So nutzen Sie die Tischverwaltung für Sitzordnungen

Die Tischverwaltung ist eine leistungsstarke Funktion, mit der Sie die Sitzordnung für Ihre Veranstaltung organisieren können. Erstellen Sie Tische mit Kapazitätsgrenzen, weisen Sie Gäste per Drag-and-drop zu, und lassen Sie Gäste ihre Tischzuweisung direkt in ihrer Einladung sehen.

Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist für Veranstaltungen verfügbar, bei denen RSVP-Einladungen aktiviert sind.

Tischverwaltung aktivieren

Bevor Sie Tische erstellen können, müssen Sie die Funktion aktivieren:

Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihre Veranstaltung aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
Wechseln Sie zum Tab "Details"
Suchen Sie im Bereich Event-Einstellungen nach "Table Management"
Schalten Sie es EIN

Nach der Aktivierung erscheint in Ihrer RSVP-Navigation ein neuer Tab "Tables".

Tische erstellen

Einen neuen Tisch hinzufügen

Klicken Sie auf den Tab "Tables"
Klicken Sie auf "Create Table"
Füllen Sie die Tischdetails aus:
- Table Number - Eine eindeutige Nummer für den Tisch (erforderlich)
- Alias - Ein optionaler, leicht verständlicher Name wie "VIP", "Familie" oder "Freunde"
- Capacity - Maximale Anzahl an Sitzplätzen an diesem Tisch
Klicken Sie auf "Create"

Tischeigenschaften

Property	Required	Description
Number	Yes	Eindeutige Kennung (1, 2, 3 usw.)
Alias	No	Anzeigename, der Gästen angezeigt wird
Capacity	Yes	Maximale Anzahl verfügbarer Sitzplätze

Tische bearbeiten

So ändern Sie einen Tisch:

Suchen Sie die Tischkarte im Tab „Tables“
Klicken Sie auf das Edit-Symbol (Bleistift)
Aktualisieren Sie die Angaben
Klicken Sie auf "Save"

Tische löschen

Klicken Sie auf das Delete-Symbol (Papierkorb) auf der Tischkarte
Bestätigen Sie das Löschen

Wenn Gäste dem Tisch zugewiesen sind, werden sie in den Pool „unassigned“ verschoben.

Gäste Tischen zuweisen

Per Drag-and-drop

Der einfachste Weg, Gäste zuzuweisen, ist Drag-and-drop:

Suchen Sie Gäste im Bereich "Unassigned" oben
Ziehen Sie eine Gästekarte an den gewünschten Tisch
Legen Sie den Gast auf der Tischkarte ab

Der Tisch zeigt seine aktuelle Belegung an (z. B. "6/8 seated").

Über das Zuweisungs-Modal

Für eine schnellere Zuweisung mehrerer Gäste:

Klicken Sie auf einer Tischkarte auf die Schaltfläche "Assign"
Suchen Sie im Modal nach Gästen anhand des Namens
Klicken Sie auf Gäste, um sie auszuwählen
Klicken Sie auf "Assign Selected"

Zuweisungen entfernen

So heben Sie die Zuweisung eines Gasts zu einem Tisch auf:

Finden Sie den Gast an seinem zugewiesenen Tisch
Ziehen Sie ihn zurück in den Bereich "Unassigned"
Oder klicken Sie auf die Schaltfläche X neben seinem Namen

Einzelne Gastnamen verwalten

Wenn Gäste mit mehreren Personen in ihrer Gruppe (Plus-Ones) zusagen, müssen Sie wissen, wer jede Person ist, um die Tischzuweisung korrekt vorzunehmen. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Namen zu erfassen:

Option 1: Namen werden vom Organisator vorab eingetragen

Wenn Sie bereits wissen, wer zur Gruppe eines Gasts gehört:

Wechseln Sie zum Tab "Guests"
Suchen Sie den Gast mit mehreren Personen in der Gruppe
Klicken Sie auf das Users-Symbol (Personen-Symbol) neben dem Namen
Tragen Sie für jede Person in der Gruppe Vor- und Nachnamen ein
Klicken Sie auf "Save"

Das ist hilfreich, wenn Sie Namen bereits auf anderem Weg gesammelt haben (Telefonate, E-Mails usw.).

