Cómo gestionar tu lista de invitados
La pestaña Guests (Invitados) en tu panel de RSVP es donde añades, administras y haces seguimiento de todos los asistentes a tu evento. Tanto si agregas invitados uno por uno como si importas cientos desde una hoja de cálculo, Fotify facilita mantener tu lista de invitados organizada.
Acceder a la lista de invitados
- Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
- Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
- Haz clic en la pestaña "Guests"
Si todavía no has creado una invitación de RSVP, consulta primero How to Create Your RSVP Invitation.
Verás tu lista completa de invitados con los estados de respuesta y los botones de acción.
Entender la lista de invitados
Filtros de estado
Filtra tus invitados por estado de respuesta usando las pestañas en la parte superior:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| All | Todos los invitados de tu lista |
| Accepted | Invitados que confirmaron que asistirán |
| Declined | Invitados que no pueden asistir |
| Not Answered | Invitados que aún no han respondido |
| Attended | Invitados que hicieron check-in en el evento (cuando la asistencia por QR está habilitada) |
Columnas de información del invitado
La tabla muestra información clave de cada invitado:
- Name - Nombre completo del invitado
- Email - Dirección de correo electrónico (si se proporcionó)
- Cellphone - Número de teléfono para SMS/WhatsApp
- Guests - Número de personas en su grupo (incluye acompañantes)
- Confirmed - Cuántas personas confirmaron que asistirán
- Status - Su respuesta de RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
- Actions - Botones de acción rápida
Ordenar y buscar
- Search - Usa la barra de búsqueda para encontrar invitados por nombre o correo electrónico
- Sort - Haz clic en cualquier encabezado de columna para ordenar la lista (p. ej., por nombre o estado)
Añadir invitados individualmente
Para añadir un solo invitado:
- Haz clic en el botón "Add Guest"
- Completa los datos del invitado:
- Name - Nombre del invitado (obligatorio)
- Last Name - Apellido del invitado
- Email - Correo electrónico para invitaciones digitales
- Cellphone - Número de teléfono en formato internacional con + (p. ej., +14155551234)
- Number of Guests - Cuántas personas hay en su grupo (valor predeterminado: 1)
- SMS Language - Sobrescribe el idioma predeterminado para los SMS de este invitado
- Haz clic en "Add Guest"
Formato del número de teléfono
Para que las funciones de SMS y WhatsApp funcionen, los números deben estar en formato internacional E.164:
- Empieza con + seguido del código de país
- Sin espacios, guiones ni paréntesis
- Ejemplos: +14155551234 (EE. UU.), +34612345678 (España), +4915112345678 (Alemania)
Importar varios invitados (subida de CSV)
Para listas de invitados grandes, impórtalos todos a la vez con un archivo CSV.
Cómo importar
- Haz clic en "Upload Guest List"
- Prepara tu archivo CSV con el formato requerido (ver abajo)
- Arrastra y suelta el archivo, o haz clic para seleccionarlo
- Haz clic en "Upload Guest List"
Formato CSV
Tu archivo CSV debe incluir estas columnas:
| Columna | Obligatoria | Descripción |
|---|---|---|
| Name | Sí | Nombre del invitado |
| LastName | No | Apellido del invitado (puede estar vacío) |
| No | Correo electrónico (puede estar vacío) | |
| Phone | No | Teléfono en formato E.164 con + y código de país |
| Guests | No | Número de invitados en el grupo (valor predeterminado: 1) |
| SmsLocale | No | Código de idioma para SMS (en, es, fr, de, it, pt, etc.) |
Ejemplo de CSV
Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar
Consejos para la importación por CSV
- Haz clic en "Download Example" para obtener una plantilla
- El correo electrónico y el teléfono son opcionales: déjalos vacíos si no están disponibles
- Idiomas de SMS compatibles: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
- Si SmsLocale está vacío, el invitado recibirá los SMS en el idioma predeterminado de tu evento
Botones de acción del invitado
Cada fila de invitado tiene botones de acción para una gestión rápida:
| Icono | Acción | Descripción |
|---|---|---|
| Pencil | Edit | Modificar los datos del invitado (nombre, correo, teléfono, invitados, estado) |
| Eye | View | Ver toda la información del invitado sin realizar cambios |
| Copy | Copy Message | Copiar la invitación personalizada con el nombre del invitado y su enlace RSVP único |
| Envelope | Abrir el cliente de correo con la invitación precompletada (si se proporcionó correo) | |
| Abrir WhatsApp Web con el mensaje precompletado (si se proporcionó teléfono) | ||
| Trash | Delete | Eliminar el invitado de la lista (requiere confirmación) |
Vista móvil
En dispositivos móviles, los botones de acción están disponibles mediante un menú (tres puntos) en la parte inferior derecha de cada tarjeta de invitado.
Enviar invitaciones a los invitados
Después de añadir invitados, debes enviarles sus enlaces de RSVP personalizados.
