Maak kennis met Table Management: vereenvoudig de zitindeling van je evenement

Het plannen van zitindelingen voor bruiloften, bedrijfsdiners of elk ander zittend evenement kan een van de meest tijdrovende taken voor organisatoren zijn. Daarom introduceren we met plezier Table Management - een nieuwe functie die het organiseren van zitplaatsen net zo eenvoudig maakt als slepen-en-neerzetten.

De uitdaging van zitplaatsen bij evenementen

Elke eventorganisator kent de worsteling: spreadsheets met namen van gasten, plakbriefjes op papieren diagrammen, eindeloos overleg over wie waar zit. Traditionele methoden zijn foutgevoelig, tijdrovend en lastig bij te werken wanneer er lastminute-wijzigingen zijn.

Table Management van Fotify lost deze problemen op door de zitindeling rechtstreeks te integreren in je RSVP-workflow.

Hoe Table Management werkt

Maak je tafels aan

Begin met het digitaal opzetten van je locatie-indeling:

• Voeg tafels toe met unieke nummers en optionele, herkenbare namen ("VIP-tafel", "Familietafel")
• Stel capaciteitslimieten in zodat je nooit te veel toewijst
• Herschik tafels zodat ze je locatie-indeling weerspiegelen

Wijs gasten toe met drag-and-drop

De intuïtieve interface maakt toewijzen moeiteloos:

1. Zie alle niet-toegewezen gasten op één plek
2. Sleep gastkaarten naar de aangewezen tafels
3. Bekijk hoe capaciteitsaantallen in realtime worden bijgewerkt
4. Zoek en filter om snel specifieke gasten te vinden

Houd individuele namen bij

Voor gasten die iemand meenemen, kun je nu elke persoon afzonderlijk bijhouden:

• Geef elke persoon in het gezelschap van een gast een naam
• Wijs familieleden indien nodig aan verschillende tafels toe
• Houd bij wie er daadwerkelijk aanwezig zal zijn

Automatische melding aan gasten

Hier gebeurt de magie: zodra je een gast aan een tafel toewijst, ziet diegene de toewijzing direct in de digitale uitnodiging. Geen aparte e-mails, geen verwarring bij de ingang.

Gasten die nog niet zijn toegewezen zien een vriendelijke melding "Wordt aangekondigd", zodat ze weten dat je eraan werkt.

Belangrijkste functies

Visueel overzicht van zitplaatsen

Het tabblad Tafels geeft je een overzicht in één oogopslag van je volledige zitindeling:

• Statistiekbalk met totaal aantal tafels, capaciteit, aantal geplaatst en ongeplaatst
• Tafelkaarten die in één oogopslag de bezetting tonen
• Gastlabels die tonen wie waar is toegewezen

Slim capaciteitsbeheer

Maak je nooit meer zorgen over overboeking van een tafel:

• Stel een maximale capaciteit per tafel in
• Visuele indicatoren tonen wanneer tafels vol zijn
• Voorkomt toewijzingen die de limieten overschrijden

Eenvoudig opnieuw toewijzen

Plannen veranderen, en je zitindeling kan dat ook:

• Sleep gasten tussen tafels
• Verplaats gasten met één klik terug naar 'ongeplaatst'
• Werk toewijzingen op elk moment bij, zelfs tijdens het evenement

Export voor leveranciers

Deel je zitplan met locatiecoördinatoren:

• Exporteer volledige toewijzingen naar CSV
• Print naamkaartjes op basis van de gegevens
• Maak fysieke zitplattegronden

Perfect voor elk zittend evenement

Bruiloften

Tafelbeheer komt tot zijn recht bij bruiloften waar zitplaatsen cruciaal zijn:

• Scheid de families van bruid en bruidegom
• Maak een eretafel voor het bruidsgezelschap
• Beheer dieetwensen per tafel
• Verwerk lastminute-wijzigingen in RSVP's moeiteloos

Zakelijke evenementen

Voor bedrijfsdiners en gala's:

• Organiseer op afdeling of team
• Maak VIP- en directietafels
• Beheer zitplaatsen voor klanten strategisch
• Exporteer voor het evenemententeam

Feestelijke gelegenheden

Verjaardagsdiners, jubilea en mijlpaal-evenementen:

• Houd vriendengroepen bij elkaar
• Houd rekening met familieverhoudingen
• Balanceer tafelcomposities

Aan de slag

Table Management is momenteel in Beta en beschikbaar voor alle evenementen met RSVP-uitnodigingen ingeschakeld.

Zo schakel je het in

1. Ga naar de RSVP-sectie van je evenement
2. Open het tabblad Details
3. Zet "Table Management" aan
4. Begin met het aanmaken van tafels in het nieuwe tabblad Tafels

Pro-tips

• Maak eerst alle tafels aan voordat je met toewijzen begint
• Gebruik aliassen zoals "VIP" of "Familie" voor je eigen referentie (gasten zien alleen tafelnummers)
• Exporteer regelmatig om updates met je locatie te delen
• Controleer het aantal ongeplaatste gasten om zeker te zijn dat iedereen een plek heeft

Wat volgt

Dit is nog maar het begin voor Table Management. We plannen al uitbreidingen:

• Visuele zitplattegrondontwerper
• Automatische zitvoorstellen
• Bijhouden van dieetwensen per tafel
• Integratie met populaire tools voor locatieplanning

Begin vandaag met organiseren

Table Management is nu beschikbaar in je Fotify-dashboard. Als je een zittend evenement plant, schakel de functie dan in en ervaar hoe eenvoudig zitindelingen kunnen zijn.

Ga aan de slag met Table Management en haal de stress uit de zitindeling.

---

Heb je feedback over Table Management? We horen graag van je! Deze functie is in Beta, en jouw input helpt ons om haar nog beter te maken.