So verwenden Sie das Anmeldeformular (Selbstregistrierung)

Mit der Funktion Anmeldeformular können Sie einen einzigen öffentlichen Link erstellen, über den sich jeder für Ihre Veranstaltung registrieren kann. Anstatt jeden Gast manuell hinzuzufügen und personalisierte Einladungen zu versenden, teilen Sie einfach einen Link über Social Media, E-Mail oder Messaging-Apps.

Das ist ideal für:

• Offene Veranstaltungen, bei denen es keine vorab definierte Gästeliste gibt
• Große Zusammenkünfte, bei denen die Verwaltung einzelner Einladungen unpraktisch ist
• Lockere Events, bei denen personalisierte Nachrichten nicht nötig sind
• Gemischte Ansätze, die personalisierte Einladungen für enge Kontakte mit offener Registrierung für andere kombinieren

Aktivieren des Anmeldeformulars

1. Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
2. Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
3. Klicken Sie auf den Tab "Event Details"
4. Suchen Sie den Abschnitt "Registration Form"
5. Aktivieren Sie den Schalter

Nach der Aktivierung erstellt Fotify eine eindeutige öffentliche Registrierungs-URL für Ihr Event.

Ihre Registrierungs-URL

Wenn Sie das Anmeldeformular aktivieren, wird Ihre Registrierungs-URL angezeigt. Dies ist der Link, den Sie mit potenziellen Gästen teilen.

Link kopieren

Klicken Sie auf das Copy-Symbol neben der URL, um sie in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Anschließend können Sie sie einfügen in:

• Social-Media-Posts
• E-Mail-Newsletter
• WhatsApp oder andere Messaging-Apps
• Ihre Website oder Event-Seite
• Gedruckte Materialien (ziehen Sie die Verwendung eines QR-Codes in Betracht)

URL-Code anpassen

Standardmäßig generiert Fotify einen zufälligen Code für Ihre URL. Sie können ihn anpassen:

1. Klicken Sie auf das Edit-Symbol (Stift) neben der URL
2. Geben Sie Ihren gewünschten Code ein (4–20 alphanumerische Zeichen)
3. Das System zeigt ein Häkchen an, wenn er verfügbar ist, oder ein X, wenn er bereits vergeben ist
4. Klicken Sie auf Save, um Ihren benutzerdefinierten Code zu übernehmen

Beispiel: Ändern Sie fotify.app/r/abc123xyz in fotify.app/r/smithwedding2026

Code neu generieren

Wenn Sie den alten Link ungültig machen müssen (z. B. wenn er zu weit verbreitet wurde):

1. Klicken Sie auf das Regenerate-Symbol (Aktualisieren)
2. Bestätigen Sie die Aktion
3. Ein neuer Code wird generiert – der alte Link funktioniert nicht mehr

Registrierungseinstellungen konfigurieren

Passen Sie an, welche Informationen Gäste bei der Registrierung angeben müssen.

Pflichtfelder

Wählen Sie aus, welche Felder für die Registrierung verpflichtend sind:

• E-Mail-Adresse – Ein-/Ausschalten (empfohlen, um Bestätigungs-E-Mails zu versenden)
• Telefonnummer – Ein-/Ausschalten (nützlich, wenn Sie SMS-Erinnerungen senden möchten)

Hinweis: Der Name (Vor- und Nachname) ist für die Registrierung immer erforderlich.

Maximale Anzahl zusätzlicher Gäste

Legen Sie fest, wie viele Begleitpersonen (Plus-Ones) jede registrierende Person mitbringen darf:

• Auf 0 setzen, wenn Gäste nur sich selbst registrieren können
• Auf 1–10 setzen, um Gästen zu erlauben, zusätzliche Personen mitzubringen

Wenn Gäste sich mit Begleitpersonen registrieren und Sie Table Management aktiviert haben, werden sie aufgefordert, Namen für jede teilnehmende Person anzugeben.

