अपनी गेस्ट लिस्ट कैसे प्रबंधित करें

आपके RSVP डैशबोर्ड में Guests टैब वह जगह है जहाँ आप अपने इवेंट में आने वाले सभी मेहमानों को जोड़ते, प्रबंधित करते और ट्रैक करते हैं। चाहे आप मेहमानों को एक-एक करके जोड़ रहे हों या स्प्रेडशीट से सैकड़ों नाम इम्पोर्ट कर रहे हों, Fotify आपकी गेस्ट लिस्ट को व्यवस्थित रखना आसान बनाता है।

गेस्ट लिस्ट तक पहुँचना

1. dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
2. अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "RSVP" पर क्लिक करें
3. "Guests" टैब पर क्लिक करें

यदि आपने अभी तक RSVP इनविटेशन नहीं बनाया है, तो पहले How to Create Your RSVP Invitation देखें।

आपको आपकी पूरी गेस्ट लिस्ट, रिस्पॉन्स स्टेटस और एक्शन बटनों के साथ दिखाई देगी।

गेस्ट लिस्ट को समझना

स्टेटस फ़िल्टर

ऊपर दिए गए टैब्स का उपयोग करके आप मेहमानों को उनके रिस्पॉन्स स्टेटस के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं:

Filter	Description
All	आपकी सूची में मौजूद हर मेहमान
Accepted	वे मेहमान जिन्होंने अपनी उपस्थिति की पुष्टि की है
Declined	वे मेहमान जो उपस्थित नहीं हो पाएँगे
Not Answered	वे मेहमान जिन्होंने अभी तक जवाब नहीं दिया है
Attended	वे मेहमान जिन्होंने इवेंट में चेक-इन किया है (जब QR attendance सक्षम हो)

गेस्ट जानकारी वाले कॉलम

टेबल हर मेहमान के लिए प्रमुख जानकारी दिखाती है:

• Name - मेहमान का पूरा नाम
• Email - ईमेल पता (यदि दिया गया हो)
• Cellphone - SMS/WhatsApp के लिए फ़ोन नंबर
• Guests - उनकी पार्टी में लोगों की संख्या (प्लस-वन सहित)
• Confirmed - कितने लोगों की उन्होंने उपस्थिति की पुष्टि की
• Status - उनका RSVP जवाब (Accepted, Declined, Not Answered)
• Actions - क्विक एक्शन बटन

सॉर्टिंग और सर्च

• Search - नाम या ईमेल से मेहमान ढूँढने के लिए सर्च बार का उपयोग करें
• Sort - सूची को सॉर्ट करने के लिए किसी भी कॉलम हेडर पर क्लिक करें (जैसे, नाम या स्टेटस के अनुसार)

मेहमानों को अलग-अलग जोड़ना

एक मेहमान जोड़ने के लिए:

1. "Add Guest" बटन पर क्लिक करें
2. मेहमान का विवरण भरें:
   • Name - मेहमान का पहला नाम (आवश्यक)
   • Last Name - मेहमान का उपनाम
   • Email - डिजिटल इनविटेशन के लिए ईमेल पता
   • Cellphone - + के साथ इंटरनेशनल फ़ॉर्मेट में फ़ोन नंबर (उदाहरण: +14155551234)
   • Number of Guests - उनकी पार्टी में लोगों की संख्या (डिफ़ॉल्ट: 1)
   • SMS Language - इस मेहमान के SMS संदेशों के लिए डिफ़ॉल्ट भाषा को ओवरराइड करें
3. "Add Guest" पर क्लिक करें

फ़ोन नंबर का फ़ॉर्मेट

SMS और WhatsApp फीचर्स काम करने के लिए, फ़ोन नंबर इंटरनेशनल E.164 फ़ॉर्मेट में होना चाहिए:

• + से शुरू करें, उसके बाद कंट्री कोड
• स्पेस, डैश या कोष्ठक न हों
• उदाहरण: +14155551234 (US), +34612345678 (Spain), +4915112345678 (Germany)

