Cómo usar el centro de planificación: presupuesto compartido, proveedores, decisiones, documentos y lista de tareas

El centro de planificación es donde los organizadores de un evento lo planifican juntos. Vive junto a la lista de invitados, la invitación y la galería de fotos, así que los números que muestra están siempre al día: los costos por invitado siguen sus RSVP confirmados, y todos los que ayudan a organizar el evento ven el mismo presupuesto, los mismos proveedores y la misma lista de tareas.

Tiene seis pestañas, que aparecen como una fila de botones debajo del título de la página:

Resumen — el presupuesto de un vistazo: total proyectado, pagado, lo que falta pagar, los próximos pagos, quién paga qué y el avance de la lista de tareas.
Presupuesto — categorías, líneas de presupuesto, precios contratados y un calendario de pagos con fechas de vencimiento.
Proveedores — todos aquellos con los que trabaja, su estado y su hora de llegada el día del evento.
Decisiones — preguntas con opciones que los organizadores votan y comentan, y que después se convierten en líneas de presupuesto.
Documentos — contratos, cotizaciones, facturas e inspiración, vinculados a proveedores y líneas de presupuesto.
Lista de tareas — tareas con fecha y responsable, creadas desde una plantilla según el tipo de evento.

El centro de planificación está disponible desde el plan Professional en adelante y en todos los eventos que funcionan con una suscripción de eventos. En los demás planes puede abrirlo y recorrer todas las pestañas con datos de ejemplo (se muestra una etiqueta "Vista previa con datos de ejemplo"), para ver qué hace antes de mejorar su plan.

Quiénes pueden usarlo

El organizador del evento y cada colaborador del evento que haya aceptado la invitación tienen acceso completo al centro de planificación. Una pareja que planifica su boda, un anfitrión y un coanfitrión, o un equipo de empresa pueden editar el mismo presupuesto, votar en las mismas decisiones y marcar las mismas tareas. Los colaboradores también reciben los correos de recordatorio de pagos y tareas.

Los invitados nunca ven el centro de planificación. Nada de lo que hay en él está vinculado a la invitación ni al álbum de fotos.

Cómo abrir el centro de planificación

Inicie sesión en dashboard.fotify.app.
Asegúrese de que esté seleccionado el evento correcto en el selector de eventos, arriba de la página.
Haga clic en Planificación en la barra lateral izquierda (el ícono de billetera). El centro de planificación se abre en la pestaña Resumen.
Cambie de pestaña haciendo clic en Resumen, Presupuesto, Proveedores, Decisiones, Documentos o Lista de tareas, debajo del título de la página. Un número rojo en una pestaña significa que algo necesita atención: pagos atrasados en Presupuesto, decisiones abiertas en Decisiones, tareas atrasadas en Lista de tareas.

Todo lo que edita en el centro de planificación se abre en un panel lateral a la derecha. Cada panel tiene abajo un botón Cancelar y un botón Guardar; ciérrelo sin guardar con Cancelar o con la X de su esquina.

Paso 1: Configure el centro de planificación

La primera vez que abre Planificación en un evento verá la tarjeta Configura tu centro de planificación.

En Plantilla, haga clic en una de las cuatro opciones: Boda, Fiesta / cumpleaños, Corporativo / congreso u Otro evento. La plantilla crea sus categorías de presupuesto, las etiquetas de "quién paga" y una lista de tareas con fechas. Después puede renombrar o eliminar lo que quiera.
En el desplegable Moneda, elija la moneda del evento. Una moneda por evento; los montos se guardan al centavo. Puede cambiarla más adelante desde la configuración del presupuesto (vea "Cambie la moneda, los invitados estimados, la meta y los responsables de pago" más abajo).
En Invitados estimados, escriba cuántos invitados espera. Ese número se usa para los costos por invitado hasta que sus RSVP confirmen la cantidad.
Si quiere, escriba una Meta de presupuesto. El resumen le muestra qué tan lejos está de ella.
Deje marcada la casilla Agregar la lista de tareas de la plantilla, con fechas relativas al día del evento para obtener una lista de tareas fechada hacia atrás desde la fecha de su evento.
Haga clic en Crear centro de planificación. El centro se abre en la pestaña Resumen.

