So nutzen Sie den Planungs-Hub: gemeinsames Budget, Dienstleister, Entscheidungen, Dokumente und Checkliste

Im Planungs-Hub planen die Organisierenden eines Events gemeinsam. Er liegt direkt neben Gästeliste, Einladung und Fotogalerie, deshalb sind seine Zahlen immer aktuell: Kosten pro Gast folgen Ihren bestätigten Zusagen, und alle, die das Event mitorganisieren, sehen dasselbe Budget, dieselben Dienstleister und dieselbe Aufgabenliste.

Er hat sechs Tabs, die als Reihe von Schaltflächen unter dem Seitentitel erscheinen:

Übersicht — das Budget auf einen Blick: voraussichtliche Summe, bezahlt, noch zu zahlen, nächste fällige Zahlungen, wer was zahlt und der Fortschritt der Checkliste.
Budget — Kategorien, Budgetposten, vereinbarte Preise und ein Zahlungsplan mit Fälligkeiten.
Dienstleister — alle, mit denen Sie zusammenarbeiten, ihr Status und ihre Ankunftszeit am Eventtag.
Entscheidungen — Fragen mit Optionen, über die die Organisierenden abstimmen und diskutieren und die danach zu Budgetposten werden.
Dokumente — Verträge, Angebote, Rechnungen und Inspiration, verknüpft mit Dienstleistern und Budgetposten.
Checkliste — terminierte Aufgaben mit Zuständigen, angelegt aus einer Vorlage für Ihren Eventtyp.

Der Planungs-Hub ist ab dem Paket Professional aufwärts verfügbar sowie bei jedem Event, das unter einem Event-Abonnement läuft. In den übrigen Paketen können Sie ihn öffnen und jeden Tab mit Beispieldaten durchsehen (es erscheint das Abzeichen „Vorschau mit Beispieldaten“), sodass Sie vor einem Upgrade sehen, was er kann.

Wer ihn nutzen kann

Die organisierende Person des Events und jeder bestätigte Event-Mitarbeiter erhalten vollen Zugriff auf den Planungs-Hub. Ein Paar, das gemeinsam eine Hochzeit plant, Gastgeber und Mitveranstalter oder ein Firmenteam können alle dasselbe Budget bearbeiten, über dieselben Entscheidungen abstimmen und dieselbe Checkliste abhaken. Mitarbeiter erhalten außerdem die Erinnerungs-E-Mails zu Zahlungen und Aufgaben.

Gäste sehen den Planungs-Hub nie. Nichts darin ist mit der Einladung oder dem Fotoalbum verknüpft.

So öffnen Sie den Planungs-Hub

Melden Sie sich bei dashboard.fotify.app an.
Achten Sie darauf, dass oben auf der Seite im Event-Umschalter das richtige Event ausgewählt ist.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Planung (das Geldbörsen-Symbol). Der Planungs-Hub öffnet sich im Tab Übersicht.
Wechseln Sie die Tabs, indem Sie unter dem Seitentitel auf Übersicht, Budget, Dienstleister, Entscheidungen, Dokumente oder Checkliste klicken. Eine rote Zahl auf einem Tab bedeutet, dass etwas Aufmerksamkeit braucht: überfällige Zahlungen unter Budget, offene Entscheidungen unter Entscheidungen, überfällige Aufgaben unter Checkliste.

Alles, was Sie im Planungs-Hub bearbeiten, öffnet sich in einem Seitenpanel rechts. Jedes Panel hat unten die Schaltflächen Abbrechen und Speichern; schließen Sie es ohne zu speichern über Abbrechen oder das X in der Ecke.

Schritt 1: Den Planungs-Hub einrichten

Wenn Sie Planung für ein Event zum ersten Mal öffnen, sehen Sie die Karte Richten Sie Ihren Planungs-Hub ein.

