Introductie van zelfregistratie voor gasten: één link voor alle RSVP's voor je evenement

RSVP's beheren voor evenementen betekende traditioneel twee dingen: óf elke gast handmatig toevoegen en persoonlijke uitnodigingen versturen, óf externe tools gebruiken die niet integreren met je eventmanagement. Vandaag introduceren we met plezier Registration Form – een functie die je het beste van beide werelden biedt.

De traditionele RSVP-uitdaging

Fotify's gepersonaliseerde RSVP-systeem is krachtig: elke gast ontvangt een unieke link met zijn of haar naam vooraf ingevuld, waardoor het volgen van reacties eenvoudig en persoonlijk is. Maar wat als personalisatie niet praktisch is?

• Open evenementen waarbij je de gastenlijst niet vooraf kent
• Grote bijeenkomsten waarbij 500 gasten handmatig toevoegen niet haalbaar is
• Community-evenementen die je promoot via sociale media
• Zakelijke netwerkborrels waarbij je wilt dat medewerkers zichzelf registreren
• Gemengde evenementen waarbij goede vrienden een persoonlijke uitnodiging krijgen, maar collega's zichzelf kunnen registreren

Registration Form lost deze uitdagingen elegant op.

Hoe het werkt

Eén link, onbeperkt aantal gasten

Schakel Registration Form in op het tabblad Event Details van je event, en Fotify genereert één openbare URL voor je evenement. Iedereen met deze link kan zichzelf registreren – vooraf toevoegen is niet nodig.

Deel hem overal:

• Plaats op sociale media
• Neem op in e-mailnieuwsbrieven
• Voeg toe aan je website of eventpagina
• Print op flyers met een QR-code
• Verstuur in groepschats

Slimme registratieflow

Wanneer gasten je registratielink bezoeken, zien ze:

1. Je evenementdetails – naam, datum, tijd en locatie
2. Je uitnodigingsboodschap – een aangepaste welkomsttekst of je standaarduitnodiging
3. Een eenvoudig registratieformulier – om hun gegevens in te vullen

Na registratie ontvangen gasten een bevestiging met een link naar hun persoonlijke uitnodigingspagina – compleet met al je eventdetails, programma, locatiekaart en meer.

Pas de ervaring aan

Jij bepaalt welke informatie gasten opgeven:

• Altijd verplicht: Voornaam en achternaam
• Optionele velden: E-mailadres en telefoonnummer
• Introducés: Sta 0–10 extra gasten per registratie toe
• Aangepaste velden: Eventuele extra vragen die je hebt geconfigureerd, verschijnen op het formulier

Als je Table Management hebt ingeschakeld, worden gasten met introducés gevraagd de namen van elke deelnemer op te geven – perfect voor tafelschikkingen.

Het beste van twee werelden

Hier blinkt Registration Form echt in uit: je kunt beide aanpakken tegelijk gebruiken.

Voorbeeld van een gemengde strategie

Een bruiloft plannen? Zo pakt men het vaak aan:

1. Nauwe familie en getuigen – Voeg ze handmatig toe met persoonlijke uitnodigingen inclusief hun namen
2. Collega's en uitgebreid netwerk – Deel de registratielink op sociale media of in een bedrijfsbericht

Beide typen gasten verschijnen in dezelfde uniforme gastenlijst. Zelfgeregistreerde gasten krijgen een badge zodat je ze eenvoudig herkent.

Flexibiliteit wanneer je die nodig hebt

Begin met persoonlijke uitnodigingen voor de gasten die je kent en schakel Registration Form in wanneer je wilt openstellen. Of doe het omgekeerd: start met open registratie en schakel het uit zodra je de capaciteit hebt bereikt.

Belangrijkste functies

Aanpasbare URL

Wil je geen willekeurige code in je link? Maak hem eigen:

• Standaard: fotify.app/r/abc123xyz
• Aangepast: fotify.app/r/smithwedding2026

Het systeem controleert de beschikbaarheid in realtime terwijl je typt.