Benutzerdefinierte Einladungsnachricht

Standardmäßig zeigt die Registrierungsseite den Standard-Einladungstext Ihres Events. Da jedoch Template-Schlüssel wie {{FIRSTNAME}} auf Registrierungsseiten nicht funktionieren (der Gast ist noch nicht registriert), können Sie eine separate benutzerdefinierte Nachricht festlegen:

1. Suchen Sie den Abschnitt "Custom Invitation Message"
2. Schreiben Sie Ihre Begrüßungsnachricht für die Registrierungsseite
3. Klicken Sie auf Save Content

Wenn das Feld leer bleibt, verwendet das System Ihren Standard-Einladungstext, wobei Template-Platzhalter entfernt werden.

Das Gästeerlebnis

Wenn jemand Ihren Registrierungslink besucht, sieht die Person Folgendes:

Registrierungsseite

1. Event-Details – Name, Datum, Uhrzeit und Ort Ihres Events
2. Einladungsnachricht – Ihre benutzerdefinierte oder die Standard-Begrüßungsnachricht
3. Registrierungsformular mit Feldern für:
   • Vorname (erforderlich)
   • Nachname (erforderlich)
   • E-Mail (falls erforderlich)
   • Telefonnummer (falls erforderlich)
   • Anzahl zusätzlicher Gäste (falls erlaubt)
   • Namen für zusätzliche Gäste (falls Tables aktiviert ist und Begleitpersonen ausgewählt wurden)
   • Alle benutzerdefinierten Formularfelder, die Sie konfiguriert haben

Nach der Registrierung

Nach erfolgreicher Registrierung:

1. Sieht der Gast eine Bestätigungsnachricht mit einem Link zu seiner persönlichen Einladung
2. Wenn E-Mail aktiviert ist, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit seinem Einladungslink
3. Er erscheint in Ihrer Gästeliste mit einem "Self-registered"-Badge
4. Sein Status wird auf Accepted gesetzt (Teilnahme bestätigt)

Selbstregistrierte Gäste verwalten

Alle selbstregistrierten Gäste erscheinen in Ihrer Gästeliste neben manuell hinzugefügten Gästen.

Selbstregistrierte Gäste erkennen

Selbstregistrierte Gäste haben in der Gästeliste ein "Self-registered"-Badge. So können Sie sie leicht von Gästen unterscheiden, die Sie persönlich eingeladen haben.

Registrierungen bearbeiten

Sie können selbstregistrierte Gäste genauso bearbeiten wie jeden anderen Gast:

1. Gehen Sie zum Tab Guests
2. Suchen Sie den Gast und klicken Sie auf das Edit-Symbol (Stift)
3. Passen Sie die Details nach Bedarf an
4. Speichern Sie die Änderungen

Antworten nachverfolgen

Selbstregistrierte Gäste:

• Starten mit dem Status Accepted (sie haben durch die Registrierung bestätigt)
• Können weiterhin über ihren Einladungslink auf Event-Details zugreifen
• Können Tischen zugewiesen werden, wenn Table Management aktiviert ist

Kombination mit personalisierten Einladungen

Sie können beide Ansätze gleichzeitig verwenden:

1. Enge Kontakte manuell hinzufügen – Familie und enge Freunde erhalten personalisierte Einladungen mit ihrem Namen
2. Registrierungslink teilen – Für Kolleginnen und Kollegen, Bekannte oder öffentliche Ankündigungen

Beide Gasttypen erscheinen in derselben Gästeliste, was die Verwaltung einfach macht.