Klicken Sie unter Vorlage auf eine der vier Optionen: Hochzeit, Party / Geburtstag, Firmenevent / Konferenz oder Sonstiges Event. Die Vorlage legt Ihre Budgetkategorien, die Zahler-Bezeichnungen und eine terminierte Checkliste an. Sie können später alles umbenennen oder entfernen.
Wählen Sie im Dropdown Währung die Währung des Events. Eine Währung pro Event; Beträge werden auf den Cent genau gespeichert. Sie können sie später in den Budgeteinstellungen ändern (siehe „Währung, erwartete Gäste, Ziel und Zahler ändern“ weiter unten).
Geben Sie unter Erwartete Gäste ein, wie viele Gäste Sie erwarten. Diese Zahl wird für Kosten pro Gast verwendet, bis Ihre Zusagen eine Gästezahl bestätigen.
Tragen Sie optional ein Budgetziel ein. Die Übersicht zeigt Ihnen, wie weit Sie davon entfernt sind.
Lassen Sie Checkliste aus der Vorlage hinzufügen, terminiert relativ zum Eventtag aktiviert, um eine Aufgabenliste zu erhalten, die rückwärts von Ihrem Eventdatum datiert ist.
Klicken Sie auf Planungs-Hub erstellen. Der Hub öffnet sich im Tab Übersicht.

Die Vorlagen legen diese Budgetkategorien an:

Vorlage	Kategorien
Hochzeit	Location, Catering & Getränke, Foto & Video, Musik & Unterhaltung, Blumen & Deko, Outfit & Beauty, Einladungen & Papeterie, Transport, Mietequipment, Torte & Desserts, Ringe & Geschenke, Gastgeschenke, Zeremonie & Trauredner, Puffer
Party / Geburtstag	Location, Essen & Getränke, Musik & Unterhaltung, Deko, Foto & Video, Torte & Desserts, Einladungen, Gastgeschenke, Mietequipment, Puffer
Firmenevent / Konferenz	Location, Catering, Technik & Produktion, Speaker & Talent, Marketing & Beschilderung, Reise & Unterkunft, Foto & Video, Werbemittel & Druck, Personal, Registrierung & Technik, Puffer
Sonstiges Event	Location, Essen & Getränke, Unterhaltung, Deko, Foto & Video, Sonstiges, Puffer

Schritt 2: Das Budget aufbauen

Klicken Sie auf den Tab Budget. Jede Kategorie ist ein aufklappbarer Block; klicken Sie auf den Namen einer Kategorie, um ihre Budgetposten ein- oder auszuklappen.

Einen Budgetposten anlegen

Klappen Sie die Kategorie auf, zu der die Kosten gehören (zum Beispiel Location).
Klicken Sie unten in der Kategorie auf + Budgetposten hinzufügen. Das Panel Budgetposten hinzufügen öffnet sich.
Geben Sie einen Name ein (zum Beispiel „Miete Villa Aurora“).
Prüfen Sie das Dropdown Kategorie; ändern Sie es, falls der Posten woanders hingehört.
Tragen Sie den Betrag unter Geschätzt ein — Ihre Schätzung, solange Sie kein Angebot haben.
Sobald Sie ein unterschriebenes Angebot haben, tragen Sie den Vereinbarter Preis ein. Ist er ausgefüllt, ersetzt er die Schätzung in allen Summen.
Setzen Sie das Häkchen bei Das sind Kosten pro Gast für Catering, offene Bar, Mietequipment oder alles, was pro Kopf berechnet wird. Die eingetragenen Beträge gelten dann pro Gast und werden automatisch mit Ihrer Gästezahl multipliziert (siehe unten).
Wählen Sie unter Wer zahlt eine Ihrer Zahler-Bezeichnungen (zum Beispiel Partner 1, Partner 2, Gemeinsam) oder lassen Sie Nicht zugewiesen stehen.
Wählen Sie unter Dienstleister den Dienstleister aus, der die Leistung erbringt, oder lassen Sie Kein Dienstleister stehen.
Ergänzen Sie Notizen, wenn Sie sich etwas zum Angebot merken möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Einen Budgetposten bearbeiten oder löschen

Zum Bearbeiten klicken Sie rechts am Posten auf das Stift-Symbol, ändern die Felder und klicken auf Speichern.
Zum Löschen klicken Sie rechts am Posten auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen. Mit dem Posten werden auch seine Zahlungen gelöscht.

