Collaborateurs d’événement : donnez à vos clients un accès complet à leurs événements sans partager votre abonnement

En tant que professionnel de l’événementiel, vous jonglez en permanence avec plusieurs clients et événements. Que vous soyez photographe de mariage gérant des dizaines de couples, organisateur d’événements d’entreprise coordonnant avec des équipes marketing, ou propriétaire de lieu travaillant avec divers organisateurs, une question demeure : comment donner à vos clients l’accès à leur événement sans perturber votre flux de travail ni partager l’intégralité de votre compte ?

La fonctionnalité Collaborateurs d’événement de Fotify résout ce problème avec élégance. Ajoutez des clients comme collaborateurs pour leur donner un accès complet à la gestion de leur événement spécifique, tout en gardant un contrôle total sur votre abonnement et vos autres événements.

Le problème du partage d’événements traditionnel

Avant les collaborateurs, les professionnels de l’événementiel étaient confrontés à plusieurs options frustrantes :

1. Partager des identifiants de connexion – un cauchemar en matière de sécurité qui donne accès à tout
2. Envoyer des mises à jour manuellement – chronophage et source d’engorgements dans la communication
3. Créer un compte séparé pour chaque client – coûteux et difficile à gérer
4. Partager l’écran ou envoyer des captures d’écran – laborieux et ne donne pas d’autonomie au client

Aucune de ces solutions ne respecte à la fois le besoin de contrôle du professionnel et le désir d’accès en temps réel du client.

Fonctionnement des collaborateurs d’événement

Avec la fonctionnalité Collaborateurs, vous pouvez inviter n’importe qui à aider à gérer un événement spécifique en saisissant simplement son adresse e‑mail. La personne invitée reçoit un e‑mail et peut accepter l’invitation même si elle n’a pas encore de compte Fotify.

Une fois l’invitation acceptée, les collaborateurs peuvent :

• Voir et télécharger toutes les photos en temps réel à mesure que les invités les mettent en ligne
• Approuver ou refuser des photos pour l’affichage du carrousel en direct
• Modifier les paramètres de l’événement comme les dates, descriptions et l’identité visuelle
• Accéder au carrousel en direct pour voir ce qui est affiché
• Gérer la liste des invités et suivre les réponses (RSVP)
• Télécharger l’album photo complet

Ce que les collaborateurs ne peuvent pas faire :

• Supprimer l’événement
• Retirer le propriétaire de l’événement
• Accéder à vos autres événements ou aux paramètres de votre compte

Cela donne aux clients l’autonomie qu’ils souhaitent tout en protégeant votre flux de travail professionnel.

Cas d’usage concrets

Photographes de mariage

En tant que photographe de mariage, vous pouvez créer des dizaines d’événements par an sous votre abonnement Fotify. Avec les collaborateurs, vous pouvez :

• Ajouter le couple pour qu’il voie les photos à mesure que vous les mettez en ligne
• Inclure le wedding planner qui doit gérer l’affichage en direct
• Inviter le vidéaste pour coordonner le contenu
• Laisser le couple approuver lui‑même les photos pour le diaporama de la réception

Le couple se sent impliqué et bénéficie d’un accès en temps réel à ses souvenirs, tandis que vous conservez votre abonnement professionnel et votre flux de travail sur l’ensemble de vos clients.

Organisateurs d’événements d’entreprise

La gestion d’événements d’entreprise implique souvent la coordination de multiples parties prenantes :

• Ajouter l’équipe marketing pour qu’elle puisse télécharger immédiatement des photos pour les réseaux sociaux
• Inclure le responsable communication de l’entreprise pour les workflows de validation
• Inviter le coordinateur du lieu pour aider à gérer l’affichage en direct
• Laisser le client personnaliser l’événement avec son logo et ses couleurs

Tout le monde reste aligné, sans chaînes d’e‑mails interminables ni attente de transferts de fichiers.

Propriétaires de lieux

Si vous gérez un lieu qui accueille divers événements :

• Ajoutez chaque organisateur comme collaborateur sur son événement spécifique
• Laissez‑leur personnaliser les paramètres sans accéder à votre compte principal
• Donnez aux couples ou aux clients entreprises un accès direct aux photos
• Gardez la supervision tout en responsabilisant vos clients

Studios photo

Les studios avec plusieurs photographes peuvent :

• Créer des événements sous l’abonnement
• Ajouter le photographe désigné comme collaborateur
• Inclure le client pour un accès en temps réel
• Garder tous les événements organisés dans un seul compte

Collaborateurs vs membres de l’équipe : quand utiliser chaque option

Fotify propose deux façons de partager l’accès : Collaborateurs et Membres de l’équipe. Voici quand utiliser chaque option :

Utilisez les collaborateurs lorsqu’une personne a besoin d’accéder uniquement à un événement spécifique.

