Présentation de la Gestion des tables : simplifiez vos plans de table

Planifier le placement des invités pour des mariages, des dîners d’entreprise ou tout événement assis peut être l’une des tâches les plus chronophages pour les organisateurs. C’est pourquoi nous sommes ravis de présenter la fonctionnalité Gestion des tables — une nouveauté qui rend l’organisation du placement aussi simple qu’un glisser-déposer.

Le défi du placement des invités

Tout organisateur connaît la difficulté : des feuilles de calcul avec des noms d’invités, des post-it sur des schémas papier, des allers-retours sans fin pour savoir qui s’assoit où. Les méthodes traditionnelles sont sujettes aux erreurs, prennent du temps et sont difficiles à mettre à jour en cas de changements de dernière minute.

La Gestion des tables de Fotify résout ces problèmes en intégrant le placement directement dans votre parcours RSVP.

Comment fonctionne la Gestion des tables

Créez vos tables

Commencez par configurer numériquement le plan de votre lieu :

• Ajoutez des tables avec des numéros uniques et des noms conviviaux facultatifs ("Table VIP", "Table Famille")
• Définissez des limites de capacité pour ne jamais sur-attribuer
• Réorganisez les tables pour correspondre au plan de votre lieu

Assignez les invités par glisser-déposer

L’interface intuitive rend l’attribution simple :

1. Voyez tous les invités non attribués au même endroit
2. Faites glisser les cartes d’invité vers leurs tables désignées
3. Regardez les compteurs de capacité se mettre à jour en temps réel
4. Recherchez et filtrez pour trouver rapidement des invités précis

Suivez chaque personne individuellement

Pour les invités avec accompagnants, vous pouvez désormais suivre chaque personne individuellement :

• Nommez chaque personne du groupe d’un invité
• Assignez des membres d’une même famille à des tables différentes si besoin
• Suivez qui participe réellement

Notification automatique des invités

Voici où la magie opère : une fois qu’un invité est affecté à une table, il voit son affectation directement dans son invitation numérique. Pas d’e-mails séparés, pas de confusion à l’entrée.

Les invités qui ne sont pas encore affectés voient un message convivial "À venir", pour qu’ils sachent que vous y travaillez.

Fonctionnalités clés

Vue d’ensemble du placement

L’onglet Tables vous offre une vue d’ensemble de tout votre plan de table :

• Barre de statistiques affichant le nombre total de tables, la capacité, les personnes assises et non assises
• Cartes de table affichant l’occupation en un coup d’œil
• Étiquettes d’invités indiquant qui est affecté où

Gestion intelligente de la capacité

Ne vous souciez plus de surcharger une table :

• Définissez une capacité maximale pour chaque table
• Des indicateurs visuels signalent quand une table est pleine
• Empêche les attributions qui dépasseraient les limites

Réaffectation facile

Les plans changent, votre placement aussi :

• Faites glisser des invités d’une table à l’autre
• Renvoyez des invités dans la liste des non attribués en un clic
• Mettez à jour les affectations à tout moment, même pendant l’événement

Export pour les prestataires

Partagez votre plan de table avec les responsables du lieu :

• Exportez la liste complète des affectations en CSV
• Imprimez des marque-places à partir des données
• Créez des plans de table physiques

Idéal pour tous les événements assis

Mariages

La Gestion des tables excelle là où le placement est crucial :

• Séparez les familles de la mariée et du marié
• Créez une table d’honneur pour le cortège
• Gérez les contraintes alimentaires par table
• Gérez sans stress les changements de RSVP de dernière minute

Événements d’entreprise

Pour les dîners et galas d’entreprise :

• Organisez par département ou par équipe
• Créez des tables VIP et direction
• Gérez stratégiquement le placement des clients
• Exportez pour l’équipe d’organisation

Célébrations privées

Dîners d’anniversaire, anniversaires de mariage et événements marquants :

• Gardez les groupes d’amis ensemble
• Tenez compte des dynamiques familiales
• Équilibrez la composition des tables

Pour commencer

La Gestion des tables est actuellement en bêta et disponible pour tous les événements avec invitations RSVP activées.

Comment l’activer

1. Accédez à la section RSVP de votre événement
2. Ouvrez l’onglet Détails
3. Activez "Gestion des tables"
4. Commencez à créer des tables dans le nouvel onglet Tables

Conseils de pro

• Créez d’abord toutes les tables avant de commencer les affectations
• Utilisez des alias comme "VIP" ou "Famille" pour votre usage (les invités ne voient que les numéros de table)
• Exportez régulièrement pour partager les mises à jour avec votre lieu de réception
• Vérifiez le nombre de non attribués pour vous assurer que tout le monde a une place

La suite

Ce n’est qu’un début pour la Gestion des tables. Nous planifions déjà des améliorations :

• Éditeur visuel de plans de table
• Suggestions de placement automatiques
• Suivi des contraintes alimentaires par table
• Intégration avec des outils populaires de planification de lieux

Commencez l’organisation dès aujourd’hui

La Gestion des tables est disponible dès maintenant dans votre tableau de bord Fotify. Si vous préparez un événement assis, activez la fonctionnalité et découvrez à quel point le placement peut être simple.

Commencez avec la Gestion des tables et éliminez le stress lié au placement des invités.

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Des retours sur la Gestion des tables ? Nous serions ravis de vous lire ! Cette fonctionnalité est en bêta, et vos retours nous aident à l’améliorer encore.