플래닝 허브 사용 방법: 공유 예산, 업체, 결정, 문서, 체크리스트

플래닝 허브는 이벤트의 주최자들이 함께 준비를 진행하는 공간입니다. 게스트 목록, 초대장, 사진 갤러리와 같은 이벤트 안에 있기 때문에 표시되는 숫자가 항상 살아 있습니다. 1인당 비용은 확정된 RSVP를 따라 움직이고, 이벤트를 함께 준비하는 모든 사람이 같은 예산, 같은 업체, 같은 할 일 목록을 봅니다.

탭은 여섯 개이며, 페이지 제목 아래에 버튼 줄로 표시됩니다.

개요 — 예산을 한눈에: 예상 합계, 결제한 금액, 남은 결제, 다가오는 결제, 누가 무엇을 내는지, 체크리스트 진행률.
예산 — 카테고리, 예산 항목, 계약 금액, 기한이 있는 결제 일정.
업체 — 함께 일하는 모든 곳과 그 상태, 당일 도착 시간.
결정 — 선택지가 있는 질문에 주최자들이 투표하고 의견을 남긴 뒤, 예산 항목으로 바꿉니다.
문서 — 계약서, 견적서, 청구서, 참고 자료를 업체·예산 항목과 연결해 보관합니다.
체크리스트 — 담당자가 지정된 날짜별 할 일. 이벤트 유형에 맞는 템플릿에서 만들어집니다.

플래닝 허브는 Professional 플랜부터, 그리고 이벤트 구독으로 운영되는 모든 이벤트에서 사용할 수 있습니다. 다른 플랜에서도 허브를 열어 샘플 데이터로 모든 탭을 살펴볼 수 있으며(샘플 데이터로 미리보기 배지가 표시됩니다), 업그레이드 전에 어떤 기능인지 확인할 수 있습니다.

사용할 수 있는 사람

이벤트의 주최자와 초대를 수락한 모든 이벤트 공동 작업자가 플래닝 허브를 전부 사용할 수 있습니다. 결혼을 함께 준비하는 두 사람, 호스트와 공동 호스트, 기업의 팀이 같은 예산을 수정하고, 같은 결정에 투표하고, 같은 체크리스트를 지워 나갈 수 있습니다. 공동 작업자에게도 결제와 할 일 알림 이메일이 발송됩니다.

게스트에게는 플래닝 허브가 보이지 않습니다. 허브의 어떤 내용도 초대장이나 사진 앨범에 연결되지 않습니다.

플래닝 허브 여는 방법

dashboard.fotify.app에 로그인합니다.
페이지 상단의 이벤트 전환기에서 원하는 이벤트가 선택되어 있는지 확인합니다.
왼쪽 사이드바에서 플래닝(지갑 아이콘)을 클릭합니다. 플래닝 허브가 개요 탭에서 열립니다.
페이지 제목 아래의 개요, 예산, 업체, 결정, 문서, 체크리스트를 클릭해 탭을 전환합니다. 탭에 빨간 숫자가 있으면 확인이 필요하다는 뜻입니다. 예산은 기한이 지난 결제, 결정은 진행 중인 결정, 체크리스트는 기한이 지난 할 일입니다.

플래닝 허브에서 수정하는 모든 내용은 오른쪽 사이드 패널에서 열립니다. 각 패널 하단에는 취소와 저장 버튼이 있으며, 저장하지 않고 닫으려면 취소나 모서리의 X를 사용하세요.

1단계: 플래닝 허브 설정하기

이벤트에서 플래닝을 처음 열면 플래닝 허브 설정하기 카드가 나타납니다.