Las plantillas crean estas categorías de presupuesto:

Plantilla	Categorías
Boda	Lugar del evento, Catering y bebidas, Foto y video, Música y entretenimiento, Flores y decoración, Vestuario y belleza, Invitaciones y papelería, Transporte, Alquileres, Pastel y postres, Anillos y regalos, Recuerdos para invitados, Ceremonia y oficiante, Imprevistos
Fiesta / cumpleaños	Lugar del evento, Comida y bebidas, Música y entretenimiento, Decoración, Foto y video, Pastel y postres, Invitaciones, Recuerdos y regalos, Alquileres, Imprevistos
Corporativo / congreso	Lugar del evento, Catering, Audio, video y producción, Oradores y artistas, Marketing y señalización, Viajes y alojamiento, Foto y video, Merchandising e impresión, Personal, Inscripción y tecnología, Imprevistos
Otro evento	Lugar del evento, Comida y bebidas, Entretenimiento, Decoración, Foto y video, Otros, Imprevistos

Paso 2: Arme el presupuesto

Haga clic en la pestaña Presupuesto. Cada categoría es un bloque plegable; haga clic en el nombre de una categoría para desplegar o plegar sus líneas de presupuesto.

Agregar una línea de presupuesto

Despliegue la categoría a la que corresponde el costo (por ejemplo Lugar del evento).
Haga clic en + Agregar línea de presupuesto, al final de la categoría. Se abre el panel Agregar línea de presupuesto.
Escriba un Nombre (por ejemplo "Alquiler de la Villa Aurora").
Revise el desplegable Categoría; cámbielo si la línea corresponde a otra.
Escriba el monto Estimado: su cálculo aproximado antes de tener una cotización.
Cuando tenga una cotización firmada, escriba el Precio contratado. Al completarlo, reemplaza a la estimación en todos los totales.
Marque Es un costo por invitado para el catering, la barra libre, los alquileres o cualquier cosa que se cobre por persona. Los montos que cargó pasan a ser por invitado y se multiplican automáticamente por su cantidad de invitados (vea más abajo).
En Quién paga, elija una de sus etiquetas de responsable de pago (por ejemplo Persona 1, Persona 2, Compartido), o deje Sin asignar.
En Proveedor, elija al proveedor que lo entrega, o deje Sin proveedor.
Agregue Notas si quiere recordar algo sobre la cotización.
Haga clic en Guardar.

Editar o eliminar una línea de presupuesto

Para editarla, haga clic en el ícono de lápiz a la derecha de la línea, cambie los campos y haga clic en Guardar.
Para eliminarla, haga clic en el ícono de papelera a la derecha de la línea y confirme. Al eliminar una línea también se eliminan sus pagos.

Proyectado, pagado y pendiente

Cada línea muestra Estimado, Contratado y Pagado; cada categoría y el Resumen los suman en:

Proyectado: lo que va a costar la línea, es decir el precio contratado si lo hay y, si no, la estimación, multiplicado por la cantidad de invitados en las líneas por invitado. Una línea nunca proyecta menos de lo que ya pagó.
Pagado: la suma de los pagos que marcó como pagados.
Falta pagar: proyectado menos pagado.

La pestaña Resumen compara el total proyectado con su meta de presupuesto y lo reparte por categoría y por responsable de pago.

Cantidad de invitados para las líneas por invitado

La cantidad de invitados que se usa para los costos por invitado es:

La cantidad de invitados confirmados por sus RSVP (grupos aceptados y con check-in), cuando ya tiene alguno.
Si no, el número de Invitados estimados de su configuración.

A medida que llegan los RSVP, el total proyectado se mueve solo. La tarjeta Cantidad de invitados del Resumen indica si es Confirmada por los RSVP o Estimada (aún sin RSVP).

Agregar, renombrar o eliminar una categoría

Para agregar una, haga clic en Agregar categoría arriba a la derecha de la pestaña Presupuesto, escriba el Nombre de la categoría y haga clic en Guardar.
Para renombrar una, haga clic en el ícono de lápiz junto al nombre de la categoría, cambie el nombre y haga clic en Guardar.
Para eliminar una, haga clic en el ícono de papelera junto al nombre de la categoría y confirme. Una categoría solo se puede eliminar cuando no tiene líneas; mueva o elimine sus líneas primero.

