Come usare l'hub di pianificazione: budget condiviso, fornitori, decisioni, documenti e checklist

L'hub di pianificazione è il posto in cui chi organizza un evento lo prepara insieme. Sta accanto alla lista ospiti, all'invito e alla galleria foto, quindi i numeri che mostra sono sempre aggiornati: i costi per ospite seguono le RSVP confermate, e tutte le persone che aiutano a organizzare l'evento vedono lo stesso budget, gli stessi fornitori e la stessa lista di cose da fare.

Ha sei schede, mostrate come una fila di pulsanti sotto il titolo della pagina:

Panoramica — il budget a colpo d'occhio: totale previsto, pagato, ancora da pagare, prossimi pagamenti in scadenza, chi paga cosa e l'avanzamento della checklist.
Budget — categorie, voci di budget, prezzi concordati e un piano di pagamento con le scadenze.
Fornitori — tutti quelli con cui lavori, il loro stato e il loro orario di arrivo il giorno dell'evento.
Decisioni — domande con opzioni che chi organizza vota e commenta, per poi trasformarle in voci di budget.
Documenti — contratti, preventivi, fatture e ispirazioni, collegati a fornitori e voci di budget.
Checklist — attività con date e assegnatari, create da un modello adatto al tuo tipo di evento.

L'hub di pianificazione è disponibile dal piano Professional in su e su ogni evento creato con un abbonamento evento. Con gli altri piani puoi aprirlo e sfogliare tutte le schede con dati di esempio (compare un badge «Anteprima con dati di esempio»), così vedi come funziona prima di passare a un piano superiore.

Chi può usarlo

L'organizzatore dell'evento e ogni collaboratore dell'evento che ha accettato l'invito hanno accesso completo all'hub di pianificazione. Una coppia che organizza il matrimonio, un host e un co-host o un team aziendale possono modificare lo stesso budget, votare sulle stesse decisioni e spuntare la stessa checklist. I collaboratori ricevono anche le email di promemoria per pagamenti e attività.

Gli ospiti non vedono mai l'hub di pianificazione. Niente di ciò che contiene è collegato all'invito o all'album fotografico.

Come aprire l'hub di pianificazione

Accedi a dashboard.fotify.app.
Assicurati che sia selezionato l'evento giusto nel selettore di eventi in alto nella pagina.
Clicca su Pianificazione nella barra laterale a sinistra (l'icona del portafoglio). L'hub di pianificazione si apre sulla scheda Panoramica.
Cambia scheda cliccando su Panoramica, Budget, Fornitori, Decisioni, Documenti o Checklist sotto il titolo della pagina. Un numero rosso su una scheda segnala che qualcosa richiede attenzione: pagamenti in ritardo su Budget, decisioni aperte su Decisioni, attività scadute su Checklist.

Tutto quello che modifichi nell'hub di pianificazione si apre in un pannello laterale a destra. Ogni pannello ha in fondo un pulsante Annulla e un pulsante Salva; chiudilo senza salvare con Annulla o con la X nel suo angolo.

Passo 1: configurare l'hub di pianificazione

La prima volta che apri Pianificazione per un evento vedi la scheda Configura il tuo hub di pianificazione.

Sotto Modello, clicca su una delle quattro opzioni: Matrimonio, Festa / compleanno, Aziendale / conferenza o Altro evento. Il modello crea le categorie di budget, le etichette di chi paga e una checklist con date. Puoi rinominare o rimuovere tutto in seguito.
Nel menu a tendina Valuta, scegli la valuta dell'evento. Una sola valuta per evento; gli importi sono salvati al centesimo. Puoi cambiarla in seguito dalle impostazioni del budget (vedi «Cambiare valuta, ospiti previsti, obiettivo e pagatori» più avanti).
In Ospiti previsti, scrivi quanti ospiti ti aspetti. Questo numero viene usato per i costi per ospite finché le RSVP non confermano il numero di ospiti.
Se vuoi, inserisci un Obiettivo di budget. La panoramica ti mostra quanto ti manca per raggiungerlo.
Lascia selezionata l'opzione Aggiungi la checklist del modello, con date calcolate sul giorno dell'evento per ottenere una lista di cose da fare datata a ritroso dalla data del tuo evento.
Clicca su Crea l'hub di pianificazione. L'hub si apre sulla scheda Panoramica.

