Cómo crear formularios de carga personalizados para envíos de fotos de invitados

¿Quiere recopilar algo más que solo fotos de sus invitados? Con los formularios de carga personalizados, puede reunir información adicional como nombres de invitados, direcciones de correo electrónico, números de mesa o cualquier dato personalizado cuando los invitados suban sus fotos.

Esta función es perfecta para:

• Recopilar información de contacto para compartir el álbum final con los invitados
• Hacer seguimiento de asignaciones de mesa/grupo para organizar las fotos según la ubicación
• Recopilar comentarios sobre la experiencia del evento
• Organizar concursos de fotos en los que los invitados ingresan sus datos

Paso 1: Habilitar el formulario de carga

Para configurar un formulario de carga personalizado para su evento:

1. Vaya al panel de su evento y haga clic en "Photos" en la barra lateral
2. Busque la sección "Form Responses" en el panel izquierdo
3. Haga clic en el icono de engranaje para abrir la configuración del formulario
4. Active "Enable Upload Form" (ponerlo en ON)

Una vez habilitado, los invitados verán sus campos personalizados del formulario cuando accedan a la página de carga.

Paso 2: Añadir campos personalizados al formulario

Después de habilitar el formulario, puede añadir varios tipos de campos para recopilar distintos tipos de información:

Tipos de campos disponibles

Tipo de campo	Ideal para	Ejemplo
Text	Respuestas cortas	Nombre, Email, Número de mesa
Text Area	Respuestas más largas	Comentarios, Mensajes, Opinión
Dropdown	Opciones predefinidas	"¿Cómo conoce a la pareja?", "¿Qué día del evento?"
Checkbox	Preguntas Sí/No	"¿Compartir mis fotos públicamente?", "¿Enviarme el álbum?"
Number	Valores numéricos	Número de mesa, Número de invitados

Añadir un campo

1. Haga clic en "Add Field" y seleccione el tipo de campo
2. Ingrese una etiqueta (lo que verán los invitados)
3. Opcionalmente, añada texto de marcador de posición como guía
4. Marque "Required" si el campo debe completarse
5. Para campos de tipo desplegable, añada sus opciones

Puede añadir hasta 10 campos personalizados por evento.

Paso 3: Configurar el comportamiento del formulario

Requerir el formulario antes de la carga

Active "Require form before upload" para asegurarse de que los invitados completen el formulario antes de seleccionar fotos. Esto garantiza que recopile información de cada invitado que suba fotos.

Cuando está desactivado, el formulario aparece junto con la selección de fotos, lo que lo hace opcional pero conveniente.

Una respuesta por dispositivo

Active "One response per device" para limitar a los invitados a un único envío del formulario. Esto es útil para:

• Evitar entradas duplicadas
• Asegurar que cada invitado solo participe una vez
• Realizar concursos con límites de participación justos

Nota: Esto utiliza el almacenamiento del navegador y puede omitirse al borrar las cookies o usar el modo incógnito.

Paso 4: Organizar sus campos

Use las flechas arriba/abajo en cada campo para reordenarlos. Considere colocar:

• Los campos más importantes primero (nombre, email)
• Los campos opcionales hacia el final
• Los campos relacionados agrupados

El orden que establezca es exactamente como los invitados verán el formulario.

Paso 5: Ver respuestas del formulario

Después de que los invitados empiecen a enviar formularios, puede ver todas las respuestas:

1. Vaya a la página "Photos" de su evento
2. Revise la sección "Form Responses" que muestra el total de respuestas
3. Haga clic en "View All Responses" para ver la tabla completa

La tabla de respuestas muestra:

• Fecha de envío - Cuándo se envió el formulario
• Nombre del autor - Si el invitado proporcionó su nombre
• Photos - Cantidad de fotos subidas con ese formulario
• Datos de la respuesta - Todos los valores de los campos personalizados

Exportar respuestas

Haga clic en "Export CSV" para descargar todas las respuestas del formulario como una hoja de cálculo. El CSV incluye:

• Todos los valores de los campos personalizados
• Marcas de tiempo de envío
• Recuento de fotos por respuesta

La exportación admite caracteres especiales (hebreo, chino, etc.) para eventos internacionales.

