Jak korzystać z zarządzania stołami w planie miejsc

Zarządzanie stołami to zaawansowana funkcja, która pomaga uporządkować plan miejsc na Twoje wydarzenie. Twórz stoły z limitami pojemności, przypisuj gości metodą przeciągnij i upuść oraz pozwól gościom zobaczyć przypisany stół bezpośrednio w zaproszeniu.

Ta funkcja jest obecnie w fazie Beta i jest dostępna dla wydarzeń z włączonymi zaproszeniami RSVP.

Włączanie zarządzania stołami

Zanim będziesz mógł/mogła tworzyć stoły, musisz włączyć tę funkcję:

Przejdź do panelu wydarzenia na stronie dashboard.fotify.app
Wybierz wydarzenie i kliknij "RSVP" w pasku bocznym
Przejdź do zakładki "Details"
W sekcji ustawień wydarzenia znajdź "Table Management"
Przełącz na ON

Po włączeniu w nawigacji RSVP pojawi się nowa zakładka "Tables".

Tworzenie stołów

Dodawanie nowego stołu

Kliknij zakładkę "Tables"
Kliknij "Create Table"
Uzupełnij szczegóły stołu:
- Table Number - unikalny numer stołu (wymagane)
- Alias - opcjonalna, przyjazna nazwa, np. "VIP", "Family" lub "Friends"
- Capacity - maksymalna liczba miejsc przy tym stole
Kliknij "Create"

Właściwości stołu

Property	Required	Description
Number	Yes	Unikalny identyfikator (1, 2, 3 itd.)
Alias	No	Przyjazna nazwa wyświetlana gościom
Capacity	Yes	Maksymalna liczba dostępnych miejsc

Edytowanie stołów

Aby zmodyfikować stół:

Znajdź kartę stołu w zakładce Tables
Kliknij ikonę Edit (ołówek)
Zaktualizuj dane
Kliknij "Save"

Usuwanie stołów

Kliknij ikonę Delete (kosz) na karcie stołu
Potwierdź usunięcie

Jeśli do stołu są przypisani goście, zostaną przeniesieni do puli nieprzypisanych.

Przypisywanie gości do stołów

Korzystanie z funkcji przeciągnij i upuść

Najłatwiejszym sposobem przypisywania gości jest przeciąganie i upuszczanie:

Znajdź gości w sekcji "Unassigned" u góry
Przeciągnij kartę gościa na wybrany stół
Upuść gościa na kartę stołu

Stół będzie pokazywać aktualne zapełnienie (np. "6/8 seated").

Korzystanie z okna Assign

Aby szybciej przypisać wielu gości:

Kliknij przycisk "Assign" na karcie stołu
W oknie wyszukaj gości po imieniu i nazwisku
Klikaj gości, aby ich zaznaczyć
Kliknij "Assign Selected"

Usuwanie przypisań

Aby usunąć przypisanie gościa do stołu:

Znajdź gościa przy przypisanym stole
Przeciągnij go z powrotem do obszaru "Unassigned"
Lub kliknij przycisk X obok jego/jej imienia i nazwiska

Zarządzanie imionami i nazwiskami poszczególnych gości

Gdy goście odpowiadają na RSVP z kilkoma osobami w swoim zgłoszeniu (osoby towarzyszące), musisz wiedzieć, kim jest każda osoba na potrzeby przypisania do stołów. Są dwa sposoby zbierania tych danych:

Opcja 1: Organizator uzupełnia imiona i nazwiska z wyprzedzeniem

Jeśli już wiesz, kto wchodzi w skład zgłoszenia danego gościa:

Przejdź do zakładki "Guests"
Znajdź gościa, który ma kilka osób w swoim zgłoszeniu
Kliknij ikonę Users (ikona osób) obok jego/jej nazwiska
Dodaj imię i nazwisko dla każdej osoby w zgłoszeniu
Kliknij "Save"

To przydatne, jeśli zebrano już imiona i nazwiska innymi metodami (telefonicznie, e-mailowo itd.).

Opcja 2: Goście podają imiona i nazwiska podczas RSVP

Jeśli nie uzupełnisz imion i nazwisk wcześniej, goście zostaną poproszeni o ich podanie podczas odpowiedzi na zaproszenie:

Gość otwiera swój spersonalizowany link do zaproszenia
Gdy odpowiada RSVP dla kilku uczestników, pojawia się prośba o wpisanie imienia i nazwiska każdej osoby
Imiona i nazwiska są automatycznie zapisywane i pojawiają się w panelu
Następnie możesz przypisać każdą nazwaną osobę do stołów

To zalecane podejście, ponieważ zapewnia dokładne, aktualne informacje.

Ikona Users na liście gości

W zakładce Guests zobaczysz ikonę Users (wygląda jak dwie osoby) dla każdego gościa, który ma w zgłoszeniu kilku uczestników. Kliknij tę ikonę, aby:

Wyświetlić wszystkie nazwane osoby w zgłoszeniu
Dodać lub edytować imiona i nazwiska ręcznie
Sprawdzić, które imiona i nazwiska pochodzą od gościa, a które zostały uzupełnione przez Ciebie

Jak działają imiona i nazwiska

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	Imiona i nazwiska od razu pojawiają się w zakładce Tables do przypisywania
Guest provides names during RSVP	Imiona i nazwiska synchronizują się automatycznie po odpowiedzi gościa
Names not provided	Goście pojawiają się jako "Guest of [Primary Name]" w zakładce Tables
Mixed approach	Możesz uzupełnić część danych, a gość wypełni resztę podczas RSVP

Wskazówki dotyczące zbierania imion i nazwisk

W przypadku wesel pozwól gościom podawać własne imiona i nazwiska, aby uniknąć błędów w pisowni
W przypadku wydarzeń firmowych uzupełnij dane na podstawie bazy pracowników
Główny uczestnik RSVP jest zawsze automatycznie uwzględniany
Każdą nazwaną osobę można przypisać do innego stołu

Informacje dla gości o przypisaniu do stołu

Gdy przypiszesz gości do stołów, automatycznie zobaczą oni przypisany stół w swoim zaproszeniu.

