Come usare la Verifica Presenze

La pagina Verifica Presenze è uno strumento dedicato al personale di sicurezza e agli addetti all’accoglienza per verificare gli ospiti all’ingresso dell’evento. Tramite la scansione del codice QR o la ricerca manuale, potete confermare rapidamente l’identità dell’ospite e tenere traccia di chi è arrivato.

Questa guida è destinata a personale di sicurezza e staff dell’evento che utilizza la pagina di verifica all’ingresso dell’evento.

Configurare la Verifica Presenze

Prima di utilizzare questa funzionalità, l’organizzatore dell’evento deve abilitarla nelle impostazioni RSVP. Per i dettagli, consultate la sezione Impostazioni presenze nella guida alla personalizzazione.

Per gli organizzatori dell’evento

Andate alla dashboard RSVP e fate clic sulla scheda Invitation
Scorrete fino a Attendance Settings
Abilitate "QR Code Access" per attivare la verifica degli ospiti
Impostate una password di accesso (minimo 6 caratteri)
Fate clic su "Copy Link" sotto Security Staff Access per ottenere l’URL della pagina di verifica
Condividete il link e la password con il vostro team di sicurezza

Accedere alla pagina di verifica

Per il personale di sicurezza

Aprite il link di verifica fornito dall’organizzatore dell’evento
Inserite la password di accesso che vi è stata fornita
Fate clic su "Verify Password"

Una volta effettuato l’accesso, vedrete l’interfaccia principale di verifica con un indicatore verde "Live" che mostra che siete connessi.

Disconnettersi

Fate clic sul pulsante rosso "Logout" per terminare la sessione. Per accedere nuovamente alla pagina, dovrete reinserire la password.

Comprendere l’interfaccia

La pagina di verifica ha due funzionalità principali:

Start Scanning QR Code

Fate clic su questo pulsante blu per attivare la fotocamera del dispositivo e scansionare i codici QR degli ospiti.

Guest List

Fate clic sul pulsante viola "Guest List" per visualizzare e cercare tutti gli ospiti confermati. Il numero tra parentesi indica quanti ospiti sono presenti nell’elenco.

Verificare gli ospiti con i codici QR

Il modo più rapido per verificare gli ospiti è scansionare i loro codici QR.

Come scansionare

Fate clic su "Start Scanning QR Code"
Quando richiesto, consentite l’accesso alla fotocamera
Puntate la fotocamera del dispositivo sul codice QR dell’ospite
Lo scanner rileverà e leggerà automaticamente il codice
Le informazioni dell’ospite verranno visualizzate sullo schermo

Dopo la scansione

Quando viene scansionato un codice QR valido, vedrete una scheda verde con:

Nome dell’ospite
Stato (ad es., "Ready to attend")
Confirmed Guests - Numero di persone nel suo gruppo
Pulsante "Mark as Attended" - Fate clic per registrare il suo arrivo
Pulsante "Scan Another" - Procedete con l’ospite successivo

Chiudere lo scanner

Fate clic su "Close Camera" per interrompere la scansione e tornare alla schermata principale.

Ricerca manuale degli ospiti

Se un ospite non ha il suo codice QR, potete cercarlo manualmente.

Cercare gli ospiti

Fate clic su "Guest List" per aprire il pannello degli ospiti
Usate la barra di ricerca per trovare gli ospiti per:
- Nome
- Email
- Numero di telefono
L’elenco si filtra mentre digitate

Informazioni nell’elenco ospiti

L’elenco mostra:

Column	Description
Name	Nome dell’ospite
Status	Risposta RSVP (ACCEPTED, DECLINED, ecc.)
Guests	Numero di persone nel suo gruppo

Fate clic su un ospite per visualizzare i suoi dettagli e registrare la presenza.

Contrassegnare gli ospiti come presenti

Quando verificate un ospite (tramite scansione QR o ricerca manuale):

Controllate le sue informazioni nella scheda verde di conferma
Confermate il numero di ospiti nel suo gruppo
Fate clic su "Mark as Attended" per registrare il suo arrivo

L’ospite risulterà ora presente nel sistema e l’organizzatore potrà vederlo nella propria dashboard.

Scansionare altri ospiti

Dopo aver registrato la presenza, fate clic su "Scan Another" per gestire rapidamente l’ospite successivo in fila.

Attività recenti

Nella parte inferiore dello schermo, vedrete un registro Recent Activity che mostra:

Nome dell’ospite
Stato della verifica
Timestamp

Questo vi aiuta a tenere traccia dei check-in recenti e a verificare di aver elaborato correttamente gli ospiti.

Suggerimenti per il giorno dell’evento

Prima dell’evento

Testate la pagina di verifica e la fotocamera del dispositivo
Assicuratevi che ci sia una buona illuminazione all’ingresso per la scansione dei QR
Tenete la password salvata e pronta
Caricate completamente il dispositivo

Durante l’evento

Tenete la pagina aperta: l’indicatore "Live" mostra che siete connessi
Usate la scansione QR per velocizzare quando possibile
Ricorrete alla ricerca manuale quando gli ospiti non riescono a trovare il loro codice QR
Controllate il numero di ospiti per verificare la dimensione del gruppo

Gestione dei problemi

Ospite non trovato: chiedete di fare lo spelling del nome o di fornire l’email
Il codice QR non si scansiona: provate invece la ricerca manuale
Numero di ospiti errato: verificate con l’ospite prima di registrare la presenza
Connessione persa: aggiornate la pagina ed effettuate di nuovo l’accesso

Domande frequenti

D: Dove ricevono i codici QR gli ospiti? R: Gli ospiti ricevono un codice QR univoco quando effettuano l’RSVP. È incluso nella conferma e può essere recuperato dal link RSVP.

D: Cosa succede se si presenta un ospite che non è in elenco? R: Potrebbe non aver effettuato l’RSVP o potrebbe essere un accompagnatore. Verificate con l’organizzatore dell’evento oppure chiedete all’ospite di fare l’RSVP sul momento, se possibile.

D: Più membri dello staff possono usare contemporaneamente la pagina di verifica? R: Sì, è possibile accedere da più dispositivi con la stessa password. È utile per eventi con più ingressi.

D: Funziona offline? R: No, è necessaria una connessione internet per verificare gli ospiti e registrare le presenze. L’indicatore "Live" conferma che siete connessi.

D: Cosa succede se contrassegno l’ospite sbagliato come presente? R: Contattate l’organizzatore dell’evento: può visualizzare e gestire i record di presenza dalla sua dashboard.

D: Posso vedere chi è già arrivato? R: L’organizzatore può vedere lo stato delle presenze nella propria dashboard. La pagina di verifica mostra il vostro registro di attività recente.

D: Serve un’app speciale? R: No, la pagina di verifica funziona in qualsiasi browser mobile. Non è richiesta l’installazione di un’app.

D: Cosa fare se la fotocamera non si apre? R: Verificate di aver concesso i permessi della fotocamera nelle impostazioni del browser. Provate ad aggiornare la pagina o a usare un browser diverso.

D: Gli ospiti possono essere registrati più di una volta? R: Il sistema tiene traccia delle presenze, quindi una nuova scansione dello stesso ospite mostrerà che è già stato contrassegnato come presente.

D: Che cosa indica il numero "Confirmed Guests"? R: Indica quante persone l’ospite ha dichiarato che parteciperanno (incluso l’ospite stesso ed eventuali accompagnatori).