템플릿 아래에서 네 가지 중 하나를 클릭하세요. 웨딩, 파티 / 생일, 기업 / 컨퍼런스, 기타 이벤트. 템플릿은 예산 카테고리, 결제 담당 이름, 날짜가 지정된 체크리스트를 만들어 줍니다. 나중에 언제든 이름을 바꾸거나 삭제할 수 있습니다.
통화 드롭다운에서 이벤트의 통화를 고릅니다. 이벤트당 통화는 하나이며, 금액은 최소 단위까지 저장됩니다. 나중에 예산 설정에서 바꿀 수 있습니다(아래 "통화, 예상 게스트 수, 목표, 결제 담당자 변경하기" 참고).
예상 게스트 수에 예상하는 게스트 수를 입력합니다. 이 숫자는 RSVP로 인원이 확정되기 전까지 1인당 비용 계산에 사용됩니다.
원한다면 예산 목표를 입력하세요. 개요에서 목표까지 얼마나 남았는지 보여 줍니다.
이벤트 당일을 기준으로 날짜가 지정된 템플릿 체크리스트 추가를 체크된 상태로 두면, 이벤트 날짜에서 거꾸로 날짜가 잡힌 할 일 목록이 만들어집니다.
플래닝 허브 만들기를 클릭합니다. 허브가 개요 탭에서 열립니다.

템플릿이 만들어 주는 예산 카테고리는 다음과 같습니다.

템플릿	카테고리
웨딩	장소, 케이터링·음료, 사진·영상, 음악·엔터테인먼트, 꽃·장식, 의상·뷰티, 초대장·인쇄물, 교통, 대여 물품, 케이크·디저트, 예물·선물, 답례품, 예식·주례, 예비비
파티 / 생일	장소, 음식·음료, 음악·엔터테인먼트, 장식, 사진·영상, 케이크·디저트, 초대장, 답례품·선물, 대여 물품, 예비비
기업 / 컨퍼런스	장소, 케이터링, AV·제작, 연사·출연진, 마케팅·사이니지, 출장·숙박, 사진·영상, 굿즈·인쇄물, 인력, 등록·기술, 예비비
기타 이벤트	장소, 음식·음료, 엔터테인먼트, 장식, 사진·영상, 기타, 예비비

2단계: 예산 만들기

예산 탭을 클릭합니다. 각 카테고리는 접었다 펼 수 있는 블록이며, 카테고리 이름을 클릭하면 예산 항목이 펼쳐지거나 접힙니다.

예산 항목 추가하기

해당 비용이 속한 카테고리(예: 장소)를 펼칩니다.
카테고리 하단의 + 예산 항목 추가를 클릭합니다. 예산 항목 추가 패널이 열립니다.
이름을 입력합니다(예: "빌라 아우로라 대관료").
카테고리 드롭다운을 확인하고, 다른 카테고리에 속한다면 변경하세요.
예상 금액, 즉 견적을 받기 전의 추정 금액을 입력합니다.
견적서에 서명한 뒤에는 계약 금액을 입력합니다. 입력하면 모든 합계에서 예상 금액을 대신합니다.
케이터링, 주류, 대여 물품처럼 1인 기준으로 가격이 매겨지는 항목은 1인당 비용입니다를 체크하세요. 입력한 금액은 게스트 1인 기준이 되며, 인원 수가 자동으로 곱해집니다(아래 참고).
결제 담당에서 결제 담당자 이름 중 하나(예: 신랑, 신부, 공동)를 고르거나 미지정으로 둡니다.
업체에서 해당 비용을 맡은 업체를 고르거나 업체 없음으로 둡니다.
견적에 대해 기억해 둘 내용이 있다면 메모에 적어 두세요.
저장을 클릭합니다.

예산 항목 수정하거나 삭제하기

수정하려면 항목 오른쪽의 연필 아이콘을 클릭해 내용을 바꾸고 저장을 클릭하세요.
삭제하려면 항목 오른쪽의 휴지통 아이콘을 클릭하고 확인하세요. 항목을 삭제하면 해당 결제도 함께 삭제됩니다.

예상, 결제 완료, 남은 금액

모든 항목에는 예상 금액, 계약 금액, 결제 완료가 표시되며, 카테고리와 개요에서는 다음과 같이 합산됩니다.

예상 — 그 항목에 들어갈 금액입니다. 계약 금액이 있으면 그 금액을, 없으면 예상 금액을 쓰고, 1인당 항목은 인원 수를 곱합니다. 이미 결제한 금액보다 낮게 예상되지는 않습니다.
결제 완료 — 결제 완료로 표시한 결제의 합계.
남은 금액 — 예상에서 결제 완료를 뺀 금액.

