Como usar a central de planejamento: orçamento compartilhado, fornecedores, decisões, documentos e checklist

A central de planejamento é onde quem organiza um evento planeja tudo junto. Ela fica ao lado da lista de convidados, do convite e da galeria de fotos, então os números que ela mostra estão sempre atualizados: os custos por convidado acompanham seus RSVPs confirmados, e todo mundo que ajuda a organizar o evento vê o mesmo orçamento, os mesmos fornecedores e a mesma lista de tarefas.

Ela tem seis abas, mostradas como uma fileira de botões abaixo do título da página:

Visão geral — o orçamento num relance: total projetado, pago, ainda a pagar, próximos pagamentos, quem paga o quê e o progresso do checklist.
Orçamento — categorias, linhas do orçamento, preços contratados e um cronograma de pagamentos com datas de vencimento.
Fornecedores — todo mundo com quem você trabalha, o status de cada um e o horário de chegada no dia.
Decisões — perguntas com opções em que quem organiza vota e comenta, e que depois viram linhas do orçamento.
Documentos — contratos, cotações, notas fiscais e inspiração, ligados a fornecedores e linhas do orçamento.
Checklist — tarefas com data e responsável, criadas a partir de um modelo conforme o tipo do seu evento.

A central de planejamento está disponível do plano Professional para cima e em todo evento que roda com uma assinatura de eventos. Nos outros planos você pode abri-la e percorrer todas as abas com dados de exemplo (aparece uma etiqueta “Prévia com dados de exemplo”), para ver o que ela faz antes de fazer upgrade.

Quem pode usar

O organizador do evento e cada colaborador do evento que aceitou o convite têm acesso completo à central de planejamento. Um casal planejando o casamento, um anfitrião e um coanfitrião, ou um time de empresa podem editar o mesmo orçamento, votar nas mesmas decisões e marcar as mesmas tarefas. Os colaboradores também recebem os e-mails de lembrete de pagamentos e tarefas.

Os convidados nunca veem a central de planejamento. Nada do que está nela fica ligado ao convite ou ao álbum de fotos.

Como abrir a central de planejamento

Entre em dashboard.fotify.app.
Confira se o evento certo está selecionado no seletor de eventos, no topo da página.
Clique em Planejamento na barra lateral esquerda (o ícone de carteira). A central de planejamento abre na aba Visão geral.
Troque de aba clicando em Visão geral, Orçamento, Fornecedores, Decisões, Documentos ou Checklist, abaixo do título da página. Um número vermelho em uma aba significa que algo precisa de atenção: pagamentos atrasados em Orçamento, decisões em aberto em Decisões, tarefas atrasadas em Checklist.

Tudo o que você edita na central de planejamento abre em um painel lateral à direita. Cada painel tem um botão Cancelar e um botão Salvar embaixo; feche sem salvar com Cancelar ou com o X do canto.

Passo 1: Configure a central de planejamento

Na primeira vez que você abre Planejamento em um evento, aparece o cartão Configure sua central de planejamento.

Em Modelo, clique em uma das quatro opções: Casamento, Festa / aniversário, Corporativo / congresso ou Outro evento. O modelo cria as categorias do orçamento, as etiquetas de “quem paga” e um checklist com datas. Você pode renomear ou remover qualquer coisa depois.
No menu Moeda, escolha a moeda do evento. Uma moeda por evento; os valores são guardados até os centavos. Você pode trocá-la depois nas configurações do orçamento (veja “Mude a moeda, os convidados estimados, a meta e os responsáveis pelo pagamento”, mais abaixo).
Em Convidados estimados, digite quantos convidados você espera. Esse número é usado para os custos por convidado até os seus RSVPs confirmarem o total.
Se quiser, digite uma Meta de orçamento. A visão geral mostra o quanto você está longe dela.
Deixe marcada a opção Adicionar o checklist do modelo, com datas relativas ao dia do evento para receber uma lista de tarefas datada de trás para frente a partir da data do seu evento.
Clique em Criar central de planejamento. A central abre na aba Visão geral.

