Jak wysyłać zaproszenia e-mail

Wysyłaj pięknie zaprojektowane zaproszenia e-mail, wiadomości „save the date” oraz przypomnienia do swoich gości bezpośrednio z panelu Fotify. Dostosuj wygląd i treść każdej wiadomości, dodając własne obrazy, komunikaty, kolory i czcionki — a następnie śledź otwarcia, kliknięcia i odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Pierwsze kroki

Przejdź do panelu wydarzenia pod adresem dashboard.fotify.app
Wybierz wydarzenie i kliknij "RSVP" na pasku bocznym
Kliknij kartę "Email"

Przed wysłaniem e-maili upewnij się, że dodano gości do listy wraz z poprawnymi adresami e-mail.

Zakup kredytów e-mail

Zaproszenia e-mail działają w systemie kredytowym. Przed wysyłką musisz kupić kredyty:

W zakładce Email zobaczysz dostępne pakiety kredytów
Wybierz rozmiar pakietu i kliknij "Buy Credits"
Dokończ płatność przez Stripe
Kredyty zostaną natychmiast dodane do Twojego wydarzenia

Kredyty są przypisane do konkretnego wydarzenia i nie można ich przenosić między wydarzeniami. W każdej chwili możesz dokupić kolejne kredyty.

Typy szablonów e-mail

Fotify udostępnia trzy typy e-maili — każdy zaprojektowany na inny etap organizacji wydarzenia:

Save the Date

Krótka zapowiedź wysyłana z wyprzedzeniem, aby dać gościom znać, że Twoje wydarzenie się zbliża. Nie zawiera przycisku RSVP — jedynie komunikat w stylu „formalne zaproszenie wkrótce”. Idealna do wysyłki na kilka tygodni lub miesięcy przed wydarzeniem.

Zaproszenie

Główny e-mail z pełnymi informacjami o wydarzeniu oraz przyciskiem RSVP, który prowadzi bezpośrednio do spersonalizowanej strony RSVP danego gościa. To podstawowa wiadomość, którą wyślesz, aby zebrać odpowiedzi.

Przypomnienie

Wiadomość uzupełniająca dla gości, którzy jeszcze nie odpowiedzieli. Zawiera odznakę odliczania pokazującą, ile dni pozostało do wydarzenia, oraz informację, że gość nie udzielił odpowiedzi. Wysyłana wyłącznie do gości ze statusem RSVP „Not Answered”.

Dostosowywanie e-maili

Kliknij "Configure" na dowolnej karcie szablonu, aby otworzyć edytor. Możesz dostosować:

Treść

Pole	Opis
Organizer Name	Twoje imię i nazwisko lub nazwa organizacji (widoczne w szczegółach wydarzenia)
Event Name	Nazwa Twojego wydarzenia
Subject Line	Niestandardowy temat wiadomości (pozostaw puste, aby użyć domyślnego)
Title / Headline	Główny nagłówek (np. "You're Invited!")
Custom Message	Osobista wiadomość do gości. Adresy URL są automatycznie zamieniane na klikalne linki
Button Text	Niestandardowy tekst przycisku CTA (niedostępne dla Save the Date)
Reply-to Email	Adres, na który trafiają odpowiedzi gości (domyślnie e-mail Twojego konta)

Obrazy

Cover Image — Obraz główny wyświetlany u góry wiadomości. Kliknij obszar przesyłania lub przeciągnij plik, aby go dodać.
Additional Images — Dodatkowe obrazy wyświetlane w treści e-maila. Kliknij przycisk +, aby dodać kolejne.

Obrazy są przesyłane do bezpiecznego magazynu w chmurze i osadzane za pomocą długotrwałych adresów URL, dzięki czemu wyświetlają się niezawodnie we wszystkich klientach poczty.