Cambie la moneda, los invitados estimados, la meta y los responsables de pago

En la pestaña Presupuesto, haga clic en Configuración arriba a la derecha. Se abre el panel Configuración.
Para cambiar la moneda, reemplace el código de 3 letras en Moneda (por ejemplo EUR, GBP, MXN). Los montos se vuelven a etiquetar, no se convierten: una línea de 1.000 sigue siendo 1.000 en la nueva moneda.
Cambie Invitados estimados o la Meta de presupuesto en el mismo panel.
En Responsables de pago, edite un nombre en el lugar, haga clic en el ícono de papelera para quitar uno, o haga clic en + Agregar responsable para sumar otro (hasta 8). Los responsables de pago son las personas o grupos que pueden hacerse cargo de un costo: la pareja, las familias, la empresa.
Haga clic en Guardar.

Paso 3: Programe los pagos y reciba recordatorios

Cada línea de presupuesto tiene su propio calendario de pagos.

Agregar un pago

En la pestaña Presupuesto, haga clic en el enlace de pagos que está debajo de una línea (dice Sin pagos, 1 pago, 2 pagos...). Los pagos de esa línea se despliegan debajo.
Haga clic en + Agregar pago. Se abre el panel Agregar pago con el nombre de la línea en el título.
Escriba una Etiqueta (Anticipo, Segunda cuota, Saldo...).
Escriba el Monto.
Elija la Fecha de vencimiento. Es un día del calendario en la zona horaria del lugar de su evento. Todos los que organizan reciben un correo una semana y un día antes.
Quién paga toma por defecto el responsable de la línea; cámbielo si esta cuota la paga otra persona.
Marque Ya pagado cuando esté registrando un pago que hizo en el pasado.
Haga clic en Guardar.

Marcar un pago como pagado

Marque la casilla que está delante del pago. El monto Pagado de la línea y el Resumen se actualizan al instante. Desmárquela para deshacerlo.

Editar o eliminar un pago

Haga clic en el ícono de lápiz a la derecha del pago para cambiarlo, o en el ícono de papelera para eliminarlo (confirme en el cuadro de diálogo).

Correos de recordatorio

Fotify envía un correo al organizador y a cada colaborador que aceptó:

una semana antes del vencimiento de un pago impago, y
un día antes del vencimiento.

Cada pago se recuerda como máximo dos veces. Marcar un pago como pagado, o cambiar su fecha de vencimiento, reinicia los recordatorios. El correo enumera cada pago y cada tarea que vence, con un enlace de vuelta al centro de planificación. La tarjeta Próximos pagos del Resumen muestra la misma lista; haga clic ahí en Abrir presupuesto para saltar a la pestaña Presupuesto.

Paso 4: Tenga a sus proveedores en un solo lugar

Haga clic en la pestaña Proveedores. Es su directorio de todos aquellos con los que trabaja.

Agregar un proveedor

Haga clic en Agregar proveedor arriba a la derecha. Se abre el panel Agregar proveedor.
Escriba el Nombre del proveedor (obligatorio) y una Categoría (catering, fotografía, flores...).
Elija un Estado:
- Consultado: ya le escribió.
- Cotizado: ya tiene un precio.
- Reservado: el contrato está firmado.
- Pagado: está todo saldado.
Complete la Persona de contacto, el Teléfono, el Correo electrónico y el Sitio web que tenga.
Defina la Llegada el día del evento con la fecha y hora a la que espera al proveedor en el lugar, en la hora local del lugar. Se imprime en la hoja de ruta.
Agregue Notas y haga clic en Guardar.

Editar, filtrar o quitar un proveedor

Haga clic en el ícono de lápiz de la tarjeta de un proveedor para editarlo y luego en Guardar.
Use el desplegable Filtrar por estado de arriba (Todos los estados, Consultado, Cotizado, Reservado, Pagado) para acotar la lista.
Haga clic en el ícono de papelera de la tarjeta de un proveedor y confirme para quitarlo. Las líneas de presupuesto y los documentos vinculados a él se conservan; simplemente pierden el vínculo.

Los proveedores se pueden vincular a líneas de presupuesto, opciones de decisiones y documentos, así que desde cualquier línea de presupuesto puede ver quién la entrega.

Hoja de ruta en PDF

Haga clic en Hoja de ruta en PDF arriba de la pestaña Proveedores para descargar un documento con el itinerario de su invitación y la hora de llegada y los datos de contacto de cada proveedor, listo para compartir con el lugar y con sus proveedores. El botón está deshabilitado hasta que tenga al menos un proveedor.

Paso 5: Decidan juntos en el tablero de decisiones

Haga clic en la pestaña Decisiones. Es para las elecciones que se toman en grupo: qué lugar, banda o DJ, buffet o servicio a la mesa.

