So erstellen Sie Ihre digitale RSVP-Einladung

Mit dem digitalen RSVP-System von Fotify können Sie wunderschöne Einladungen erstellen und die Rückmeldungen Ihrer Gäste an einem Ort verwalten. Keine Papiereinladungen und keine manuelle Nachverfolgung mehr – Gäste können sofort von jedem Gerät aus antworten.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer ersten RSVP-Einladung.

Bevor Sie starten

Sie benötigen:

Ein bestehendes Fotify-Event (siehe So erstellen Sie Ihr erstes Event, falls Sie noch keines erstellt haben)
Ihr Eventdatum und die Uhrzeit
Ihren Veranstaltungsort/Location
Eine Frist, bis wann Sie Rückmeldungen benötigen

Schritt 1: Öffnen Sie den RSVP-Bereich

Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihr Event aus der Liste aus
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "RSVP"

Wenn Sie RSVP noch nicht eingerichtet haben, sehen Sie eine Meldung: "RSVP Not Set Up" mit Anweisungen zum Erstellen Ihrer Einladung.

Schritt 2: Legen Sie Ihr Eventdatum fest

Das Eventdatum ist erforderlich, um Ihre Einladung zu erstellen. Tragen Sie Folgendes ein:

Tag - Wählen Sie den Tag des Monats aus
Monat - Wählen Sie den Monat aus
Jahr - Wählen Sie das Jahr aus
Event-Uhrzeit - Legen Sie fest, wann Ihr Event beginnt

Dieses Datum und diese Uhrzeit werden auf Ihrer digitalen Einladung prominent angezeigt, damit Gäste genau wissen, wann sie ankommen sollen.

Schritt 3: Legen Sie Ihren Veranstaltungsort fest

Geben Sie an, wo Ihr Event stattfindet. Das kann sein:

Ein Location-Name (z. B. "The Grand Ballroom")
Eine vollständige Adresse (z. B. "123 Main Street, New York, NY")
Ein Orientierungspunkt (z. B. "Central Park, New York")

Der Ort wird auf Ihrer digitalen Einladung angezeigt und hilft Gästen zu wissen, wohin sie gehen müssen. Detailliertere Anfahrtsinformationen können Sie später bei der Anpassung Ihrer Einladung hinzufügen.

Schritt 4: Legen Sie Ihre RSVP-Frist fest

Wählen Sie das Datum, bis zu dem Gäste antworten müssen:

Tag - Wählen Sie den Tag der Frist aus
Monat - Wählen Sie den Monat der Frist aus
Jahr - Wählen Sie das Jahr der Frist aus

Tipps zur Auswahl einer Frist:

Legen Sie sie mindestens 1–2 Wochen vor Ihrem Event fest
Bei Hochzeiten sind 4–6 Wochen vorher üblich
Planen Sie genügend Zeit ein, um Catering, Sitzordnung und andere Details finalisieren zu können

Nach Ablauf der Frist können Gäste die Einladung weiterhin ansehen, aber keine neuen Antworten mehr senden.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihre Einladung

Sobald Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben:

Prüfen Sie Eventdatum, Ort und RSVP-Frist
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Create Invitation"
Ihre digitale Einladung ist jetzt bereit!

Nach der Erstellung werden Sie zum RSVP-Dashboard weitergeleitet.

Ihr RSVP-Dashboard

Sobald Ihre Einladung erstellt ist, sehen Sie das RSVP-Dashboard mit allem, was Sie zum Verwalten der Rückmeldungen benötigen:

Dashboard-Tabs

Event Details - Eventdatum, Frist und Einladungsstatus anzeigen und bearbeiten
Invitation - Einladungsdesign anpassen und mit Gästen teilen
Guests - Gesamte Gästeliste und deren Rückmeldungen ansehen
SMS - SMS-Erinnerungen an Gäste senden

Rückmeldestatistiken

Auf einen Blick sehen Sie vier wichtige Kennzahlen:

Confirmed Invitations - Anzahl der Gäste, die zugesagt haben
Declined Invitations - Anzahl der Gäste, die nicht teilnehmen können
Total Guests - Gesamtzahl der eingeladenen Personen (inklusive Begleitpersonen)
Total Confirmed Guests - Tatsächliche Anzahl der teilnehmenden Personen

Schnelleinstellungen

Im Tab „Event Details“ können Sie schnell:

Change the RSVP Deadline - Die Antwortfrist verlängern oder verkürzen
Set Invitation Status - Zwischen Aktiv (Antworten werden angenommen) und Pausiert wechseln

Was kommt als Nächstes?

Nachdem Sie Ihre Basiseinladung erstellt haben, können Sie:

Passen Sie Ihre Einladung an - Fügen Sie Bilder, Farben, Musik, Ablaufplan, Geschenkliste und vieles mehr hinzu
Gästeinformationen hinzufügen - Ergänzen Sie Dresscode, Unterkunft, Transport und FAQs
Mit Gästen teilen - Per Link, E-Mail, SMS oder QR-Code versenden
Rückmeldungen nachverfolgen - Behalten Sie im Blick, wer kommt, wer nicht kann und wer noch nicht geantwortet hat

In unserer vollständigen Anleitung So passen Sie Ihre RSVP-Einladung an finden Sie alle Anpassungsoptionen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich Datum, Ort oder Frist nach dem Erstellen der Einladung bearbeiten? A: Ja! Sie können diese Details jederzeit in den RSVP-Einstellungen aktualisieren. Gäste, die bereits geantwortet haben, sehen die aktualisierten Informationen.

F: Muss ich RSVP einrichten, bevor ich die Fotofreigabe nutze? A: Nein, RSVP und Fotofreigabe sind unabhängige Funktionen. Sie können je nach Bedarf Ihres Events entweder nur eine Funktion, die andere oder beide nutzen.

F: Was passiert, wenn ein Gast nach Ablauf der Frist RSVPt? A: Nach Ablauf der Frist können Gäste die Einladung weiterhin ansehen, aber das Antwortformular ist deaktiviert. Bei Bedarf können Sie die Frist verlängern.

F: Kann ich unterschiedliche RSVP-Fristen für verschiedene Gästegruppen festlegen? A: Aktuell gibt es pro Event eine RSVP-Frist. Für komplexe Events empfiehlt es sich, separate Events für unterschiedliche Gästegruppen zu erstellen.

F: Ist die digitale Einladung mobilfreundlich? A: Ja! Die Einladung sieht auf Smartphones, Tablets und Computern großartig aus. Gäste können von jedem Gerät aus antworten.

F: Müssen Gäste ein Konto erstellen, um zu RSVPen? A: Es ist kein Konto erforderlich. Gäste geben einfach ihren Namen und ihre Rückmeldung ein – schnell und unkompliziert.

F: Kann ich sehen, wer die Einladung angesehen hat im Vergleich zu denen, die geantwortet haben? A: Das RSVP-Dashboard zeigt Rückmeldestatistiken, einschließlich Gesamtzahl der Antworten, Zusagen, Absagen und ausstehender Rückmeldungen.

F: Was ist, wenn ich die genaue Uhrzeit meines Events noch nicht kenne? A: Sie können eine ungefähre Uhrzeit eintragen und sie später aktualisieren, sobald alles final ist. Die Einladung zeigt automatisch die aktualisierte Uhrzeit an.

F: Kann ich eine Einladung ohne physischen Ort erstellen? A: Ja, das Ortsfeld ist flexibel. Für virtuelle Events können Sie "Online Event" oder "Virtual" eintragen und Meeting-Links später in den Einladungsdetails hinzufügen.

F: Wie sende ich die Einladung an meine Gäste? A: Nach dem Erstellen der Einladung erhalten Sie einen teilbaren Link. Senden Sie ihn per SMS, E-Mail, Social Media oder fügen Sie einen QR-Code auf gedruckten Materialien hinzu.