개요 탭은 예상 합계를 예산 목표와 비교하고, 카테고리별·결제 담당자별로 나누어 보여 줍니다.

1인당 항목에 쓰이는 인원 수

1인당 비용에 사용되는 인원 수는 다음과 같습니다.

RSVP로 참석이 확정된 게스트 수(수락 및 체크인한 일행). 응답이 있을 때 사용합니다.
응답이 없으면 설정의 예상 게스트 수 값.

RSVP가 들어올수록 예상 합계는 저절로 움직입니다. 개요의 인원 수 카드에는 RSVP로 확정 또는 예상 인원 (아직 RSVP 없음) 중 하나가 표시됩니다.

카테고리 추가, 이름 변경, 삭제하기

추가하려면 예산 탭 오른쪽 위의 카테고리 추가를 클릭하고 카테고리 이름을 입력한 뒤 저장을 클릭하세요.
이름을 바꾸려면 카테고리 이름 옆의 연필 아이콘을 클릭해 이름을 바꾸고 저장을 클릭하세요.
삭제하려면 카테고리 이름 옆의 휴지통 아이콘을 클릭하고 확인하세요. 카테고리는 항목이 하나도 없을 때만 삭제할 수 있으니, 항목을 먼저 옮기거나 삭제하세요.

통화, 예상 게스트 수, 목표, 결제 담당자 변경하기

예산 탭 오른쪽 위의 설정을 클릭합니다. 설정 패널이 열립니다.
통화를 바꾸려면 통화의 3자리 코드를 바꿔 입력하세요(예: EUR, GBP, MXN). 금액은 환산되지 않고 표시만 바뀌므로, 1,000짜리 항목은 새 통화에서도 1,000입니다.
같은 패널에서 예상 게스트 수와 예산 목표도 바꿀 수 있습니다.
결제 담당자에서는 이름을 그 자리에서 수정하거나, 휴지통 아이콘으로 삭제하거나, + 결제 담당자 추가로 추가할 수 있습니다(최대 8명). 결제 담당자란 비용을 맡을 사람이나 그룹입니다. 파트너, 가족, 회사 등이 해당됩니다.
저장을 클릭합니다.

3단계: 결제 일정을 잡고 알림 받기

모든 예산 항목에는 자체 결제 일정이 있습니다.

결제 추가하기

예산 탭에서 항목 아래의 결제 링크(결제 없음, 결제 1건, 결제 2건... 으로 표시됩니다)를 클릭합니다. 그 항목의 결제가 아래로 펼쳐집니다.
+ 결제 추가를 클릭합니다. 항목 이름이 제목에 들어간 결제 추가 패널이 열립니다.
라벨을 입력합니다(계약금, 중도금, 잔금...).
금액을 입력합니다.
결제 기한을 고릅니다. 행사장 시간대 기준의 날짜입니다. 함께 준비하는 모두에게 일주일 전과 하루 전에 이메일이 갑니다.
결제 담당은 항목의 담당자가 기본값으로 들어갑니다. 이번 회차를 다른 사람이 낸다면 바꾸세요.
과거에 이미 낸 결제를 기록하는 경우에는 이미 결제함을 체크합니다.
저장을 클릭합니다.

결제를 완료로 표시하기

결제 앞의 체크박스를 체크하세요. 항목의 결제 완료 금액과 개요가 곧바로 갱신됩니다. 체크를 해제하면 되돌릴 수 있습니다.

결제 수정하거나 삭제하기

결제 오른쪽의 연필 아이콘을 클릭하면 수정할 수 있고, 휴지통 아이콘을 클릭하고 확인하면 삭제할 수 있습니다.

알림 이메일

Fotify는 주최자와 초대를 수락한 모든 공동 작업자에게 다음과 같이 이메일을 보냅니다.

결제하지 않은 건의 기한 일주일 전,
그리고 기한 하루 전.

결제 한 건당 알림은 최대 두 번입니다. 결제를 완료로 표시하거나 기한을 바꾸면 알림이 초기화됩니다. 이메일에는 기한이 다가온 모든 결제와 할 일이 담기고, 플래닝 허브로 돌아오는 링크가 포함됩니다. 개요의 다음 결제 카드에도 같은 목록이 표시되며, 거기서 예산 열기를 클릭하면 예산 탭으로 이동합니다.