Option 2: Gäste geben Namen während des RSVPs an

Wenn Sie keine Namen vorab eintragen, werden Gäste beim Antworten auf ihre Einladung gebeten, diese anzugeben:

Der Gast öffnet seinen personalisierten Einladungslink
Wenn er mit mehreren Teilnehmenden zusagt, wird er aufgefordert, den Namen jeder Person einzugeben
Die Namen werden automatisch gespeichert und erscheinen in Ihrem Dashboard
Anschließend können Sie jede benannte Person Tischen zuweisen

Dies ist der empfohlene Ansatz, da er genaue, aktuelle Informationen sicherstellt.

Das Users-Symbol in der Gästeliste

Im Tab „Guests“ sehen Sie für jeden Gast, der mehrere Teilnehmende in seiner Gruppe hat, ein Users-Symbol (sieht aus wie zwei Personen). Klicken Sie auf dieses Symbol, um:

Alle benannten Personen in der Gruppe anzuzeigen
Namen manuell hinzuzufügen oder zu bearbeiten
Zu sehen, welche Namen vom Gast stammen vs. von Ihnen vorab eingetragen wurden

So funktionieren Namen

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	Namen erscheinen sofort im Tab „Tables“ zur Zuweisung
Guest provides names during RSVP	Namen werden automatisch synchronisiert, nachdem der Gast geantwortet hat
Names not provided	Gäste erscheinen als "Guest of [Primary Name]" in „Tables“
Mixed approach	Sie können einige Namen vorab eintragen; der Gast ergänzt den Rest während des RSVPs

Tipps zur Namensabfrage

Bei Hochzeiten sollten Gäste ihre Namen selbst angeben, um Schreibfehler zu vermeiden
Bei Firmenevents können Sie Namen aus Ihrer Mitarbeiterdatenbank vorab eintragen
Der primäre RSVP-Halter wird immer automatisch eingeschlossen
Jede benannte Person kann unterschiedlichen Tischen zugewiesen werden

Tischbenachrichtigungen für Gäste

Sobald Sie Gäste Tischen zuweisen, sehen sie ihre Tischzuweisung automatisch in ihrer Einladung.

Was Gäste sehen

Wenn ein Gast seine Einladung öffnet, nachdem er einem Tisch zugewiesen wurde:

Seine zugewiesene Tischnummer wird angezeigt
Wenn noch nicht zugewiesen, sieht er "To be announced"

Wann es angezeigt wird

Der Abschnitt zur Tischzuweisung erscheint in der Einladung des Gasts nur, wenn:

die Tischverwaltung für die Veranstaltung aktiviert ist
der Gast die Einladung angenommen hat (RSVP-Status ist Accepted oder Attended)

Sie können die Reihenfolge, in der dieser Abschnitt erscheint, über die Section Order settings im Tab „Invitation“ ändern.

Sitzplatz-Statistiken anzeigen

Die Kopfzeile des Tabs „Tables“ zeigt wichtige Statistiken:

Stat	Description
Tables	Gesamtanzahl der erstellten Tische
Capacity	Gesamtanzahl der Sitzplätze über alle Tische hinweg
Seated	Anzahl der Gäste, die Tischen zugewiesen sind
Unseated	Gäste, die noch im Pool „unassigned“ sind

Nutzen Sie diese Statistiken, um Ihren Sitzplan-Fortschritt schnell zu überblicken.

