Einladungen vs. Foto-Uploads verstehen

Fotify trennt Ihre RSVP-Einladungen von Ihren Foto-Uploads, sodass Sie beides unabhängig voneinander verwalten können. Das bedeutet: Gäste können Wochen vor Ihrer Veranstaltung zusagen, und Sie müssen Foto-Uploads erst aktivieren, wenn Sie bereit sind, Fotos zu sammeln.

In diesem Leitfaden wird erklärt, wie diese beiden Funktionen zusammenarbeiten und dabei dennoch unabhängig bleiben.

Schlüsselkonzepte

RSVP-Einladungen

Ihre digitalen Einladungen werden gesteuert durch:

Einladungsstatus - Auf Aktiv, Pausiert oder Beendet gesetzt
RSVP-Frist - Das Stichtagsdatum für Gästerückmeldungen

Gäste können jederzeit zusagen, solange die Einladung aktiv ist und die Frist noch nicht abgelaufen ist – unabhängig davon, ob Foto-Uploads aktiviert sind.

Foto-Uploads

Foto-Uploads werden gesteuert durch:

Event-Status - Wenn Sie Ihre Veranstaltung „Starten“, werden Foto-Uploads aktiv
Foto-Upload-Zeitraum - Die Dauer, in der Ihre Veranstaltung für Uploads aktiv bleibt (z. B. 7 Tage, 30 Tage)

Mit dem Start Ihrer Veranstaltung beginnt der Countdown für Foto-Uploads. Das ist getrennt von Ihrer Einladungstimeline.

Beispiel-Zeitplan

Hier ist ein typischer Hochzeits-Zeitplan, der zeigt, wie Einladungen und Foto-Uploads unabhängig voneinander funktionieren:

Woche	Einladungsstatus	Foto-Uploads	Was passiert
Woche 1	Erstellen & Senden	Nicht aktiv	Einladungen senden, Gäste sagen zu
Woche 2-5	Aktiv	Nicht aktiv	Weiter RSVPs sammeln
Woche 6	RSVP-Frist	Nicht aktiv	Gästeliste finalisieren, keine neuen RSVPs
Woche 7	Aktiv (optional)	Event starten	Hochzeitstag – Gäste laden Fotos hoch
Woche 8+	Beendet	Aktiv	Weiter Fotos nach dem Event sammeln

Wichtige Erkenntnis: Sie müssen Ihr Event nicht „starten“, um Einladungen zu versenden. Einladungen funktionieren vollständig unabhängig.

Wann Sie Ihre Veranstaltung starten sollten

Klicken Sie auf „Start Event“, wenn Gäste mit dem Hochladen von Fotos beginnen sollen. Häufige Szenarien:

Am Morgen des Hochzeitstags - Starten Sie ein paar Stunden vor der Zeremonie
Mehrtägige Konferenz - Starten Sie am ersten Veranstaltungstag
Geburtstagsfeier - Starten Sie, wenn die Party beginnt

Wichtig: Das Starten Ihrer Veranstaltung wirkt sich nur auf Foto-Uploads aus. Es hat keinen Einfluss auf Ihren Einladungsstatus oder RSVP-Antworten.

Einladungen unabhängig verwalten

Über Ihr Dashboard können Sie Ihre Einladung separat steuern:

Gehen Sie in der Seitenleiste zu RSVP
Klicken Sie auf den Tab Event Details
Verwenden Sie Einladungsstatus, um:
- Aktiv - Gäste können zusagen
- Pausiert - Neue RSVPs vorübergehend stoppen
- Beendet - RSVPs schließen (Gäste können die Einladung weiterhin ansehen)

Sie können den Einladungsstatus ändern, ohne Foto-Uploads zu beeinflussen – und umgekehrt.

Häufige Szenarien

„Ich möchte Einladungen versenden, bin aber noch nicht bereit für Fotos“

Kein Problem! Erstellen Sie Ihre Einladung und setzen Sie sie auf „Aktiv“. Gäste können sofort zusagen (RSVP). Klicken Sie erst auf „Event starten“, wenn Sie bereit für Foto-Uploads sind.

„Mein Event ist vorbei, aber Gäste sagen noch zu“

Wenn Sie RSVPs nach Ihrem Event schließen möchten, gehen Sie zu den RSVP-Einstellungen und ändern Sie den Einladungsstatus auf „Abgeschlossen“. Foto-Uploads können unabhängig davon weiterlaufen.

„Ich möchte Fotos, aber keine RSVPs“

Sie können Fotify zum Teilen von Fotos nutzen, ohne Einladungen einzurichten. Erstellen Sie einfach Ihr Event und starten Sie es, wenn Sie bereit sind – eine Einladung ist nicht erforderlich.

Häufig gestellte Fragen

F: Muss ich meine Veranstaltung starten, bevor Gäste zusagen können? A: Nein! Einladungen funktionieren unabhängig. Gäste können zusagen, sobald Ihre Einladung aktiv ist – auch wenn Sie das Event für Fotos noch nicht gestartet haben.

F: Wenn ich mein Event pausiere (Foto-Uploads), wirkt sich das auf Einladungen aus? A: Nein. Das Pausieren Ihres Events stoppt nur Foto-Uploads. Der Einladungsstatus bleibt unverändert, sofern Sie ihn nicht gezielt ändern.

F: Was passiert mit RSVPs, wenn mein Event endet? A: Ihre RSVP-Frist und Ihr Einladungsstatus steuern RSVPs unabhängig. Sie können RSVPs vor, während oder nach dem Ende Ihres Foto-Upload-Zeitraums schließen.

F: Können Gäste Fotos hochladen, bevor ich das Event starte? A: Nein. Foto-Uploads funktionieren nur, wenn der Event-Status „Live“ ist (nachdem Sie auf Start Event geklickt haben).

F: Was ist der Unterschied zwischen Event-Status und Einladungsstatus? A: Der Event-Status (Upcoming, Live, Paused, Finished) steuert Foto-Uploads. Der Einladungsstatus (Active, Paused, Finished) steuert RSVPs. Beides wird unabhängig verwaltet.

F: Was bedeutet „Photo Upload Window“ in der Preisübersicht? A: Das ist der Zeitraum, in dem Gäste nach dem Start Ihrer Veranstaltung Fotos hochladen können. Er ist getrennt von Ihrer Einladungstimeline – Sie können Einladungen Wochen vorher versenden und während dieses Zeitfensters Fotos sammeln.

Zusammenfassung

Einladungen werden durch Einladungsstatus und RSVP-Frist gesteuert
Foto-Uploads werden durch Event-Status und den Foto-Upload-Zeitraum gesteuert
Beides funktioniert unabhängig – ändern Sie das eine, ohne das andere zu beeinflussen
Starten Sie Ihr Event, wenn Foto-Uploads beginnen sollen, nicht wenn RSVPs starten sollen

Diese Trennung gibt Ihnen maximale Flexibilität, um den Zeitplan Ihrer Veranstaltung genau so zu planen, wie Sie ihn benötigen.