Event Collaborators: Geef klanten volledige toegang tot hun evenement zonder je abonnement te delen

Als eventprofessional ben je voortdurend meerdere klanten en evenementen aan het managen. Of je nu een trouwfotograaf bent die tientallen koppels begeleidt, een corporate eventplanner die samenwerkt met marketingteams, of een locatie-eigenaar die met diverse organisatoren werkt: één uitdaging blijft hetzelfde. Hoe geef je klanten toegang tot hun evenement zonder je workflow te verstoren of je volledige account te delen?

De functie Event Collaborators van Fotify lost dit elegant op. Voeg klanten toe als samenwerkers zodat ze volledige beheerstoegang krijgen tot hun specifieke evenement, terwijl jij de volledige controle behoudt over je abonnement en je andere evenementen.

Het probleem met traditioneel delen van evenementen

Voor Collaborators hadden eventprofessionals enkele frustrerende opties:

1. Inloggegevens delen – Een beveiligingsnachtmerrie die klanten toegang geeft tot alles
2. Updates handmatig sturen – Tijdrovend en zorgt voor communicatiestolsels
3. Voor elke klant aparte accounts maken – Duur en lastig te beheren
4. Scherm delen of screenshots sturen – Onhandig en geeft de klant geen autonomie

Geen van deze oplossingen doet recht aan zowel de behoefte van de professional aan controle als de wens van de klant voor realtime toegang.

Hoe Event Collaborators werken

Met de Collaborators-functie van Fotify kun je iedereen uitnodigen om een specifiek evenement mee te beheren door simpelweg hun e-mailadres in te voeren. De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mailuitnodiging en kan die accepteren, zelfs als ze nog geen Fotify-account hebben.

Na acceptatie kunnen samenwerkers:

• Alle foto’s bekijken en downloaden in realtime zodra gasten ze uploaden
• Foto’s goedkeuren of afkeuren voor weergave in de livecarrousel
• Evenementinstellingen bewerken zoals data, beschrijvingen en branding
• Toegang krijgen tot de livecarrousel om te zien wat er wordt getoond
• De gastenlijst beheren en RSVP’s bijhouden
• Het volledige fotoalbum downloaden

Wat samenwerkers niet kunnen:

• Het evenement verwijderen
• De eigenaar van het evenement verwijderen
• Toegang krijgen tot je andere evenementen of accountinstellingen

Zo krijgen klanten de autonomie die ze willen, terwijl jouw professionele workflow beschermd blijft.

Praktijkvoorbeelden

Trouwfotografen

Als trouwfotograaf maak je onder je Fotify-abonnement mogelijk tientallen evenementen per jaar aan. Met Collaborators kun je:

• Het koppel toevoegen zodat ze foto’s kunnen zien zodra jij ze uploadt
• De weddingplanner toevoegen die de liveweergave moet beheren
• De videograaf uitnodigen om content af te stemmen
• Het koppel zelf foto’s laten goedkeuren voor de diavoorstelling tijdens de receptie

Het koppel voelt zich betrokken en krijgt realtime toegang tot hun herinneringen, terwijl jij je professionele abonnement en workflow over al je klanten behoudt.

Zakelijke eventplanners

Het managen van corporate events betekent vaak afstemmen met meerdere stakeholders:

• Voeg het marketingteam toe zodat ze foto’s direct kunnen downloaden voor social media
• Neem de communicatiemanager op voor goedkeuringsflows
• Nodig de locatiecoördinator uit om de liveweergave mee te beheren
• Laat de klant het evenement branden met hun logo en kleuren

Iedereen blijft op één lijn zonder eindeloze e-mailketens of wachten op bestandsoverdrachten.

Locatie-eigenaren

Beheer je een locatie waar verschillende evenementen plaatsvinden?

• Voeg elke organisator als samenwerker toe aan zijn/haar specifieke evenement
• Laat hen instellingen aanpassen zonder toegang tot je hoofdaccount
• Geef koppels of zakelijke klanten directe foto-toegang
• Behoud het overzicht terwijl je je klanten in hun kracht zet

Fotostudio’s

Studio’s met meerdere fotografen kunnen:

• Evenementen aanmaken onder het abonnement
• De toegewezen fotograaf als samenwerker toevoegen
• De klant toevoegen voor realtime toegang
• Alle evenementen onder één account georganiseerd houden

Collaborators vs. Teamleden: wanneer gebruik je wat

Fotify biedt twee manieren om toegang te delen: Collaborators en Teamleden. Zo kies je:

Gebruik Collaborators wanneer iemand alleen toegang tot een specifiek evenement nodig heeft.

