So senden Sie E-Mail-Einladungen

Senden Sie wunderschön gestaltete E-Mail-Einladungen, Save-the-Dates und Erinnerungen direkt aus Ihrem Fotify-Dashboard an Ihre Gäste. Passen Sie Design und Inhalt jeder E-Mail mit eigenen Bildern, Nachrichten, Farben und Schriftarten an – und verfolgen Sie Öffnungen, Klicks und Rückmeldungen in Echtzeit.

Erste Schritte

Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
Klicken Sie auf den Tab "Email"

Bevor Sie E-Mails senden, stellen Sie sicher, dass Sie Gäste zu Ihrer Liste hinzugefügt haben und gültige E-Mail-Adressen hinterlegt sind.

E-Mail-Credits kaufen

E-Mail-Einladungen verwenden ein creditbasiertes System. Bevor Sie senden können, müssen Sie Credits kaufen:

Im Tab „Email“ sehen Sie die verfügbaren Credit-Pakete
Wählen Sie eine Paketgröße aus und klicken Sie auf "Buy Credits"
Schließen Sie den Checkout über Stripe ab
Die Credits werden Ihrem Event sofort gutgeschrieben

Credits sind eventbezogen und nicht zwischen Events übertragbar. Sie können jederzeit weitere Credits kaufen.

E-Mail-Vorlagentypen

Fotify bietet drei E-Mail-Typen, die jeweils für eine andere Phase Ihres Events konzipiert sind:

Save the Date

Eine kurze Vorankündigung, die frühzeitig verschickt wird, damit Gäste wissen, dass Ihr Event bevorsteht. Es ist kein RSVP-Button enthalten – nur eine Nachricht im Sinne von „die formelle Einladung folgt in Kürze“. Ideal, um sie Wochen oder Monate vor dem Event zu senden.

Einladung

Die Haupt-E-Mail mit allen Eventdetails und einem RSVP-Button, der direkt zur personalisierten RSVP-Seite des jeweiligen Gastes führt. Das ist die zentrale E-Mail, mit der Sie Rückmeldungen sammeln.

Erinnerung

Eine Follow-up-E-Mail für Gäste, die noch nicht geantwortet haben. Enthält ein Countdown-Badge, das zeigt, wie viele Tage bis zum Event verbleiben, sowie den Hinweis, dass noch keine Antwort vorliegt. Wird nur an Gäste mit dem RSVP-Status „Not Answered“ gesendet.

Ihre E-Mails anpassen

Klicken Sie auf einer beliebigen Vorlagenkarte auf "Configure", um den Editor zu öffnen. Sie können Folgendes anpassen:

Inhalt

Feld	Beschreibung
Organizer Name	Ihr Name oder Ihre Organisation (wird in den Eventdetails angezeigt)
Event Name	Der Name Ihres Events
Subject Line	Benutzerdefinierter E-Mail-Betreff (leer lassen für den Standard)
Title / Headline	Der Haupttitel (z. B. „Sie sind eingeladen!“)
Custom Message	Eine persönliche Nachricht an Ihre Gäste. URLs werden automatisch in anklickbare Links umgewandelt
Button Text	Benutzerdefinierter CTA-Button-Text (nicht verfügbar für Save the Date)
Reply-to Email	Wohin Antworten der Gäste gesendet werden (standardmäßig Ihre Konto-E-Mail)

Bilder

Cover Image — Ein Hero-Bild, das oben in der E-Mail angezeigt wird. Klicken Sie auf den Upload-Bereich oder ziehen Sie eine Datei per Drag-and-drop hinein.
Additional Images — Zusätzliche Bilder, die im E-Mail-Text angezeigt werden. Klicken Sie auf +, um weitere hinzuzufügen.

Bilder werden in sicherem Cloud-Speicher hochgeladen und mit langlebigen URLs eingebettet, sodass sie in allen E-Mail-Clients zuverlässig angezeigt werden.