Voraussichtlich, bezahlt und offen

Jeder Posten zeigt Geschätzt, Vereinbart und Bezahlt; jede Kategorie und die Übersicht summieren sie zu:

Voraussichtlich — was der Posten kosten wird: der vereinbarte Preis, falls vorhanden, sonst die Schätzung, bei Posten pro Gast multipliziert mit der Gästezahl. Ein Posten wird nie niedriger angesetzt als das, was Sie bereits bezahlt haben.
Bezahlt — die Summe der Zahlungen, die Sie als bezahlt markiert haben.
Offen — voraussichtlich minus bezahlt.

Der Tab Übersicht vergleicht die voraussichtliche Summe mit Ihrem Budgetziel und teilt sie nach Kategorie und nach Zahler auf.

Gästezahl für Posten pro Gast

Für Kosten pro Gast wird diese Gästezahl verwendet:

Die Zahl der durch Ihre Zusagen bestätigten Gäste (zugesagte und eingecheckte Gruppen), sobald es welche gibt.
Andernfalls die Zahl unter Erwartete Gäste aus Ihren Einstellungen.

Während die Zusagen eintreffen, bewegt sich die voraussichtliche Summe von selbst. Die Karte Gästezahl in der Übersicht zeigt, ob die Zahl Durch Zusagen bestätigt oder Erwartet (noch keine Zusagen) ist.

Eine Kategorie hinzufügen, umbenennen oder löschen

Zum Hinzufügen klicken Sie oben rechts im Tab Budget auf Kategorie hinzufügen, geben den Kategoriename ein und klicken auf Speichern.
Zum Umbenennen klicken Sie neben dem Kategorienamen auf das Stift-Symbol, ändern den Namen und klicken auf Speichern.
Zum Löschen klicken Sie neben dem Kategorienamen auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen. Eine Kategorie lässt sich erst löschen, wenn sie keine Posten mehr enthält; verschieben oder löschen Sie zuerst ihre Posten.

Währung, erwartete Gäste, Ziel und Zahler ändern

Klicken Sie im Tab Budget oben rechts auf Einstellungen. Das Panel Einstellungen öffnet sich.
Um die Währung zu ändern, ersetzen Sie den 3-stelligen Code unter Währung (zum Beispiel EUR, CHF, USD). Beträge werden neu beschriftet, nicht umgerechnet: Aus einem Posten über 1.000 werden 1.000 in der neuen Währung.
Ändern Sie im selben Panel Erwartete Gäste oder das Budgetziel.
Bearbeiten Sie unter Zahler einen Namen direkt, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um einen zu entfernen, oder auf + Zahler hinzufügen, um einen anzulegen (bis zu 8). Zahler sind die Personen oder Gruppen, die Kosten übernehmen können: Partner, Familien, das Unternehmen.
Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 3: Zahlungen planen und Erinnerungen erhalten

Jeder Budgetposten hat seinen eigenen Zahlungsplan.

Eine Zahlung anlegen

Klicken Sie im Tab Budget unter einem Posten auf den Link zu den Zahlungen (er lautet Keine Zahlungen, 1 Zahlung, 2 Zahlungen...). Die Zahlungen dieses Postens klappen darunter auf.
Klicken Sie auf + Zahlung hinzufügen. Das Panel Zahlung hinzufügen öffnet sich mit dem Namen des Postens im Titel.
Geben Sie eine Bezeichnung ein (Anzahlung, Zweite Rate, Restbetrag...).
Tragen Sie den Betrag ein.
Wählen Sie das Fälligkeitsdatum. Es ist ein Kalendertag in der Zeitzone Ihrer Location. Alle Planenden erhalten eine Woche und einen Tag vorher eine E-Mail.
Wer zahlt übernimmt standardmäßig den Zahler des Postens; ändern Sie es, wenn jemand anderes diese Rate zahlt.
Setzen Sie das Häkchen bei Bereits bezahlt, wenn Sie eine bereits geleistete Zahlung erfassen.
Klicken Sie auf Speichern.

