כיצד לנהל את רשימת האורחים שלך

הכרטיסייה Guests בלוח הבקרה של ה‑RSVP היא המקום שבו מוסיפים, מנהלים ועוקבים אחר כל המשתתפים באירוע. בין אם אתם מוסיפים אורחים אחד-אחד או מייבאים מאות מתוך גיליון אלקטרוני, Fotify מקלה עליכם לשמור על רשימת אורחים מסודרת.

גישה לרשימת האורחים

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע בכתובת dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע שלכם ולחצו "RSVP" בסרגל הצד
3. לחצו על הכרטיסייה "Guests"

אם עדיין לא יצרתם הזמנת RSVP, מומלץ לעיין קודם ב-How to Create Your RSVP Invitation.

תראו את רשימת האורחים המלאה שלכם עם סטטוסי תגובה וכפתורי פעולה.

הבנת רשימת האורחים

מסנני סטטוס

ניתן לסנן אורחים לפי סטטוס תגובה באמצעות הלשוניות שבחלק העליון:

מסנן	תיאור
All	כל אורח ברשימה
Accepted	אורחים שאישרו הגעה
Declined	אורחים שאינם יכולים להגיע
Not Answered	אורחים שעדיין לא השיבו
Attended	אורחים שביצעו צ׳ק-אין באירוע (כאשר נוכחות באמצעות QR מופעלת)

עמודות מידע על אורחים

הטבלה מציגה מידע מרכזי עבור כל אורח:

• Name - השם המלא של האורח
• Email - כתובת אימייל (אם סופקה)
• Cellphone - מספר טלפון עבור SMS/WhatsApp
• Guests - מספר האנשים בקבוצה שלהם (כולל מלווים)
• Confirmed - כמה אנשים אישרו שהם מגיעים
• Status - תגובת ה‑RSVP שלהם (Accepted, Declined, Not Answered)
• Actions - כפתורי פעולות מהירות

מיון וחיפוש

• Search - השתמשו בשורת החיפוש כדי למצוא אורחים לפי שם או אימייל
• Sort - לחצו על כותרת כל עמודה כדי למיין את הרשימה (לדוגמה: לפי שם, סטטוס)

הוספת אורחים באופן ידני

כדי להוסיף אורח יחיד:

1. לחצו על הכפתור "Add Guest"
2. מלאו את פרטי האורח:
   • Name - שם פרטי של האורח (חובה)
   • Last Name - שם משפחה של האורח
   • Email - כתובת אימייל להזמנות דיגיטליות
   • Cellphone - מספר טלפון בפורמט בינלאומי עם + (לדוגמה: +14155551234)
   • Number of Guests - כמה אנשים בקבוצה שלהם (ברירת מחדל: 1)
   • SMS Language - החלפת שפת ברירת המחדל עבור הודעות ה‑SMS של האורח הזה
3. לחצו "Add Guest"

פורמט מספר טלפון

כדי שתכונות ה‑SMS וה‑WhatsApp יעבדו, מספרי הטלפון חייבים להיות בפורמט בינלאומי E.164:

• להתחיל עם + ולאחריו קוד המדינה
• ללא רווחים, מקפים או סוגריים
• דוגמאות: +14155551234 (ארה״ב), +34612345678 (ספרד), +4915112345678 (גרמניה)

ייבוא אורחים מרובים (העלאת CSV)

עבור רשימות אורחים גדולות, ניתן לייבא את כולם בבת אחת באמצעות קובץ CSV.

איך מייבאים

1. לחצו "Upload Guest List"
2. הכינו את קובץ ה‑CSV שלכם בפורמט הנדרש (ראו בהמשך)
3. גררו ושחררו את הקובץ, או לחצו כדי לבחור אותו
4. לחצו "Upload Guest List"

פורמט CSV

קובץ ה‑CSV שלכם חייב לכלול את העמודות הבאות:

Column	Required	Description
Name	Yes	שם פרטי של האורח
LastName	No	שם משפחה של האורח (יכול להיות ריק)
Email	No	כתובת אימייל (יכולה להיות ריקה)
Phone	No	טלפון בפורמט E.164 עם + וקוד מדינה
Guests	No	מספר האורחים בקבוצה (ברירת מחדל: 1)
SmsLocale	No	קוד שפה עבור SMS (en, es, fr, de, it, pt, etc.)