Gebruik Teamleden wanneer iemand doorlopend toegang nodig heeft om meerdere evenementen te maken en te beheren.

Samenwerkers instellen: stap voor stap

Aan de slag gaan met samenwerkers kost minder dan een minuut:

1. Open je evenement in het Fotify-dashboard
2. Klik op Samenwerkers in het evenementmenu
3. Klik op "Samenwerker toevoegen"
4. Vul hun e-mailadres in
5. Klik op "Uitnodiging versturen"

Dat is alles. De persoon ontvangt een e-mail met instructies om de uitnodiging te accepteren. Als ze nog geen Fotify-account hebben, wordt gevraagd een gratis account aan te maken.

Je ziet de status van elke samenwerker (In behandeling of Geaccepteerd) en je kunt op elk moment iemand verwijderen via het prullenbakpictogram.

Voordelen voor je bedrijf

Bespaar tijd op klantcommunicatie

In plaats van voortdurend verzoeken om fotoupdates te beantwoorden of bestanden handmatig te sturen, geef je klanten directe toegang. Ze kunnen kijken wanneer ze willen, zonder jouw workflow te onderbreken.

Verbeter klanttevredenheid

Klanten vinden het fijn om betrokken te zijn. Realtime toegang tot hun evenementfoto’s zorgt voor enthousiasme en vertrouwen. Ze hoeven niet in het ongewisse te wachten.

Behoud professionele controle

Jouw abonnement, jouw regels. Samenwerkers zien alleen de evenementen waarvoor je ze uitnodigt. Je accountinstellingen, andere klanten en facturatie blijven privé.

Schaal je bedrijf op

Met Collaborators kun je meer evenementen beheren zonder dat je communicatie-overhead evenredig toeneemt. Elke klant krijgt selfservice-toegang, zodat jij je kunt focussen op wat je het beste doet.

Geen extra kosten

Samenwerkers hebben geen eigen Fotify-abonnement nodig. Ze maken een gratis account aan om de uitnodiging te accepteren, waardoor iedereen eenvoudig kan meedoen, ongeacht hun technische setup.

Veelgestelde vragen

Kunnen samenwerkers andere samenwerkers toevoegen?

Ja, samenwerkers kunnen extra mensen uitnodigen om het evenement mee te beheren. Handig wanneer je klant zijn/haar eigen team wil betrekken.

Is er een limiet aan het aantal samenwerkers dat ik kan toevoegen?

Nee, voeg zo veel samenwerkers toe als je nodig hebt. Er is geen toeslag per samenwerker.

Wat als een samenwerker een fout maakt?

Als eigenaar van het evenement houd jij altijd de volledige controle. Je kunt wijzigingen ongedaan maken, de samenwerker verwijderen of instellingen aanpassen.

Kan ik bij elk evenement samenwerkers toevoegen?

Samenwerkers zijn beschikbaar voor evenementen die met een abonnement zijn aangemaakt. Gebruik je Fotify’s abonnementsmodel (Event Starter of Event Professional), dan kun je aan al je evenementen samenwerkers toevoegen.

Ontvangen samenwerkers meldingen?

Samenwerkers ontvangen de eerste uitnodigingsmail. Daarna kunnen ze op elk moment het dashboard raadplegen voor updates.

Ga vandaag nog samenwerken

Event Collaborators veranderen de manier waarop je met klanten werkt. Geen ongemakkelijk delen van inloggegevens meer, geen constante updateverzoeken en geen communicatiestolsels meer.

Geef je klanten de toegang die ze willen, terwijl jij de professionele controle behoudt die je nodig hebt. Start je Fotify-abonnement en ervaar het verschil dat echte samenwerking maakt.

---

Evenementen voor klanten draaien? De Collaborators-functie van Fotify is inbegrepen bij alle abonnementen. Bekijk prijzen of bekijk alle features.