Eine Zahlung als bezahlt markieren

Setzen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen vor der Zahlung. Der Betrag Bezahlt des Postens und die Übersicht aktualisieren sich sofort. Entfernen Sie das Häkchen, um es rückgängig zu machen.

Eine Zahlung bearbeiten oder löschen

Klicken Sie rechts an der Zahlung auf das Stift-Symbol, um sie zu ändern, oder auf das Papierkorb-Symbol, um sie zu löschen (Dialog bestätigen).

Erinnerungs-E-Mails

Fotify schreibt der organisierenden Person und jedem bestätigten Mitarbeiter:

eine Woche vorher, bevor eine unbezahlte Zahlung fällig wird, und
einen Tag vorher, bevor sie fällig wird.

Jede Zahlung wird höchstens zweimal erinnert. Wenn Sie eine Zahlung als bezahlt markieren oder ihr Fälligkeitsdatum ändern, werden die Erinnerungen zurückgesetzt. Die E-Mail listet jede fällige Zahlung und Aufgabe mit einem Link zurück in den Planungs-Hub auf. Die Karte Nächste Zahlungen in der Übersicht zeigt dieselbe Liste; klicken Sie dort auf Budget öffnen, um zum Tab Budget zu springen.

Schritt 4: Alle Dienstleister an einem Ort

Klicken Sie auf den Tab Dienstleister. Er ist Ihr Verzeichnis aller Beteiligten, mit denen Sie arbeiten.

Einen Dienstleister anlegen

Klicken Sie oben rechts auf Dienstleister hinzufügen. Das Panel Dienstleister hinzufügen öffnet sich.
Geben Sie den Name des Dienstleisters (Pflichtfeld) und eine Kategorie ein (Catering, Fotografie, Blumen...).
Wählen Sie einen Status:
- Angefragt — Sie haben Kontakt aufgenommen.
- Angebot erhalten — Sie haben einen Preis.
- Gebucht — der Vertrag ist unterschrieben.
- Bezahlt — alles ist beglichen.
Tragen Sie Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Website ein, soweit vorhanden.
Setzen Sie Ankunft am Eventtag auf Datum und Uhrzeit, zu der der Dienstleister vor Ort erwartet wird, in der Ortszeit der Location. Diese Angabe erscheint im Ablaufplan.
Ergänzen Sie Notizen und klicken Sie auf Speichern.

Einen Dienstleister bearbeiten, filtern oder entfernen

Klicken Sie auf einer Dienstleister-Karte auf das Stift-Symbol, um sie zu bearbeiten, und dann auf Speichern.
Nutzen Sie oben das Dropdown Nach Status filtern (Alle Status, Angefragt, Angebot erhalten, Gebucht, Bezahlt), um die Liste einzugrenzen.
Klicken Sie auf einer Dienstleister-Karte auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie, um sie zu entfernen. Verknüpfte Budgetposten und Dokumente bleiben erhalten; sie verlieren lediglich die Verknüpfung.

Dienstleister lassen sich mit Budgetposten, Entscheidungsoptionen und Dokumenten verknüpfen, sodass Sie von jedem Budgetposten aus sehen, wer die Leistung erbringt.

Ablaufplan als PDF

Klicken Sie oben im Tab Dienstleister auf Ablaufplan als PDF, um ein Dokument mit dem Zeitplan Ihrer Einladung sowie Ankunftszeit und Kontaktdaten jedes Dienstleisters herunterzuladen — bereit zum Teilen mit der Location und Ihren Dienstleistern. Die Schaltfläche ist deaktiviert, solange Sie noch keinen Dienstleister angelegt haben.