דוגמת CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

טיפים לייבוא CSV

• לחצו "Download Example" כדי לקבל קובץ תבנית
• אימייל וטלפון הם אופציונליים — השאירו ריק אם אינם זמינים
• שפות SMS נתמכות: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
• אם השדה SmsLocale ריק, האורח יקבל SMS בשפת ברירת המחדל של האירוע שלכם

כפתורי פעולה לאורחים

לכל שורת אורח יש כפתורי פעולה לניהול מהיר:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	שינוי פרטי האורח (שם, אימייל, טלפון, מספר אורחים, סטטוס)
Eye	View	צפייה בכל מידע האורח ללא ביצוע שינויים
Copy	Copy Message	העתקת הזמנה מותאמת אישית עם שם האורח וקישור RSVP ייחודי
Envelope	Email	פתיחת לקוח אימייל עם הזמנה שמולאה מראש (אם סופק אימייל)
WhatsApp	WhatsApp	פתיחת WhatsApp Web עם הודעה שמולאה מראש (אם סופק טלפון)
Trash	Delete	הסרת האורח מהרשימה (נדרש אישור)

תצוגת מובייל

במכשירים ניידים, כפתורי הפעולה נגישים דרך תפריט (שלוש נקודות) בתחתית הימנית של כל כרטיס אורח.

שליחת הזמנות לאורחים

לאחר הוספת האורחים, יש לשלוח להם את קישורי ה‑RSVP המותאמים אישית שלהם.

אפשרות 1: העתקה והדבקה

1. לחצו על סמל Copy עבור אורח
2. ההודעה המותאמת אישית (עם שמם וקישור ייחודי) תועתק
3. הדביקו באימייל, בהודעת טקסט או באפליקציית הודעות לפי בחירתכם

אפשרות 2: WhatsApp ישיר

1. לחצו על סמל WhatsApp (מופיע רק עבור אורחים עם מספרי טלפון)
2. WhatsApp Web ייפתח עם הודעת הזמנה שמולאה מראש
3. שלחו את ההודעה ישירות

מעקב WhatsApp

• אורחים ששלחתם להם הודעה ב‑WhatsApp יקבלו רקע ירוק עדין
• כך תוכלו לעקוב אחרי מי קיבל את ההזמנה
• השתמשו ב-"Reset All Sent" כדי לנקות את היסטוריית המעקב ולהתחיל מחדש

ייצוא רשימת האורחים

הורידו את רשימת האורחים המלאה שלכם כקובץ CSV:

1. לחצו "Download CSV" בפינה הימנית העליונה
2. הקובץ כולל את כל פרטי האורחים ואת התגובות שלהם
3. פתחו ב‑Excel, ב‑Google Sheets או בכל יישום גיליונות אלקטרוניים אחר

הדבר שימושי עבור:

• יצירת תכניות הושבה
• שיתוף הרשימה עם ספקים (קייטרינג, מקום האירוע)
• גיבוי נתוני האורחים
• ניתוח שיעורי תגובה

ניהול תגובות אורחים

עריכת תגובה

אם אורח פונה אליכם כדי לשנות את ה‑RSVP שלו:

1. לחצו על סמל Edit (עיפרון) עבור האורח
2. עדכנו את הסטטוס שלו (Accepted, Declined)
3. התאימו את מספר האורחים שאישרו הגעה במידת הצורך
4. שמרו את השינויים

צפייה בפרטי תגובה

לחצו על סמל View (עין) כדי לראות:

• פרטי אורח מלאים
• תגובת ה‑RSVP שלו
• הערות שהוא שלח
• תשובות לשדות מותאמים אישית

מחיקת אורחים

כדי להסיר אורח:

1. לחצו על סמל Delete (פח)
2. אשרו את המחיקה

כדי למחוק כמה אורחים:

• סמנו אורחים באמצעות תיבות הסימון
• לחצו "Delete all (X)" כדי להסיר את האורחים שנבחרו

טיפים לניהול רשימת אורחים

לפני האירוע

• הוסיפו את כל האורחים לפני שליחת ההזמנות
• ודאו שמספרי הטלפון בפורמט בינלאומי
• השתמשו בייבוא CSV עבור רשימות גדולות כדי לחסוך זמן
• הגדירו שפת SMS מתאימה עבור אורחים בינלאומיים

מעקב אחר תגובות

• בדקו באופן קבוע את מסנן Not Answered כדי לבצע מעקב
• השתמשו במעקב WhatsApp כדי לראות מי קיבל הזמנות
• ייצאו את הרשימה מדי פעם כדי לעקוב אחר ההתקדמות

תזכורות ומעקב

• עבור אורחים שעדיין לא השיבו, השתמשו בכפתורי Copy או WhatsApp כדי לשלוח תזכורות
• שקלו להשתמש ב-SMS feature לתזכורות מרובות בבת אחת

שאלות נפוצות

ש: האם יש הגבלה על מספר האורחים שאני יכול/ה להוסיף? ת: מגבלות האורחים תלויות בתוכנית Fotify שלך. בדוק/י את פרטי התוכנית שלך לקבלת מגבלות ספציפיות.

ש: האם ניתן להוסיף אורחים לאחר שליחת הזמנות? ת: כן! ניתן להוסיף אורחים חדשים בכל עת. רק חשוב לזכור לשלוח להם את קישור ההזמנה שלהם.

ש: מה קורה אם אני מוחק/ת אורח שכבר השיב? ת: התשובה שלו מוסרת לצמיתות. אם ינסה להשתמש בקישור ה-RSVP הישן שלו, הוא כבר לא יעבוד.

ש: האם אפשר לשנות ידנית את סטטוס ה-RSVP של אורח? ת: כן, השתמש/י בכפתור Edit כדי לעדכן ידנית את הסטטוס של כל אורח/ת—למשל כאשר הם מתקשרים לאשר במקום להשתמש בטופס המקוון.

ש: למה אני לא רואה את כפתור WhatsApp עבור חלק מהאורחים? ת: כפתור WhatsApp מופיע רק עבור אורחים שיש להם מספר טלפון שמור. הוסף/י את מספר הטלפון שלהם כדי להפעיל את התכונה.

ש: מה ההבדל בין העמודות "Guests" ו-"Confirmed"? ת: "Guests" הוא מספר האנשים שהזמנת באותה קבוצת אורחים. "Confirmed" הוא מספר האנשים שהאורח/ת אישר/ה שבאמת מגיעים כאשר הם השיבו.

ש: האם ניתן לייבא אורחים מ-Google Contacts או מאפליקציה אחרת? ת: ייצא/י את אנשי הקשר שלך כקובץ CSV מאפליקציית אנשי הקשר, לאחר מכן עצב/י אותו כך שיתאים לדרישות ה-CSV של Fotify וייבא/י אותו.

ש: איך אדע לאילו אורחים כבר שלחתי הזמנות? ת: אורחים שנוצר איתם קשר באמצעות WhatsApp מוצגים עם רקע ירוק. עבור שיטות אחרות, מומלץ להשתמש ב-SMS Language או במערכת הערות כדי לעקוב.

ש: האם אורחים יכולים להשיב RSVP בלי שנוספו קודם לרשימה? ת: עבור הזמנות מותאמות אישית, על האורחים להוסיף אותם לרשימה שלך תחילה כדי לקבל קישור RSVP ייחודי. עם זאת, אם תפעיל/י את תכונת טופס ההרשמה, אורחים יוכלו להירשם עצמאית באמצעות קישור ציבורי—והם יתווספו אוטומטית לרשימת האורחים שלך כאשר ישלימו את הטופס.

ש: מה קורה אם אני מעלה קובץ CSV עם אורחים כפולים? ת: המערכת תודיע לך על כפילויות. ניתן לבחור לדלג עליהן או לעדכן רשומות קיימות.