Os modelos criam estas categorias de orçamento:

Modelo	Categorias
Casamento	Local do evento, Buffet e bebidas, Foto e vídeo, Música e entretenimento, Flores e decoração, Trajes e beleza, Convites e papelaria, Transporte, Aluguéis, Bolo e sobremesas, Alianças e presentes, Lembrancinhas, Cerimônia e celebrante, Imprevistos
Festa / aniversário	Local do evento, Comida e bebidas, Música e entretenimento, Decoração, Foto e vídeo, Bolo e sobremesas, Convites, Lembrancinhas e presentes, Aluguéis, Imprevistos
Corporativo / congresso	Local do evento, Buffet, Áudio, vídeo e produção, Palestrantes e atrações, Marketing e sinalização, Viagem e hospedagem, Foto e vídeo, Brindes e impressão, Equipe, Inscrições e tecnologia, Imprevistos
Outro evento	Local do evento, Comida e bebidas, Entretenimento, Decoração, Foto e vídeo, Outros, Imprevistos

Passo 2: Monte o orçamento

Clique na aba Orçamento. Cada categoria é um bloco que abre e fecha; clique no nome de uma categoria para expandir ou recolher suas linhas do orçamento.

Adicionar uma linha do orçamento

Expanda a categoria a que o custo pertence (por exemplo Local do evento).
Clique em + Adicionar linha do orçamento, no fim da categoria. O painel Adicionar linha do orçamento abre.
Digite um Nome (por exemplo “Aluguel da Villa Aurora”).
Confira o menu Categoria; troque se a linha pertencer a outra.
Digite o valor Estimado — o seu palpite antes de ter uma cotação.
Quando tiver uma cotação fechada, digite o Preço contratado. Assim que ele é preenchido, substitui a estimativa em todos os totais.
Marque É um custo por convidado para buffet, open bar, aluguéis ou qualquer coisa cobrada por pessoa. Os valores que você digitou passam a ser por convidado e são multiplicados automaticamente pelo seu número de convidados (veja abaixo).
Em Quem paga, escolha uma das suas etiquetas de responsável (por exemplo Pessoa 1, Pessoa 2, Compartilhado), ou deixe Não atribuído.
Em Fornecedor, escolha quem vai entregar, ou deixe Sem fornecedor.
Adicione Observações se quiser lembrar de algo sobre a cotação.
Clique em Salvar.

Editar ou excluir uma linha do orçamento

Para editar, clique no ícone de lápis à direita da linha, altere os campos e clique em Salvar.
Para excluir, clique no ícone de lixeira à direita da linha e confirme. Excluir uma linha também exclui os pagamentos dela.

Projetado, pago e a pagar

Cada linha mostra Estimado, Contratado e Pago; cada categoria e a Visão geral somam tudo em:

Projetado — o que a linha vai custar: o preço contratado, se houver, ou a estimativa, multiplicado pelo número de convidados nas linhas por convidado. Uma linha nunca projeta menos do que você já pagou.
Pago — a soma dos pagamentos que você marcou como pagos.
Ainda a pagar — projetado menos pago.

A aba Visão geral compara o total projetado com a sua meta de orçamento e divide tudo por categoria e por responsável.

Número de convidados nas linhas por convidado

O número de convidados usado nos custos por convidado é:

O número de convidados confirmados pelos seus RSVPs (grupos aceitos e com check-in), quando você já tiver algum.
Caso contrário, o número de Convidados estimados das suas configurações.

Conforme os RSVPs chegam, o total projetado se move sozinho. O cartão Número de convidados da Visão geral diz se ele está Confirmado pelos RSVPs ou Estimado (ainda sem RSVPs).

Adicionar, renomear ou excluir uma categoria

Para adicionar, clique em Adicionar categoria no topo direito da aba Orçamento, digite o Nome da categoria e clique em Salvar.
Para renomear, clique no ícone de lápis ao lado do nome da categoria, altere o nome e clique em Salvar.
Para excluir, clique no ícone de lixeira ao lado do nome da categoria e confirme. Uma categoria só pode ser excluída quando não tem linhas; mova ou exclua as linhas dela primeiro.

Mude a moeda, os convidados estimados, a meta e os responsáveis pelo pagamento

Na aba Orçamento, clique em Configurações no topo direito. O painel Configurações abre.
Para mudar a moeda, substitua o código de 3 letras em Moeda (por exemplo EUR, GBP, BRL). Os valores são apenas reetiquetados, não convertidos: uma linha de 1.000 continua sendo 1.000 na nova moeda.
Altere Convidados estimados ou a Meta de orçamento no mesmo painel.
Em Responsáveis pelo pagamento, edite um nome ali mesmo, clique no ícone de lixeira para remover um, ou clique em + Adicionar responsável para incluir outro (até 8). Os responsáveis pelo pagamento são as pessoas ou grupos que podem assumir um custo: o casal, as famílias, a empresa.
Clique em Salvar.