Styl e-maila (motyw)

Wybierz spośród 8 motywów wizualnych, aby dopasować wiadomość do stylu wydarzenia:

Motyw	Najlepsze zastosowanie
Fotify Dark	Domyślny ciemny motyw z akcentami magenty i złota
Elegant Ivory	Wesela i formalne wydarzenia — kremowe tony i czcionki szeryfowe
Modern Slate	Wydarzenia firmowe — granat z akcentami indygo
Romantic Rose	Wesela i romantyczne wydarzenia — delikatne różowe tony i czcionki szeryfowe
Garden Green	Wydarzenia plenerowe — świeża zieleń z akcentami szmaragdowymi
Midnight Blue	Gale i wydarzenia wieczorowe — głęboki fiolet z akcentami w kolorze fiołkowym
Warm Sunset	Niezobowiązujące uroczystości — ciepłe tony z pomarańczowymi akcentami
Minimal White	Czysty i profesjonalny — biel z czarnymi akcentami

Wybierz motyw i kliknij "Preview" w edytorze, aby zobaczyć podgląd przed zapisaniem.

Podgląd i testowanie

Podgląd

Kliknij "Preview" na dowolnej karcie szablonu (lub w edytorze), aby zobaczyć dokładnie, jak będzie wyglądać e-mail. Podgląd korzysta z zapisanej treści, obrazów i wybranego motywu. Użyj listy wyboru języka, aby podejrzeć wersje w różnych językach.

Wyślij testowy e-mail

Kliknij "Send Test", aby wysłać testową wiadomość na swój adres e-mail. E-maile testowe:

Są bezpłatne i nie zużywają kredytów
Zawierają prefiks [TEST] w temacie
Używają przykładowych danych gościa (np. "John Doe" jako imię i nazwisko gościa)

Zawsze wyślij test przed pierwszą wysyłką zbiorczą, aby upewnić się, że e-mail wygląda poprawnie w Twojej skrzynce odbiorczej.

Wysyłanie e-maili

Wyślij do wszystkich gości

W sekcji "Send Emails" kliknij przycisk dla typu e-maila, który chcesz wysłać (Save the Date, Invitation lub Reminders)
Otworzy się okno potwierdzenia pokazujące, ilu gości otrzyma wiadomość
Opcjonalnie zaznacz "Send only to guests who haven't responded", aby kierować wysyłkę tylko do osób z oczekującym RSVP
Wybierz domyślny język dla gości, którzy nie mają ustawionego konkretnego języka
Kliknij "Send"

E-maile są kolejkowane i wysyłane w tle. Postęp doręczania możesz monitorować w sekcji statystyk.

Wyślij do pojedynczych gości

W tabeli Guest Email Status każdy wiersz gościa pokazuje dostępne akcje wysyłki:

Ikona wysyłki (różowa) — wyślij zaproszenie do tego gościa
Ikona dzwonka (niebieska) — wyślij przypomnienie do tego gościa (tylko dla gości bez odpowiedzi)

Wyślij ponownie do gościa

Każdy gość może otrzymać jedno ręczne ponowne wysłanie dla każdego typu szablonu, aby zapobiegać spamowi. Po wysyłce początkowej i jednym ponownym wysłaniu kolejne wysyłki do tego gościa są blokowane.

Statystyki e-mail

Sekcja statystyk pokazuje metryki w czasie rzeczywistym:

Metryka	Opis
Guests with Email	Łączna liczba gości, którzy mają adres e-mail
Sent	E-maile pomyślnie zakolejkowane i wysłane
Delivered	E-maile z potwierdzonym doręczeniem do skrzynki odbiorczej odbiorcy
Opened	E-maile otwarte przez odbiorcę (wymaga śledzenia otwarć)
Clicked	Odbiorcy, którzy kliknęli przycisk RSVP
Failed	E-maile, które odbiły lub nie zostały doręczone

Pasek kredytów

Poniżej statystyk pasek kredytów pokazuje:

X / Y used — ile kredytów zużyto z puli łącznej
Z remaining — liczba dostępnych kredytów

Uwaga dotycząca śledzenia otwarć i kliknięć

Śledzenie otwarć i kliknięć opiera się na technikach, które nie są w 100% dokładne:

Śledzenie otwarć wykorzystuje mały, niewidoczny obraz (piksel śledzący). Niektóre programy pocztowe domyślnie blokują obrazy (np. Outlook na komputerze, wiele firmowych systemów poczty), więc otwarcia mogą nie zostać zarejestrowane. Z kolei niektóre klienty, jak Apple Mail Privacy Protection, automatycznie ładują obrazy w tle, co może zawyżać liczbę otwarć.
Śledzenie kliknięć działa poprzez przekierowanie linków przez serwer śledzący. Jest to zwykle wiarygodne, ale niektóre klienty poczty lub firmowe zapory sieciowe z wyższymi wymogami bezpieczeństwa mogą automatycznie wstępnie pobierać linki, co może rejestrować fałszywe kliknięcia.

