Event-Planungs-App

Planen Sie das Event gemeinsam – vom ersten Angebot bis zur letzten Zahlung

Ein gemeinsamer Planungs-Hub für alle, die ein Event organisieren: ein Budget mit „wer zahlt was“, E-Mail-Erinnerungen vor jeder Anzahlung, Dienstleister und Verträge an einem Ort, ein Entscheidungsboard für die großen Fragen und eine terminierte Checkliste. Er liegt direkt neben Ihrer Einladung, Ihren Zusagen und Ihrer Fotogalerie – so bleiben die Zahlen immer aktuell.

  • Kosten pro Gast folgen Ihren bestätigten Zusagen
  • Erinnerungen eine Woche und einen Tag vor jeder Fälligkeit
  • Alle Planenden sehen und bearbeiten denselben Plan
Planungs-Hub öffnenSo funktioniert es

In den höheren Event-Paketen und in jedem Event-Abonnement enthalten. Mit Beispieldaten in jedem Paket ansehen.

A couple leaning over printed vendor quotes and a laptop, planning their event budget together
Die Übersicht des Planungs-Hubs mit voraussichtlicher Summe, bezahlt, noch offen, nächsten Zahlungen und wer was zahlt

Das erhalten Sie

Alles, was die Organisierenden brauchen, in einem Hub

Sechs Tabs, die dieselben Zahlen, dieselben Dienstleister und dieselbe Aufgabenliste teilen.

Ein gemeinsames Budget, das die Wahrheit sagt

Kategorien aus einer Vorlage, Schätzungen, die vereinbarten Preisen weichen, und ein Zahlungsplan unter jedem Posten: Anzahlung, Raten, Restbetrag. Markieren Sie eine Zahlung als bezahlt, und alle Summen ziehen sofort nach.

  • Geschätzt, vereinbart, voraussichtlich, bezahlt und offen – pro Posten und pro Kategorie
  • Anzahlungen und Restbeträge mit Fälligkeit, erinnert eine Woche und einen Tag vorher
  • Budget-CSV, Zahlungs-CSV und eine druckfertige PDF-Übersicht
Der Budget-Tab mit einem Location-Posten, seinem vereinbarten Preis und drei geplanten Zahlungen

Wer zahlt was – und Kosten pro Gast, die Ihren Zusagen folgen

Weisen Sie jedem Posten und jeder Zahlung einen Zahler zu: Partner 1, Partner 2, gemeinsam, die Familien, das Unternehmen. Catering, Bar und Mietequipment werden pro Kopf erfasst und mit der Zahl der tatsächlich zugesagten Gäste multipliziert.

  • Bis zu acht Zahler, jeweils mit bezahlten und offenen Summen
  • Gästezahl aus den Zusagen – bis dahin aus Ihren erwarteten Gästen
  • Ein Budgetziel mit einem Fortschritt, den Sie auf einen Blick erfassen
Die Übersicht des Planungs-Hubs mit voraussichtlicher Summe, bezahlt, noch offen, nächsten Zahlungen und wer was zahlt

Jeder Dienstleister, sein Status und seine Ankunftszeit

Location, Catering, Fotografie, Band: jeweils mit Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Website, einem Status von angefragt bis bezahlt und der Uhrzeit, zu der sie vor Ort erwartet werden. Verknüpft mit den Budgetposten und Dokumenten, zu denen sie gehören.

  • Angefragt, Angebot erhalten, gebucht oder bezahlt – mit einem Klick filterbar
  • Verknüpft mit Budgetposten, Entscheidungsoptionen und Dokumenten
  • Ablaufplan als PDF mit Ihrem Zeitplan und allen Ankunftszeiten
Das Dienstleisterverzeichnis mit Status-Badges, Kontaktdaten und Ankunftszeiten am Tag

Gemeinsam entscheiden auf einem Entscheidungsboard

Welche Location, Band oder DJ, Buffet oder Menü. Stellen Sie die Optionen mit Preis, Pro und Contra nebeneinander, stimmen Sie ab, diskutieren Sie im Thread und wählen Sie aus. Die Gewinneroption wird zum vereinbarten Budgetposten, und ihr Dienstleister gilt im selben Klick als gebucht.