Schritt 5: Gemeinsam auf dem Entscheidungsboard entscheiden

Klicken Sie auf den Tab Entscheidungen. Er ist für die Entscheidungen da, die Sie als Gruppe treffen: welche Location, Band oder DJ, Buffet oder Menü.

Eine Entscheidung anlegen

Klicken Sie oben rechts auf Neue Entscheidung. Das Panel Neue Entscheidung öffnet sich.
Geben Sie die Frage ein (zum Beispiel „Welche Location sollen wir buchen?“) und optional etwas Kontext.
Füllen Sie Option 1, Option 2 und so weiter aus: Jede Option hat einen Titel, einen Preis, Pro, Contra, einen Link und einen Dienstleister. Klicken Sie auf Option hinzufügen für weitere (bis zu 10).
Klicken Sie auf Speichern. Die Entscheidung erscheint in der Liste als Offen.

Abstimmen und diskutieren

Klicken Sie auf eine Entscheidungskarte, um sie zu öffnen.
Klicken Sie unter der Option, die Sie bevorzugen, auf Abstimmen. Sie können pro Entscheidung für eine Option stimmen; klicken Sie auf Stimme zurückziehen, um sie zurückzunehmen oder für eine andere Option zu stimmen. Die Karte zeigt, wie viele Stimmen jede Option hat, und bei Ihrer steht Sie haben abgestimmt.
Scrollen Sie nach unten zu Diskussion, schreiben Sie unter Kommentar hinzufügen und klicken Sie auf Senden. Der Verfasser eines Kommentars und die organisierende Person können ihn über sein Papierkorb-Symbol löschen.
Klicken Sie innerhalb der Entscheidung auf Option hinzufügen, um später Optionen zu ergänzen, oder neben einer Option auf das Papierkorb-Symbol, um sie zu entfernen.

Die Gewinneroption auswählen

Öffnen Sie die Entscheidung und klicken Sie unter der Gewinneroption auf Auswählen. Die Bestätigung „...“ auswählen öffnet sich.
Wählen Sie unter Zum Budget hinzufügen als eine Budgetkategorie, um einen vereinbarten Budgetposten zum Preis der Option anzulegen, verknüpft mit ihrem Dienstleister. Der Dienstleister wird gleichzeitig als Gebucht markiert. Wählen Sie Keinen Budgetposten anlegen, wenn Sie nur die Auswahl festhalten möchten.
Klicken Sie auf Auswahl bestätigen. Die Entscheidung wandert in die Gruppe Entschieden und zeigt Gewählt: ....

Wenn Sie es sich anders überlegen, öffnen Sie die Entscheidung und klicken auf Wieder öffnen. Der erstellte Budgetposten bleibt bestehen; löschen Sie ihn im Tab Budget, falls Sie ihn nicht mehr brauchen. Um eine Entscheidung ganz zu löschen, öffnen Sie sie und klicken im Panel-Kopf auf das Papierkorb-Symbol.

Schritt 6: Verträge, Angebote und Inspiration ablegen

Klicken Sie auf den Tab Dokumente.

Ein Dokument hochladen

Ziehen Sie Dateien auf den Bereich Dateien hierher ziehen oder zum Hochladen klicken, klicken Sie darauf, um Dateien auszuwählen, oder klicken Sie oben rechts auf Hochladen.
Zulässige Dateien: PDF, Bilder, Word, Excel und Text, jeweils bis 25 MB. Eine Meldung bestätigt Dokumente hochgeladen.
Jedes Event hat je nach Paket ein Speicherkontingent für Planungsdokumente; der Balken oben im Tab zeigt, wie viel davon belegt ist.