I modelli creano queste categorie di budget:

Modello	Categorie
Matrimonio	Location, Catering e bevande, Foto e video, Musica e intrattenimento, Fiori e decorazioni, Abiti e beauty, Inviti e cartoleria, Trasporti, Noleggi, Torta e dolci, Fedi e regali, Bomboniere, Cerimonia e celebrante, Imprevisti
Festa / compleanno	Location, Cibo e bevande, Musica e intrattenimento, Decorazioni, Foto e video, Torta e dolci, Inviti, Bomboniere e regali, Noleggi, Imprevisti
Aziendale / conferenza	Location, Catering, Audio-video e produzione, Relatori e artisti, Marketing e segnaletica, Viaggi e alloggio, Foto e video, Gadget e stampa, Personale, Registrazione e tecnologia, Imprevisti
Altro evento	Location, Cibo e bevande, Intrattenimento, Decorazioni, Foto e video, Altro, Imprevisti

Passo 2: costruire il budget

Clicca sulla scheda Budget. Ogni categoria è un blocco richiudibile; clicca sul nome di una categoria per espandere o chiudere le sue voci di budget.

Aggiungere una voce di budget

Espandi la categoria a cui appartiene la spesa (per esempio Location).
Clicca su + Aggiungi voce di budget in fondo alla categoria. Si apre il pannello Aggiungi voce di budget.
Scrivi un Nome (per esempio «Affitto Villa Aurora»).
Controlla il menu a tendina Categoria; cambialo se la voce appartiene altrove.
Inserisci l'importo Stimato — la tua ipotesi prima di avere un preventivo.
Quando hai un preventivo firmato, inserisci il Prezzo concordato. Da quel momento sostituisce la stima in tutti i totali.
Spunta Questo è un costo per ospite per catering, open bar, noleggi o qualsiasi spesa calcolata a persona. Gli importi inseriti diventano così per ospite e vengono moltiplicati automaticamente per il numero di ospiti (vedi sotto).
In Chi paga, scegli una delle tue etichette di pagatore (per esempio Partner 1, Partner 2, Condiviso) oppure lascia Non assegnato.
In Fornitore, scegli chi si occupa di quella spesa o lascia Nessun fornitore.
Aggiungi delle Note se vuoi ricordarti qualcosa del preventivo.
Clicca su Salva.

Modificare o eliminare una voce di budget

Per modificarla, clicca sull'icona della matita a destra della voce, cambia i campi e clicca su Salva.
Per eliminarla, clicca sull'icona del cestino a destra della voce e conferma. Eliminando una voce elimini anche i suoi pagamenti.

Previsto, pagato e residuo

Ogni voce mostra Stimato, Concordato e Pagato; ogni categoria e la Panoramica li sommano in:

Previsto — quanto costerà la voce: il prezzo concordato se c'è, altrimenti la stima, moltiplicata per il numero di ospiti nelle voci per ospite. Una voce non prevede mai meno di quanto hai già pagato.
Pagato — la somma dei pagamenti che hai segnato come pagati.
Ancora da pagare — il previsto meno il pagato.

La scheda Panoramica confronta il totale previsto con il tuo obiettivo di budget e lo divide per categoria e per pagatore.

Numero di ospiti per le voci per ospite

Il numero di ospiti usato per i costi per ospite è:

Il numero di ospiti confermati dalle tue RSVP (gruppi che hanno accettato e fatto il check-in), quando ne hai.
Altrimenti, il numero Ospiti previsti delle tue impostazioni.

Man mano che arrivano le RSVP, il totale previsto si muove da solo. La scheda Numero di ospiti nella Panoramica dice se è Confermato dalle RSVP o Previsto (nessuna RSVP finora).

Aggiungere, rinominare o eliminare una categoria

Per aggiungerne una, clicca su Aggiungi categoria in alto a destra nella scheda Budget, scrivi il Nome della categoria e clicca su Salva.
Per rinominarla, clicca sull'icona della matita accanto al nome della categoria, cambia il nome e clicca su Salva.
Per eliminarla, clicca sull'icona del cestino accanto al nome della categoria e conferma. Una categoria si può eliminare solo quando non ha più voci; sposta o elimina prima le sue voci.

