Come usare la Gestione Tavoli per le disposizioni dei posti a sedere

La Gestione Tavoli è una funzionalità potente che ti aiuta a organizzare le disposizioni dei posti a sedere per il tuo evento. Crea tavoli con limiti di capienza, assegna gli invitati con il drag-and-drop e consenti agli ospiti di vedere direttamente nella loro partecipazione il tavolo assegnato.

Questa funzionalità è attualmente in Beta ed è disponibile per gli eventi con inviti RSVP abilitati.

Abilitare la Gestione Tavoli

Prima di poter creare tavoli, devi abilitare la funzionalità:

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento e fai clic su "RSVP" nella barra laterale
Vai alla scheda "Details"
Trova "Table Management" nella sezione Impostazioni evento
Attivala su ON

Una volta abilitata, nella navigazione RSVP comparirà una nuova scheda "Tables".

Creazione dei tavoli

Aggiungere un nuovo tavolo

Fai clic sulla scheda "Tables"
Fai clic su "Create Table"
Compila i dettagli del tavolo:
- Table Number - Un numero univoco per il tavolo (obbligatorio)
- Alias - Un nome descrittivo facoltativo come "VIP", "Famiglia" o "Amici"
- Capacity - Numero massimo di posti a sedere per questo tavolo
Fai clic su "Create"

Proprietà del tavolo

Property	Required	Description
Number	Yes	Identificatore univoco (1, 2, 3, ecc.)
Alias	No	Nome descrittivo mostrato agli ospiti
Capacity	Yes	Numero massimo di posti disponibili

Modificare i tavoli

Per modificare un tavolo:

Trova la scheda del tavolo nella scheda Tables
Fai clic sull’icona Edit (matita)
Aggiorna i dettagli
Fai clic su "Save"

Eliminare i tavoli

Fai clic sull’icona Delete (cestino) sulla scheda del tavolo
Conferma l’eliminazione

Se ci sono ospiti assegnati al tavolo, verranno spostati nel gruppo dei non assegnati.

Assegnare gli ospiti ai tavoli

Usare il Drag and Drop

Il modo più semplice per assegnare gli ospiti è il drag-and-drop:

Trova gli ospiti nella sezione "Unassigned" in alto
Trascina la scheda di un ospite sul tavolo desiderato
Rilascia l’ospite sulla scheda del tavolo

Il tavolo mostrerà l’occupazione corrente (ad es. "6/8 seated").

Usare la finestra di assegnazione (modal)

Per assegnare più ospiti più velocemente:

Fai clic sul pulsante "Assign" sulla scheda di un tavolo
Cerca gli ospiti per nome nella finestra
Fai clic sugli ospiti per selezionarli
Fai clic su "Assign Selected"

Rimuovere le assegnazioni

Per rimuovere l’assegnazione di un ospite da un tavolo:

Trova l’ospite nel tavolo a cui è assegnato
Trascinalo nell’area "Unassigned"
Oppure fai clic sul pulsante X accanto al suo nome

Gestire i nomi dei singoli ospiti

Quando gli ospiti confermano la partecipazione (RSVP) per più persone nel loro gruppo (plus-one), è necessario sapere chi sia ciascuna persona ai fini dell’assegnazione dei tavoli. Ci sono due modi per raccogliere questi nomi:

Opzione 1: l’organizzatore inserisce i nomi in anticipo

Se sai già chi fa parte del gruppo di ciascun ospite:

Vai alla scheda "Guests"
Trova l’ospite con più persone nel proprio gruppo
Fai clic sull’icona Users (icona persone) accanto al suo nome
Aggiungi nome e cognome per ciascuna persona del gruppo
Fai clic su "Save"

È utile quando hai già raccolto i nomi tramite altri canali (telefonate, email, ecc.).

Opzione 2: gli ospiti inseriscono i nomi durante l’RSVP

Se non inserisci i nomi in anticipo, agli ospiti verrà chiesto di fornirli quando rispondono al loro invito:

L’ospite apre il proprio link di invito personalizzato
Quando conferma (RSVP) per più partecipanti, gli viene richiesto di inserire il nome di ciascuna persona
I nomi vengono salvati automaticamente e compaiono nella tua dashboard
Puoi quindi assegnare ciascuna persona nominata ai tavoli

Questo è l’approccio consigliato, perché garantisce informazioni accurate e aggiornate.

L’icona Users nell’elenco ospiti

Nella scheda Guests vedrai un’icona Users (sembra composta da due persone) per qualsiasi ospite che abbia più partecipanti nel proprio gruppo. Fai clic su questa icona per:

Visualizzare tutti gli individui nominati nel gruppo
Aggiungere o modificare i nomi manualmente
Vedere quali nomi sono stati inseriti dall’ospite e quali precompilati da te

Come funzionano i nomi

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	I nomi compaiono subito nella scheda Tables per l’assegnazione
Guest provides names during RSVP	I nomi si sincronizzano automaticamente dopo la risposta dell’ospite
Names not provided	Gli ospiti compaiono come "Guest of [Primary Name]" in Tables
Mixed approach	Puoi precompilarne alcuni; l’ospite inserisce i restanti durante l’RSVP

Suggerimenti per la raccolta dei nomi

Per i matrimoni, lascia che gli ospiti inseriscano i propri nomi per evitare errori di ortografia
Per eventi aziendali, precompila dal tuo database dipendenti
Il titolare principale dell’RSVP è sempre incluso automaticamente
Ogni persona nominata può essere assegnata a tavoli diversi

Notifiche del tavolo per gli ospiti

Una volta assegnati gli ospiti ai tavoli, vedranno automaticamente il tavolo assegnato nel loro invito.