E-Mail-Stil (Theme)

Wählen Sie aus 8 visuellen Themes, passend zum Stil Ihres Events:

Theme	Am besten geeignet für
Fotify Dark	Standard-Dark-Theme mit Magenta- und Goldakzenten
Elegant Ivory	Hochzeiten und formelle Events – Cremetöne mit Serifenschriften
Modern Slate	Firmenevents – Dunkelnavy mit Indigo-Akzenten
Romantic Rose	Hochzeiten und romantische Events – zarte Rosatöne mit Serifenschriften
Garden Green	Outdoor-Events – frisches Grün mit Smaragd-Akzenten
Midnight Blue	Galas und Abendveranstaltungen – tiefes Violett mit lila Akzenten
Warm Sunset	Legere Feiern – warme Töne mit Orange-Akzenten
Minimal White	Klar und professionell – Weiß mit schwarzen Akzenten

Wählen Sie ein Theme aus und klicken Sie im Editor auf "Preview", um das Ergebnis vor dem Speichern anzusehen.

Vorschau und Test

Vorschau

Klicken Sie auf einer beliebigen Vorlagenkarte (oder im Editor) auf "Preview", um genau zu sehen, wie die E-Mail aussehen wird. Die Vorschau verwendet Ihre gespeicherten Inhalte, Bilder und das ausgewählte Theme. Verwenden Sie das Sprachauswahlmenü, um die Vorschau in verschiedenen Sprachen anzuzeigen.

Test-E-Mail senden

Klicken Sie auf "Send Test", um eine Test-E-Mail an Ihre eigene E-Mail-Adresse zu senden. Test-E-Mails:

Sind kostenlos und verbrauchen keine Credits
Enthalten das Präfix [TEST] in der Betreffzeile
Verwenden Beispieldaten für Gäste (z. B. „John Doe“ als Gastname)

Senden Sie vor dem ersten Massenversand immer eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass die E-Mail in Ihrem Posteingang korrekt aussieht.

E-Mails senden

An alle Gäste senden

Klicken Sie im Abschnitt "Send Emails" auf die Schaltfläche für den E-Mail-Typ, den Sie senden möchten (Save the Date, Invitation oder Reminders)
Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog, der zeigt, wie viele Gäste die E-Mail erhalten
Optional aktivieren Sie "Send only to guests who haven't responded", um nur ausstehende RSVPs anzuschreiben
Wählen Sie die Standardsprache für Gäste ohne festgelegte Sprache
Klicken Sie auf "Send"

E-Mails werden in eine Warteschlange gestellt und im Hintergrund versendet. Den Zustellfortschritt können Sie im Statistikbereich verfolgen.

An einzelne Gäste senden

In der Tabelle „Guest Email Status“ zeigt jede Gästezeile verfügbare Sendeaktionen:

Senden-Symbol (pink) — Senden Sie eine Einladung an diesen Gast
Glocken-Symbol (blau) — Senden Sie eine Erinnerung an diesen Gast (nur für Gäste ohne Antwort)

Erneut an einen Gast senden

Jeder Gast kann pro Vorlagentyp einmal manuell erneut angeschrieben werden, um Spam zu vermeiden. Nach dem ersten Versand und einem erneuten Versand sind weitere Sendungen für diesen Gast blockiert.

E-Mail-Statistiken

Der Statistikbereich zeigt Metriken in Echtzeit:

Metrik	Beschreibung
Guests with Email	Gesamtzahl der Gäste mit hinterlegter E-Mail-Adresse
Sent	E-Mails, die erfolgreich in die Warteschlange gestellt und gesendet wurden
Delivered	E-Mails, deren Zustellung im Posteingang des Empfängers bestätigt wurde
Opened	Vom Empfänger geöffnete E-Mails (erfordert Open-Tracking)
Clicked	Empfänger, die auf den RSVP-Button geklickt haben
Failed	E-Mails, die zurückgewiesen wurden oder nicht zugestellt werden konnten

Credits-Leiste

Unterhalb der Statistiken zeigt die Credits-Leiste:

X / Y used — Wie viele Credits Sie von Ihrer Gesamtmenge verbraucht haben
Z remaining — Noch verfügbare Credits

Hinweis zu Open- und Click-Tracking

Open- und Click-Tracking basiert auf Methoden, die nicht zu 100 % genau sind:

Open-Tracking verwendet ein winziges unsichtbares Bild (Tracking-Pixel). Einige E-Mail-Clients blockieren Bilder standardmäßig (z. B. Outlook Desktop, viele Unternehmens-E-Mail-Systeme), sodass Öffnungen möglicherweise nicht erfasst werden. Umgekehrt laden einige Clients wie Apple Mail Privacy Protection Bilder automatisch im Hintergrund, was die Öffnungszahlen erhöhen kann.
Click-Tracking funktioniert, indem Links über einen Tracking-Server geleitet werden. Das ist in der Regel zuverlässig, aber manche sicherheitsbewussten E-Mail-Clients oder Unternehmens-Firewalls können Links automatisch vorab abrufen, wodurch falsche Klicks registriert werden können.

