Come creare il tuo invito digitale con RSVP

Il sistema RSVP digitale di Fotify ti permette di creare inviti bellissimi e di monitorare le risposte degli invitati in un unico posto. Niente più inviti cartacei o tracciamento manuale: gli ospiti possono rispondere all’istante da qualsiasi dispositivo.

Questa guida ti accompagna nella creazione del tuo primo invito con RSVP.

Prima di iniziare

Ti serviranno:

Un evento Fotify esistente (vedi Come creare il tuo primo evento se non ne hai ancora creato uno)
Data e ora dell’evento
Luogo/sede dell’evento
Una scadenza entro cui ricevere le risposte

Passaggio 1: accedi alla sezione RSVP

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento dall’elenco
Fai clic su "RSVP" nella barra laterale sinistra

Se non hai ancora configurato l’RSVP, vedrai un messaggio: "RSVP Not Set Up" con le istruzioni per creare il tuo invito.

Passaggio 2: imposta la data dell’evento

La data dell’evento è obbligatoria per creare l’invito. Compila:

Giorno - Seleziona il giorno del mese
Mese - Seleziona il mese
Anno - Seleziona l’anno
Ora dell’evento - Imposta l’orario di inizio dell’evento

Questa data e ora saranno messe in evidenza sul tuo invito digitale, così gli ospiti sapranno esattamente quando arrivare.

Passaggio 3: imposta il luogo dell’evento

Inserisci dove si terrà il tuo evento. Può essere:

Il nome di una location (ad es., "The Grand Ballroom")
Un indirizzo completo (ad es., "123 Main Street, New York, NY")
Un punto di riferimento (ad es., "Central Park, New York")

Il luogo compare sul tuo invito digitale e aiuta gli ospiti a sapere dove andare. Potrai aggiungere indicazioni più dettagliate in un secondo momento, quando personalizzi l’invito.

Passaggio 4: imposta la scadenza per l’RSVP

Scegli la data entro cui gli ospiti devono rispondere:

Giorno - Seleziona il giorno di scadenza
Mese - Seleziona il mese di scadenza
Anno - Seleziona l’anno di scadenza

Suggerimenti per scegliere una scadenza:

Impostala almeno 1-2 settimane prima dell’evento
Per i matrimoni, è comune 4-6 settimane prima
Concediti tempo sufficiente per finalizzare catering, posti a sedere e altri aspetti organizzativi

Dopo la scadenza, gli ospiti potranno comunque visualizzare l’invito, ma non potranno inviare nuove risposte.

Passaggio 5: crea il tuo invito

Una volta compilati tutti i campi obbligatori:

Controlla data dell’evento, luogo e scadenza RSVP
Fai clic sul pulsante "Create Invitation"
Il tuo invito digitale è pronto!

Dopo la creazione, verrai reindirizzato alla dashboard RSVP.

La tua dashboard RSVP

Una volta creato l’invito, vedrai la dashboard RSVP con tutto ciò che ti serve per gestire le risposte:

Schede della dashboard

Dettagli evento - Visualizza e modifica data dell’evento, scadenza e stato dell’invito
Invito - Personalizza il design dell’invito e condividilo con gli ospiti
Ospiti - Visualizza l’elenco completo degli ospiti e le loro risposte
SMS - Invia promemoria via SMS agli ospiti

Statistiche delle risposte

A colpo d’occhio vedrai quattro metriche chiave:

Inviti confermati - Numero di ospiti che hanno risposto sì
Inviti rifiutati - Numero di ospiti che non possono partecipare
Totale ospiti - Numero totale di persone invitate (inclusi gli accompagnatori)
Totale ospiti confermati - Conteggio effettivo delle persone che parteciperanno

Impostazioni rapide

Dalla scheda Dettagli evento, puoi rapidamente:

Modificare la scadenza RSVP - Estendere o ridurre la finestra per le risposte
Impostare lo stato dell’invito - Passare da Attivo (accetta risposte) a In pausa

E adesso?

Dopo aver creato l’invito di base, puoi:

Personalizzare il tuo invito - Aggiungere immagini, colori, musica, programma, lista regali e molto altro
Aggiungere informazioni per gli ospiti - Includere dress code, alloggio, trasporti e FAQ
Condividerlo con gli ospiti - Inviare tramite link, email, SMS o codice QR
Monitorare le risposte - Tenere sotto controllo chi partecipa, chi non può e chi non ha ancora risposto

Consulta la nostra guida completa Come personalizzare il tuo invito RSVP per tutte le opzioni di personalizzazione.

Domande frequenti

D: Posso modificare data, luogo o scadenza dopo aver creato l’invito? R: Sì! Puoi aggiornare questi dettagli in qualsiasi momento dalle impostazioni RSVP. Gli ospiti che hanno già risposto vedranno le informazioni aggiornate.

D: Devo configurare l’RSVP prima di usare la condivisione foto? R: No, RSVP e condivisione foto sono funzionalità indipendenti. Puoi usare una, l’altra o entrambe in base alle esigenze del tuo evento.

D: Cosa succede se un ospite prova a fare RSVP dopo la scadenza? R: Dopo la scadenza, gli ospiti potranno comunque visualizzare l’invito, ma il modulo di risposta sarà disabilitato. Se necessario, puoi estendere la scadenza.

D: Posso avere scadenze RSVP diverse per gruppi di ospiti differenti? R: Al momento è prevista una sola scadenza RSVP per evento. Per eventi complessi, valuta la creazione di eventi separati per gruppi di ospiti diversi.

D: L’invito digitale è ottimizzato per dispositivi mobili? R: Sì! L’invito è perfetto su telefoni, tablet e computer. Gli ospiti possono rispondere da qualsiasi dispositivo.

D: Gli ospiti devono creare un account per fare RSVP? R: Non serve alcun account. Gli ospiti inseriscono semplicemente il nome e la risposta: è veloce e semplice.

D: Posso vedere chi ha visualizzato l’invito rispetto a chi ha risposto? R: La dashboard RSVP mostra statistiche delle risposte, inclusi totale risposte, presenti, assenti e risposte in sospeso.

D: E se non conosco ancora l’orario esatto dell’evento? R: Puoi inserire un orario indicativo e aggiornarlo in seguito, una volta definito. L’invito mostrerà automaticamente l’orario aggiornato.

D: Posso creare un invito senza una location fisica? R: Sì, il campo luogo è flessibile. Per eventi virtuali, puoi inserire "Online Event" o "Virtual" e aggiungere i link di accesso nei dettagli dell’invito in un secondo momento.

D: Come invio l’invito ai miei ospiti? R: Dopo aver creato l’invito, riceverai un link condivisibile. Inviarlo via messaggio, email, social media oppure includere un codice QR su materiali stampati.