Passo 3: Programe os pagamentos e receba lembretes

Cada linha do orçamento tem o seu próprio cronograma de pagamentos.

Adicionar um pagamento

Na aba Orçamento, clique no link de pagamentos embaixo de uma linha (ele diz Sem pagamentos, 1 pagamento, 2 pagamentos...). Os pagamentos daquela linha se abrem logo abaixo.
Clique em + Adicionar pagamento. O painel Adicionar pagamento abre com o nome da linha no título.
Digite um Rótulo (Sinal, Segunda parcela, Saldo...).
Digite o Valor.
Escolha a Data de vencimento. É um dia de calendário no fuso horário do local do seu evento. Todo mundo que organiza recebe um e-mail uma semana e um dia antes.
Quem paga vem preenchido com o responsável da linha; troque se esta parcela for paga por outra pessoa.
Marque Já pago quando estiver registrando um pagamento feito no passado.
Clique em Salvar.

Marcar um pagamento como pago

Marque a caixa de seleção na frente do pagamento. O valor Pago da linha e a Visão geral são atualizados na hora. Desmarque para desfazer.

Editar ou excluir um pagamento

Clique no ícone de lápis à direita do pagamento para alterá-lo, ou no ícone de lixeira para excluí-lo (confirme na caixa de diálogo).

E-mails de lembrete

A Fotify envia um e-mail ao organizador e a cada colaborador que aceitou:

uma semana antes do vencimento de um pagamento em aberto, e
um dia antes do vencimento.

Cada pagamento é lembrado no máximo duas vezes. Marcar um pagamento como pago, ou mudar a data de vencimento dele, reinicia os lembretes. O e-mail lista cada pagamento e cada tarefa que vence, com um link de volta para a central de planejamento. O cartão Próximos pagamentos da Visão geral mostra a mesma lista; clique ali em Abrir orçamento para ir direto à aba Orçamento.

Passo 4: Mantenha seus fornecedores em um só lugar

Clique na aba Fornecedores. É o seu diretório de todo mundo com quem você trabalha.

Adicionar um fornecedor

Clique em Adicionar fornecedor no topo direito. O painel Adicionar fornecedor abre.
Digite o Nome do fornecedor (obrigatório) e uma Categoria (buffet, fotografia, flores...).
Escolha um Status:
- Consultado — você entrou em contato.
- Cotado — você já tem um preço.
- Reservado — o contrato está assinado.
- Pago — está tudo acertado.
Preencha a Pessoa de contato, o Telefone, o E-mail e o Site que você tiver.
Defina a Chegada no dia com a data e a hora em que o fornecedor é esperado no local, no horário local do evento. Isso é impresso no roteiro do dia.
Adicione Observações e clique em Salvar.

Editar, filtrar ou remover um fornecedor

Clique no ícone de lápis no cartão de um fornecedor para editá-lo e depois em Salvar.
Use o menu Filtrar por status no topo (Todos os status, Consultado, Cotado, Reservado, Pago) para reduzir a lista.
Clique no ícone de lixeira no cartão de um fornecedor e confirme para removê-lo. As linhas do orçamento e os documentos ligados a ele continuam ali; apenas perdem o vínculo.

Os fornecedores podem ser ligados a linhas do orçamento, opções de decisões e documentos, então de qualquer linha do orçamento você consegue ver quem vai entregar.

Roteiro em PDF

Clique em Roteiro em PDF no topo da aba Fornecedores para baixar um documento com o itinerário do seu convite e o horário de chegada e os contatos de cada fornecedor, pronto para compartilhar com o local e com os seus fornecedores. O botão fica desativado até você ter pelo menos um fornecedor.

Passo 5: Decidam juntos no quadro de decisões

Clique na aba Decisões. Ela é para as escolhas que vocês fazem em grupo: qual local, banda ou DJ, buffet ou serviço à francesa.

