So erstellen Sie benutzerdefinierte Upload-Formulare für Fotoeinsendungen von Gästen

Möchten Sie von Ihren Gästen mehr als nur Fotos sammeln? Mit benutzerdefinierten Upload-Formularen können Sie beim Hochladen zusätzliche Informationen wie Gastnamen, E-Mail-Adressen, Tischnummern oder beliebige eigene Daten erfassen.

Diese Funktion ist ideal für:

• Kontaktinformationen sammeln, um das finale Album mit Gästen zu teilen
• Tisch-/Gruppenzuordnungen nachverfolgen, um Fotos nach Sitzordnung zu organisieren
• Feedback sammeln zur Veranstaltungserfahrung
• Fotowettbewerbe durchführen, bei denen Gäste ihre Daten angeben

Schritt 1: Upload-Formular aktivieren

So richten Sie ein benutzerdefiniertes Upload-Formular für Ihr Event ein:

1. Öffnen Sie Ihr Event-Dashboard und klicken Sie in der Seitenleiste auf "Fotos"
2. Suchen Sie im linken Bereich den Abschnitt "Formularantworten"
3. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die Formulareinstellungen zu öffnen
4. Schalten Sie "Upload-Formular aktivieren" auf EIN

Sobald aktiviert, sehen Gäste Ihre benutzerdefinierten Formularfelder, wenn sie die Upload-Seite aufrufen.

Schritt 2: Benutzerdefinierte Formularfelder hinzufügen

Nach dem Aktivieren des Formulars können Sie verschiedene Feldtypen hinzufügen, um unterschiedliche Informationen zu erfassen:

Verfügbare Feldtypen

Feldtyp	Am besten geeignet für	Beispiel
Text	Kurze Antworten	Name, E-Mail, Tischnummer
Textbereich	Längere Antworten	Kommentare, Nachrichten, Feedback
Dropdown	Vordefinierte Auswahlmöglichkeiten	"Woher kennen Sie das Paar?", "An welchem Event-Tag?"
Checkbox	Ja/Nein-Fragen	"Meine Fotos öffentlich teilen?", "Album an mich senden?"
Zahl	Numerische Werte	Tischnummer, Anzahl der Gäste

Ein Feld hinzufügen

1. Klicken Sie auf "Feld hinzufügen" und wählen Sie den Feldtyp aus
2. Geben Sie eine Bezeichnung ein (das, was Gäste sehen)
3. Optional: Fügen Sie Platzhaltertext als Orientierung hinzu
4. Aktivieren Sie "Erforderlich", wenn das Feld ausgefüllt werden muss
5. Bei Dropdown-Feldern: Fügen Sie Ihre Optionen hinzu

Sie können pro Event bis zu 10 benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Schritt 3: Formularverhalten konfigurieren

Formular vor dem Upload erforderlich machen

Aktivieren Sie "Formular vor dem Upload erforderlich", damit Gäste das Formular ausfüllen müssen, bevor sie Fotos auswählen. So stellen Sie sicher, dass Sie Informationen von jeder Person erhalten, die Fotos hochlädt.

Wenn deaktiviert, wird das Formular zusammen mit der Fotoauswahl angezeigt – optional, aber bequem.

Eine Antwort pro Gerät

Aktivieren Sie "Eine Antwort pro Gerät", um Gäste auf eine einzige Formularübermittlung zu begrenzen. Das ist hilfreich für:

• Verhindern doppelter Einträge
• Sicherstellen, dass jeder Gast nur einmal teilnimmt
• Wettbewerbe mit fairen Teilnahmegrenzen

Hinweis: Dies verwendet Browser-Speicher und kann durch Löschen von Cookies oder die Nutzung des Inkognito-Modus umgangen werden.

Schritt 4: Felder organisieren

Verwenden Sie die Auf/Ab-Pfeile bei jedem Feld, um die Reihenfolge zu ändern. Überlegen Sie, ob Sie:

• die wichtigsten Felder zuerst platzieren (Name, E-Mail)
• optionale Felder eher ans Ende setzen
• zusammengehörige Felder gruppieren

Die von Ihnen festgelegte Reihenfolge entspricht genau der Ansicht für Gäste im Formular.

Schritt 5: Formularantworten anzeigen

Sobald Gäste Formulare absenden, können Sie alle Antworten einsehen:

1. Öffnen Sie die "Fotos"-Seite Ihres Events
2. Sehen Sie sich den Abschnitt "Formularantworten" mit der Gesamtzahl der Antworten an
3. Klicken Sie auf "Alle Antworten anzeigen", um die vollständige Tabelle zu öffnen

Die Antworttabelle zeigt:

• Abgabedatum – Wann das Formular abgesendet wurde
• Autorname – Falls der Gast seinen Namen angegeben hat
• Fotos – Anzahl der Fotos, die mit diesem Formular hochgeladen wurden
• Antwortdaten – Alle Werte der benutzerdefinierten Felder

Antworten exportieren

Klicken Sie auf "CSV exportieren", um alle Formularantworten als Tabellenkalkulation herunterzuladen. Die CSV enthält:

• Alle benutzerdefinierten Feldwerte
• Zeitstempel der Übermittlung
• Fotoanzahl pro Antwort

Der Export unterstützt Sonderzeichen (Hebräisch, Chinesisch usw.) für internationale Events.