4단계: 업체를 한곳에 모으기

업체 탭을 클릭합니다. 함께 일하는 모든 곳을 모아 둔 목록입니다.

업체 추가하기

오른쪽 위의 업체 추가를 클릭합니다. 업체 추가 패널이 열립니다.
업체의 이름(필수)과 카테고리(케이터링, 사진, 꽃...)를 입력합니다.
상태를 고릅니다.
- 문의함 — 연락을 취한 단계.
- 견적 받음 — 가격을 확인한 단계.
- 계약 완료 — 계약서에 서명한 단계.
- 결제 완료 — 정산까지 끝난 단계.
알고 있는 담당자, 전화번호, 이메일, 웹사이트를 입력합니다.
당일 도착 시간에 업체가 현장에 오기로 한 날짜와 시간을 행사장 현지 시간으로 설정합니다. 진행표에 인쇄됩니다.
메모를 추가하고 저장을 클릭합니다.

업체 수정, 필터, 삭제하기

업체 카드의 연필 아이콘을 클릭해 수정하고 저장을 클릭하세요.
상단의 상태로 필터 드롭다운(모든 상태, 문의함, 견적 받음, 계약 완료, 결제 완료)으로 목록을 좁힐 수 있습니다.
업체 카드의 휴지통 아이콘을 클릭하고 확인하면 삭제됩니다. 연결되어 있던 예산 항목과 문서는 그대로 남고, 연결만 사라집니다.

업체는 예산 항목, 결정 선택지, 문서와 연결할 수 있어, 어떤 예산 항목에서든 누가 그 일을 맡았는지 확인할 수 있습니다.

진행표 PDF

업체 탭 상단의 진행표 PDF를 클릭하면 초대장의 일정과 모든 업체의 도착 시간, 연락처를 담은 문서 한 장을 내려받을 수 있습니다. 행사장과 업체에 바로 공유할 수 있습니다. 업체가 하나도 없으면 이 버튼은 비활성 상태입니다.

5단계: 결정 보드에서 함께 정하기

결정 탭을 클릭합니다. 어느 장소로 할지, 밴드인지 DJ인지, 뷔페인지 코스 디너인지처럼 함께 정하는 선택을 위한 탭입니다.

결정 만들기

오른쪽 위의 새 결정을 클릭합니다. 새 결정 패널이 열립니다.
질문(예: "어느 장소를 예약할까요?")을 입력하고, 필요하면 배경 설명도 적습니다.
선택지 1, 선택지 2 등을 채웁니다. 각 선택지에는 제목과 가격, 장점, 단점, 링크, 업체를 넣을 수 있습니다. 더 넣으려면 선택지 추가를 클릭하세요(최대 10개).
저장을 클릭합니다. 결정이 진행 중 상태로 목록에 나타납니다.

투표하고 논의하기

결정 카드를 클릭해 엽니다.
마음에 드는 선택지 아래의 투표를 클릭합니다. 결정 하나당 한 표만 가능하며, 투표 취소를 클릭해 되돌리거나 다른 선택지에 투표할 수 있습니다. 카드에는 선택지별 득표 수와, 자신이 투표한 곳에 투표함이 표시됩니다.
아래쪽 논의로 스크롤해 댓글 추가에 입력하고 등록을 클릭하세요. 댓글은 작성자와 주최자가 휴지통 아이콘으로 삭제할 수 있습니다.
나중에 선택지를 더하려면 결정 안의 선택지 추가를, 선택지를 빼려면 옆의 휴지통 아이콘을 클릭하세요.

최종 선택하기

결정을 열고 선택할 안 아래의 이걸로 결정을 클릭합니다. "..."(으)로 결정 확인 창이 열립니다.
예산에 추가할 카테고리에서 예산 카테고리를 고르면, 해당 선택지의 가격으로 계약 완료 예산 항목이 만들어지고 업체에 연결됩니다. 동시에 업체는 계약 완료로 표시됩니다. 선택만 기록하고 싶다면 예산 항목을 추가하지 않음을 고르세요.
결정 확정을 클릭합니다. 결정이 결정됨 그룹으로 이동하고 결정: ... 이 표시됩니다.

