Como gerir a sua lista de convidados

O separador Guests no seu painel de RSVP é onde adiciona, gere e acompanha todos os participantes do seu evento. Quer esteja a adicionar convidados um a um ou a importar centenas a partir de uma folha de cálculo, o Fotify facilita manter a sua lista de convidados organizada.

Aceder à lista de convidados

Vá ao painel do seu evento em dashboard.fotify.app
Selecione o seu evento e clique em "RSVP" na barra lateral
Clique no separador "Guests"

Se ainda não criou um convite de RSVP, consulte primeiro How to Create Your RSVP Invitation.

Verá a sua lista completa de convidados com os estados de resposta e botões de ação.

Compreender a lista de convidados

Filtros de estado

Filtre os seus convidados por estado de resposta através dos separadores no topo:

Filter	Description
All	Todos os convidados na sua lista
Accepted	Convidados que confirmaram que vão comparecer
Declined	Convidados que não conseguem comparecer
Not Answered	Convidados que ainda não responderam
Attended	Convidados que fizeram check-in no evento (quando a presença por QR está ativada)

Colunas de informação do convidado

A tabela apresenta informações essenciais para cada convidado:

Name - Nome completo do convidado
Email - Endereço de e-mail (se fornecido)
Cellphone - Número de telefone para SMS/WhatsApp
Guests - Número de pessoas no grupo (incluindo acompanhantes)
Confirmed - Quantas pessoas confirmaram que vão comparecer
Status - A resposta de RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Actions - Botões de ação rápida

Ordenação e pesquisa

Search - Utilize a barra de pesquisa para encontrar convidados por nome ou e-mail
Sort - Clique em qualquer cabeçalho de coluna para ordenar a lista (por exemplo, por nome, estado)

Adicionar convidados individualmente

Para adicionar um único convidado:

Clique no botão "Add Guest"
Preencha os dados do convidado:
- Name - Primeiro nome do convidado (obrigatório)
- Last Name - Apelido do convidado
- Email - Endereço de e-mail para convites digitais
- Cellphone - Número de telefone em formato internacional com + (ex.: +14155551234)
- Number of Guests - Quantas pessoas fazem parte do grupo (padrão: 1)
- SMS Language - Substitua o idioma predefinido para as mensagens SMS deste convidado
Clique em "Add Guest"

Formato do número de telefone

Para que as funcionalidades de SMS e WhatsApp funcionem, os números de telefone devem estar no formato internacional E.164:

Comece com + seguido do indicativo do país
Sem espaços, hífenes ou parênteses
Exemplos: +14155551234 (EUA), +34612345678 (Espanha), +4915112345678 (Alemanha)

Importar vários convidados (upload de CSV)

Para listas de convidados grandes, importe tudo de uma só vez através de um ficheiro CSV.

Como importar

Clique em "Upload Guest List"
Prepare o seu ficheiro CSV com o formato obrigatório (ver abaixo)
Arraste e largue o ficheiro ou clique para o selecionar
Clique em "Upload Guest List"

Formato do CSV

O seu ficheiro CSV deve incluir estas colunas:

Column	Required	Description
Name	Yes	Primeiro nome do convidado
LastName	No	Apelido do convidado (pode ficar vazio)
Email	No	Endereço de e-mail (pode ficar vazio)
Phone	No	Telefone em formato E.164 com + e indicativo do país
Guests	No	Número de convidados no grupo (padrão: 1)
SmsLocale	No	Código de idioma para SMS (en, es, fr, de, it, pt, etc.)

Exemplo de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

Dicas para a importação de CSV

Clique em "Download Example" para obter um ficheiro modelo
E-mail e telefone são opcionais — deixe em branco se não estiverem disponíveis
Idiomas de SMS suportados: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
Se o SmsLocale estiver vazio, o convidado recebe SMS no idioma predefinido do seu evento

Botões de ação do convidado

Cada linha de convidado tem botões de ação para uma gestão rápida:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Alterar os dados do convidado (nome, e-mail, telefone, convidados, estado)
Eye	View	Ver todas as informações do convidado sem fazer alterações
Copy	Copy Message	Copiar convite personalizado com o nome do convidado e o respetivo link único de RSVP
Envelope	Email	Abrir o cliente de e-mail com o convite pré-preenchido (se o e-mail tiver sido fornecido)
WhatsApp	WhatsApp	Abrir o WhatsApp Web com a mensagem pré-preenchida (se o telefone tiver sido fornecido)
Trash	Delete	Remover o convidado da lista (requer confirmação)

Vista móvel

Em dispositivos móveis, os botões de ação estão acessíveis através de um menu (três pontos) no canto inferior direito de cada cartão de convidado.

Enviar convites aos convidados

Depois de adicionar convidados, precisa de lhes enviar os respetivos links personalizados de RSVP.