Crear una decisión

Haga clic en Nueva decisión arriba a la derecha. Se abre el panel Nueva decisión.
Escriba la Pregunta (por ejemplo "¿Qué lugar deberíamos reservar?") y, si quiere, algo de Contexto.
Complete la Opción 1, la Opción 2 y así sucesivamente: cada opción tiene un título, un Precio, Ventajas, Desventajas, un Enlace y un Proveedor. Haga clic en Agregar opción para sumar más (hasta 10).
Haga clic en Guardar. La decisión aparece en la lista como Abierta.

Votar y conversar

Haga clic en la tarjeta de una decisión para abrirla.
Haga clic en Votar debajo de la opción que prefiere. Puede votar por una sola opción por decisión; haga clic en Quitar voto para retirarlo o para votar por otra opción. La tarjeta muestra cuántos votos tiene cada opción y Votaste en la suya.
Baje hasta Conversación, al final, escriba en Agregar un comentario y haga clic en Publicar. El autor de un comentario y el organizador pueden eliminarlo con su ícono de papelera.
Haga clic en Agregar opción dentro de la decisión para sumar opciones más adelante, o en el ícono de papelera junto a una opción para quitarla.

Elegir a la ganadora

Abra la decisión y haga clic en Elegir debajo de la opción ganadora. Se abre la confirmación Elegir «...».
En Agregar al presupuesto como, elija una categoría de presupuesto para crear una línea de presupuesto contratada al precio de la opción, vinculada a su proveedor. Al mismo tiempo, el proveedor queda marcado como Reservado. Elija No agregar una línea de presupuesto si solo quiere dejar registrada la elección.
Haga clic en Confirmar elección. La decisión pasa al grupo Decididas y muestra Elegido: ....

Si cambia de opinión, abra la decisión y haga clic en Reabrir. La línea de presupuesto que creó se conserva; elimínela desde la pestaña Presupuesto si ya no la necesita. Para eliminar una decisión por completo, ábrala y haga clic en el ícono de papelera del encabezado del panel.

Paso 6: Guarde contratos, cotizaciones e inspiración

Haga clic en la pestaña Documentos.

Subir un documento

Arrastre archivos al área Suelta los archivos aquí o haz clic para subirlos, o haga clic ahí para elegir archivos, o haga clic en Subir arriba a la derecha.
Archivos aceptados: PDF, imágenes, Word, Excel y texto, hasta 25 MB cada uno. Un aviso confirma Documentos subidos.
Cada evento tiene un espacio de almacenamiento para documentos de planificación que depende de su plan; la barra de arriba de la pestaña muestra cuánto lleva usado.

Clasificar un documento

Haga clic en el ícono de lápiz del documento. Se abre el panel Editar documento.
Cambie el Nombre del archivo si quiere.
Elija un Tipo: Contrato, Cotización, Factura, Inspiración u Otro.
Vincúlelo a un Proveedor y a una Línea de presupuesto, para que el contrato firmado quede junto a la línea que le corresponde.
Haga clic en Guardar.

Descargar, filtrar o eliminar

Haga clic en Descargar en un documento para abrir un enlace de corta duración al archivo original. Los archivos son privados para los organizadores.
Use el desplegable Filtrar por tipo de arriba para mostrar solo contratos, cotizaciones, facturas, inspiración u otros archivos.
Haga clic en el ícono de papelera y confirme para eliminar un documento.

Los documentos se eliminan junto con los demás archivos del evento cuando termina el período de acceso a la galería.

Paso 7: Trabaje la lista de tareas

Haga clic en la pestaña Lista de tareas. Las tareas se agrupan en Atrasadas, Esta semana, Más adelante y Sin fecha, con una barra de avance arriba que dice, por ejemplo, 3 de 12 completadas.

Completar una tarea

Marque la casilla que está delante de la tarea. Las tareas completadas salen de la lista; marque Mostrar completadas arriba para verlas en un grupo Completadas, y desmarque una tarea para volver a abrirla.

Agregar una tarea

Haga clic en Agregar tarea arriba a la derecha. Se abre el panel Agregar tarea.
Escriba el título de la Tarea.
Elija una Fecha de vencimiento (opcional) y agregue Notas.
En Asignada a, elija al organizador o a cualquier colaborador que haya aceptado, o deje Sin asignar.
Haga clic en Guardar.

Haga clic en el ícono de lápiz de una tarea para editarla, o en el ícono de papelera para eliminarla.

