So verwalten Sie Ihre Gästeliste

Im Tab Gäste in Ihrem RSVP-Dashboard fügen Sie alle Teilnehmenden hinzu, verwalten sie und behalten den Überblick. Egal, ob Sie Gäste einzeln hinzufügen oder Hunderte aus einer Tabelle importieren – Fotify hilft Ihnen dabei, Ihre Gästeliste übersichtlich zu organisieren.

Zugriff auf die Gästeliste

Öffnen Sie Ihr Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
Klicken Sie auf den Tab "Guests"

Wenn Sie noch keine RSVP-Einladung erstellt haben, lesen Sie zuerst How to Create Your RSVP Invitation.

Sie sehen dann Ihre vollständige Gästeliste mit Antwortstatus und Aktions-Buttons.

Die Gästeliste verstehen

Statusfilter

Filtern Sie Ihre Gäste nach Antwortstatus über die Tabs oben:

Filter	Beschreibung
All	Alle Gäste auf Ihrer Liste
Accepted	Gäste, die ihre Teilnahme bestätigt haben
Declined	Gäste, die nicht teilnehmen können
Not Answered	Gäste, die noch nicht geantwortet haben
Attended	Gäste, die beim Event eingecheckt haben (wenn QR-Anwesenheit aktiviert ist)

Informationsspalten für Gäste

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Informationen pro Gast:

Name - Vollständiger Name des Gasts
Email - E-Mail-Adresse (falls angegeben)
Cellphone - Telefonnummer für SMS/WhatsApp
Guests - Anzahl der Personen in der Gruppe (einschließlich Begleitpersonen)
Confirmed - Wie viele Personen tatsächlich zugesagt haben
Status - RSVP-Antwort (Accepted, Declined, Not Answered)
Actions - Schnellzugriffs-Buttons

Sortieren und Suchen

Search - Verwenden Sie die Suchleiste, um Gäste nach Name oder E-Mail zu finden
Sort - Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste zu sortieren (z. B. nach Name oder Status)

Gäste einzeln hinzufügen

So fügen Sie einen einzelnen Gast hinzu:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Add Guest"
Tragen Sie die Gastdetails ein:
- Name - Vorname des Gasts (erforderlich)
- Last Name - Nachname des Gasts
- Email - E-Mail-Adresse für digitale Einladungen
- Cellphone - Telefonnummer im internationalen Format mit + (z. B. +14155551234)
- Number of Guests - Anzahl der Personen in der Gruppe (Standard: 1)
- SMS Language - Überschreibt die Standardsprache für SMS-Nachrichten dieses Gasts
Klicken Sie auf "Add Guest"

Telefonnummernformat

Damit SMS- und WhatsApp-Funktionen funktionieren, müssen Telefonnummern im internationalen E.164-Format angegeben werden:

Beginnen Sie mit + gefolgt von der Landesvorwahl
Keine Leerzeichen, Bindestriche oder Klammern
Beispiele: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Deutschland)

Mehrere Gäste importieren (CSV-Upload)

Für große Gästelisten können Sie alle Gäste auf einmal per CSV-Datei importieren.

So importieren Sie

Klicken Sie auf "Upload Guest List"
Bereiten Sie Ihre CSV-Datei im erforderlichen Format vor (siehe unten)
Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop hinein oder klicken Sie, um sie auszuwählen
Klicken Sie auf "Upload Guest List"

CSV-Format

Ihre CSV-Datei muss diese Spalten enthalten:

Spalte	Erforderlich	Beschreibung
Name	Yes	Vorname des Gasts
LastName	No	Nachname des Gasts (kann leer sein)
Email	No	E-Mail-Adresse (kann leer sein)
Phone	No	Telefonnummer im E.164-Format mit + und Landesvorwahl
Guests	No	Anzahl der Gäste in der Gruppe (Standard: 1)
SmsLocale	No	Sprachcode für SMS (en, es, fr, de, it, pt usw.)