  • Bis zu zehn Optionen mit Preis, Pro, Contra, Link und Dienstleister
  • Eine Stimme pro Person und eine Diskussion unter jeder Entscheidung
  • Das Auswählen erstellt den Budgetposten und bucht den Dienstleister
Eine Entscheidung „Band oder DJ?“ mit zwei Optionen inklusive Preis, Stimmen und Diskussionsthread

Verträge, Angebote und Inspiration direkt am Budgetposten

Legen Sie den unterschriebenen Vertrag, das Angebot und die Rechnung im Tab Dokumente ab und verknüpfen Sie beides mit Dienstleister und Budgetposten. Wenn ein Dienstleister „wie vereinbart“ sagt, ist die Vereinbarung zwei Klicks entfernt.

  • PDF, Bilder, Word, Excel und Text, jeweils bis 25 MB
  • Als Vertrag, Angebot, Rechnung oder Inspiration typisiert und filterbar
  • Privat für die Organisierenden, mit kurzlebigen Download-Links
Der Dokumente-Tab mit einem Vertrag, einem Angebot und einem Inspirationsbild, verknüpft mit Dienstleistern und Budgetposten

Eine Checkliste, terminiert ab Ihrem Eventtag

Vorlagen für Hochzeiten, Partys und Firmenevents legen die Aufgaben an und datieren sie rückwärts vom Eventtag: Location elf Monate vorher buchen, Ankunftszeiten drei Tage vorher bestätigen. Weisen Sie jede Aufgabe jemandem zu und haken Sie sie gemeinsam ab.

  • Überfällig, diese Woche und später – mit Fortschritt für alle sichtbar
  • Zuständige erhalten am Tag vor der Fälligkeit eine E-Mail
  • Eigene Aufgaben neben denen aus der Vorlage hinzufügen
Die terminierte Checkliste, gruppiert in überfällig, diese Woche, später und ohne Datum

Geeignet für

Gebaut für alle, die gemeinsam planen

Überall dort, wo mehr als eine Person das Budget hält, hält der Hub alle auf demselben Stand.

Paare und ihre Familien

Teilen Sie das Hochzeitsbudget zwischen Partnern und Eltern auf und behalten Sie jede Anzahlung an einem Ort statt in zwei Postfächern.

Gastgeber und Mitveranstalter

Geburtstage, Jubiläen und Feiern, die Freunde gemeinsam planen: geteilte Kosten, geteilte Dienstleister, eine Checkliste.

Teams und Komitees

Konferenzen und Firmenevents mit Posten für Technik, Speaker, Catering und Reisen, mit angehängten Verträgen und einem Ablaufplan für den Tag.

Planende mit mehreren Events

Ein Hub pro Event, mit der Kundschaft als Mitarbeiter bei Budget und Entscheidungen – und den Dienstleistern und Dokumenten genau dort, wo Sie sie gelassen haben.

Inside Fotify

So funktioniert es

In einer Minute eingerichtet, danach planen Sie in Ihrem eigenen Tempo.

  1. Vorlage auswählen

    Öffnen Sie Planung in Ihrem Event und wählen Sie Hochzeit, Party, Firmenevent oder Sonstiges. Damit entstehen die Budgetkategorien, die Zahler und eine terminierte Checkliste. Legen Sie Währung, erwartete Gäste und ein Budgetziel fest.

  2. Erst schätzen, dann Angebote eintragen

    Legen Sie pro Kosten einen Posten mit Schätzung, Zahler und Dienstleister an. Sobald ein Angebot unterschrieben ist, tragen Sie den vereinbarten Preis und den Zahlungsplan ein; Posten pro Gast folgen Ihrer Gästezahl.

  3. Mitorganisierende einladen

    Fügen Sie Partner, Familie oder Team als Event-Mitarbeiter hinzu. Sie sehen und bearbeiten denselben Hub, stimmen über Entscheidungen ab und erhalten die Erinnerungen.

  4. Die Erinnerungen arbeiten lassen

    Eine Woche und einen Tag vor jeder Zahlung sowie am Tag vor jeder Aufgabe erhalten alle Planenden eine E-Mail mit einem Link zurück in den Hub. Haken Sie ab, was erledigt ist.

Inside Fotify

Verbunden mit dem Rest Ihres Events

Der Planungs-Hub ist keine separate App. Er liest aus demselben Event wie Ihre Einladung, Ihre Gästeliste und Ihre Galerie.

