So verwenden Sie die Anwesenheitsprüfung

Die Seite Anwesenheitsprüfung ist ein spezielles Tool für Sicherheitskräfte und Empfangspersonal, um Gäste am Veranstaltungseingang zu überprüfen. Mithilfe von QR-Code-Scanning oder manueller Suche können Sie die Identität von Gästen schnell bestätigen und nachverfolgen, wer bereits eingetroffen ist.

Diese Anleitung richtet sich an Sicherheitskräfte und Eventpersonal, die die Prüfseite am Veranstaltungseingang verwenden.

Anwesenheitsprüfung einrichten

Bevor Sie diese Funktion verwenden können, muss die Veranstaltungsorganisation sie in den RSVP-Einstellungen aktivieren. Details finden Sie im Anpassungsleitfaden im Abschnitt Attendance Settings section.

Für Veranstaltungsorganisator*innen

Öffnen Sie Ihr RSVP-Dashboard und klicken Sie auf den Tab Invitation
Scrollen Sie zu Attendance Settings
Aktivieren Sie "QR Code Access", um die Gästebestätigung zu aktivieren
Legen Sie ein Zugriffspasswort fest (mindestens 6 Zeichen)
Klicken Sie unter Security Staff Access auf "Copy Link", um die URL zur Prüfseite zu erhalten
Teilen Sie den Link und das Passwort mit Ihrem Sicherheitsteam

Zugriff auf die Prüfseite

Für Sicherheitskräfte

Öffnen Sie den Prüf-Link, den Sie von der Veranstaltungsorganisation erhalten haben
Geben Sie das Zugriffspasswort ein, das Sie erhalten haben
Klicken Sie auf "Verify Password"

Nach dem Login sehen Sie die Hauptoberfläche zur Prüfung mit einem grünen "Live"-Indikator, der anzeigt, dass Sie verbunden sind.

Abmelden

Klicken Sie auf den roten Button "Logout", um Ihre Sitzung zu beenden. Um wieder auf die Seite zuzugreifen, müssen Sie das Passwort erneut eingeben.

Die Oberfläche verstehen

Die Prüfseite hat zwei Hauptfunktionen:

Start Scanning QR Code

Klicken Sie auf diesen blauen Button, um die Kamera Ihres Geräts zu aktivieren und QR-Codes von Gästen zu scannen.

Guest List

Klicken Sie auf den violetten Button "Guest List", um alle bestätigten Gäste anzuzeigen und zu durchsuchen. Die Zahl in Klammern zeigt an, wie viele Gäste auf der Liste stehen.

Gäste mit QR-Codes verifizieren

Die schnellste Möglichkeit, Gäste zu verifizieren, ist das Scannen ihrer QR-Codes.

So scannen Sie

Klicken Sie auf "Start Scanning QR Code"
Erlauben Sie den Kamerazugriff, wenn Sie dazu aufgefordert werden
Richten Sie die Kamera Ihres Geräts auf den QR-Code des Gastes
Der Scanner erkennt und liest den Code automatisch
Die Gästeinformationen werden auf dem Bildschirm angezeigt

Nach dem Scan

Wenn ein gültiger QR-Code gescannt wurde, sehen Sie eine grüne Karte mit:

Name des Gastes
Status (z. B. "Ready to attend")
Confirmed Guests – Anzahl der Personen in der Gruppe
Button "Mark as Attended" – Klicken Sie, um die Ankunft zu erfassen
Button "Scan Another" – Weiter zum nächsten Gast

Scanner schließen

Klicken Sie auf "Close Camera", um das Scannen zu beenden und zum Hauptbildschirm zurückzukehren.

Manuelle Gästesuche

Wenn ein Gast seinen QR-Code nicht dabeihat, können Sie ihn manuell suchen.

Nach Gästen suchen

Klicken Sie auf "Guest List", um das Gästefenster zu öffnen
Verwenden Sie die Suchleiste, um Gäste zu finden nach:
- Name
- E-Mail
- Telefonnummer
Die Liste wird während der Eingabe automatisch gefiltert

Informationen in der Gästeliste

Die Liste zeigt:

Column	Description
Name	Name des Gastes
Status	RSVP-Antwort (ACCEPTED, DECLINED usw.)
Guests	Anzahl der Personen in der Gruppe

Klicken Sie auf einen Gast, um dessen Details anzuzeigen und die Anwesenheit zu markieren.

