und filtern, um bestimmte Gäste schnell zu finden

Einzelne Namen nachverfolgen

Für Gäste mit Begleitpersonen können Sie nun jede Person einzeln erfassen:

• Jede Person in der Gästegruppe benennen
• Familienmitglieder bei Bedarf unterschiedlichen Tischen zuweisen
• Im Blick behalten, wer tatsächlich teilnimmt

Automatische Gästebenachrichtigung

Hier passiert die Magie: Sobald Sie einem Gast einen Tisch zuweisen, sieht er die Zuweisung direkt in seiner digitalen Einladung. Keine separaten E-Mails, keine Verwirrung am Eingang.

Gäste, die noch nicht zugewiesen sind, sehen eine freundliche Meldung „Wird noch bekanntgegeben“, damit sie wissen, dass Sie daran arbeiten.

Zentrale Funktionen

Visuelle Sitzübersicht

Die Registerkarte Tische gibt Ihnen eine Vogelperspektive auf Ihre gesamte Sitzordnung:

• Statistikleiste mit Gesamtzahl der Tische, Gesamtkapazität, Anzahl der Platzierten und Nicht-Zugewiesenen
• Tischkacheln, die die Belegung auf einen Blick zeigen
• Gast-Chips, die anzeigen, wer wo sitzt

Intelligentes Kapazitätsmanagement

Nie wieder Sorge vor Überbuchungen an einem Tisch:

• Maximale Kapazität für jeden Tisch festlegen
• Visuelle Indikatoren zeigen, wenn Tische voll sind
• Verhindert Zuweisungen, die die Limits überschreiten würden

Einfache Umplatzierung

Pläne ändern sich – und Ihre Sitzordnung auch:

• Gäste zwischen Tischen hin- und herziehen
• Gäste mit einem Klick zurück in „Nicht zugewiesen“ verschieben
• Zuweisungen jederzeit aktualisieren – sogar während der Veranstaltung

Export für Dienstleister

Teilen Sie Ihren Sitzplan mit den Koordinatoren Ihrer Location:

• Vollständige Zuweisungen als CSV exportieren
• Aus den Daten Platzkarten drucken
• Physische Sitzpläne erstellen

Perfekt für jedes Event mit Sitzplätzen

Hochzeiten

Table Management spielt seine Stärken bei Hochzeiten aus, bei denen die Sitzordnung entscheidend ist:

• Familien von Braut und Bräutigam trennen
• Einen Ehrentisch für das Brautpaar und die engste Hochzeitsgesellschaft anlegen
• Ernährungsvorgaben pro Tisch verwalten
• Kurzfristige RSVP-Änderungen souverän handhaben

Firmenevents

Für Firmenessen und Galas:

• Nach Abteilung oder Team organisieren
• VIP- und Executive-Tische anlegen
• Sitzplätze für Kunden strategisch planen
• Export für das Event-Team

Private Feiern

Geburtstagsdinner, Jubiläen und Meilenstein-Feiern:

• Freundesgruppen zusammenhalten
• Familiendynamiken berücksichtigen
• Tische ausgewogen zusammenstellen

Erste Schritte

Table Management befindet sich derzeit in der Beta und ist für alle Events mit aktivierten RSVP-Einladungen verfügbar.

So aktivieren Sie es

1. Gehen Sie zum RSVP-Bereich Ihres Events
2. Öffnen Sie die Registerkarte Details
3. Aktivieren Sie „Table Management“
4. Beginnen Sie mit dem Anlegen von Tischen in der neuen Registerkarte Tische

Profi-Tipps

• Erstellen Sie zuerst alle Tische, bevor Sie mit Zuweisungen beginnen
• Verwenden Sie Aliasse wie „VIP“ oder „Familie“ zur eigenen Orientierung (Gäste sehen nur Tischnummern)
• Regelmäßig exportieren, um Updates mit Ihrer Location zu teilen
• Auf die Zahl der Nicht-Zugewiesenen achten, damit jeder einen Platz hat

Wie es weitergeht

Das ist erst der Anfang für Table Management. Wir planen bereits Erweiterungen:

• Visueller Sitzplan-Designer
• Automatische Sitzplatzvorschläge
• Nachverfolgung von Ernährungseinschränkungen pro Tisch
• Integration mit gängigen Planungstools für Locations

Legen Sie noch heute los

Table Management ist jetzt in Ihrem Fotify-Dashboard verfügbar. Wenn Sie ein Event mit Sitzplätzen planen, aktivieren Sie die Funktion und erleben Sie, wie einfach Sitzordnungen sein können.

Jetzt mit Table Management starten – und nehmen Sie der Sitzordnung den Stress.

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Haben Sie Feedback zu Table Management? Wir würden uns sehr freuen! Diese Funktion befindet sich in der Beta, und Ihr Input hilft uns, sie noch besser zu machen.