Betrachten Sie Öffnungs- und Klickmetriken daher als Richtwerte und nicht als exakte Zählungen. Die Kennzahl „Delivered“ ist am zuverlässigsten – wenn eine E-Mail zugestellt wurde, hat der Gast sie erhalten, selbst wenn die Öffnung nicht erfasst wurde.

Tabelle „Guest Email Status“

Die Tabelle zeigt jeden Gast und seinen E-Mail-Status. Verwenden Sie die Tools oberhalb der Tabelle, um bestimmte Gäste zu finden:

Suche

Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein, um die Liste sofort zu filtern.

Filter

RSVP Status — Filtern nach Pending, Accepted, Declined oder Attended
Email Status — Filtern nach Has Email, No Email, Sent, Not Sent, Delivered, Opened oder Bounced
Klicken Sie auf "Clear filters", um zurückzusetzen

Tabellenspalten

Spalte	Beschreibung
Name	Vollständiger Name des Gastes
Email	E-Mail-Adresse (oder „No email“, falls fehlt)
RSVP	Aktuelle Antwort: Pending (grau), Accepted (grün), Declined (rot), Attended (grün)
Save Date	Zustellstatus der Save-the-date-E-Mail
Invitation	Zustellstatus der Einladungs-E-Mail
Reminder	Zustellstatus der Erinnerungs-E-Mail
Actions	Senden-/Erinnern-Buttons für berechtigte Gäste

E-Mail-Status-Symbole

Clock — Ausstehend oder in der Warteschlange
Send arrow — An den Provider gesendet
Green check — Zugestellt
Purple envelope — Geöffnet
Blue pointer — Geklickt
Red X — Bounced oder fehlgeschlagen
Red ban — Spam-Beschwerde

Mehrsprachige Unterstützung

E-Mail-Einladungen unterstützen 17 Sprachen: Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Russisch, Türkisch, Arabisch, Hebräisch, Hindi, Japanisch, Koreanisch, Chinesisch und Dänisch.

So funktioniert die Sprachauswahl

Für jeden Gast kann in der Gästeliste ein Messaging-Locale festgelegt werden (bearbeitbar beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Gastes)
Beim Versand erhalten Gäste E-Mails in ihrer jeweiligen Locale
Gäste ohne gesetzte Locale erhalten die E-Mail in der Standardsprache, die Sie beim Senden auswählen

E-Mails auf Arabisch und Hebräisch werden automatisch von rechts nach links (RTL) dargestellt.

Abmelden und Opt-out

Jede E-Mail enthält im Footer einen Abmeldelink. Wenn ein Gast darauf klickt:

Wird er sofort von allen Event-E-Mails für dieses Event abgemeldet
Sein Status wird in Ihrer Gästeliste als abgemeldet angezeigt
An diese Adresse können für dieses Event keine weiteren E-Mails gesendet werden

Sie müssen Opt-outs respektieren. Der Versuch, das Abmeldesystem zu umgehen, kann dazu führen, dass Ihre E-Mail-Funktion deaktiviert wird.

Best Practices

Vor dem Senden

Senden Sie immer zuerst eine Test-E-Mail, um Formatierung, Bilder und Links zu prüfen
Legen Sie Organizer Name und Event Name fest – diese werden in der E-Mail prominent angezeigt
Laden Sie ein Cover Image hoch – E-Mails mit Bildern erzielen höhere Interaktionsraten
Wählen Sie ein Theme, das zum Stil und zur Formalität Ihres Events passt

Timing Ihrer E-Mails

Senden Sie Save the Date Wochen oder Monate vor dem Event
Senden Sie Invitations 3–6 Wochen vor dem Event
Senden Sie Reminders 1–2 Wochen vor dem Event an Gäste ohne Rückmeldung
Nutzen Sie den Schalter "Send only to non-answered", um Gäste, die bereits geantwortet haben, nicht erneut anzuschreiben