W rezultacie traktuj metryki otwarć i kliknięć jako wskaźniki kierunkowe, a nie dokładne wartości. Najbardziej wiarygodną metryką jest Delivered — jeśli e-mail został doręczony, gość go otrzymał, nawet jeśli otwarcie nie zostało zarejestrowane.

Tabela statusu e-maili gości

Tabela pokazuje każdego gościa oraz jego status e-mail. Skorzystaj z narzędzi nad tabelą, aby znaleźć konkretnych gości:

Wyszukiwanie

Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail, aby natychmiast przefiltrować listę.

Filtry

RSVP Status — filtruj według Pending, Accepted, Declined lub Attended
Email Status — filtruj według Has Email, No Email, Sent, Not Sent, Delivered, Opened lub Bounced
Kliknij "Clear filters", aby zresetować

Kolumny tabeli

Kolumna	Opis
Name	Imię i nazwisko gościa
Email	Adres e-mail (lub "No email", jeśli brakuje)
RSVP	Aktualna odpowiedź: Pending (szary), Accepted (zielony), Declined (czerwony), Attended (zielony)
Save Date	Status doręczenia wiadomości save-the-date
Invitation	Status doręczenia zaproszenia
Reminder	Status doręczenia przypomnienia
Actions	Przyciski wysyłki/przypomnienia dla uprawnionych gości

Ikony statusu e-mail

Clock — Oczekujące lub w kolejce
Send arrow — Wysłane do dostawcy
Green check — Doręczone
Purple envelope — Otwarte
Blue pointer — Kliknięte
Red X — Odbite lub nieudane
Red ban — Zgłoszenie spamu

Obsługa wielu języków

Zaproszenia e-mail obsługują 17 języków: angielski, hiszpański, francuski, niemiecki, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, rosyjski, turecki, arabski, hebrajski, hindi, japoński, koreański, chiński i duński.

Jak działa wybór języka

Dla każdego gościa można ustawić messaging locale na liście gości (edytowalne podczas dodawania lub edycji gościa)
Podczas wysyłki goście otrzymują e-maile w swoim ustawionym locale
Goście bez ustawionego locale otrzymują e-mail w domyślnym języku, który wybierzesz w momencie wysyłki

E-maile w języku arabskim i hebrajskim są automatycznie renderowane od prawej do lewej (RTL).

Rezygnacja z subskrypcji i opt-out

Każdy e-mail zawiera w stopce link rezygnacji z subskrypcji. Gdy gość go kliknie:

Natychmiast zostaje wypisany ze wszystkich e-maili dotyczących tego wydarzenia
Jego status na liście gości będzie oznaczony jako opted out
Nie można już wysłać żadnych kolejnych e-maili na ten adres w ramach tego wydarzenia

Musisz respektować rezygnacje. Próby obejścia systemu wypisywania mogą skutkować wyłączeniem funkcji e-mail.

Dobre praktyki

Przed wysyłką

Zawsze najpierw wyślij testowy e-mail, aby sprawdzić formatowanie, obrazy i linki
Ustaw organizer name i event name — są one widoczne w wiadomości w wyeksponowanym miejscu
Prześlij cover image — e-maile z obrazami mają większe zaangażowanie
Wybierz motyw, który pasuje do stylu i formalności Twojego wydarzenia

Kiedy wysyłać e-maile

Wyślij Save the Date kilka tygodni lub miesięcy przed wydarzeniem
Wyślij Invitations 3–6 tygodni przed wydarzeniem
Wyślij Reminders 1–2 tygodnie przed wydarzeniem do osób, które nie odpowiedziały
Użyj przełącznika "Send only to non-answered", aby nie wysyłać e-maili do gości, którzy już odpowiedzieli

Zarządzanie odpowiedziami

Monitoruj statystyki Opened i Clicked, aby ocenić zaangażowanie
Skontaktuj się z gośćmi, którzy otrzymali wiadomość, ale jej nie otworzyli (mogli ją przeoczyć)
Korzystaj z filtrów, aby szybko wyszukiwać gości według statusu RSVP lub statusu doręczenia e-maili
Sprawdzaj e-maile bounced — mogą wskazywać na nieprawidłowe adresy e-mail

Najczęściej zadawane pytania

P: Ile kosztują kredyty e-mail? O: Kredyty e-mail są sprzedawane w pakietach w różnych przedziałach cenowych. Sprawdź zakładkę Email w panelu wydarzenia, aby zobaczyć aktualne ceny i rozmiary pakietów.