Agregar tareas de la plantilla

En el desplegable de arriba de la pestaña Lista de tareas, elija una plantilla: Boda, Fiesta / cumpleaños, Corporativo / congreso u Otro evento.
Haga clic en Agregar tareas de la plantilla. Solo se agregan las tareas que todavía no tiene, y un aviso le indica cuántas.

Las tareas de la plantilla se fechan hacia atrás desde el día de su evento: la plantilla de boda, por ejemplo, pone "Reservar el lugar" 11 meses antes y "Confirmar las horas de llegada con todos los proveedores" 3 días antes.

Todos los que organizan reciben un correo el día antes de que venza una tarea.

Exportaciones

Arriba a la derecha de la pestaña Presupuesto:

Haga clic en CSV para descargar todas las líneas de presupuesto con su categoría, proveedor, responsable de pago y montos estimado, contratado, proyectado, pagado y pendiente.
Haga clic en CSV de pagos para descargar todos los pagos programados y pagados con su fecha de vencimiento y su estado.
Haga clic en PDF para descargar un resumen del presupuesto agrupado por categoría, listo para imprimir.

Arriba de la pestaña Proveedores, haga clic en Hoja de ruta en PDF para obtener la hoja de ruta del día que se describe más arriba.

Usar el centro de planificación desde un asistente de IA

Si conectó un asistente de IA como Claude o ChatGPT a Fotify, puede hacer casi todo lo anterior por usted:

configurar el centro de planificación desde una plantilla y cambiar su moneda, sus invitados estimados, su meta de presupuesto y sus responsables de pago;
leer el resumen del presupuesto y el presupuesto completo;
agregar, actualizar y eliminar líneas de presupuesto, y agregar o actualizar pagos (incluso marcarlos como pagados);
listar, agregar y actualizar proveedores;
listar decisiones, crear nuevas con sus opciones y elegir a la ganadora (con o sin línea de presupuesto);
listar, agregar y actualizar tareas de la lista (incluso completarlas).

Pídale, por ejemplo, "agrega un anticipo de $2.000 con vencimiento el 1 de octubre a la línea del lugar", "¿qué pagos vencen este mes?" o "pasa el presupuesto a euros". Subir documentos y votar en las decisiones se hace en el panel.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué planes incluyen el centro de planificación? R: Está incluido desde el plan Professional en adelante y en todos los eventos creados con una suscripción de eventos. Los demás planes pueden abrir el centro y recorrerlo con datos de ejemplo, y la tarjeta de mejora enlaza al plan que lo desbloquea.

P: ¿Mi pareja también puede editar el presupuesto? R: Sí. Invítela como colaborador del evento. Los colaboradores que aceptan tienen el mismo acceso que usted al centro de planificación y reciben los correos de recordatorio.

P: ¿Puedo cambiar la moneda después de configurar el centro? R: Sí. En la pestaña Presupuesto haga clic en Configuración, reemplace el código de 3 letras en Moneda y haga clic en Guardar. Funciona cualquier código de moneda ISO (EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...). Los montos existentes conservan sus números y solo se vuelven a etiquetar, así que, si puede, cámbiela antes de cargar sus cotizaciones.

P: ¿Por qué cambió solo mi total proyectado? R: Las líneas por invitado se multiplican por su cantidad de invitados confirmada. Cuando más invitados aceptan la invitación, el catering y los demás costos por invitado suben en consecuencia. La tarjeta Cantidad de invitados del Resumen muestra si el número viene de los RSVP o de sus invitados estimados.

P: ¿Cuándo se envían los correos de recordatorio? R: Una semana y un día antes de la fecha de vencimiento de un pago impago, y el día antes del vencimiento de una tarea. Los recordatorios llegan al organizador y a cada colaborador que aceptó, en su propio idioma.

P: ¿Los invitados ven algo de esto? R: No. El centro de planificación solo es visible para los organizadores del evento.

P: ¿Qué pasa con los documentos cuando termina el evento? R: Se eliminan junto con las fotos del evento cuando termina el período de acceso a la galería de su plan. Descargue lo que quiera conservar antes de esa fecha.

P: ¿Puedo exportar el presupuesto a una planilla de cálculo? R: Sí. En la pestaña Presupuesto haga clic en CSV para todas las líneas o en CSV de pagos para todos los pagos, además de PDF para un resumen listo para imprimir.

P: ¿Por qué está deshabilitado el botón Hoja de ruta en PDF? R: Necesita al menos un proveedor. Agregue su primer proveedor en la pestaña Proveedores y el botón se habilita.