Schritt 6: Antworten verwalten

Eine Antwort löschen

So entfernen Sie eine Formularantwort:

1. Öffnen Sie die Seite mit den Formularantworten
2. Klicken Sie in der gewünschten Zeile auf das Papierkorb-Symbol
3. Bestätigen Sie das Löschen im Warnhinweis-Dialog

Hinweis: Das Löschen einer Formularantwort löscht nicht die zugehörigen Fotos. Die Fotos bleiben in Ihrer Galerie.

Was Gäste sehen

Wenn Gäste Ihren QR-Code scannen oder den Upload-Link öffnen:

1. Wenn "Vor dem Upload erforderlich" EIN ist: Das Formular erscheint zuerst und Gäste müssen es ausfüllen, bevor sie Fotos auswählen
2. Wenn "Vor dem Upload erforderlich" AUS ist: Das Formular erscheint zusammen mit den Feldern für Autorname und Nachricht

Gäste füllen das Formular einmal pro Upload-Sitzung aus. Wenn sie mehrere Batches hochladen, müssen sie das Formular nur einmal ausfüllen (ihre Fotos werden mit ihrer ursprünglichen Antwort verknüpft).

Häufige Anwendungsfälle

Hochzeitsfotos sammeln

Erstellen Sie Felder für:

• Gastname (Text, erforderlich)
• E-Mail (Text, erforderlich) – um das finale Album zu senden
• Beziehung zum Paar (Dropdown): "Familie der Braut", "Familie des Bräutigams", "Freunde der Braut", "Freunde des Bräutigams", "Kollege/Kollegin", "Sonstiges"
• Tischnummer (Zahl)

Firmenevent

Erstellen Sie Felder für:

• Vollständiger Name (Text, erforderlich)
• Unternehmen (Text)
• Abteilung (Dropdown)
• "Dürfen wir Ihre Fotos für Marketingzwecke verwenden?" (Checkbox)

Geburtstagsfeier

Erstellen Sie Felder für:

• Ihr Name (Text, erforderlich)
• Lieblingsmoment mit [Geburtstagskind] (Textbereich)
• "Fügen Sie mich dem Gruppenchat hinzu" (Checkbox)

Fotowettbewerb

Erstellen Sie Felder für:

• Name des Fotografen/der Fotografin (Text, erforderlich)
• E-Mail (Text, erforderlich)
• Fototitel/Beschreibung (Textbereich)
• "Ich stimme den Wettbewerbsbedingungen zu" (Checkbox, erforderlich)

Tipps für bessere Formularantworten

1. Kurz halten – Gäste sind auf einem Event und füllen keine Umfrage aus. 2–4 Felder funktionieren am besten.

2. Kontaktinfo erforderlich machen – Wenn Sie das Album später teilen möchten, machen Sie E-Mail oder Telefonnummer verpflichtend.

3. Dropdowns für Konsistenz nutzen – Vordefinierte Optionen sind leichter zu sortieren und auszuwerten als Freitext-Antworten.

4. Erklären, warum Sie fragen – Nutzen Sie Platzhaltertext wie "Wir senden Ihnen den Album-Link per E-Mail", um zum Ausfüllen zu motivieren.

5. Vor dem Event testen – Scannen Sie Ihren QR-Code und füllen Sie das Formular selbst aus, um das Erlebnis zu prüfen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich eine Formularantwort nach dem Absenden bearbeiten? A: Formularantworten können nach dem Absenden nicht bearbeitet werden. Gäste müssten eine neue Antwort absenden.

F: Sind Formularantworten mit bestimmten Fotos verknüpft? A: Ja, jede Formularantwort ist über eine Sitzungs-ID mit den in dieser Sitzung hochgeladenen Fotos verknüpft. Die Antwortenseite zeigt, wie viele Fotos jeder Antwort zugeordnet sind.

F: Können Gäste die Formularantworten anderer Gäste sehen? A: Nein, Formularantworten sind nur für den Event-Organisator im Dashboard sichtbar.

F: Was passiert, wenn ein Gast Fotos hochlädt, aber das Formular nicht ausfüllt? A: Wenn "Vor dem Upload erforderlich" AUS ist, können Gäste hochladen, ohne das Formular auszufüllen. Ihre Fotos erscheinen trotzdem in Ihrer Galerie, haben aber keine zugehörigen Formulardaten.

F: Kann ich einem bestehenden Event ein Formular hinzufügen? A: Ja! Sie können das Upload-Formular jederzeit aktivieren und konfigurieren – auch nachdem Ihr Event bereits begonnen hat.

F: Gibt es eine Begrenzung, wie viele Antworten ich sammeln kann? A: Nein, es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Formularantworten pro Event.

F: Kann ich das auch für nicht-fotobezogene Zwecke verwenden (nur Umfragen)? A: Obwohl es für Foto-Uploads entwickelt wurde, können Sie "Formular vor dem Upload erforderlich" aktivieren, um Informationen zu erfassen, bevor Gäste zum Upload-Bildschirm gelangen. Allerdings müssen Gäste weiterhin den Upload-Prozess durchlaufen.

F: Funktionieren Formularantworten mit dem Live-Karussell? A: Formularantworten sind vom Karussell getrennt. Fotos, die mit Formularen hochgeladen werden, erscheinen im Karussell wie alle anderen Fotos.