Ein Dokument zuordnen

Klicken Sie am Dokument auf das Stift-Symbol. Das Panel Dokument bearbeiten öffnet sich.
Ändern Sie bei Bedarf den Dateiname.
Wählen Sie einen Typ: Vertrag, Angebot, Rechnung, Inspiration oder Sonstiges.
Verknüpfen Sie es mit einem Dienstleister und einem Budgetposten, damit der unterschriebene Vertrag direkt am zugehörigen Posten liegt.
Klicken Sie auf Speichern.

Herunterladen, filtern oder löschen

Klicken Sie an einem Dokument auf Herunterladen, um einen kurzlebigen Link zur Originaldatei zu öffnen. Die Dateien sind privat und nur für die Organisierenden sichtbar.
Nutzen Sie oben das Dropdown Nach Typ filtern, um nur Verträge, Angebote, Rechnungen, Inspiration oder sonstige Dateien anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie, um ein Dokument zu löschen.

Dokumente werden zusammen mit den übrigen Dateien des Events gelöscht, sobald der Galeriezugriff endet.

Schritt 7: Die Checkliste abarbeiten

Klicken Sie auf den Tab Checkliste. Die Aufgaben sind in Überfällig, Diese Woche, Später und Ohne Datum gruppiert, mit einem Fortschrittsbalken oben, der zum Beispiel 3 von 12 erledigt anzeigt.

Eine Aufgabe erledigen

Setzen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen vor der Aufgabe. Erledigte Aufgaben verschwinden aus der Liste; aktivieren Sie oben Erledigte anzeigen, um sie in der Gruppe Erledigt zu sehen, und entfernen Sie das Häkchen, um eine Aufgabe wieder zu öffnen.

Eine Aufgabe anlegen

Klicken Sie oben rechts auf Aufgabe hinzufügen. Das Panel Aufgabe hinzufügen öffnet sich.
Geben Sie den Titel unter Aufgabe ein.
Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum (optional) und ergänzen Sie Notizen.
Wählen Sie unter Zugewiesen an die organisierende Person oder einen bestätigten Mitarbeiter aus, oder lassen Sie Nicht zugewiesen stehen.
Klicken Sie auf Speichern.

Klicken Sie an einer Aufgabe auf das Stift-Symbol, um sie zu bearbeiten, oder auf das Papierkorb-Symbol, um sie zu löschen.

Vorlagenaufgaben hinzufügen

Wählen Sie im Dropdown oben im Tab Checkliste eine Vorlage: Hochzeit, Party / Geburtstag, Firmenevent / Konferenz oder Sonstiges Event.
Klicken Sie auf Vorlagenaufgaben hinzufügen. Es werden nur Aufgaben ergänzt, die Sie noch nicht haben, und eine Meldung nennt Ihnen die Anzahl.

Vorlagenaufgaben sind rückwärts von Ihrem Eventtag datiert: Die Hochzeitsvorlage setzt zum Beispiel „Location buchen“ 11 Monate vorher und „Ankunftszeiten mit allen Dienstleistern bestätigen“ 3 Tage vorher an.

Alle Planenden erhalten am Tag vor der Fälligkeit einer Aufgabe eine E-Mail.

Exporte

Oben rechts im Tab Budget:

Klicken Sie auf CSV, um alle Budgetposten mit Kategorie, Dienstleister, Zahler sowie geschätzten, vereinbarten, voraussichtlichen, bezahlten und offenen Beträgen herunterzuladen.
Klicken Sie auf Zahlungs-CSV, um alle geplanten und geleisteten Zahlungen mit Fälligkeitsdatum und Status herunterzuladen.
Klicken Sie auf PDF, um eine druckfertige, nach Kategorien gruppierte Budgetübersicht herunterzuladen.

Oben im Tab Dienstleister klicken Sie auf Ablaufplan als PDF für den oben beschriebenen Ablaufplan zum Eventtag.