Opção 1: Copiar e colar

Clique no ícone Copy de um convidado
A mensagem personalizada (com o nome e o link único) é copiada
Cole no e-mail, SMS ou aplicação de mensagens à sua escolha

Opção 2: WhatsApp direto

Clique no ícone WhatsApp (apenas visível para convidados com número de telefone)
O WhatsApp Web abre com uma mensagem de convite pré-preenchida
Envie a mensagem diretamente

Acompanhamento do WhatsApp

Os convidados a quem enviou mensagem pelo WhatsApp terão um fundo verde discreto
Isto ajuda a acompanhar quem recebeu o convite
Utilize "Reset All Sent" para limpar este histórico de acompanhamento e recomeçar

Exportar a sua lista de convidados

Transfira a sua lista completa de convidados como um ficheiro CSV:

Clique em "Download CSV" no canto superior direito
O ficheiro inclui todas as informações dos convidados e as respetivas respostas
Abra no Excel, Google Sheets ou em qualquer aplicação de folha de cálculo

Isto é útil para:

Criar mapas de lugares
Partilhar a lista com fornecedores (catering, espaço)
Fazer backup dos dados dos convidados
Analisar taxas de resposta

Gerir respostas dos convidados

Editar uma resposta

Se um convidado o contactar para alterar o RSVP:

Clique no ícone Edit (lápis) desse convidado
Atualize o estado (Accepted, Declined)
Ajuste o número de convidados confirmados, se necessário
Guarde as alterações

Ver detalhes da resposta

Clique no ícone View (olho) para ver:

Informações completas do convidado
A resposta de RSVP
Quaisquer comentários enviados
Respostas a campos personalizados

Eliminar convidados

Para remover um convidado:

Clique no ícone Delete (caixote do lixo)
Confirme a eliminação

Para eliminar vários convidados:

Selecione os convidados através das caixas de verificação
Clique em "Delete all (X)" para remover os convidados selecionados

Dicas para gerir a lista de convidados

Antes do seu evento

Adicione todos os convidados antes de enviar os convites
Verifique novamente se os números de telefone estão em formato internacional
Utilize a importação por CSV para listas grandes para poupar tempo
Defina o idioma de SMS adequado para convidados internacionais

Acompanhar respostas

Verifique regularmente o filtro Not Answered para fazer follow-up
Utilize o acompanhamento do WhatsApp para ver quem recebeu convites
Exporte a lista periodicamente para acompanhar o progresso

Follow-up

Para convidados que ainda não responderam, utilize os botões Copy ou WhatsApp para enviar lembretes
Considere utilizar a SMS feature para lembretes em massa

Perguntas Frequentes

P: Existe um limite para quantos convidados posso adicionar? R: Os limites de convidados dependem do seu plano Fotify. Consulte os detalhes do seu plano para ver os limites específicos.

P: Posso adicionar convidados depois de enviar os convites? R: Sim! Você pode adicionar novos convidados a qualquer momento. Apenas lembre-se de enviar a eles o link do convite.

P: O que acontece se eu excluir um convidado que já respondeu? R: A resposta dele é removida permanentemente. Se ele tentar usar o link antigo de RSVP, ele não funcionará mais.

P: Posso alterar manualmente o status de RSVP de um convidado? R: Sim, use o botão Editar para atualizar manualmente o status de qualquer convidado, por exemplo, quando ele liga para confirmar em vez de usar o formulário online.

P: Por que não consigo ver o botão do WhatsApp para alguns convidados? R: O botão do WhatsApp só aparece para convidados que têm um número de telefone salvo. Adicione o número de telefone deles para habilitar esse recurso.

P: Qual é a diferença entre as colunas "Convidados" e "Confirmados"? R: "Convidados" é quantas pessoas você convidou naquele grupo. "Confirmados" é quantas pessoas o convidado informou que realmente irão comparecer quando respondeu.

P: Posso importar convidados do Google Contacts ou de outro aplicativo? R: Exporte seus contatos como um arquivo CSV no seu aplicativo de contatos e, em seguida, formate-o para corresponder aos requisitos de CSV do Fotify e importe-o.

P: Como sei para quais convidados eu já enviei convites? R: Convidados contatados via WhatsApp aparecem com um fundo verde. Para outros métodos, considere usar o Idioma do SMS ou um sistema de notas para acompanhar.

P: Os convidados podem confirmar presença (RSVP) sem serem adicionados à lista primeiro? R: Para convites personalizados, os convidados precisam ser adicionados à sua lista primeiro para receberem o link exclusivo de RSVP. No entanto, se você habilitar o recurso Formulário de Cadastro, os convidados podem se cadastrar usando um link público — e serão adicionados automaticamente à sua lista de convidados quando concluírem o formulário.

P: O que acontece se eu enviar um CSV com convidados duplicados? R: O sistema notificará você sobre os duplicados. Você pode optar por ignorá-los ou atualizar os registros existentes.