कई मेहमान इम्पोर्ट करना (CSV अपलोड)

बड़ी गेस्ट लिस्ट के लिए, CSV फ़ाइल का उपयोग करके सभी को एक साथ इम्पोर्ट करें।

इम्पोर्ट कैसे करें

1. "Upload Guest List" पर क्लिक करें
2. आवश्यक फ़ॉर्मेट के अनुसार अपनी CSV फ़ाइल तैयार करें (नीचे देखें)
3. अपनी फ़ाइल को ड्रैग और ड्रॉप करें, या चुनने के लिए क्लिक करें
4. "Upload Guest List" पर क्लिक करें

CSV फ़ॉर्मेट

आपकी CSV फ़ाइल में ये कॉलम शामिल होने चाहिए:

Column	Required	Description
Name	Yes	मेहमान का पहला नाम
LastName	No	मेहमान का उपनाम (खाली हो सकता है)
Email	No	ईमेल पता (खाली हो सकता है)
Phone	No	+ और कंट्री कोड के साथ E.164 फ़ॉर्मेट में फ़ोन
Guests	No	पार्टी में मेहमानों की संख्या (डिफ़ॉल्ट: 1)
SmsLocale	No	SMS के लिए भाषा कोड (en, es, fr, de, it, pt, आदि)

उदाहरण CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

CSV इम्पोर्ट के लिए टिप्स

• टेम्पलेट फ़ाइल पाने के लिए "Download Example" पर क्लिक करें
• ईमेल और फ़ोन वैकल्पिक हैं — उपलब्ध न हों तो खाली छोड़ दें
• समर्थित SMS भाषाएँ: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
• यदि SmsLocale खाली है, तो मेहमान को आपके डिफ़ॉल्ट इवेंट भाषा में SMS मिलेगा

गेस्ट एक्शन बटन

हर गेस्ट रो में त्वरित प्रबंधन के लिए एक्शन बटन होते हैं:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	मेहमान का विवरण बदलें (नाम, ईमेल, फ़ोन, मेहमानों की संख्या, स्टेटस)
Eye	View	बिना बदलाव किए सभी गेस्ट जानकारी देखें
Copy	Copy Message	मेहमान के नाम और यूनिक RSVP लिंक के साथ पर्सनलाइज़्ड इनविटेशन कॉपी करें
Envelope	Email	प्री-फिल्ड इनविटेशन के साथ ईमेल क्लाइंट खोलें (यदि ईमेल दिया गया हो)
WhatsApp	WhatsApp	प्री-फिल्ड संदेश के साथ WhatsApp Web खोलें (यदि फ़ोन दिया गया हो)
Trash	Delete	मेहमान को सूची से हटाएँ (कन्फ़र्मेशन आवश्यक)

मोबाइल व्यू

मोबाइल डिवाइस पर, एक्शन बटन हर गेस्ट कार्ड के नीचे दाईं ओर मौजूद मेनू (तीन डॉट्स) के माध्यम से उपलब्ध होते हैं।

मेहमानों को इनविटेशन भेजना

मेहमान जोड़ने के बाद, आपको उन्हें उनके पर्सनलाइज़्ड RSVP लिंक भेजने होंगे।

विकल्प 1: कॉपी और पेस्ट

1. किसी मेहमान के लिए Copy आइकन पर क्लिक करें
2. पर्सनलाइज़्ड संदेश (उनके नाम और यूनिक लिंक के साथ) कॉपी हो जाता है
3. अपनी पसंद के ईमेल, टेक्स्ट मैसेज, या मैसेजिंग ऐप में पेस्ट करें

विकल्प 2: WhatsApp डायरेक्ट

1. WhatsApp आइकन पर क्लिक करें (केवल उन मेहमानों के लिए दिखेगा जिनके पास फ़ोन नंबर है)
2. प्री-फिल्ड इनविटेशन संदेश के साथ WhatsApp Web खुलता है
3. संदेश सीधे भेजें