Opción 1: Copiar y pegar
- Haz clic en el icono Copy de un invitado
- Se copia el mensaje personalizado (con su nombre y enlace único)
- Pégalo en un correo electrónico, SMS o la app de mensajería que prefieras
Opción 2: WhatsApp directo
- Haz clic en el icono WhatsApp (solo visible para invitados con número de teléfono)
- Se abre WhatsApp Web con un mensaje de invitación precompletado
- Envía el mensaje directamente
Seguimiento de WhatsApp
- Los invitados a quienes has enviado mensaje por WhatsApp tendrán un fondo verde sutil
- Esto te ayuda a llevar el control de quién ha recibido su invitación
- Usa "Reset All Sent" para borrar este historial de seguimiento y empezar de cero
Exportar tu lista de invitados
Descarga tu lista completa de invitados como archivo CSV:
- Haz clic en "Download CSV" en la esquina superior derecha
- El archivo incluye toda la información del invitado y sus respuestas
- Ábrelo en Excel, Google Sheets o cualquier aplicación de hojas de cálculo
Esto es útil para:
- Crear planes de asientos
- Compartir la lista con proveedores (catering, lugar)
- Hacer una copia de seguridad de los datos de tus invitados
- Analizar las tasas de respuesta
Gestionar las respuestas de los invitados
Editar una respuesta
Si un invitado se pone en contacto contigo para cambiar su RSVP:
- Haz clic en el icono Edit (lápiz) de ese invitado
- Actualiza su estado (Accepted, Declined)
- Ajusta el número de invitados confirmados si es necesario
- Guarda los cambios
Ver detalles de la respuesta
Haz clic en el icono View (ojo) para ver:
- Información completa del invitado
- Su respuesta de RSVP
- Cualquier comentario que haya enviado
- Respuestas a campos personalizados
Eliminar invitados
Para eliminar un invitado:
- Haz clic en el icono Delete (papelera)
- Confirma la eliminación
Para eliminar varios invitados:
- Selecciona invitados usando las casillas
- Haz clic en "Delete all (X)" para eliminar los invitados seleccionados
Consejos para gestionar la lista de invitados
Antes de tu evento
- Añade todos los invitados antes de enviar las invitaciones
- Verifica que los números de teléfono estén en formato internacional
- Usa la importación por CSV para listas grandes y ahorrar tiempo
- Configura el idioma de SMS adecuado para invitados internacionales
Seguimiento de respuestas
- Revisa el filtro Not Answered con regularidad para hacer seguimiento
- Usa el seguimiento de WhatsApp para ver quién recibió las invitaciones
- Exporta la lista periódicamente para controlar el progreso
Recordatorios
- Para invitados que no han respondido, usa los botones Copy o WhatsApp para enviar recordatorios
- Considera usar la SMS feature para recordatorios masivos
Preguntas frecuentes
P: ¿Hay un límite de cuántos invitados puedo añadir? R: Los límites de invitados dependen de tu plan de Fotify. Revisa los detalles de tu plan para ver los límites específicos.
P: ¿Puedo añadir invitados después de enviar las invitaciones? R: ¡Sí! Puedes añadir nuevos invitados en cualquier momento. Solo recuerda enviarles su enlace de invitación.
P: ¿Qué sucede si elimino a un invitado que ya respondió? R: Su respuesta se elimina de forma permanente. Si intenta usar su enlace de confirmación (RSVP) anterior, ya no funcionará.
P: ¿Puedo cambiar manualmente el estado de confirmación (RSVP) de un invitado? R: Sí, usa el botón Editar para actualizar manualmente el estado de cualquier invitado, por ejemplo, cuando llaman para confirmar en lugar de usar el formulario en línea.
P: ¿Por qué no puedo ver el botón de WhatsApp para algunos invitados? R: El botón de WhatsApp solo aparece para invitados que tienen un número de teléfono guardado. Añade su número de teléfono para habilitar esta función.
P: ¿Cuál es la diferencia entre las columnas "Guests" y "Confirmed"? R: "Guests" indica cuántas personas invitaste en ese grupo. "Confirmed" indica cuántas personas el invitado dijo que realmente asistirán cuando respondió.
P: ¿Puedo importar invitados desde Google Contacts u otra app? R: Exporta tus contactos como un archivo CSV desde tu app de contactos, luego dale el formato para que coincida con los requisitos de CSV de Fotify e impórtalo.
P: ¿Cómo sé a qué invitados ya les envié invitaciones? R: Los invitados contactados por WhatsApp se muestran con un fondo verde. Para otros métodos, considera usar el idioma de SMS o un sistema de notas para hacer seguimiento.
P: ¿Los invitados pueden confirmar (RSVP) sin estar añadidos primero a la lista? R: Para invitaciones personalizadas, primero debes añadir a los invitados a tu lista para que reciban su enlace único de confirmación (RSVP). Sin embargo, si habilitas la función Formulario de registro, los invitados pueden registrarse por su cuenta usando un enlace público; se añadirán automáticamente a tu lista de invitados cuando completen el formulario.
P: ¿Qué sucede si subo un CSV con invitados duplicados? R: El sistema te notificará los duplicados. Puedes elegir omitirlos o actualizar las entradas existentes.
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