Antworten verwalten

Beobachten Sie die Statistiken Opened und Clicked, um die Interaktion einzuschätzen
Fassen Sie bei Gästen nach, die die E-Mail erhalten, aber nicht geöffnet haben (möglicherweise wurde sie übersehen)
Verwenden Sie Filter, um Gäste schnell nach RSVP-Status oder Zustellstatus zu finden
Prüfen Sie bounced E-Mails – dies kann auf falsche E-Mail-Adressen hinweisen

Häufig gestellte Fragen

F: Wie viel kosten E-Mail-Credits? A: E-Mail-Credits werden in Paketen zu unterschiedlichen Preisen verkauft. Prüfen Sie den Tab „Email“ in Ihrem Event-Dashboard für aktuelle Preise und Paketgrößen.

F: Kann ich E-Mails senden, ohne Credits zu kaufen? A: Test-E-Mails sind kostenlos und benötigen keine Credits. Für den Versand an echte Gäste sind jedoch gekaufte Credits erforderlich.

F: Was passiert, wenn mir während eines Versands die Credits ausgehen? A: Der Massenversand stoppt, sobald die Credits aufgebraucht sind. Bereits in die Warteschlange eingestellte E-Mails werden weiterhin zugestellt. Sie können weitere Credits kaufen und an die verbleibenden Gäste senden.

F: Kann ich das E-Mail-Design über die Themes hinaus anpassen? A: Sie können Inhalte anpassen (Titel, Nachricht, Bilder, CTA-Text, Betreffzeile) und aus 8 visuellen Themes wählen. Die Layout-Struktur der E-Mail ist fix, um eine zuverlässige Darstellung in allen E-Mail-Clients sicherzustellen.

F: Warum sehe ich kein Open-/Click-Tracking? A: Open- und Click-Tracking muss in den Domain-Einstellungen Ihres E-Mail-Providers aktiviert werden. Kontaktieren Sie den Support, wenn Sie Hilfe bei der Aktivierung benötigen. Beachten Sie außerdem, dass manche E-Mail-Clients Tracking-Pixel blockieren oder Links vorab abrufen, sodass diese Metriken nur näherungsweise sind – siehe den Tracking-Hinweis im Statistikabschnitt oben.

F: Was passiert, wenn eine E-Mail zurückgewiesen wird (Bounce)? A: Hard Bounces (ungültige E-Mail-Adressen) werden erfasst und der Gast wird markiert. Soft Bounces (temporäre Probleme wie ein volles Postfach) können sich bei einem erneuten Versuch erledigen.

F: Kann ein Gast denselben E-Mail-Typ zweimal erhalten? A: Jeder Gast kann pro Vorlagentyp einmal initial angeschrieben werden und zusätzlich einmal manuell erneut. Das verhindert Spam und schützt Ihre Sender-Reputation.

F: Funktionieren E-Mails zusammen mit dem RSVP-System? A: Ja. Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails enthalten einen personalisierten RSVP-Button, der direkt zur individuellen RSVP-Seite des jeweiligen Gastes führt. Wenn ein Gast über den Link antwortet, wird sein Status in Ihrem Dashboard in Echtzeit aktualisiert.

F: Kann ich nur an Gäste senden, die noch nicht geantwortet haben? A: Ja. Aktivieren Sie beim Massenversand im Bestätigungsdialog die Option "Send only to guests who haven't responded". Das funktioniert für alle E-Mail-Typen, nicht nur für Erinnerungen.

F: Welche Sprachen werden unterstützt? A: 17 Sprachen: Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Russisch, Türkisch, Arabisch, Hebräisch, Hindi, Japanisch, Koreanisch, Chinesisch und Dänisch. Arabisch und Hebräisch werden automatisch von rechts nach links dargestellt.

F: Warum wurde meine E-Mail-Funktion deaktiviert? A: Wenn der Inhalt Ihrer E-Mails durch unser automatisiertes Moderationssystem markiert wird (z. B. wegen Spam, anstößiger Inhalte oder Richtlinienverstößen), wird die Funktion vorübergehend deaktiviert. Kontaktieren Sie support@fotify.app, um das Problem zu lösen.

F: Sind E-Mail-Credits erstattungsfähig? A: E-Mail-Credits sind nicht erstattungsfähig und nicht zwischen Events übertragbar. Details finden Sie in unserer Refund Policy.

Preise können je nach Land und Währung variieren. Die aktuellen Preise finden Sie auf der pricing page.