Tischzuweisungen exportieren

Exportieren Sie Ihre vollständige Sitzordnung:

Klicken Sie im Tab „Tables“ auf "Export"
Laden Sie die CSV-Datei mit allen Tischzuweisungen herunter
Öffnen Sie sie in Excel oder Google Sheets

Der Export enthält:

Tischnummer und Alias
Gastnamen, die jedem Tisch zugewiesen sind
Kapazität und aktuelle Belegung

Das ist nützlich für:

das Drucken von Platzkarten
das Teilen mit dem Veranstaltungsort-/Venue-Personal
das Erstellen physischer Sitzpläne

Tipps zur Tischverwaltung

Layout planen

Erstellen Sie alle Tische, bevor Sie mit der Zuweisung beginnen
Setzen Sie realistische Kapazitäten basierend auf Ihrer Location
Verwenden Sie Aliase zur einfachen Identifizierung ("Familie der Braut", "Familie des Bräutigams")

Effiziente Zuweisung

Nutzen Sie die Suchfunktion, um bestimmte Gäste zu finden
Weisen Sie Familiengruppen zusammen zu
Prüfen Sie regelmäßig die Anzahl der nicht zugewiesenen Gäste, damit niemand übersehen wird

Vor der Veranstaltung

Vergewissern Sie sich, dass alle zugesagten Gäste zugewiesen sind
Exportieren Sie die Daten und teilen Sie sie mit den Koordinatoren der Location
Prüfen Sie nochmals, dass Kapazitätsgrenzen nicht überschritten werden

Häufig gestellte Fragen

Q: Kann ich Gäste zuweisen, bevor sie zusagen (RSVP)? A: Ja, Sie können jeden Gast auf Ihrer Liste einem Tisch zuweisen – unabhängig von seinem RSVP-Status.

Q: Was passiert, wenn ich die Kapazität eines Tischs überschreite? A: Das System verhindert, dass Sie mehr Gäste zuweisen, als die Tischkapazität zulässt.

Q: Können Gäste aus derselben RSVP an unterschiedlichen Tischen sitzen? A: Ja! Wenn Sie einzelne Namen für Gäste in einer Gruppe hinzufügen, kann jede Person unterschiedlichen Tischen zugewiesen werden.

Q: Werden Gäste benachrichtigt, wenn ich sie einem Tisch zuweise? A: Gäste sehen ihre Tischzuweisung, wenn sie ihre Einladung ansehen. Es wird keine separate Benachrichtigung gesendet.

Q: Kann ich Zuweisungen ändern, nachdem die Veranstaltung begonnen hat? A: Ja, Sie können Tischzuweisungen jederzeit über das Dashboard ändern.

Q: Was ist, wenn ein Gast nach der Zuweisung absagt? A: Die Zuweisung bleibt bestehen, wird aber nicht angezeigt, da der Gast abgesagt hat. Sie können ihn manuell entfernen.

Q: Gibt es ein Limit für die Anzahl der Tische, die ich erstellen kann? A: Es gibt kein Limit für die Anzahl der Tische. Erstellen Sie so viele, wie Ihre Location benötigt.

Q: Kann ich Sitzpläne drucken? A: Exportieren Sie die CSV und verwenden Sie sie, um Sitzpläne in Ihrem bevorzugten Design-Tool oder Tabellenprogramm zu erstellen.

Q: Wie sammle ich Namen für Plus-Ones? A: Sie haben zwei Optionen: Tragen Sie Namen über das Users-Symbol im Tab „Guests“ vorab ein, oder lassen Sie Gäste die Namen selbst eingeben, wenn sie zusagen. Wenn Sie keine Namen vorab eintragen, werden Gäste während ihrer RSVP-Antwort aufgefordert, diese anzugeben.

Q: Wo finde ich das Users-Symbol, um Gastnamen zu verwalten? A: Suchen Sie im Tab „Guests“ neben jeder Gastzeile nach dem Symbol mit zwei Personen-Silhouetten. Es erscheint für alle Gäste und ermöglicht Ihnen, die einzelnen Namen innerhalb ihrer Gruppe zu verwalten.