Cambiare valuta, ospiti previsti, obiettivo e pagatori

Nella scheda Budget, clicca su Impostazioni in alto a destra. Si apre il pannello Impostazioni.
Per cambiare valuta, sostituisci il codice di 3 lettere in Valuta (per esempio EUR, GBP, MXN). Gli importi vengono rietichettati, non convertiti: una voce da 1.000 resta 1.000 nella nuova valuta.
Cambia Ospiti previsti o l'Obiettivo di budget nello stesso pannello.
Sotto Pagatori, modifica un nome direttamente, clicca sull'icona del cestino per rimuoverne uno o clicca su + Aggiungi pagatore per aggiungerne uno (fino a 8). I pagatori sono le persone o i gruppi che possono farsi carico di una spesa: i partner, le famiglie, l'azienda.
Clicca su Salva.

Passo 3: programmare i pagamenti e ricevere i promemoria

Ogni voce di budget ha il suo piano di pagamento.

Aggiungere un pagamento

Nella scheda Budget, clicca sul link dei pagamenti sotto una voce (dice Nessun pagamento, 1 pagamento, 2 pagamenti...). I pagamenti di quella voce si aprono sotto.
Clicca su + Aggiungi pagamento. Si apre il pannello Aggiungi pagamento con il nome della voce nel titolo.
Scrivi un'Etichetta (Acconto, Seconda rata, Saldo...).
Inserisci l'Importo.
Scegli la Scadenza. È un giorno di calendario nel fuso orario della tua location. Tutti quelli che organizzano ricevono un'email una settimana e un giorno prima.
Chi paga riprende per impostazione predefinita il pagatore della voce; cambialo se questa rata la paga qualcun altro.
Spunta Già pagato quando registri un pagamento fatto in passato.
Clicca su Salva.

Segnare un pagamento come pagato

Spunta la casella davanti al pagamento. L'importo Pagato della voce e la Panoramica si aggiornano subito. Togli la spunta per annullare.

Modificare o eliminare un pagamento

Clicca sull'icona della matita a destra del pagamento per modificarlo, o sull'icona del cestino per eliminarlo (conferma nella finestra di dialogo).

Le email di promemoria

Fotify invia un'email all'organizzatore e a ogni collaboratore che ha accettato:

una settimana prima della scadenza di un pagamento non saldato, e
un giorno prima della scadenza.

Ogni pagamento viene ricordato al massimo due volte. Segnare un pagamento come pagato, o cambiarne la scadenza, azzera i promemoria. L'email elenca ogni pagamento e ogni attività in scadenza, con un link per tornare all'hub di pianificazione. La scheda Prossimi pagamenti nella Panoramica mostra lo stesso elenco; clicca su Apri il budget per andare direttamente alla scheda Budget.

Passo 4: tenere i fornitori in un unico posto

Clicca sulla scheda Fornitori. È il tuo elenco di tutti quelli con cui lavori.

Aggiungere un fornitore

Clicca su Aggiungi fornitore in alto a destra. Si apre il pannello Aggiungi fornitore.
Scrivi il Nome del fornitore (obbligatorio) e una Categoria (catering, fotografia, fiori...).
Scegli uno Stato:
- Contattato — l'hai contattato.
- Preventivo ricevuto — hai un prezzo.
- Prenotato — il contratto è firmato.
- Pagato — è tutto saldato.
Compila Persona di riferimento, Telefono, Email e Sito web che hai a disposizione.
Imposta Arrivo il giorno dell'evento con la data e l'ora in cui il fornitore è atteso sul posto, nell'ora locale della location. Compare sulla scaletta.
Aggiungi delle Note e clicca su Salva.

Modificare, filtrare o rimuovere un fornitore

Clicca sull'icona della matita su una scheda fornitore per modificarla, poi su Salva.
Usa il menu a tendina Filtra per stato in alto (Tutti gli stati, Contattato, Preventivo ricevuto, Prenotato, Pagato) per restringere l'elenco.
Clicca sull'icona del cestino su una scheda fornitore e conferma per rimuoverlo. Le voci di budget e i documenti collegati restano; perdono semplicemente il collegamento.

I fornitori possono essere collegati a voci di budget, opzioni delle decisioni e documenti, così da qualsiasi voce di budget vedi chi se ne occupa.

Scaletta PDF

Clicca su Scaletta PDF in alto nella scheda Fornitori per scaricare un unico documento con il programma del tuo invito e l'orario di arrivo e i contatti di ogni fornitore, pronto da condividere con la location e con i fornitori. Il pulsante resta disattivato finché non hai almeno un fornitore.

Passo 5: decidere insieme sulla bacheca delle decisioni

Clicca sulla scheda Decisioni. Serve per le scelte che fate in gruppo: quale location, band o DJ, buffet o servizio al tavolo.