WhatsApp ट्रैकिंग

• जिन मेहमानों को आपने WhatsApp पर संदेश भेजा है, उनकी पंक्ति में हल्का हरा बैकग्राउंड दिखेगा
• इससे आप ट्रैक कर सकते हैं कि किसे इनविटेशन मिला है
• इस ट्रैकिंग हिस्ट्री को साफ़ करके नई शुरुआत करने के लिए "Reset All Sent" का उपयोग करें

अपनी गेस्ट लिस्ट एक्सपोर्ट करना

अपनी पूरी गेस्ट लिस्ट को CSV फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करें:

1. ऊपर दाईं ओर "Download CSV" पर क्लिक करें
2. फ़ाइल में सभी गेस्ट जानकारी और उनके रिस्पॉन्स शामिल होंगे
3. इसे Excel, Google Sheets, या किसी भी स्प्रेडशीट एप्लिकेशन में खोलें

यह इन कामों के लिए उपयोगी है:

• सीटिंग चार्ट बनाना
• विक्रेताओं (caterers, venue) के साथ सूची साझा करना
• अपने गेस्ट डेटा का बैकअप रखना
• रिस्पॉन्स रेट का विश्लेषण करना

गेस्ट रिस्पॉन्स प्रबंधित करना

किसी रिस्पॉन्स को एडिट करना

यदि कोई मेहमान आपसे संपर्क करके अपना RSVP बदलना चाहता/चाहती है:

1. उस मेहमान के लिए Edit (pencil) आइकन पर क्लिक करें
2. उनका स्टेटस अपडेट करें (Accepted, Declined)
3. आवश्यकता होने पर कन्फ़र्म किए गए मेहमानों की संख्या समायोजित करें
4. बदलाव सेव करें

रिस्पॉन्स विवरण देखना

View (eye) आइकन पर क्लिक करके आप देख सकते हैं:

• पूरी गेस्ट जानकारी
• उनका RSVP जवाब
• उनके द्वारा दिए गए कोई भी कमेंट्स
• कस्टम फ़ील्ड रिस्पॉन्स

मेहमानों को डिलीट करना

किसी मेहमान को हटाने के लिए:

1. Delete (trash) आइकन पर क्लिक करें
2. डिलीट कन्फ़र्म करें

कई मेहमानों को डिलीट करने के लिए:

• चेकबॉक्स का उपयोग करके मेहमानों को चुनें
• चुने गए मेहमानों को हटाने के लिए "Delete all (X)" पर क्लिक करें

गेस्ट लिस्ट प्रबंधन के लिए टिप्स

आपके इवेंट से पहले

• इनविटेशन भेजने से पहले सभी मेहमान जोड़ लें
• दोबारा जाँचें कि फ़ोन नंबर इंटरनेशनल फ़ॉर्मेट में हैं
• समय बचाने के लिए बड़ी सूचियों हेतु CSV इम्पोर्ट का उपयोग करें
• अंतरराष्ट्रीय मेहमानों के लिए उपयुक्त SMS भाषा सेट करें

रिस्पॉन्स ट्रैक करना

• फॉलो-अप के लिए Not Answered फ़िल्टर नियमित रूप से देखें
• किसे इनविटेशन मिला है यह देखने के लिए WhatsApp ट्रैकिंग का उपयोग करें
• प्रोग्रेस ट्रैक करने के लिए समय-समय पर सूची एक्सपोर्ट करें

फॉलो-अप करना

• जिन मेहमानों ने जवाब नहीं दिया है, उन्हें रिमाइंडर भेजने के लिए Copy या WhatsApp बटन का उपयोग करें
• बल्क रिमाइंडर के लिए SMS feature का उपयोग करने पर विचार करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्र: क्या मैं कितने मेहमान जोड़ सकता/सकती हूँ, इसकी कोई सीमा है? उ: मेहमानों की सीमा आपके Fotify प्लान पर निर्भर करती है। कृपया विशिष्ट सीमाओं के लिए अपने प्लान का विवरण देखें।