Den Planungs-Hub über einen KI-Assistenten nutzen

Wenn Sie einen KI-Assistenten verbunden haben wie Claude oder ChatGPT, kann er das meiste davon für Sie erledigen:

den Planungs-Hub aus einer Vorlage einrichten und Währung, erwartete Gäste, Budgetziel und Zahler ändern;
die Budgetübersicht und das vollständige Budget lesen;
Budgetposten anlegen, ändern und löschen sowie Zahlungen anlegen oder ändern (auch als bezahlt markieren);
Dienstleister auflisten, anlegen und ändern;
Entscheidungen auflisten, neue mit ihren Optionen anlegen und die Gewinneroption auswählen (mit oder ohne Budgetposten);
Aufgaben der Checkliste auflisten, anlegen und ändern (auch erledigen).

Bitten Sie ihn zum Beispiel: „Lege eine Anzahlung von 2.000 € zum 1. Oktober beim Location-Posten an“, „Welche Zahlungen sind diesen Monat fällig?“ oder „Stelle das Budget auf Euro um“. Dokumente hochladen und über Entscheidungen abstimmen erfolgt im Dashboard.

Häufig gestellte Fragen

F: In welchen Paketen ist der Planungs-Hub enthalten? A: Er ist ab dem Paket Professional aufwärts enthalten sowie bei jedem Event, das unter einem Event-Abonnement erstellt wird. In den übrigen Paketen können Sie den Hub öffnen und mit Beispieldaten durchsehen, und die Upgrade-Karte verlinkt auf das Paket, das ihn freischaltet.

F: Kann mein Partner das Budget auch bearbeiten? A: Ja. Laden Sie ihn als Event-Mitarbeiter ein. Bestätigte Mitarbeiter haben im Planungs-Hub denselben Zugriff wie Sie und erhalten die Erinnerungs-E-Mails.

F: Kann ich die Währung nach dem Einrichten des Hubs ändern? A: Ja. Klicken Sie im Tab Budget auf Einstellungen, ersetzen Sie den 3-stelligen Code unter Währung und klicken Sie auf Speichern. Jeder ISO-Währungscode funktioniert (EUR, CHF, GBP, USD, ILS...). Bestehende Beträge behalten ihre Zahlen und werden nur neu beschriftet — ändern Sie die Währung also möglichst, bevor Sie Ihre Angebote eintragen.

F: Warum hat sich meine voraussichtliche Summe von selbst geändert? A: Posten pro Gast werden mit Ihrer bestätigten Gästezahl multipliziert. Wenn mehr Gäste die Einladung annehmen, steigen Catering und andere Kosten pro Gast entsprechend. Die Karte Gästezahl in der Übersicht zeigt, ob die Zahl aus den Zusagen oder aus Ihren erwarteten Gästen stammt.

F: Wann werden Erinnerungs-E-Mails verschickt? A: Eine Woche und einen Tag vor der Fälligkeit einer unbezahlten Zahlung sowie am Tag vor der Fälligkeit einer Aufgabe. Erinnerungen gehen an die organisierende Person und an jeden bestätigten Mitarbeiter, jeweils in dessen Sprache.

F: Sehen Gäste irgendetwas davon? A: Nein. Der Planungs-Hub ist nur für die Organisierenden des Events sichtbar.

F: Was passiert mit den Dokumenten, wenn das Event vorbei ist? A: Sie werden zusammen mit den Fotos des Events entfernt, sobald der Galeriezugriff Ihres Pakets endet. Laden Sie vorher alles herunter, was Sie behalten möchten.

F: Kann ich das Budget in eine Tabelle exportieren? A: Ja. Klicken Sie im Tab Budget auf CSV für alle Posten oder auf Zahlungs-CSV für alle Zahlungen, dazu auf PDF für eine druckfertige Übersicht.

F: Warum ist die Schaltfläche „Ablaufplan als PDF“ deaktiviert? A: Sie braucht mindestens einen Dienstleister. Legen Sie im Tab Dienstleister Ihren ersten Dienstleister an, dann wird die Schaltfläche verfügbar.