Beispiel-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

Tipps für den CSV-Import

Klicken Sie auf "Download Example", um eine Vorlagendatei zu erhalten
E-Mail und Telefon sind optional – lassen Sie die Felder leer, wenn nicht verfügbar
Unterstützte SMS-Sprachen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
Wenn SmsLocale leer ist, erhält der Gast SMS in Ihrer standardmäßigen Event-Sprache

Aktions-Buttons für Gäste

Jede Gästezeile hat Buttons für eine schnelle Verwaltung:

Icon	Aktion	Beschreibung
Pencil	Bearbeiten	Gastdetails ändern (Name, E-Mail, Telefon, Gäste, Status)
Eye	Anzeigen	Alle Gastinformationen ansehen, ohne Änderungen vorzunehmen
Copy	Nachricht kopieren	Personalisierte Einladung mit Gastnamen und individuellem RSVP-Link kopieren
Envelope	E-Mail	E-Mail-Programm mit vorbefüllter Einladung öffnen (falls E-Mail vorhanden)
WhatsApp	WhatsApp	WhatsApp Web mit vorbefüllter Nachricht öffnen (falls Telefonnummer vorhanden)
Trash	Löschen	Gast aus der Liste entfernen (Bestätigung erforderlich)

Mobile Ansicht

Auf Mobilgeräten sind die Aktions-Buttons über ein Menü (drei Punkte) unten rechts auf jeder Gästekarte erreichbar.

Einladungen an Gäste senden

Nachdem Sie Gäste hinzugefügt haben, müssen Sie ihnen ihre personalisierten RSVP-Links senden.

Option 1: Kopieren und einfügen

Klicken Sie auf das Copy-Icon beim Gast
Die personalisierte Nachricht (mit Name und individuellem Link) wird kopiert
Fügen Sie sie in eine E-Mail, SMS oder Messaging-App Ihrer Wahl ein

Option 2: Direkt über WhatsApp

Klicken Sie auf das WhatsApp-Icon (nur sichtbar bei Gästen mit Telefonnummer)
WhatsApp Web öffnet sich mit einer vorbefüllten Einladungsnachricht
Senden Sie die Nachricht direkt ab

WhatsApp-Tracking

Gäste, die Sie über WhatsApp angeschrieben haben, erhalten einen dezenten grünen Hintergrund
So sehen Sie auf einen Blick, wer die Einladung erhalten hat
Verwenden Sie "Reset All Sent", um diese Versandhistorie zu löschen und neu zu starten

Ihre Gästeliste exportieren

Laden Sie Ihre vollständige Gästeliste als CSV-Datei herunter:

Klicken Sie oben rechts auf "Download CSV"
Die Datei enthält alle Gastinformationen und deren Antworten
Öffnen Sie sie in Excel, Google Sheets oder einer anderen Tabellenkalkulation

Das ist hilfreich für:

Erstellen von Sitzplänen
Teilen der Liste mit Dienstleistern (Catering, Location)
Sichern Ihrer Gastdaten
Auswerten von Rücklaufquoten

Antworten von Gästen verwalten

Eine Antwort bearbeiten

Wenn ein Gast Sie kontaktiert, um seine RSVP zu ändern:

Klicken Sie beim entsprechenden Gast auf das Edit-Icon (Stift)
Aktualisieren Sie den Status (Accepted, Declined)
Passen Sie bei Bedarf die Anzahl der bestätigten Gäste an
Speichern Sie die Änderungen

Antwortdetails ansehen

Klicken Sie auf das View-Icon (Auge), um Folgendes zu sehen:

Vollständige Gastinformationen
Die RSVP-Antwort
Etwaige Kommentare, die eingereicht wurden
Antworten auf benutzerdefinierte Felder

Gäste löschen

So entfernen Sie einen Gast:

Klicken Sie auf das Delete-Icon (Papierkorb)
Bestätigen Sie das Löschen

So löschen Sie mehrere Gäste:

Wählen Sie Gäste über die Kontrollkästchen aus
Klicken Sie auf "Delete all (X)", um die ausgewählten Gäste zu entfernen