Event-Mitarbeiter

Laden Sie die Menschen ein, die mit Ihnen planen. Bestätigte Mitarbeiter erhalten denselben Zugriff auf den Hub wie die organisierende Person.

So funktionieren Mitarbeiter

Einladungen und Zusagen speisen die Gästezahl

Jede Zusage aktualisiert die Posten pro Gast, sodass der Catering-Posten und die voraussichtliche Summe nie eine Woche hinterherhinken.

Digitale Einladungen mit RSVP

Funktioniert mit Ihrem KI-Assistenten

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder Gemini und bitten Sie den Assistenten, eine Anzahlung anzulegen, die Fälligkeiten dieses Monats aufzulisten oder den Hub für Sie einzurichten.

KI-Assistenten verbinden

Fragen

Fragen zum Planungs-Hub

Wer kann den Planungs-Hub sehen und bearbeiten?

Die organisierende Person des Events und jeder bestätigte Event-Mitarbeiter. Gäste sehen ihn nie; nichts aus dem Hub ist mit der Einladung oder dem Fotoalbum verknüpft.

In welchen Paketen ist er enthalten?

Der Planungs-Hub ist in den höheren Einzel-Event-Paketen und in jedem Event enthalten, das unter einem Event-Abonnement erstellt wird. In den übrigen Paketen können Sie ihn öffnen und jeden Tab mit Beispieldaten durchsehen. Die aktuellen Pakete finden Sie auf der Preisseite.

Können wir die Kosten zwischen Partnern und Eltern aufteilen?

Ja. Jedes Event hat eine Liste von Zahlern (bis zu acht). Weisen Sie jedem Budgetposten einen zu und bei Bedarf einer einzelnen Zahlung einen anderen. Die Übersicht zeigt voraussichtliche, bezahlte und offene Summen pro Zahler.

Wie funktionieren Kosten pro Gast?

Setzen Sie bei einem Posten das Häkchen bei „Das sind Kosten pro Gast“ und tragen Sie den Preis pro Kopf ein. Er wird mit der Zahl der über Ihre Zusagen bestätigten Gäste multipliziert – oder mit Ihren erwarteten Gästen, solange es noch keine Zusagen gibt. So bewegt sich die voraussichtliche Summe mit den eingehenden Antworten.

Wann werden Erinnerungen verschickt, und an wen?

Eine Woche und einen Tag vor der Fälligkeit einer unbezahlten Zahlung sowie am Tag vor der Fälligkeit einer Aufgabe. Sie gehen per E-Mail an die organisierende Person und an jeden bestätigten Mitarbeiter, jeweils in dessen Sprache.

Kann ich die Währung später ändern?

Ja, in den Budgeteinstellungen. Beträge werden neu beschriftet, nicht umgerechnet – wählen Sie die Währung also möglichst, bevor Sie Angebote eintragen.

Kann ich das Budget in eine Tabelle exportieren?

Ja. Der Tab Budget exportiert eine CSV mit allen Posten und eine separate CSV mit allen Zahlungen, dazu eine PDF-Übersicht. Der Tab Dienstleister exportiert einen Ablaufplan als PDF mit Ihrem Zeitplan und allen Ankunftszeiten.

Führen Sie das Gespräch über „wer zahlt was“ noch diese Woche

Erstellen Sie Ihr Event, öffnen Sie Planung, wählen Sie eine Vorlage und teilen Sie sie mit allen, die mit Ihnen planen.

Planungs-Hub öffnenPreise ansehen

Kostenlos starten. Den Planungs-Hub können Sie in jedem Paket mit Beispieldaten ansehen.

Entdecken Sie mehr von Fotify

Anleitung zum Planungs-Hub

Schritt für Schritt zu Budget, Zahlungen, Dienstleistern, Entscheidungen, Dokumenten und Checkliste.

Digitale Einladungen

Gestaltete Einladungen mit integriertem RSVP-Tracking.

Hochzeiten

Einladungen, RSVPs und Gästefotos für den ganzen Tag.

Preise

Einmal pro Event bezahlen. Nutzen Sie Ihren Plan, wann immer Sie möchten.

Alle Funktionen

Alle Tools an einem Ort, mit echten Screenshots.