마음이 바뀌면 결정을 열고 다시 열기를 클릭하세요. 그때 만들어진 예산 항목은 그대로 남으니, 필요 없다면 예산 탭에서 삭제하면 됩니다. 결정을 통째로 삭제하려면 결정을 열고 패널 머리말의 휴지통 아이콘을 클릭하세요.

6단계: 계약서, 견적서, 참고 자료 보관하기

문서 탭을 클릭합니다.

문서 업로드하기

여기에 파일을 끌어다 놓거나 클릭해 업로드하세요 영역으로 파일을 끌어다 놓거나, 클릭해 파일을 고르거나, 오른쪽 위의 업로드를 클릭하세요.
지원 파일: PDF, 이미지, Word, Excel, 텍스트(개당 최대 25MB). 완료되면 문서를 업로드했습니다 토스트가 표시됩니다.
플래닝 문서에 쓸 수 있는 저장 용량은 이벤트의 플랜에 따라 다릅니다. 사용량은 탭 상단의 막대에서 확인할 수 있습니다.

문서에 정보 붙이기

문서의 연필 아이콘을 클릭합니다. 문서 수정 패널이 열립니다.
원한다면 파일 이름을 바꾸세요.
유형을 고릅니다. 계약서, 견적서, 청구서, 참고 자료, 기타.
업체와 예산 항목에 연결하면, 서명한 계약서가 해당 항목 옆에 놓입니다.
저장을 클릭합니다.

다운로드, 필터, 삭제

문서의 다운로드를 클릭하면 원본 파일로 가는 짧은 시간만 유효한 링크가 열립니다. 파일은 주최자만 볼 수 있습니다.
상단의 유형으로 필터 드롭다운으로 계약서, 견적서, 청구서, 참고 자료, 기타만 골라 볼 수 있습니다.
휴지통 아이콘을 클릭하고 확인하면 문서가 삭제됩니다.

문서는 갤러리 접근 기간이 끝날 때 이벤트의 다른 파일과 함께 삭제됩니다.

7단계: 체크리스트 진행하기

체크리스트 탭을 클릭합니다. 할 일은 기한 초과, 이번 주, 이후, 날짜 없음으로 묶이며, 상단의 진행 막대에는 예를 들어 12건 중 3건 완료처럼 표시됩니다.

할 일 완료하기

할 일 앞의 체크박스를 체크하세요. 완료한 할 일은 목록에서 빠집니다. 상단의 완료한 항목 보기를 체크하면 완료 그룹에서 볼 수 있고, 체크를 해제하면 다시 열립니다.

할 일 추가하기

오른쪽 위의 할 일 추가를 클릭합니다. 할 일 추가 패널이 열립니다.
할 일 제목을 입력합니다.
기한(선택 사항)을 고르고 메모를 추가합니다.
담당자에서 주최자나 초대를 수락한 공동 작업자를 고르거나 미지정으로 둡니다.
저장을 클릭합니다.

할 일의 연필 아이콘을 클릭하면 수정할 수 있고, 휴지통 아이콘을 클릭하면 삭제할 수 있습니다.

템플릿 할 일 추가하기

체크리스트 탭 상단의 드롭다운에서 템플릿을 고릅니다. 웨딩, 파티 / 생일, 기업 / 컨퍼런스, 기타 이벤트.
템플릿 할 일 추가를 클릭합니다. 아직 없는 할 일만 추가되며, 몇 건이 추가되었는지 토스트로 알려 줍니다.

템플릿 할 일은 이벤트 당일을 기준으로 거꾸로 날짜가 잡힙니다. 예를 들어 웨딩 템플릿은 "장소 예약하기"를 11개월 전에, "모든 업체와 도착 시간 확인하기"를 3일 전에 배치합니다.

할 일 마감 하루 전에는 함께 준비하는 모두에게 이메일이 갑니다.

내보내기

예산 탭 오른쪽 위에서:

CSV를 클릭하면 모든 예산 항목을 카테고리, 업체, 결제 담당, 예상 금액, 계약 금액, 예상 합계, 결제 완료, 남은 금액과 함께 내려받습니다.
결제 CSV를 클릭하면 예정된 결제와 완료된 결제를 기한과 상태와 함께 내려받습니다.
PDF를 클릭하면 카테고리별로 묶은 인쇄용 예산 요약을 내려받습니다.