P: Czy mogę wysyłać e-maile bez kupowania kredytów? O: E-maile testowe są bezpłatne i nie wymagają kredytów. Jednak wysyłka do rzeczywistych gości wymaga zakupionych kredytów.

P: Co się stanie, jeśli skończą mi się kredyty w trakcie wysyłki? O: Wysyłka zbiorcza zatrzyma się, gdy kredyty zostaną wyczerpane. Już zakolejkowane e-maile nadal zostaną doręczone. Możesz dokupić kredyty i wysłać wiadomości do pozostałych gości.

P: Czy mogę dostosować wygląd e-maila bardziej niż w ramach motywów? O: Możesz dostosować treść (tytuł, wiadomość, obrazy, tekst CTA, temat) i wybrać jeden z 8 motywów wizualnych. Struktura układu e-maila jest stała, aby zapewnić niezawodne wyświetlanie we wszystkich klientach poczty.

P: Dlaczego nie widzę śledzenia otwarć/kliknięć? O: Śledzenie otwarć i kliknięć musi być włączone w ustawieniach domeny u Twojego dostawcy e-mail. Skontaktuj się z pomocą techniczną, jeśli potrzebujesz wsparcia w jego włączeniu. Pamiętaj też, że niektóre klienty poczty blokują piksele śledzące lub wstępnie pobierają linki, więc te metryki są przybliżone — zobacz zastrzeżenie dotyczące śledzenia w sekcji Statistics powyżej.

P: Co się dzieje, gdy e-mail odbije (bounce)? O: Twarde odbicia (nieprawidłowe adresy e-mail) są śledzone, a gość zostaje oznaczony. Miękkie odbicia (tymczasowe problemy, np. pełna skrzynka) mogą ustąpić przy ponownej próbie.

P: Czy gość może otrzymać ten sam typ e-maila dwa razy? O: Każdy gość może otrzymać jedną wysyłkę początkową oraz jedno ręczne ponowne wysłanie dla każdego typu szablonu. Zapobiega to spamowi i chroni reputację nadawcy.

P: Czy e-maile działają z systemem RSVP? O: Tak. E-maile typu invitation i reminder zawierają spersonalizowany przycisk RSVP, który prowadzi bezpośrednio do indywidualnej strony RSVP danego gościa. Gdy gość odpowie przez link, jego status w Twoim panelu aktualizuje się w czasie rzeczywistym.

P: Czy mogę wysyłać tylko do gości, którzy nie odpowiedzieli? O: Tak. Podczas wysyłki zbiorczej zaznacz w oknie potwierdzenia opcję "Send only to guests who haven't responded". Działa to dla wszystkich typów e-maili, nie tylko dla przypomnień.

P: Jakie języki są obsługiwane? O: 17 języków: angielski, hiszpański, francuski, niemiecki, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, rosyjski, turecki, arabski, hebrajski, hindi, japoński, koreański, chiński i duński. Arabski i hebrajski są automatycznie wyświetlane od prawej do lewej.

P: Dlaczego moja funkcja e-mail została wyłączona? O: Jeśli treść Twoich e-maili zostanie oznaczona przez nasz automatyczny system moderacji (np. jako spam, treści obraźliwe lub naruszające zasady), funkcja zostanie tymczasowo wyłączona. Skontaktuj się z support@fotify.app, aby rozwiązać problem.

P: Czy kredyty e-mail podlegają zwrotowi? O: Kredyty e-mail nie podlegają zwrotowi i nie można ich przenosić między wydarzeniami. Szczegóły znajdziesz w naszym dokumencie Refund Policy.

Ceny mogą się różnić w zależności od kraju i waluty. Najnowsze ceny znajdziesz na stronie pricing page.