Spambescherming

Het registratieformulier bevat Turnstile-verificatie om bots en geautomatiseerde spam tegen te houden, zodat je alleen echte registraties ontvangt.

E-mailbevestigingen

Wanneer je e-mailadressen vereist, ontvangen geregistreerde gasten automatisch een bevestigingsmail met:

• Bevestiging van hun registratie
• Link naar hun persoonlijke uitnodigingspagina
• Al je eventdetails

Directe updates van de gastenlijst

Zelfgeregistreerde gasten verschijnen direct in je gastenlijst met:

• Status Geaccepteerd (ze hebben bevestigd door te registreren)
• Zelfgeregistreerd-badge voor eenvoudige herkenning
• Alle informatie die ze hebben opgegeven

Linkbeheer

Moet de oude link ongeldig worden? Klik op opnieuw genereren om meteen een nieuwe te maken. Al geregistreerde gasten behouden hun plek, maar nieuwe registraties hebben de nieuwe link nodig.

Ideale toepassingsscenario's

Zakelijke evenementen

Bedrijfsfeest? Personeelsbijeenkomst? Teamviering?

1. Schakel Registration Form in
2. Deel de link in een bedrijfsbrede e-mail
3. Kijk hoe medewerkers zichzelf registreren
4. Exporteer de gastenlijst voor catering en logistiek

Community-bijeenkomsten

Organiseer je een buurtfeest, clubmeetup of community-viering?

1. Maak je evenement aan met alle details
2. Deel de registratielink op communityboards en sociale media
3. Laat geïnteresseerden zichzelf aanmelden
4. Gebruik introducés om gezinnen mee te tellen

Hybride evenementen

Voor evenementen met zowel VIP's als open toegang:

1. Voeg VIP's handmatig toe met persoonlijke uitnodigingen
2. Deel de registratielink voor algemene toegang
3. Beheer iedereen in één uniforme gastenlijst
4. Wijs indien nodig tafels toe

Lastminute toevoegingen

Zelfs als je vooral persoonlijke uitnodigingen gebruikt, houd Registration Form achter de hand:

• Gast is zijn link kwijt? Geef de registratielink
• Vriend wil iemand extra meenemen? Deel de registratielink
• Iemand op het laatste moment toevoegen? Laat diegene zichzelf registreren

Aan de slag

De functie Registration Form is nu beschikbaar voor alle evenementen met RSVP-uitnodigingen.

Zo schakel je het in

1. Ga naar de RSVP-sectie van je evenement
2. Open het tabblad Event Details
3. Zoek de sectie Registration Form
4. Schakel deze in

Je registratielink verschijnt meteen. Personaliseer de URL-code, stel verplichte velden in en begin met delen.

Pro-tips

• Test het eerst – Registreer jezelf om te ervaren wat gasten zien
• Stel je aangepaste boodschap in – Schrijf een welkomsttekst specifiek voor de registratiepagina
• Denk na over introducés – 0 voor een strak aantal, 1–10 voor flexibiliteit
• Monitor registraties – Check je gastenlijst regelmatig, zeker nadat je breed hebt gedeeld
• Uitschakelen bij vol – Zet Registration Form uit zodra je de capaciteit hebt bereikt

Wat komt eraan

Dit is nog maar het begin voor Registration Form. We plannen al verbeteringen:

• Registratielimieten en automatisch sluiten
• Wachtlijstbeheer
• Goedkeuringsworkflows voor selectieve evenementen
• Integratie met ticketingsystemen

Begin vandaag registraties te accepteren

Registration Form is nu beschikbaar in je Fotify-dashboard. Of je nu een open community-evenement organiseert of een back-up wilt voor je persoonlijke uitnodigingen: schakel de functie in en vereenvoudig je RSVP-proces.

Ga aan de slag met Registration Form en ontdek hoe eenvoudig evenementregistratie kan zijn.

---

Feedback over Registration Form? We horen graag van je! Jouw input helpt ons Fotify nog beter te maken voor eventorganisatoren overal.