Cómo usar la verificación de asistencia

La página de Verificación de asistencia es una herramienta dedicada para el personal de seguridad y los anfitriones, con el fin de verificar a los invitados en la entrada del evento. Mediante el escaneo de códigos QR o la búsqueda manual, puede confirmar rápidamente la identidad del invitado y llevar el control de quién ha llegado.

Esta guía está dirigida al personal de seguridad y al personal del evento que utiliza la página de verificación en la entrada del evento.

Configurar la verificación de asistencia

Antes de usar esta función, el organizador del evento debe habilitarla en la configuración de RSVP. Consulte la sección Configuración de asistencia en la guía de personalización para obtener más detalles.

Para organizadores de eventos

Vaya a su panel de RSVP y haga clic en la pestaña Invitation
Desplácese hasta Attendance Settings
Habilite "QR Code Access" para activar la verificación de invitados
Establezca una contraseña de acceso (mínimo 6 caracteres)
Haga clic en "Copy Link" debajo de Security Staff Access para obtener la URL de la página de verificación
Comparta el enlace y la contraseña con su equipo de seguridad

Acceder a la página de verificación

Para el personal de seguridad

Abra el enlace de verificación proporcionado por el organizador del evento
Ingrese la contraseña de acceso que se le proporcionó
Haga clic en "Verify Password"

Una vez que haya iniciado sesión, verá la interfaz principal de verificación con un indicador verde "Live" que muestra que está conectado.

Cerrar sesión

Haga clic en el botón rojo "Logout" para finalizar su sesión. Deberá volver a introducir la contraseña para acceder a la página nuevamente.

Comprender la interfaz

La página de verificación tiene dos funciones principales:

Start Scanning QR Code

Haga clic en este botón azul para activar la cámara de su dispositivo y escanear los códigos QR de los invitados.

Guest List

Haga clic en el botón morado "Guest List" para ver y buscar a todos los invitados confirmados. El número entre paréntesis muestra cuántos invitados hay en la lista.

Verificar invitados con códigos QR

La forma más rápida de verificar a los invitados es escaneando sus códigos QR.

Cómo escanear

Haga clic en "Start Scanning QR Code"
Permita el acceso a la cámara cuando se le solicite
Apunte la cámara de su dispositivo al código QR del invitado
El escáner detectará y leerá el código automáticamente
La información del invitado aparece en pantalla

Después de escanear

Cuando se escanea un código QR válido, verá una tarjeta verde con:

Nombre del invitado
Estado (p. ej., "Ready to attend")
Confirmed Guests - Número de personas en su grupo
Botón "Mark as Attended": haga clic para registrar su llegada
Botón "Scan Another": continúe con el siguiente invitado

Cerrar el escáner

Haga clic en "Close Camera" para dejar de escanear y volver a la pantalla principal.

Búsqueda manual de invitados

Si un invitado no tiene su código QR, puede buscarlo manualmente.

Buscar invitados

Haga clic en "Guest List" para abrir el panel de invitados
Use la barra de búsqueda para encontrar invitados por:
- Nombre
- Correo electrónico
- Número de teléfono
La lista se filtra a medida que escribe

Información de la lista de invitados

La lista muestra:

Column	Description
Name	Nombre del invitado
Status	Respuesta de RSVP (ACCEPTED, DECLINED, etc.)
Guests	Número de personas en su grupo

Haga clic en un invitado para ver sus detalles y marcar la asistencia.

Marcar invitados como asistentes

Cuando verifique a un invitado (mediante escaneo QR o búsqueda manual):

Revise su información en la tarjeta verde de confirmación
Confirme el número de invitados en su grupo
Haga clic en "Mark as Attended" para registrar su llegada

El invitado ahora queda marcado como asistente en el sistema, y el organizador puede ver esto en su panel.

Escanear más invitados

Después de marcar la asistencia, haga clic en "Scan Another" para procesar rápidamente al siguiente invitado en la fila.

Actividad reciente

En la parte inferior de la pantalla, verá un registro de Recent Activity que muestra:

Nombre del invitado
Estado de verificación
Marca de tiempo

Esto le ayuda a hacer seguimiento de los registros recientes y a verificar que ha procesado a los invitados correctamente.

Consejos para el día del evento

Antes del evento

Pruebe la página de verificación y la cámara de su dispositivo
Asegure buena iluminación en la entrada para el escaneo de QR
Tenga la contraseña guardada y lista
Cargue su dispositivo por completo

Durante el evento

Mantenga la página abierta: el indicador "Live" muestra que está conectado
Use el escaneo de QR para mayor rapidez cuando sea posible
Recurra a la búsqueda manual cuando los invitados no puedan encontrar su código QR
Verifique el recuento de invitados para confirmar el tamaño del grupo

Manejo de problemas

Invitado no encontrado: pídale que deletree su nombre o proporcione su correo electrónico
El código QR no se escanea: intente la búsqueda manual
Número de invitados incorrecto: verifíquelo con el invitado antes de marcar la asistencia
Conexión perdida: actualice la página e inicie sesión de nuevo

Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde obtienen los invitados sus códigos QR? R: Los invitados reciben un código QR único cuando confirman su RSVP. Está incluido en su confirmación y se puede acceder desde su enlace de RSVP.

P: ¿Qué pasa si llega un invitado que no está en la lista? R: Es posible que no haya confirmado su RSVP o que sea un acompañante. Consúltelo con el organizador del evento o pida al invitado que confirme su RSVP en el momento, si es posible.

P: ¿Pueden varios miembros del personal usar la página de verificación al mismo tiempo? R: Sí, varios dispositivos pueden iniciar sesión con la misma contraseña. Esto es útil para eventos con múltiples entradas.

P: ¿Esto funciona sin conexión? R: No, se requiere una conexión a internet para verificar invitados y registrar la asistencia. El indicador "Live" confirma que está conectado.

P: ¿Qué ocurre si marco al invitado equivocado como asistente? R: Póngase en contacto con el organizador del evento: puede ver y gestionar los registros de asistencia desde su panel.

P: ¿Puedo ver quién ya ha llegado? R: El organizador puede ver el estado de asistencia en su panel. La página de verificación muestra su registro de actividad reciente.

P: ¿Necesito una app especial? R: No, la página de verificación funciona en cualquier navegador móvil. No se requiere instalar ninguna app.

P: ¿Qué hago si la cámara no se abre? R: Compruebe que ha otorgado permisos de cámara en la configuración de su navegador. Intente actualizar la página o usar otro navegador.

P: ¿Se puede registrar a los invitados más de una vez? R: El sistema realiza el seguimiento de la asistencia, por lo que si vuelve a escanear a un invitado, se mostrará que ya fue marcado como asistente.

P: ¿Qué significa el número de "Confirmed Guests"? R: Esto muestra cuántas personas indicó el invitado que asistirían (incluyéndose a sí mismo y a cualquier acompañante).