Jak utworzyć cyfrowe zaproszenie RSVP

Cyfrowy system RSVP w Fotify pozwala tworzyć piękne zaproszenia i śledzić odpowiedzi gości w jednym miejscu. Koniec z papierowymi zaproszeniami i ręcznym zapisywaniem odpowiedzi — goście mogą odpowiedzieć natychmiast z dowolnego urządzenia.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces tworzenia Twojego pierwszego zaproszenia RSVP.

Zanim zaczniesz

Będziesz potrzebować:

Istniejącego wydarzenia w Fotify (zobacz Jak utworzyć swoje pierwsze wydarzenie, jeśli jeszcze go nie utworzono)
Daty i godziny wydarzenia
Lokalizacji/miejsca wydarzenia
Terminu, do którego potrzebujesz odpowiedzi

Krok 1: Przejdź do sekcji RSVP

Przejdź do panelu wydarzenia na dashboard.fotify.app
Wybierz swoje wydarzenie z listy
Kliknij "RSVP" w lewym pasku bocznym

Jeśli RSVP nie zostało jeszcze skonfigurowane, zobaczysz komunikat: "RSVP Not Set Up" wraz z instrukcjami utworzenia zaproszenia.

Krok 2: Ustaw datę wydarzenia

Data wydarzenia jest wymagana, aby utworzyć zaproszenie. Uzupełnij:

Dzień — wybierz dzień miesiąca
Miesiąc — wybierz miesiąc
Rok — wybierz rok
Godzina wydarzenia — ustaw godzinę rozpoczęcia wydarzenia

Ta data i godzina będą wyraźnie wyświetlane na Twoim cyfrowym zaproszeniu, aby goście dokładnie wiedzieli, kiedy przybyć.

Krok 3: Ustaw lokalizację wydarzenia

Wpisz, gdzie odbędzie się Twoje wydarzenie. Może to być:

Nazwa obiektu (np. "The Grand Ballroom")
Pełny adres (np. "123 Main Street, New York, NY")
Punkt orientacyjny (np. "Central Park, New York")

Lokalizacja pojawia się na cyfrowym zaproszeniu i pomaga gościom wiedzieć, dokąd się udać. Bardziej szczegółowe wskazówki możesz dodać później podczas dostosowywania zaproszenia.

Krok 4: Ustaw termin RSVP

Wybierz datę, do której goście muszą udzielić odpowiedzi:

Dzień — wybierz dzień terminu
Miesiąc — wybierz miesiąc terminu
Rok — wybierz rok terminu

Wskazówki dotyczące wyboru terminu:

Ustaw go co najmniej 1–2 tygodnie przed wydarzeniem
W przypadku ślubów często jest to 4–6 tygodni wcześniej
Daj sobie wystarczająco dużo czasu na dopięcie cateringu, miejsc siedzących i innych ustaleń

Po upływie terminu goście nadal mogą przeglądać zaproszenie, ale nie będą mogli przesyłać nowych odpowiedzi.

Krok 5: Utwórz zaproszenie

Gdy uzupełnisz wszystkie wymagane pola:

Sprawdź datę wydarzenia, lokalizację i termin RSVP
Kliknij przycisk "Create Invitation"
Twoje cyfrowe zaproszenie jest gotowe!

Po utworzeniu zostaniesz przeniesiony(-a) do panelu RSVP.

Panel RSVP

Po utworzeniu zaproszenia zobaczysz panel RSVP ze wszystkim, czego potrzebujesz do zarządzania odpowiedziami:

Zakładki panelu

Event Details — wyświetlaj i edytuj datę wydarzenia, termin oraz status zaproszenia
Invitation — dostosuj wygląd zaproszenia i udostępnij je gościom
Guests — zobacz pełną listę gości i ich odpowiedzi
SMS — wysyłaj przypomnienia SMS do gości

Statystyki odpowiedzi

Na pierwszy rzut oka zobaczysz cztery kluczowe wskaźniki:

Confirmed Invitations — liczba gości, którzy potwierdzili obecność
Declined Invitations — liczba gości, którzy nie mogą uczestniczyć
Total Guests — łączna liczba zaproszonych osób (w tym osoby towarzyszące)
Total Confirmed Guests — faktyczna liczba osób, które wezmą udział

Szybkie ustawienia

W zakładce Event Details możesz szybko:

Change the RSVP Deadline — wydłużyć lub skrócić czas na odpowiedź
Set Invitation Status — przełączać między Active (przyjmowanie odpowiedzi) a Paused

Co dalej?