प्र: क्या मैं निमंत्रण भेजने के बाद मेहमान जोड़ सकता/सकती हूँ? उ: हाँ! आप किसी भी समय नए मेहमान जोड़ सकते/सकती हैं। बस उन्हें उनका आमंत्रण लिंक भेजना याद रखें।

प्र: अगर मैं ऐसे मेहमान को हटा दूँ जिसने पहले ही जवाब दे दिया हो, तो क्या होगा? उ: उनका जवाब स्थायी रूप से हटा दिया जाता है। यदि वे अपना पुराना RSVP लिंक इस्तेमाल करने की कोशिश करेंगे, तो वह अब काम नहीं करेगा।

प्र: क्या मैं किसी मेहमान की RSVP स्थिति को मैन्युअली बदल सकता/सकती हूँ? उ: हाँ, किसी भी मेहमान की स्थिति को मैन्युअली अपडेट करने के लिए Edit बटन का उपयोग करें—जैसे जब वे ऑनलाइन फ़ॉर्म के बजाय कॉल करके पुष्टि करते हैं।

प्र: कुछ मेहमानों के लिए मुझे WhatsApp बटन क्यों नहीं दिख रहा? उ: WhatsApp बटन केवल उन्हीं मेहमानों के लिए दिखाई देता है जिनका फ़ोन नंबर सेव है। इस सुविधा को सक्षम करने के लिए उनका फ़ोन नंबर जोड़ें।

प्र: "Guests" और "Confirmed" कॉलम में क्या अंतर है? उ: "Guests" वह संख्या है जितने लोगों को आपने उस पार्टी/समूह में आमंत्रित किया था। "Confirmed" वह संख्या है जितने लोगों ने जवाब देते समय बताया कि वे वास्तव में आ रहे हैं।

प्र: क्या मैं Google Contacts या किसी अन्य ऐप से मेहमान इम्पोर्ट कर सकता/सकती हूँ? उ: अपने कॉन्टैक्ट ऐप से अपने कॉन्टैक्ट्स को CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें, फिर Fotify की CSV आवश्यकताओं के अनुसार उसे फ़ॉर्मेट करें और इम्पोर्ट करें।

प्र: मुझे कैसे पता चलेगा कि मैंने किन मेहमानों को पहले ही निमंत्रण भेज दिया है? उ: WhatsApp के माध्यम से संपर्क किए गए मेहमानों का बैकग्राउंड हरा दिखाई देता है। अन्य तरीकों के लिए, ट्रैक करने हेतु SMS Language या नोट्स सिस्टम का उपयोग करने पर विचार करें।

प्र: क्या मेहमानों को पहले सूची में जोड़े बिना भी RSVP किया जा सकता है? उ: व्यक्तिगत निमंत्रणों के लिए, मेहमानों को पहले आपकी सूची में जोड़ा जाना आवश्यक है ताकि उन्हें उनका यूनिक RSVP लिंक मिल सके। हालांकि, यदि आप Registration Form feature सक्षम करते/करती हैं, तो मेहमान एक सार्वजनिक लिंक के माध्यम से स्वयं रजिस्टर कर सकते हैं—फ़ॉर्म पूरा करते ही वे स्वचालित रूप से आपकी गेस्ट लिस्ट में जोड़ दिए जाएंगे।

प्र: अगर मैं डुप्लिकेट मेहमानों के साथ CSV अपलोड करूँ, तो क्या होगा? उ: सिस्टम आपको डुप्लिकेट के बारे में सूचित करेगा। आप उन्हें स्किप करने या मौजूदा एंट्रीज़ को अपडेट करने का विकल्प चुन सकते/सकती हैं।