Co widzą goście

Gdy gość otworzy zaproszenie po przypisaniu do stołu:

Wyświetli się numer przypisanego stołu
Jeśli nie został jeszcze przypisany, zobaczy "To be announced"

Kiedy się pojawia

Sekcja z przypisaniem do stołu pojawia się w zaproszeniu gościa tylko wtedy, gdy:

zarządzanie stołami jest włączone dla wydarzenia
gość zaakceptował zaproszenie (status RSVP to Accepted lub Attended)

Możesz zmienić kolejność, w jakiej ta sekcja się pojawia, korzystając z Section Order settings w zakładce Invitation.

Podgląd statystyk dotyczących miejsc

Nagłówek zakładki Tables pokazuje kluczowe statystyki:

Stat	Description
Tables	Łączna liczba utworzonych stołów
Capacity	Łączna liczba miejsc przy wszystkich stołach
Seated	Liczba gości przypisanych do stołów
Unseated	Goście nadal znajdujący się w puli nieprzypisanych

Korzystaj z tych statystyk, aby szybko sprawdzić postęp w planowaniu miejsc.

Eksport przypisań do stołów

Wyeksportuj kompletny plan miejsc:

Kliknij "Export" w zakładce Tables
Pobierz plik CSV ze wszystkimi przypisaniami do stołów
Otwórz go w Excelu lub Google Sheets

Eksport zawiera:

Numer stołu i alias
Imiona i nazwiska gości przypisanych do każdego stołu
Pojemność i aktualne zapełnienie

To przydatne do:

Drukowania winietek
Udostępniania obsłudze obiektu
Tworzenia fizycznych planów usadzenia gości

Wskazówki dotyczące zarządzania stołami

Planowanie układu

Utwórz wszystkie stoły przed rozpoczęciem przypisywania
Ustaw realistyczne pojemności zgodnie z możliwościami obiektu
Używaj aliasów dla łatwej identyfikacji ("Bride's Family", "Groom's Family")

Efektywne przypisywanie

Używaj wyszukiwarki, aby znaleźć konkretnych gości
Przypisuj rodziny razem
Regularnie sprawdzaj liczbę nieprzypisanych osób, aby mieć pewność, że nikt nie został pominięty

Przed wydarzeniem

Upewnij się, że wszyscy zaakceptowani goście są przypisani
Wyeksportuj dane i udostępnij koordynatorom obiektu
Sprawdź, czy limity pojemności nie zostały przekroczone

Często zadawane pytania

P: Czy mogę przypisywać gości, zanim odpowiedzą RSVP? O: Tak, możesz przypisać dowolnego gościa z listy do stołu niezależnie od jego/jej statusu RSVP.

P: Co się stanie, jeśli przekroczę pojemność stołu? O: System uniemożliwia przypisanie większej liczby gości, niż pozwala na to pojemność stołu.

P: Czy goście z tego samego RSVP mogą siedzieć przy różnych stołach? O: Tak! Gdy dodasz imiona i nazwiska poszczególnych osób w zgłoszeniu, każdą osobę można przypisać do innego stołu.

P: Czy goście zostaną powiadomieni, gdy przypiszę ich do stołu? O: Goście widzą przypisanie do stołu, gdy wyświetlą swoje zaproszenie. Nie jest wysyłane osobne powiadomienie.

P: Czy mogę zmienić przypisania po rozpoczęciu wydarzenia? O: Tak, możesz modyfikować przypisania do stołów w dowolnym momencie z poziomu panelu.

P: Co jeśli gość odrzuci zaproszenie po przypisaniu do stołu? O: Przypisanie pozostaje, ale nie będzie wyświetlane, ponieważ gość odrzucił zaproszenie. Możesz usunąć je ręcznie.

P: Czy istnieje limit liczby stołów, które mogę utworzyć? O: Nie ma limitu liczby stołów. Utwórz ich tyle, ile wymaga obiekt.

P: Czy mogę wydrukować plany usadzenia gości? O: Wyeksportuj plik CSV i użyj go do przygotowania planów usadzenia w preferowanym narzędziu do projektowania lub w aplikacji arkusza kalkulacyjnego.

P: Jak zbierać imiona i nazwiska osób towarzyszących? O: Masz dwie opcje: uzupełnić imiona i nazwiska z wyprzedzeniem za pomocą ikony Users w zakładce Guests lub pozwolić gościom wpisać je samodzielnie podczas RSVP. Jeśli nie uzupełnisz danych wcześniej, goście zostaną poproszeni o ich podanie w trakcie odpowiedzi RSVP.

P: Gdzie znajduje się ikona Users do zarządzania imionami i nazwiskami gości? O: W zakładce Guests poszukaj ikony z sylwetkami dwóch osób obok każdego wiersza gościa. Pojawia się ona dla wszystkich gości, umożliwiając zarządzanie imionami i nazwiskami poszczególnych osób w ich zgłoszeniu.