Gäste als anwesend markieren

Wenn Sie einen Gast verifizieren (per QR-Scan oder manueller Suche):

Prüfen Sie die Informationen auf der grünen Bestätigungskarte
Bestätigen Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe
Klicken Sie auf "Mark as Attended", um die Ankunft zu erfassen

Der Gast ist nun im System als anwesend markiert, und die Organisation kann dies im Dashboard sehen.

Weitere Gäste scannen

Nachdem Sie die Anwesenheit markiert haben, klicken Sie auf "Scan Another", um den nächsten Gast in der Warteschlange schnell zu bearbeiten.

Letzte Aktivität

Unten auf dem Bildschirm sehen Sie ein Protokoll Recent Activity mit:

Name des Gastes
Verifizierungsstatus
Zeitstempel

So können Sie die letzten Check-ins nachverfolgen und prüfen, ob Sie Gäste korrekt verarbeitet haben.

Tipps für den Veranstaltungstag

Vor der Veranstaltung

Testen Sie die Prüfseite und die Kamera Ihres Geräts
Sorgen Sie für gute Beleuchtung am Eingang für das QR-Scanning
Halten Sie das Passwort gespeichert und griffbereit
Laden Sie Ihr Gerät vollständig auf

Während der Veranstaltung

Lassen Sie die Seite geöffnet – der "Live"-Indikator zeigt, dass Sie verbunden sind
Nutzen Sie nach Möglichkeit QR-Scanning für mehr Geschwindigkeit
Wechseln Sie zur manuellen Suche, wenn Gäste ihren QR-Code nicht finden
Prüfen Sie die Gästeanzahl, um die Gruppengröße zu bestätigen

Umgang mit Problemen

Gast nicht gefunden: Bitten Sie um die korrekte Schreibweise des Namens oder die E-Mail-Adresse
QR-Code lässt sich nicht scannen: Verwenden Sie stattdessen die manuelle Suche
Falsche Gästeanzahl: Klären Sie dies mit dem Gast, bevor Sie die Anwesenheit markieren
Verbindung verloren: Aktualisieren Sie die Seite und melden Sie sich erneut an

Häufig gestellte Fragen

F: Woher erhalten Gäste ihre QR-Codes? A: Gäste erhalten einen eindeutigen QR-Code, wenn sie RSVP ausfüllen. Er ist in der Bestätigung enthalten und kann über ihren RSVP-Link aufgerufen werden.

F: Was ist, wenn ein Gast erscheint, der nicht auf der Liste steht? A: Möglicherweise hat die Person kein RSVP abgegeben oder ist eine Begleitperson. Klären Sie dies mit der Veranstaltungsorganisation oder bitten Sie den Gast, wenn möglich, direkt vor Ort RSVP auszufüllen.

F: Können mehrere Mitarbeitende die Prüfseite gleichzeitig verwenden? A: Ja, mehrere Geräte können mit demselben Passwort angemeldet sein. Das ist praktisch bei Veranstaltungen mit mehreren Eingängen.

F: Funktioniert das auch offline? A: Nein, für die Verifizierung von Gästen und die Erfassung der Anwesenheit ist eine Internetverbindung erforderlich. Der "Live"-Indikator bestätigt, dass Sie verbunden sind.

F: Was passiert, wenn ich den falschen Gast als anwesend markiere? A: Kontaktieren Sie die Veranstaltungsorganisation – sie kann Anwesenheitsdaten über ihr Dashboard einsehen und verwalten.

F: Kann ich sehen, wer bereits angekommen ist? A: Die Organisation kann den Anwesenheitsstatus im Dashboard sehen. Auf der Prüfseite wird Ihr Protokoll der letzten Aktivitäten angezeigt.

F: Benötige ich eine spezielle App? A: Nein, die Prüfseite funktioniert in jedem mobilen Browser. Es ist keine App-Installation erforderlich.

F: Was, wenn sich die Kamera nicht öffnen lässt? A: Prüfen Sie, ob Sie in den Browser-Einstellungen die Kameraberechtigungen erteilt haben. Aktualisieren Sie die Seite oder verwenden Sie einen anderen Browser.

F: Können Gäste mehr als einmal eingecheckt werden? A: Das System verfolgt die Anwesenheit. Wenn Sie einen Gast erneut scannen, wird angezeigt, dass er bereits als anwesend markiert wurde.

F: Was bedeutet die Zahl bei "Confirmed Guests"? A: Sie zeigt, wie viele Personen der Gast als teilnehmend angegeben hat (einschließlich der Person selbst und ggf. Begleitpersonen).