Po utworzeniu podstawowego zaproszenia możesz:

Dostosować zaproszenie — dodać obrazy, kolory, muzykę, harmonogram, listę prezentów i wiele więcej
Dodać informacje dla gości — uwzględnić dress code, noclegi, transport i FAQ
Udostępnić gościom — wysłać linkiem, e-mailem, SMS-em lub kodem QR
Śledzić odpowiedzi — monitorować, kto przyjdzie, kto nie może, i kto jeszcze nie odpowiedział

Zobacz nasz kompletny przewodnik: Jak dostosować zaproszenie RSVP, aby poznać wszystkie opcje personalizacji.

Najczęściej zadawane pytania

P: Czy mogę edytować datę, lokalizację lub termin po utworzeniu zaproszenia? O: Tak! Możesz aktualizować te informacje w dowolnym momencie w ustawieniach RSVP. Goście, którzy już odpowiedzieli, zobaczą zaktualizowane dane.

P: Czy muszę skonfigurować RSVP przed korzystaniem z udostępniania zdjęć? O: Nie — RSVP i udostępnianie zdjęć to niezależne funkcje. Możesz korzystać z jednej, drugiej lub obu, w zależności od potrzeb wydarzenia.

P: Co się stanie, jeśli gość spróbuje potwierdzić obecność po upływie terminu? O: Po upływie terminu goście nadal mogą przeglądać zaproszenie, ale formularz odpowiedzi będzie wyłączony. W razie potrzeby możesz wydłużyć termin.

P: Czy mogę ustawić różne terminy RSVP dla różnych grup gości? O: Obecnie dla jednego wydarzenia można ustawić tylko jeden termin RSVP. W przypadku bardziej złożonych wydarzeń rozważ utworzenie osobnych wydarzeń dla różnych grup gości.

P: Czy cyfrowe zaproszenie jest przyjazne dla urządzeń mobilnych? O: Tak! Zaproszenie świetnie wygląda na telefonach, tabletach i komputerach. Goście mogą odpowiedzieć z dowolnego urządzenia.

P: Czy goście muszą utworzyć konto, aby odpowiedzieć RSVP? O: Nie, konto nie jest wymagane. Goście po prostu wpisują swoje imię i wybierają odpowiedź — to szybkie i łatwe.

P: Czy mogę sprawdzić, kto wyświetlił zaproszenie, a kto odpowiedział? O: Panel RSVP pokazuje statystyki odpowiedzi, w tym łączną liczbę odpowiedzi, potwierdzenia, odmowy oraz odpowiedzi oczekujące.

P: Co jeśli jeszcze nie znam dokładnej godziny wydarzenia? O: Możesz wpisać przybliżoną godzinę i zaktualizować ją później, gdy wszystko zostanie ustalone. Zaproszenie automatycznie pokaże zaktualizowaną godzinę.

P: Czy mogę utworzyć zaproszenie bez fizycznej lokalizacji? O: Tak, pole lokalizacji jest elastyczne. W przypadku wydarzeń online możesz wpisać "Online Event" lub "Virtual", a linki do spotkania dodać później w szczegółach zaproszenia.

P: Jak wysłać zaproszenie do moich gości? O: Po utworzeniu zaproszenia otrzymasz link do udostępnienia. Wyślij go SMS-em, e-mailem, przez media społecznościowe lub dodaj kod QR na drukowanych materiałach.