Creare una decisione

Clicca su Nuova decisione in alto a destra. Si apre il pannello Nuova decisione.
Scrivi la Domanda (per esempio «Quale location dovremmo prenotare?») e, se vuoi, un po' di Contesto.
Compila Opzione 1, Opzione 2 e così via: ogni opzione ha un titolo, un Prezzo, i Pro, i Contro, un Link e un Fornitore. Clicca su Aggiungi opzione per aggiungerne altre (fino a 10).
Clicca su Salva. La decisione compare nell'elenco come Aperta.

Votare e discutere

Clicca su una scheda decisione per aprirla.
Clicca su Vota sotto l'opzione che preferisci. Puoi votare una sola opzione per decisione; clicca su Rimuovi voto per tornare indietro o votare un'altra opzione. La scheda mostra quanti voti ha ogni opzione e Hai votato su quella che hai scelto.
Scorri fino a Discussione in fondo, scrivi in Aggiungi un commento e clicca su Pubblica. L'autore di un commento e l'organizzatore possono eliminarlo con la sua icona del cestino.
Clicca su Aggiungi opzione dentro la decisione per aggiungere opzioni in seguito, o sull'icona del cestino accanto a un'opzione per rimuoverla.

Scegliere l'opzione vincente

Apri la decisione e clicca su Scegli sotto l'opzione vincente. Si apre la conferma Scegli «...».
Sotto Aggiungi al budget come, scegli una categoria di budget per creare una voce di budget al prezzo concordato dell'opzione, collegata al suo fornitore. Il fornitore viene segnato come Prenotato nello stesso momento. Scegli Non aggiungere una voce di budget se vuoi solo registrare la scelta.
Clicca su Conferma la scelta. La decisione passa nel gruppo Decise e mostra Scelta: ....

Se cambi idea, apri la decisione e clicca su Riapri. La voce di budget che ha creato resta; eliminala dalla scheda Budget se non ti serve più. Per eliminare del tutto una decisione, aprila e clicca sull'icona del cestino nell'intestazione del pannello.

Passo 6: archiviare contratti, preventivi e ispirazioni

Clicca sulla scheda Documenti.

Caricare un documento

Trascina i file sull'area Trascina qui i file o clicca per caricare, oppure cliccala per scegliere i file, oppure clicca su Carica in alto a destra.
File accettati: PDF, immagini, Word, Excel e testo, fino a 25 MB ciascuno. Una notifica conferma Documenti caricati.
Ogni evento ha uno spazio di archiviazione per i documenti di pianificazione che dipende dal suo piano; la barra in alto nella scheda mostra quanto ne hai usato.

Classificare un documento

Clicca sull'icona della matita sul documento. Si apre il pannello Modifica documento.
Cambia il Nome del file se vuoi.
Scegli un Tipo: Contratto, Preventivo, Fattura, Ispirazione o Altro.
Collegalo a un Fornitore e a una Voce di budget, così il contratto firmato sta accanto alla voce a cui appartiene.
Clicca su Salva.

Scaricare, filtrare o eliminare

Clicca su Scarica su un documento per aprire un link a scadenza breve verso il file originale. I file sono privati e visibili solo a chi organizza.
Usa il menu a tendina Filtra per tipo in alto per mostrare solo contratti, preventivi, fatture, ispirazioni o altri file.
Clicca sull'icona del cestino e conferma per eliminare un documento.

I documenti vengono eliminati insieme agli altri file dell'evento quando finisce il periodo di accesso alla galleria.

Passo 7: portare avanti la checklist

Clicca sulla scheda Checklist. Le attività sono raggruppate in Scadute, Questa settimana, Più avanti e Senza data, con in alto una barra di avanzamento che dice per esempio 3 di 12 completate.

Completare un'attività

Spunta la casella davanti all'attività. Le attività completate escono dall'elenco; spunta Mostra completate in alto per vederle in un gruppo Completate, e togli la spunta a un'attività per riaprirla.

Aggiungere un'attività

Clicca su Aggiungi attività in alto a destra. Si apre il pannello Aggiungi attività.
Scrivi il titolo dell'Attività.
Scegli una Scadenza (facoltativa) e aggiungi delle Note.
In Assegnata a, scegli l'organizzatore o un collaboratore che ha accettato, oppure lascia Non assegnata.
Clicca su Salva.

Clicca sull'icona della matita su un'attività per modificarla, o sull'icona del cestino per eliminarla.