Cosa vedono gli ospiti

Quando un ospite apre il proprio invito dopo essere stato assegnato a un tavolo:

Viene mostrato il numero del tavolo assegnato
Se non è ancora assegnato, vede "To be announced"

Quando compare

La sezione relativa all’assegnazione del tavolo compare nell’invito dell’ospite solo quando:

La gestione tavoli è abilitata per l’evento
L’ospite ha accettato l’invito (lo stato RSVP è Accepted o Attended)

Puoi riordinare la posizione di questa sezione usando le impostazioni Section Order nella scheda Invitation.

Visualizzare le statistiche dei posti a sedere

L’intestazione della scheda Tables mostra statistiche chiave:

Stat	Description
Tables	Numero totale di tavoli creati
Capacity	Totale dei posti a sedere su tutti i tavoli
Seated	Numero di ospiti assegnati ai tavoli
Unseated	Ospiti ancora nel gruppo dei non assegnati

Usa queste statistiche per verificare rapidamente lo stato di avanzamento delle assegnazioni.

Esportare le assegnazioni dei tavoli

Esporta la disposizione completa dei posti a sedere:

Fai clic su "Export" nella scheda Tables
Scarica il file CSV con tutte le assegnazioni dei tavoli
Aprilo in Excel o Google Sheets

L’esportazione include:

Numero del tavolo e alias
Nomi degli ospiti assegnati a ciascun tavolo
Capienza e occupazione corrente

È utile per:

Stampare i segnaposto
Condividere con lo staff della location
Creare planimetrie/cartelloni dei posti a sedere

Suggerimenti per la Gestione Tavoli

Pianificare la disposizione

Crea tutti i tavoli prima di iniziare le assegnazioni
Imposta capienze realistiche in base alla tua location
Usa gli alias per un’identificazione semplice ("Famiglia della sposa", "Famiglia dello sposo")

Assegnazione efficiente

Usa la funzione di ricerca per trovare ospiti specifici
Assegna insieme i gruppi familiari
Controlla regolarmente il numero dei non assegnati per assicurarti che non manchi nessuno

Prima dell’evento

Verifica che tutti gli ospiti che hanno accettato siano assegnati
Esporta e condividi con i referenti della location
Ricontrolla che i limiti di capienza non siano superati

Domande frequenti

D: Posso assegnare gli ospiti prima che rispondano all’RSVP? R: Sì, puoi assegnare qualsiasi ospite presente nella tua lista a un tavolo, indipendentemente dallo stato RSVP.

D: Cosa succede se supero la capienza di un tavolo? R: Il sistema impedisce di assegnare più ospiti di quanti la capienza del tavolo consenta.

D: Gli ospiti dello stesso RSVP possono sedere a tavoli diversi? R: Sì! Quando aggiungi i nomi individuali degli ospiti del gruppo, ciascuna persona può essere assegnata a tavoli diversi.

D: Gli ospiti ricevono una notifica quando li assegno a un tavolo? R: Gli ospiti vedono l’assegnazione del tavolo quando visualizzano il proprio invito. Non viene inviata alcuna notifica separata.

D: Posso modificare le assegnazioni dopo l’inizio dell’evento? R: Sì, puoi modificare le assegnazioni dei tavoli in qualsiasi momento dalla dashboard.

D: Cosa succede se un ospite rifiuta dopo essere stato assegnato? R: La sua assegnazione rimane, ma non verrà mostrata poiché ha rifiutato. Puoi rimuoverla manualmente.

D: C’è un limite al numero di tavoli che posso creare? R: Non c’è alcun limite al numero di tavoli. Creane quanti ne richiede la tua location.

D: Posso stampare i tableau/seating chart? R: Esporta il CSV e usalo per creare i seating chart nel tuo strumento di design preferito o in un’applicazione per fogli di calcolo.

D: Come raccolgo i nomi dei plus-one? R: Hai due opzioni: precompilare i nomi usando l’icona Users nella scheda Guests, oppure lasciare che siano gli ospiti a inserirli quando confermano l’RSVP. Se non precompili i nomi, gli ospiti verranno invitati a fornirli durante la risposta RSVP.

D: Dov’è l’icona Users per gestire i nomi degli ospiti? R: Nella scheda Guests, cerca l’icona con le sagome di due persone accanto a ogni riga dell’ospite. Compare per tutti gli ospiti e ti consente di gestire i nomi individuali all’interno del loro gruppo.