Paso 6: Gestionar respuestas

Eliminar una respuesta

Para eliminar una respuesta del formulario:

1. Vaya a la página de respuestas del formulario
2. Haga clic en el icono de la papelera en la fila que desea eliminar
3. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo de advertencia

Nota: Eliminar una respuesta del formulario no elimina las fotos asociadas. Las fotos permanecen en su galería.

Lo que ven los invitados

Cuando los invitados escanean su código QR o abren el enlace de carga:

1. Si "Require before upload" está en ON: El formulario aparece primero y los invitados deben completarlo antes de seleccionar fotos
2. Si "Require before upload" está en OFF: El formulario aparece junto con los campos de nombre del autor y mensaje

Los invitados completan el formulario una vez por sesión de carga. Si suben varios lotes, solo completan el formulario una vez (sus fotos quedan vinculadas a su respuesta inicial).

Casos de uso habituales

Recopilación de fotos de boda

Cree campos para:

• Nombre del invitado (text, required)
• Email (text, required) - para enviar el álbum final
• Relación con la pareja (dropdown): "Familia de la novia", "Familia del novio", "Amigos de la novia", "Amigos del novio", "Compañero/a de trabajo", "Otro"
• Número de mesa (number)

Evento corporativo

Cree campos para:

• Nombre completo (text, required)
• Empresa (text)
• Departamento (dropdown)
• "¿Podemos usar sus fotos en marketing?" (checkbox)

Fiesta de cumpleaños

Cree campos para:

• Su nombre (text, required)
• Recuerdo favorito con [birthday person] (text area)
• "Añádame al chat grupal" (checkbox)

Concurso de fotos

Cree campos para:

• Nombre del fotógrafo (text, required)
• Email (text, required)
• Título/descripción de la foto (text area)
• "Acepto los términos del concurso" (checkbox, required)

Consejos para obtener mejores respuestas del formulario

1. Sea breve - Los invitados están en un evento, no completando una encuesta. Lo ideal es 2–4 campos.

2. Haga obligatoria la información de contacto - Si quiere compartir el álbum más adelante, haga obligatorio el correo electrónico o el teléfono.

3. Use desplegables para mantener consistencia - Las opciones predefinidas son más fáciles de ordenar y analizar que las respuestas de texto libre.

4. Explique por qué lo solicita - Use texto de marcador de posición como "Le enviaremos por correo el enlace del álbum" para fomentar la finalización.

5. Pruebe antes del evento - Escanee su código QR y complete el formulario usted mismo para comprobar la experiencia.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo editar una respuesta del formulario después del envío? R: Las respuestas del formulario no se pueden editar después del envío. Los invitados tendrían que enviar una nueva respuesta.

P: ¿Las respuestas del formulario están vinculadas a fotos específicas? R: Sí, cada respuesta del formulario está vinculada a las fotos subidas en esa sesión mediante un ID de sesión. La página de respuestas muestra cuántas fotos están asociadas a cada respuesta.

P: ¿Los invitados pueden ver las respuestas del formulario de otros invitados? R: No, las respuestas del formulario solo son visibles para el organizador del evento en el panel.

P: ¿Qué sucede si un invitado sube fotos pero no completa el formulario? R: Si "Require before upload" está en OFF, los invitados pueden subir fotos sin completar el formulario. Sus fotos seguirán apareciendo en su galería, pero no tendrán datos de formulario asociados.

P: ¿Puedo añadir un formulario a un evento existente? R: ¡Sí! Puede habilitar y configurar el formulario de carga en cualquier momento, incluso después de que su evento haya comenzado.

P: ¿Hay un límite de cuántas respuestas puedo recopilar? R: No, no hay límite en la cantidad de respuestas del formulario por evento.

P: ¿Puedo usar esto para fines que no sean fotos (solo encuestas)? R: Aunque está diseñado para cargas de fotos, podría habilitar "Require before upload" para recopilar información antes de que los invitados accedan a la pantalla de carga. Sin embargo, los invitados igualmente deben completar el flujo de carga.

P: ¿Las respuestas del formulario funcionan con el Live Carousel? R: Las respuestas del formulario son independientes del carrusel. Las fotos subidas con formularios aparecen en el carrusel como cualquier otra foto.