Aggiungere le attività di un modello

Nel menu a tendina in alto nella scheda Checklist, scegli un modello: Matrimonio, Festa / compleanno, Aziendale / conferenza o Altro evento.
Clicca su Aggiungi le attività del modello. Vengono aggiunte solo le attività che non hai già, e una notifica ti dice quante.

Le attività dei modelli sono datate a ritroso dal giorno del tuo evento: il modello matrimonio, per esempio, mette «Prenotare la location» 11 mesi prima e «Confermare gli orari di arrivo con tutti i fornitori» 3 giorni prima.

Tutti quelli che organizzano ricevono un'email il giorno prima della scadenza di un'attività.

Esportazioni

In alto a destra nella scheda Budget:

Clicca su CSV per scaricare tutte le voci di budget con categoria, fornitore, pagatore e importi stimato, concordato, previsto, pagato e residuo.
Clicca su CSV pagamenti per scaricare tutti i pagamenti programmati e pagati con la loro scadenza e il loro stato.
Clicca su PDF per scaricare un riepilogo del budget stampabile, raggruppato per categoria.

In alto nella scheda Fornitori, clicca su Scaletta PDF per la scaletta della giornata descritta sopra.

Usare l'hub di pianificazione da un assistente IA

Se hai collegato un assistente IA come Claude o ChatGPT a Fotify, può fare quasi tutto quello che hai letto qui sopra al posto tuo:

configurare l'hub di pianificazione da un modello e cambiarne valuta, ospiti previsti, obiettivo di budget e pagatori;
leggere la panoramica del budget e il budget completo;
aggiungere, modificare ed eliminare voci di budget, e aggiungere o modificare pagamenti (anche segnarli come pagati);
elencare, aggiungere e modificare fornitori;
elencare le decisioni, crearne di nuove con le loro opzioni e scegliere la vincente (con o senza voce di budget);
elencare, aggiungere e modificare le attività della checklist (anche completarle).

Chiedigli per esempio «aggiungi un acconto di 2.000 € con scadenza 1 ottobre alla voce della location», «quali pagamenti scadono questo mese?» oppure «passa il budget in euro». Il caricamento dei documenti e il voto sulle decisioni si fanno nella dashboard.

Domande frequenti

D: Quali piani includono l'hub di pianificazione? R: È incluso dal piano Professional in su e su ogni evento creato con un abbonamento evento. Con gli altri piani puoi aprire l'hub e sfogliarlo con dati di esempio, e la scheda di upgrade rimanda al piano che lo sblocca.

D: Anche il mio partner può modificare il budget? R: Sì. Invitalo come collaboratore dell'evento. I collaboratori che accettano hanno il tuo stesso accesso all'hub di pianificazione e ricevono le email di promemoria.

D: Posso cambiare valuta dopo aver configurato l'hub? R: Sì. Nella scheda Budget clicca su Impostazioni, sostituisci il codice di 3 lettere in Valuta e clicca su Salva. Funziona qualsiasi codice valuta ISO (EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...). Gli importi esistenti mantengono i loro numeri e vengono solo rietichettati, quindi se puoi cambiala prima di inserire i preventivi.

D: Perché il mio totale previsto è cambiato da solo? R: Le voci per ospite vengono moltiplicate per il numero di ospiti confermato. Quando altri ospiti accettano l'invito, il catering e gli altri costi per ospite salgono di conseguenza. La scheda Numero di ospiti nella Panoramica mostra se il numero arriva dalle RSVP o dagli ospiti previsti.

D: Quando vengono inviate le email di promemoria? R: Una settimana e un giorno prima della scadenza di un pagamento non saldato, e il giorno prima della scadenza di un'attività. I promemoria arrivano all'organizzatore e a ogni collaboratore che ha accettato, nella loro lingua.

D: Gli ospiti vedono qualcosa di tutto questo? R: No. L'hub di pianificazione è visibile solo a chi organizza l'evento.

D: Che fine fanno i documenti quando l'evento finisce? R: Vengono rimossi insieme alle foto dell'evento alla fine del periodo di accesso alla galleria del tuo piano. Scarica prima tutto quello che vuoi conservare.

D: Posso esportare il budget in un foglio di calcolo? R: Sì. Nella scheda Budget clicca su CSV per tutte le voci o su CSV pagamenti per tutti i pagamenti, e su PDF per un riepilogo stampabile.

D: Perché il pulsante Scaletta PDF è disattivato? R: Serve almeno un fornitore. Aggiungi il tuo primo fornitore nella scheda Fornitori e il pulsante diventa disponibile.