Criar uma decisão

Clique em Nova decisão no topo direito. O painel Nova decisão abre.
Digite a Pergunta (por exemplo “Qual local devemos reservar?”) e, se quiser, algum Contexto.
Preencha a Opção 1, a Opção 2 e assim por diante: cada opção tem um título, um Preço, Prós, Contras, um Link e um Fornecedor. Clique em Adicionar opção para incluir mais (até 10).
Clique em Salvar. A decisão aparece na lista como Em aberto.

Votar e conversar

Clique no cartão de uma decisão para abri-la.
Clique em Votar embaixo da opção que você prefere. Você pode votar em uma opção por decisão; clique em Remover voto para retirá-lo ou para votar em outra opção. O cartão mostra quantos votos cada opção tem e Você votou na sua.
Role até Conversa, no fim, escreva em Adicionar um comentário e clique em Publicar. O autor de um comentário e o organizador podem excluí-lo com o ícone de lixeira dele.
Clique em Adicionar opção dentro da decisão para incluir opções mais tarde, ou no ícone de lixeira ao lado de uma opção para removê-la.

Escolher a vencedora

Abra a decisão e clique em Escolher embaixo da opção vencedora. A confirmação Escolher “...” abre.
Em Adicionar ao orçamento como, escolha uma categoria do orçamento para criar uma linha contratada pelo preço da opção, ligada ao fornecedor dela. Ao mesmo tempo, o fornecedor é marcado como Reservado. Escolha Não adicionar linha ao orçamento se você só quiser registrar a escolha.
Clique em Confirmar escolha. A decisão vai para o grupo Decididas e mostra Escolhida: ....

Se mudar de ideia, abra a decisão e clique em Reabrir. A linha do orçamento que ela criou continua lá; exclua pela aba Orçamento se não precisar mais. Para excluir uma decisão inteira, abra-a e clique no ícone de lixeira no cabeçalho do painel.

Passo 6: Guarde contratos, cotações e inspiração

Clique na aba Documentos.

Enviar um documento

Arraste arquivos para a área Solte os arquivos aqui ou clique para enviar, ou clique nela para escolher arquivos, ou clique em Enviar no topo direito.
Arquivos aceitos: PDF, imagens, Word, Excel e texto, até 25 MB cada. Um aviso confirma Documentos enviados.
Cada evento tem um espaço de armazenamento para documentos de planejamento que depende do plano; a barra no topo da aba mostra quanto já foi usado.

Classificar um documento

Clique no ícone de lápis do documento. O painel Editar documento abre.
Altere o Nome do arquivo se quiser.
Escolha um Tipo: Contrato, Cotação, Nota fiscal, Inspiração ou Outro.
Ligue-o a um Fornecedor e a uma Linha do orçamento, para que o contrato assinado fique ao lado da linha a que pertence.
Clique em Salvar.

Baixar, filtrar ou excluir

Clique em Baixar em um documento para abrir um link de curta duração para o arquivo original. Os arquivos são privados para quem organiza.
Use o menu Filtrar por tipo no topo para mostrar só contratos, cotações, notas fiscais, inspiração ou outros arquivos.
Clique no ícone de lixeira e confirme para excluir um documento.

Os documentos são removidos junto com os demais arquivos do evento quando o período de acesso à galeria termina.

Passo 7: Trabalhe o checklist

Clique na aba Checklist. As tarefas são agrupadas em Atrasadas, Esta semana, Mais adiante e Sem data, com uma barra de progresso no topo que diz, por exemplo, 3 de 12 concluídas.

Concluir uma tarefa

Marque a caixa de seleção na frente da tarefa. As tarefas concluídas saem da lista; marque Mostrar concluídas no topo para vê-las em um grupo Concluídas, e desmarque uma tarefa para reabri-la.

Adicionar uma tarefa

Clique em Adicionar tarefa no topo direito. O painel Adicionar tarefa abre.
Digite o título da Tarefa.
Escolha uma Data de vencimento (opcional) e adicione Observações.
Em Atribuída a, escolha o organizador ou qualquer colaborador que aceitou, ou deixe Sem responsável.
Clique em Salvar.

Clique no ícone de lápis de uma tarefa para editá-la, ou no ícone de lixeira para excluí-la.