Tipps zur Verwaltung der Gästeliste

Vor Ihrem Event

Fügen Sie alle Gäste hinzu, bevor Sie Einladungen versenden
Prüfen Sie, dass Telefonnummern im internationalen Format vorliegen
Nutzen Sie den CSV-Import bei großen Listen, um Zeit zu sparen
Legen Sie für internationale Gäste die passende SMS-Sprache fest

Antworten nachverfolgen

Prüfen Sie regelmäßig den Filter Not Answered, um nachzufassen
Nutzen Sie das WhatsApp-Tracking, um zu sehen, wer Einladungen erhalten hat
Exportieren Sie die Liste regelmäßig, um den Fortschritt zu dokumentieren

Nachfassen

Bei Gästen ohne Rückmeldung können Sie über die Buttons Copy oder WhatsApp Erinnerungen senden
Ziehen Sie die SMS feature für Sammel-Erinnerungen in Betracht

Häufig gestellte Fragen

F: Gibt es ein Limit dafür, wie viele Gäste ich hinzufügen kann? A: Die Gästelimits hängen von Ihrem Fotify-Tarif ab. Prüfen Sie die Details Ihres Tarifs auf die jeweiligen Limits.

F: Kann ich Gäste hinzufügen, nachdem ich Einladungen versendet habe? A: Ja! Sie können jederzeit neue Gäste hinzufügen. Denken Sie nur daran, ihnen ihren Einladungslink zu senden.

F: Was passiert, wenn ich einen Gast lösche, der bereits geantwortet hat? A: Die Antwort wird dauerhaft entfernt. Wenn die Person versucht, ihren alten RSVP-Link zu verwenden, funktioniert dieser nicht mehr.

F: Kann ich den RSVP-Status eines Gastes manuell ändern? A: Ja, verwenden Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“, um den Status eines Gastes manuell zu aktualisieren – zum Beispiel, wenn jemand zur Bestätigung anruft, statt das Online-Formular zu nutzen.

F: Warum sehe ich bei manchen Gästen keine WhatsApp-Schaltfläche? A: Die WhatsApp-Schaltfläche wird nur bei Gästen angezeigt, für die eine Telefonnummer gespeichert ist. Fügen Sie die Telefonnummer hinzu, um diese Funktion zu aktivieren.

F: Was ist der Unterschied zwischen den Spalten „Gäste“ und „Bestätigt“? A: „Gäste“ ist die Anzahl der Personen, die Sie in dieser Gruppe eingeladen haben. „Bestätigt“ ist die Anzahl der Personen, von denen der Gast bei der Antwort angegeben hat, dass sie tatsächlich teilnehmen.

F: Kann ich Gäste aus Google Contacts oder einer anderen App importieren? A: Exportieren Sie Ihre Kontakte als CSV-Datei aus Ihrer Kontakt-App, formatieren Sie sie anschließend so, dass sie den CSV-Anforderungen von Fotify entspricht, und importieren Sie sie dann.

F: Wie erkenne ich, welchen Gästen ich bereits Einladungen gesendet habe? A: Gäste, die über WhatsApp kontaktiert wurden, werden mit einem grünen Hintergrund angezeigt. Für andere Methoden empfiehlt es sich, die SMS-Sprache oder ein Notizsystem zu verwenden, um den Überblick zu behalten.

F: Können Gäste RSVP, ohne vorher zur Liste hinzugefügt zu werden? A: Für personalisierte Einladungen müssen Gäste zuerst zu Ihrer Liste hinzugefügt werden, um ihren individuellen RSVP-Link zu erhalten. Wenn Sie jedoch die Funktion Registration Form feature aktivieren, können sich Gäste über einen öffentlichen Link selbst registrieren – sie werden automatisch zu Ihrer Gästeliste hinzugefügt, sobald sie das Formular abgeschlossen haben.

F: Was passiert, wenn ich eine CSV mit doppelten Gästen hochlade? A: Das System benachrichtigt Sie über Duplikate. Sie können wählen, ob Sie sie überspringen oder bestehende Einträge aktualisieren möchten.