Utilisez les membres de l’équipe lorsqu’une personne a besoin d’un accès continu pour créer et gérer plusieurs événements.

Configuration des collaborateurs : étape par étape

La mise en place des collaborateurs prend moins d’une minute :

1. Ouvrez votre événement dans le tableau de bord Fotify
2. Cliquez sur Collaborateurs dans le menu de l’événement
3. Cliquez sur « Ajouter un collaborateur »
4. Saisissez son adresse e‑mail
5. Cliquez sur « Envoyer l’invitation »

C’est tout. La personne recevra un e‑mail avec les instructions pour accepter l’invitation. Si elle n’a pas de compte Fotify, elle sera invitée à en créer un gratuitement.

Vous pouvez voir le statut de chaque collaborateur (En attente ou Accepté) et retirer n’importe qui à tout moment en cliquant sur l’icône corbeille.

Avantages pour votre activité

Gagnez du temps sur la communication client

Au lieu de gérer des demandes constantes de mises à jour ou d’envoyer des fichiers manuellement, donnez un accès direct à vos clients. Ils peuvent consulter l’avancement quand ils le souhaitent sans interrompre votre travail.

Améliorez la satisfaction client

Les clients aiment se sentir impliqués. L’accès en temps réel aux photos de leur événement crée de l’enthousiasme et renforce la confiance. Ils ne restent pas dans l’incertitude.

Conservez la maîtrise professionnelle

Votre abonnement, vos règles. Les collaborateurs ne voient que les événements auxquels vous les invitez. Les réglages de votre compte, les événements des autres clients et les informations de facturation restent privés.

Faites évoluer votre activité

Avec les collaborateurs, vous pouvez gérer davantage d’événements sans augmenter proportionnellement votre charge de communication. Chaque client dispose d’un accès en libre‑service, ce qui vous libère pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Sans coût supplémentaire

Les collaborateurs n’ont pas besoin de leur propre abonnement Fotify. Ils créent un compte gratuit pour accepter l’invitation, ce qui facilite la participation de tous, quel que soit leur niveau technique.

Foire aux questions

Les collaborateurs peuvent‑ils ajouter d’autres collaborateurs ?

Oui, les collaborateurs peuvent inviter d’autres personnes à aider à gérer l’événement. C’est utile lorsque votre client doit intégrer ses propres membres d’équipe.

Y a‑t‑il une limite au nombre de collaborateurs que je peux ajouter ?

Non, ajoutez autant de collaborateurs que nécessaire. Il n’y a aucun frais par collaborateur.

Que se passe‑t‑il si un collaborateur fait une erreur ?

En tant que propriétaire de l’événement, vous gardez toujours le contrôle total. Vous pouvez annuler des changements, retirer le collaborateur ou ajuster les paramètres selon les besoins.

Puis‑je ajouter des collaborateurs à n’importe quel événement ?

Les collaborateurs sont disponibles pour les événements créés avec un plan d’abonnement. Si vous utilisez le modèle d’abonnement de Fotify (Event Starter ou Event Professional), vous pouvez ajouter des collaborateurs à tous vos événements.

Les collaborateurs reçoivent‑ils des notifications ?

Les collaborateurs reçoivent l’e‑mail d’invitation initial. Ensuite, ils peuvent consulter le tableau de bord à tout moment pour voir les mises à jour.

Commencez à collaborer dès aujourd’hui

Les collaborateurs d’événement transforment votre manière de travailler avec vos clients. Plus de partage d’identifiants gênant, plus de demandes de mise à jour incessantes et plus de goulets d’étranglement dans votre communication.

Donnez à vos clients l’accès qu’ils souhaitent tout en conservant le contrôle professionnel dont vous avez besoin. Commencez votre abonnement Fotify et découvrez la différence qu’apporte une véritable collaboration.

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Vous gérez des événements pour des clients ? La fonctionnalité Collaborateurs de Fotify est incluse dans tous les plans d’abonnement. Voir les tarifs ou découvrir toutes les fonctionnalités.