Adicionar tarefas do modelo

No menu no topo da aba Checklist, escolha um modelo: Casamento, Festa / aniversário, Corporativo / congresso ou Outro evento.
Clique em Adicionar tarefas do modelo. Só entram as tarefas que você ainda não tem, e um aviso informa quantas foram.

As tarefas do modelo são datadas de trás para frente a partir do dia do seu evento: o modelo de casamento, por exemplo, coloca “Reservar o local” 11 meses antes e “Confirmar os horários de chegada com todos os fornecedores” 3 dias antes.

Todo mundo que organiza recebe um e-mail no dia anterior ao vencimento de uma tarefa.

Exportações

No topo direito da aba Orçamento:

Clique em CSV para baixar todas as linhas do orçamento com categoria, fornecedor, responsável e os valores estimado, contratado, projetado, pago e a pagar.
Clique em CSV de pagamentos para baixar todos os pagamentos programados e pagos com a data de vencimento e o status de cada um.
Clique em PDF para baixar um resumo do orçamento agrupado por categoria, pronto para imprimir.

No topo da aba Fornecedores, clique em Roteiro em PDF para obter o roteiro do dia descrito acima.

Usar a central de planejamento por um assistente de IA

Se você conectou um assistente de IA como o Claude ou o ChatGPT à Fotify, ele pode fazer quase tudo o que está acima por você:

configurar a central de planejamento a partir de um modelo e mudar a moeda, os convidados estimados, a meta de orçamento e os responsáveis pelo pagamento;
ler a visão geral do orçamento e o orçamento completo;
adicionar, atualizar e excluir linhas do orçamento, e adicionar ou atualizar pagamentos (inclusive marcá-los como pagos);
listar, adicionar e atualizar fornecedores;
listar decisões, criar novas com as opções delas e escolher a vencedora (com ou sem linha do orçamento);
listar, adicionar e atualizar tarefas do checklist (inclusive concluí-las).

Peça, por exemplo, “adicione um sinal de R$ 2.000 com vencimento em 1 de outubro na linha do local”, “quais pagamentos vencem neste mês?” ou “mude o orçamento para euros”. Enviar documentos e votar nas decisões continuam sendo feitos no painel.

Perguntas Frequentes

P: Quais planos incluem a central de planejamento? R: Ela está incluída do plano Professional para cima e em todo evento criado com uma assinatura de eventos. Os outros planos podem abrir a central e percorrê-la com dados de exemplo, e o cartão de upgrade leva ao plano que a desbloqueia.

P: Meu par também pode editar o orçamento? R: Sim. Convide-o como colaborador do evento. Os colaboradores que aceitam têm o mesmo acesso que você na central de planejamento e recebem os e-mails de lembrete.

P: Posso mudar a moeda depois de configurar a central? R: Sim. Na aba Orçamento clique em Configurações, substitua o código de 3 letras em Moeda e clique em Salvar. Qualquer código de moeda ISO funciona (BRL, EUR, GBP, USD, ILS...). Os valores existentes mantêm os números e são apenas reetiquetados, então mude antes de lançar as suas cotações, se possível.

P: Por que meu total projetado mudou sozinho? R: As linhas por convidado são multiplicadas pelo seu número de convidados confirmado. Quando mais convidados aceitam o convite, o buffet e os outros custos por convidado sobem na mesma proporção. O cartão Número de convidados da Visão geral mostra se o número vem dos RSVPs ou dos seus convidados estimados.

P: Quando os e-mails de lembrete são enviados? R: Uma semana e um dia antes da data de vencimento de um pagamento em aberto, e no dia anterior ao vencimento de uma tarefa. Os lembretes vão para o organizador e para cada colaborador que aceitou, no idioma de cada um.

P: Os convidados veem alguma coisa disso? R: Não. A central de planejamento só é visível para quem organiza o evento.

P: O que acontece com os documentos quando o evento termina? R: Eles são removidos junto com as fotos do evento quando o período de acesso à galeria do seu plano termina. Baixe o que quiser guardar antes disso.

P: Dá para exportar o orçamento para uma planilha? R: Sim. Na aba Orçamento clique em CSV para todas as linhas ou em CSV de pagamentos para todos os pagamentos, além de PDF para um resumo pronto para imprimir.

P: Por que o botão Roteiro em PDF está desativado? R: Ele precisa de pelo menos um fornecedor. Adicione seu primeiro fornecedor na aba Fornecedores e o botão fica disponível.