Wann sich welcher Ansatz eignet

Ansatz	Am besten geeignet für
Personalisierte Einladungen	Enge Familie, Hochzeitsgesellschaft, VIP-Gäste
Anmeldeformular	Kolleginnen und Kollegen, erweitertes Netzwerk, Social-Media-Ankündigungen
Beides	Die meisten Events – personalisieren für wichtige Gäste, offen für andere

Tipps für den Erfolg

Bevor Sie den Link teilen

• Richten Sie Ihre benutzerdefinierte Einladungsnachricht für die Registrierungsseite ein
• Konfigurieren Sie, welche Felder verpflichtend sind
• Testen Sie den Registrierungsprozess selbst

Link teilen

• Fügen Sie ihn in E-Mail-Signaturen in der Zeit vor dem Event ein
• Teilen Sie ihn in Social Media zusammen mit Event-Details
• Erstellen Sie einen QR-Code, der zur Registrierungsseite führt
• Fügen Sie ihn zu digitalen Event-Ankündigungen hinzu

Kapazität verwalten

• Setzen Sie Maximum additional guests entsprechend der Location-Kapazität
• Überwachen Sie Registrierungen regelmäßig in Ihrer Gästeliste
• Deaktivieren Sie das Anmeldeformular, sobald Sie die Kapazitätsgrenze erreicht haben

E-Mail-Bestätigungen

Wenn Sie E-Mail-Adressen als Pflichtfeld verlangen, erhalten registrierte Gäste automatische Bestätigungs-E-Mails mit:

• Bestätigung ihrer Registrierung
• Link zu ihrer persönlichen Einladungsseite
• Event-Details, die sie zu ihrem Kalender hinzufügen können

Häufig gestellte Fragen

Q: Kann ich sowohl personalisierte Einladungen als auch das Anmeldeformular verwenden? A: Ja! Sie können einige Gäste manuell mit personalisierten Einladungen hinzufügen und zusätzlich den öffentlichen Registrierungslink für andere teilen.

Q: Bekommen selbstregistrierte Gäste eine personalisierte Einladung? A: Ja, nach der Registrierung erhalten sie einen Link zu ihrer eigenen Einladungsseite, auf der ihr Name und alle Event-Details angezeigt werden.

Q: Kann ich begrenzen, wie viele Personen sich registrieren können? A: Es gibt keine feste Obergrenze für Registrierungen, aber Sie können das Anmeldeformular jederzeit deaktivieren, um keine weiteren Registrierungen mehr anzunehmen.

Q: Was passiert, wenn sich jemand mit einer E-Mail-Adresse registriert, die bereits in meiner Gästeliste steht? A: Das System verhindert doppelte Registrierungen. Wenn die E-Mail-Adresse bereits registriert ist, sieht die Person eine Nachricht, dass sie bereits auf der Gästeliste steht.

Q: Kann ich Gäste verpflichten, Ernährungseinschränkungen oder andere benutzerdefinierte Informationen anzugeben? A: Ja! Alle custom form fields, die Sie konfiguriert haben, werden im Registrierungsformular angezeigt.

Q: Funktionieren Template-Schlüssel wie {{FIRSTNAME}} auf der Registrierungsseite? A: Nein, da der Gast noch nicht registriert ist, ist sein Name nicht bekannt. Verwenden Sie das Feld Custom Invitation Message, um eine Begrüßungsnachricht ohne Personalisierungs-Platzhalter zu verfassen.

Q: Können Gäste ihre Registrierung nach dem Absenden bearbeiten? A: Gäste können über den Link in ihrer Bestätigungs-E-Mail ihre Einladungsseite aufrufen, um Details anzusehen. Um ihre Angaben zu ändern, sollten sie sich jedoch an Sie wenden.

Q: Gibt es einen Spam-Schutz im Registrierungsformular? A: Ja, das Registrierungsformular beinhaltet einen Bot-Schutz (Turnstile verification), um automatisierte Spam-Einsendungen zu verhindern.

Q: Kann ich sehen, wann sich jeder Gast registriert hat? A: Ja, Registrierungszeitstempel werden in Ihrem Dashboard erfasst.

Q: Was ist, wenn ich den Registrierungslink ungültig machen muss? A: Klicken Sie auf die Schaltfläche Regenerate, um einen neuen Link zu erstellen. Der alte Link funktioniert sofort nicht mehr, bereits registrierte Gäste behalten jedoch ihren Platz.