업체 탭 상단에서 진행표 PDF를 클릭하면 위에서 설명한 당일 진행표를 받을 수 있습니다.

AI 어시스턴트에서 플래닝 허브 사용하기

Claude나 ChatGPT 같은 AI 어시스턴트를 Fotify에 연결해 두었다면, 위의 대부분을 어시스턴트에게 맡길 수 있습니다.

템플릿으로 플래닝 허브를 설정하고, 통화·예상 게스트 수·예산 목표·결제 담당자를 변경하기
예산 개요와 전체 예산 읽기
예산 항목 추가·수정·삭제, 결제 추가·수정(결제 완료 표시 포함)
업체 목록 보기, 추가, 수정
결정 목록 보기, 선택지와 함께 새로 만들기, 최종 선택하기(예산 항목 생성 여부 선택 가능)
체크리스트 할 일 목록 보기, 추가, 수정(완료 처리 포함)

예를 들어 "장소 항목에 10월 1일 기한으로 200만 원 계약금을 추가해 줘", "이번 달에 기한인 결제가 뭐야?", "예산을 유로로 바꿔 줘"처럼 요청할 수 있습니다. 문서 업로드와 결정 투표는 대시보드에서 진행합니다.

자주 묻는 질문

Q: 플래닝 허브는 어떤 플랜에 포함되나요? A: Professional 플랜부터, 그리고 이벤트 구독으로 만든 모든 이벤트에 포함됩니다. 다른 플랜에서도 허브를 열어 샘플 데이터로 살펴볼 수 있으며, 업그레이드 카드에서 이 기능이 열리는 플랜으로 이동할 수 있습니다.

Q: 파트너도 예산을 수정할 수 있나요? A: 네. 이벤트 공동 작업자로 초대하세요. 초대를 수락한 공동 작업자는 플래닝 허브에서 나와 같은 권한을 가지며 알림 이메일도 받습니다.

Q: 허브를 만든 뒤에 통화를 바꿀 수 있나요? A: 네. 예산 탭에서 설정을 클릭하고 통화의 3자리 코드를 바꾼 뒤 저장을 클릭하세요. ISO 통화 코드라면 모두 가능합니다(EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...). 기존 금액은 숫자가 그대로 유지되고 표시만 바뀌므로, 가능하면 견적을 입력하기 전에 바꾸세요.

Q: 예상 합계가 저절로 바뀐 이유는 무엇인가요? A: 1인당 항목에는 확정된 인원 수가 곱해지기 때문입니다. 초대장에 참석을 수락한 게스트가 늘어나면 케이터링을 비롯한 1인당 비용도 그만큼 올라갑니다. 개요의 인원 수 카드에서 그 숫자가 RSVP에서 온 것인지 예상 게스트 수에서 온 것인지 확인할 수 있습니다.

Q: 알림 이메일은 언제 발송되나요? A: 결제하지 않은 건은 기한 일주일 전과 하루 전에, 할 일은 마감 하루 전에 발송됩니다. 주최자와 초대를 수락한 모든 공동 작업자에게 각자의 언어로 갑니다.

Q: 게스트가 이 내용을 볼 수 있나요? A: 아니요. 플래닝 허브는 이벤트의 주최자에게만 보입니다.

Q: 이벤트가 끝나면 문서는 어떻게 되나요? A: 플랜의 갤러리 접근 기간이 끝날 때 이벤트 사진과 함께 삭제됩니다. 보관하고 싶은 파일은 그전에 내려받으세요.

Q: 예산을 스프레드시트로 내보낼 수 있나요? A: 네. 예산 탭에서 모든 항목은 CSV, 모든 결제는 결제 CSV, 인쇄용 요약은 PDF를 클릭하세요.

Q: 진행표 PDF 버튼이 왜 비활성 상태인가요? A: 업체가 최소 한 곳 필요합니다. 업체 탭에서 첫 업체를 추가하면 버튼을 사용할 수 있습니다.